Forprosjekt – nytt skoleadministrativt system Vedlegg 5 - Prosessbeskrivelse Privatistopplæring

Innledning Dette dokumentet utgjør grunnlaget for den foreløpige funksjonelle kravspesifikasjonen for anskaffelsen av nytt skoleadministrativt system (SAS). Dokumentet beskriver de aktivitetene et nytt skoleadministrativt system skal dekke innenfor håndtering av privatister

Hva er en privatist En privatist er en som har meldt seg opp til eksamen i ett eller flere fag uten å være elev eller lærling i dette faget/disse fagene. Privatisten melder seg opp i eksamen for å forbedre en karakter (fra stryk eller ståkarakter), for å ta et fag i tillegg til eksisterende utdanning eller for å ta eksamen i et fag som praksiskandidat. Privatisten er selv ansvarlige for å melde seg opp til eksamen og betale eksamensavgift. Etter påmeldingsfristen er fylkeskommunens privatistadministrasjon ansvarlig for å behandle registreringene og melde privatistene inn til PAS. Privatistene knyttes opp mot et eksamensparti i SAS og meldes opp på samme måte som vanlige elever. Avhengigheter /Forutsetninger Fylkeskommunen administrerer og tilgjengeliggjør de fagene som skal være valgbare for privatister i sitt fylke Det skal ikke være mulig å melde seg som privatist i samme fagkode flere steder i Norge Det skal ikke være mulig å være elev i samme fagkode noe annet sted i Norge når privatistoppmelding skjer Størrelsen på eksamensavgiften bestemmes ut fra om kandidaten har karakter ett eller annet sted i Norge i faget fra før Prosesskart SAS Privatist Prosess for behandling av privatister 1.3 Inntak og saksbehandling 2.5 Gjennomføre eksamen 2.6 Utstedelse av dokumentasjon

Prosess for behandling av privatister Aktuelle kandidater registrerer at de ønsker å ta eksamen som privatister. Betaling gjennomføres på web for å fullføre registrering. Fylkeskommunenes privatistadministrasjon behandler alle registreringer og kontrollerer dette før kandidaten overføres til et eksamensparti. Eksamen planlegges og gjennomføres i SAS. I fag med sentralt gitt eksamen melder privatistadministrasjonen kandidatene opp i PAS. Sensorer leverer eksamenskarakter gjennom PAS/PGS (sentral sensur) eller SAS (lokal sensur) og dette blir tilgjengelig for privatisten i grensesnittet. Privatister skal få dokumentasjon på eksamenskarakter fra privatistadministrasjonen eller tilhørende videregående skole. FormålBeskrivelse Formålet med prosessen er å registre kandidater og gjennomføre eksamen for privatister. Overordnet beskrivelse av privatist 1.3 Inntak og saksbehandling 2.5 Gjennomføre eksamen 2.6 Utstedelse av dokumentasjon

Formål Formålet med aktiviteten er å registrere kandidaten mot de fagene han/hun ønsker å ta som privatist. Trigger En privatist ønsker å registrere seg som privatist i et fag. Beskrivelse Privatisten er selv ansvarlig for å gjennomføre registreringen og velge riktig fag. Ved første gangs pålogging må privatisten registrere seg og opprette en bruker om privatisten ikke alle rede har en SAS-bruker som elev eller ansatt. Etter valg av fag kan privatisten velge ønsket form for varsling av eksamenstid og –sted, men dette vil alltid være tilgjengelig ved innlogging til grensesnittet. Privatisten kan også melde seg av eksamener, men eksamensavgift refunderes ikke. Fag som kan velges administreres av fylkeskommunens privatistadministrasjon. Resultat Privatisten er tilknyttet fag hvor han/hun ønsker å ta eksamen. 1.3 – Inntak og saksbehandling Inntak og saksbehandling 2.5 Gjennomføre eksamen 2.6 Utstedelse av dokumentasjon Oppmelding til privatisteksamen Betaling og fakturagrunnlag Saksbehandling av privatistoppmelding Administrasjon av påmeldingsinformasjon

Formål Formålet med aktiviteten er å betale avgift for valgt eksamen eller eksamener. Hvis kandidaten har rett på refusjon av eksamensavgift skal fylkeskommunens privatistadministrasjon ha mulighet til å refundere denne. Trigger En privatist skal betale eksamensavgift i forbindelse med registrering. Privatist har klagd på eksamenskarakter og klagebehandling blir ikke avsluttet innen ny oppmeldingsfrist. Medhold i klage medfører rett på refusjon av innbetalt eksamensavgift. Beskrivelse Privatisten må betale ulike avgifter basert på oppmeldingstype. For det enkelte fag velges om eksamen skal tas som nytt fag, forbedre karakter, utsatt prøve eller lærling. Hvis privatisten er lærling er avgiften gratis og bedriftens organisasjonsnummer må registreres. Når valg av fag og oppmeldingstype er valgt skal privatisten betale. Betaling gjennomføres i avslutning av registreringen og må gjøres før fylkeskommunen har stengt påmeldingen. Hvis kandidaten ønsker kan betaling gjennomføres senere, men oppmelding blir ikke registrert før betaling er gjennomført og godkjent. Status på registreringen kan kontrolleres i grensesnittet ved innlogging. Privatisten har krav på refusjon av eksamensavgiften om eksempelvis en klagebehandling ikke er avsluttet før ny oppmeldingsfrist, slik at kandidaten er nødt til å melde seg opp i ny eksamen og betale ny eksamensavgift før det er klart om klagen fører frem. Ved medhold i klagen og ny karakter i faget må privatisten legge inn sitt kontonummer i systemet. Privatistadministrasjonen skal da kunne utstede refusjonen i sitt grensesnitt. Ved gyldig fravær fra eksamen har kandidaten rett til utsatt eksamen. Noen fylker tillater at en kandidat kan laste opp dokumentasjon på gyldig fravær. I tillegg tillater enkelte fylkeskommuner at kandidaten får eksamensavgiften refundert. Resultat Privatisten er registrert med fag hvor han/hun ønsker å ta eksamen. 1.3 – Inntak og saksbehandling Inntak og saksbehandling 2.5 Gjennomføre eksamen 2.6 Utstedelse av dokumentasjon Oppmelding til privatisteksamen Betaling og fakturagrunnlag Administrasjon av påmeldingsinformasjon Saksbehandling av privatistoppmelding

Formål Formålet med aktiviteten er å behandle registrerte kandidater og klargjøre dem for eksamen. Trigger En privatist har meldt seg opp til eksamen. Beskrivelse Privatistene er selv ansvarlig for å velge riktig fag ved registrering. Hvis eleven skal forbedre en karakter kjører systemet en kontroll på om det valgte faget tilhørere tidligere utdanningsløp. Hvis valgte fag ikke samsvarer med tidligere utdanning får eleven beskjed under oppmeldingen. Om feil like vell skjer må dette kunne endres av privatistadministrasjonen. Hvis privatisten ønsker å starte en helt ny utdanning må dette fremgå ved valg av fag, og konsistenssjekk mot tidligere utdanning unnlates. Etter behandling er kandidaten klar for å knyttes til et eksamensparti. Resultat Privatistens oppmelding er registrert og kandidaten er klar for å knyttes til et eller flere eksamensparti. 1.3 – Inntak og saksbehandling Inntak og saksbehandling 2.5 Gjennomføre eksamen 2.6 Utstedelse av dokumentasjon Oppmelding til privatisteksamen Saksbehandling av privatistoppmelding Administrasjon av påmeldingsinformasjon Betaling og fakturagrunnlag

Formål Formålet med aktiviteten er å kontrollere hvilken informasjon som er tilgjengelig i grensesnittet hvor privatistene kan registrere seg og administrere aktuelle kandidater som registrert. Trigger Gjennomføres før registreringsperioden åpner. Beskrivelse Administrasjon gjennomføres kontinuerlig, men mange av aktivitetene gjennomføres før registreringsperioden åpner. Dette for å sikre at korrekt informasjon er tilgjengelig når sidene åpnes. Privatistadministrasjonen publiserer de fagene som skal være tilgjengelige, legger ut informasjon om faget og aktuelle hjelpemidler som er tillatt, bestemmer når registrering skal være åpen og håndterer spørsmål og svar. I tillegg kan følgende informasjon publiseres og endres: informasjon om administrasjonene, aktuelle linker, veiledning til praktisk informasjon, vilkår som kandidaten må godkjenne og vanlig stilte spørsmål. Administrasjonen har også mulighet til å endre informasjon om privatister, registrere nye og få oversikt over alle påmeldinger som er gjort på kandidaten. Resultat Grensesnittet for administrasjon av privatisteksamen er oppdatert og inneholder korrekt informasjon om og til kandidatene. 1.3 – Inntak og saksbehandling Inntak og saksbehandling 2.5 Gjennomføre eksamen 2.6 Utstedelse av dokumentasjon Oppmelding til privatisteksamen Administrasjon av påmeldingsinformasjon Betaling og fakturagrunnlag Saksbehandling av privatistoppmelding

Formål Formålet med delprosessen er å melde privatistene opp til eksamen og gjennomføre eksamen. Trigger Privatisten er behandlet og klar for å tilknyttes et eksamensparti. Beskrivelse Funksjonaliteten som benyttes hos administrasjonen er ivaretatt i kravene som beskriver nødvendig funksjonalitet for vgs. (jf. aktivitet 2.5 – Gjennomføre eksamen). Administrasjonen er ansvarlig for planlegging og gjennomføring av eksamen. Privatister som er behandlet tilknyttes eksamenspartier og overføres til PAS ved sentralt gitte eksamener. For lokalt gitte eksamener administreres eksamenspartiet i SAS. Sensurarbeid gjennomføres i PAS/PGS eller eget grensesnitt i SAS for registrering av karakter. Resultat Privatisten er tilknyttet et eksamensparti og varsles om tid og sted for eksamen. Kandidaten kan også se eksamenstid og –sted i SAS. Når eksamen er gjennomført og sensur gitt, vil privatisten se eksamenskarakter i grensesnittet Inntak og saksbehandling 2.5 Gjennomføre eksamen 2.6 Utstedelse av dokumentasjon 2.5 – Gjennomføre eksamen

Formål Formålet med delprosessen er å utstede nødvendig dokumentasjon etter gjennomført eksamen. Trigger Privatisten har gjennomført eksamen. Beskrivelse Funksjonaliteten som benyttes hos administrasjonen er ivaretatt i kravene som beskriver nødvendig funksjonalitet for vgs. (jf. Aktivitet 2.6 – Utstedelse av dokumentasjon). Nytt og oppdatert vitnemål/kompetansebevis skal utstedes av den videregående skolen i det fylket hvor privatisten opprinnelig tok faget. For privatister som ikke tidligere har fått vitnemål er fylkeskommunens privatistadministrasjon ansvarlige for å skrive ut vitnemål. Unntaksvis kan privatistadministrasjonen også skrive ut nytt vitnemål/kompetansebevis for privatister som mangler skoletilhørighet. Resultat Privatisten får utstedet gyldig og oppdatert dokumentasjon på gjennomførte eksamener Inntak og saksbehandling 2.5 Gjennomføre eksamen 2.6 Utstedelse av dokumentasjon 2.6 – Utstedelse av dokumentasjon