IHR – studier, Gruppe 2; Studentmobilitet Inn- og utreisende Administrasjonen ved IKOS, 27. april

Arbeidsgruppa IHR Inn- og utreisende HF: Hanne Skramstad (leder) SIS: Kristine Stærfelt (dokumentarist) HF: Therese Gjessing SIS: Hanne-Gerd Nielsen JUS: Jens Peder Lomsdalen MN: Tine Benedicte Søreng SV: Tron Trondal UV: Mette Oftebro MED: Anne Westheim 3 heldagssamlinger, 6 halvdagssamlinger (3 igjen)

Rapporteringsskjema IHR Plangruppe:Studier Status: Utkast sendt IHR-ekr Arbeidsgruppe: Inn og utreisende studenter Siste revisjon: Saksbehandler: JN

Aktører/roller (instanser) Universitetsstyret Universitetsdirektør Fakultetsdirektører Fagdirektører Koordineringsgruppe: IHR-studier Ledergruppe (kjerne): IHR-studier Plangruppeleder Plangruppe Arbeidsgruppe Referansegruppe: Administrative studieledere Ressurspersoner i STA, SV og UV R e s u l t a t l ø p Milepælsbeskrivelse Planlagt ferdig dato Mile- pælnr Milepælen er oppnådd : OK 1 Når personer til arbeidsgruppen/ledere er forespurt og har takket ja OK 2 Når mandat er godkjent i universitetsstyret OK 3 Første heldagsworkshop er holdt OK 4 Oppstartsseminar er gjennomført OK 5 Kartlegging/beskrivelse av dagens praksis er ferdig Leveranse sendt til Plangruppe Halvdagsworkshop gjennomført (1) Halvdagsworkshop gjennomført (2) Halvdagsworkshop gjennomført (3) Når innspill er hentet inn fra studieledernettverk Halvdagsworkshop gjennomført (4) Halvdagsworkshop gjennomført (5) Kontrollworkshop gjennomført med internasjonaliseringsnettverket ved UiO, 12. april? Kontrollworkshop gjennomført med internasjonaliseringsnettverk/studiekoordinatorer SV Kontrollworkshop gjennomført med internasjonaliseringsnettverk/programkonsulenter HF, 16.april? Kontrollworkshop gjennomført med studieledere HF, 19. april? Kontrollworkshop gjennomført med internasjonaliseringsnettverk/studiekoordinatorer MATNAT Kontrollworkshop gjennomført med FS-gruppe: Utdanningsplan - UTV, søknadsweb Kontrollworkshop gjennomført med studieinfonettverk/Knutepunktet Møter med nedsatte arbeidsgrupper relatert til internasjonaliseringåret gjennomført: Rekruttering, Pilotprosjekt ny søknadsweb for innreisende studenter Møte med nordiske partnere i København er gjennomført, mars eller april Redesign klart Arbeidsgruppas notat overlevert SMP Prosjektnavn : IHR-studier - Studentutveksling Prosjektleder : Jenny Nornes Sist endret dato:

Bakgrunn Internasjonaliseringsåret og Handlingsplan for internasjonalisering gir økt fokus på feltet, og det er behov for å finne kvalitetssikrede løsninger Ansatte etterlyser opplæring, instrukser for saksbehandling og tydelig arbeids- og ansvarsdeling Fokus: De administrative prosessene fra avtaleinngåelse til studentutveksling på utvekslingsprogrammer med størst volum

Kategorier vi ikke ser nærmere på Inn- og utreisende på hele graderGjestestudenterKvotestudenter Studenter på andre programmer (USAC, fulbright, EEA-programmer m.fl.) Opptak til fellesgrader: Rutiner for opptak av studenter som kommer til UiO via en fellesgrad er under utarbeiding.

Nåværende tilstand: Arbeidet rundt studentutveksling foregår på alle tre nivåer og både horisontalt og vertikalt: sentralt, fakulteter og institutter Både fakulteter og institutter er ulikt organisert, og graden av strategisk forankring varierer Uklarhet rundt eierskap, myndighet og arbeidsoppgaver som følge av et uavklart forhold mellom avtaleeier (kan være på alle tre nivåer) og emneleverandør (kun på instituttnivå)

Utreisende utvekslingsstudenter År: Antall studenter: Innreisende utvekslingsstudenter År: Antall studenter:

DBH: UTREISENDE STUDENTER Utreisende utvekslingsstudenter fordelt på utvekslingsprogrammer

DBH: INNREISENDE STUDENTER Innreisende utvekslingsstudenter fordelt på utvekslingsprogram

UTVEKSLINGSPROGRAMMER Antall avtaler sentralt/fakultet/institutt (pr.jan.2012) MF OD JF TF HF SV MN UV UiO (sentralt) Sted/avtaleeierAntall avtaler Fakultet66 Institutt14 Sted/avtaleeierAntall avtaler Fakultet89 Institutt4 Sted/avtaleeierAntall avtaler Fakultet19 Institutt0 Sted/avtaleeierAntall avtaler Fakultet21 Institutt0 Sted/avtaleeierAntall avtaler Fakultet47 Institutt299 Sted/avtaleeierAntall avtaler Fakultet24 Institutt15 Sted/avtaleeierAntall avtaler Fakultet29 Institutt136 Sted/avtaleeierAntall avtaler Fakultet38 Institutt113 Sted/avtaleeierAntall avtaler UiO147

Kartlegging avtaleforvaltning (9 prosesstrinn) Initiativ til avtaleinngåelse (alle nivåer) Kartlegging av kvalitet og relevans (fak) Kartlegging kvalitet og relevans (inst) Avtaleinngåelse Kvalitetssikring og klargjøring av avtale (SIS) Registrering og arkiv Registrering (SIS) Klargjøring av avtaleweb (SIS) Avtaleweb fakultet og institutt Intern UiO-informasjon om avtaler

Kartlegging utreisende (13 prosesstrinn) Informasjon til studenter (SIS) Informasjon til studenter (avtaleeier) Klargjøre Søknadsweb (SIS) Klargjøre Søknadsweb (avtaleeier/fak.koord.) Mottak av kvitteringsark og dokumentasjon (avtaleeier) Behandling av søknader (avtaleeier) Forberede søknad til partner (avtaleeier) Forhåndsgodkje nning (fakultet) Oppfølging partner og student (avtaleeier) Beredskap (avtaleeier) Oppfølging underveis (avtaleeier) Endelig godkjening (fakultet) Oppfølging etter oppholdet (?) Tidsestimering Total gjennomstrømningstid: Aktiv tid: Identifisert sløsing:

Kartlegging innreisende (23 prosesstrinn) Forberede opptak (SIS) Info til partnere om nominasjonsprosess (avtaleeier) Info til studenter om utveksling (avtaleeier) Motta nominasjon fra partner Opprette person/student (SIS) Samordna opptak genererer S-nummer ADA laster inn S-nummer i FS Emneavklaring (avtaleeier) Kontaktpunkt emneleverandør Emneavklaring hos emneleverandør Avtaleeier mottar svar angående emner Beslutning sendes student/partner (avtaleeier) Registrere FS: utvekslingsmodu l (avtaleeier) Produsere opptaksbrev (SIS) Bestille studierett fra ADA (SIS) Mottaksgruppe SIS sender ut opptakspakker (SIS) Oppfølging student før ankomst (avtaleeier + SIS mottak) Klargjøre UTV- emner (emneleverandør) Motta og gi beskjed til sentrale FS-folk om UTV-koder på emner (fak) Veilede student om emner (avtaleeier og emneleverandør) Manuell registrering av emner i FS (emneleverandør) Emner og semesterregistre ringshjelp (alle nivåer) Tidsestimering Total gjennomstrømningstid: Aktiv tid: Identifisert sløsing:

Fokusområder utreisende/ innreisende: Avtaleforvaltning: Forankring, roller og ansvar hos avtaleeier og andre aktører (institutt, fakultet, sentralt, studieprogram) Opptak: Ut: Søknadsweb og rutiner for opptak: mer automatisering Inn: Utvikling av elektronisk nominasjon og Søknadsweb for innreisende Emneavklaring: Ut: Studieprogrammets muligheter for delstudier i utlandet og partnerinstitusjoners emnetilbud Inn: UiOs emnetilbud på engelsk, UTV-programmer/emneleverandør, emnebeskrivelser, Søknadsweb/studentweb: ulike frister

Kontrollworkshops/møter I: ”Hvis du kunne ønske deg forbedringer, hva vil du foreslå?” 12. april: Mottaksteam innreisende, SIS 12. april: Internasjonaliseringsnettverket UiO 13. april: Informasjon/veiledning, Knutepunktet 16. april: Internasjonaliseringsnettverket HF 18. april: Internasjonaliseringsnettverket MN 19. april: Studieledernettverket HF 20. april: Studieledernettverket UiO 24. april: Internasjonaliseringsnettverket SV

Kontrollworkshops/møter II: 23. april: Opptaksgruppen ved SIS 24. april: Erasmusansvarlig ved SIS 26. april: SIS 27. april: IKOS 27. april: ADA/VILMA Representanter fra studentparlamentet Vitenskapelige nettverk (undervisningsledere, programledere)

”Hvis du kunne ønske deg forbedringer, hva vil du foreslå?” Organisering på instituttet…fakultetet…sentralt: Skille mellom avtaleinngåelse og det administrative arbeidet som foregår i driftingen av avtalen? Skille ut noen administrative prosesser fra avtaleeierskapet. Koble ut noen prosesser og sentralisere disse i større grad? PÅ hvilket nivå er det mest hensiktsmessig at arbeidsoppgavene ligger? Avtaleinngåelser Forankring Utreisende Innreisende Emneavklaringer Opplæring

Kontrollworkshops/møter III: 3. mai: Internasjonalt kontor ved KU SIS møter hovedstadsuniversiteter i Lausanne Kristine i Australia Telefonmøter med UiA, UiB og NTNU 1.Ved hvilke nivå foregår avtaleinngåelser med utenlandske partnere? 2.Innreisende studenter: - På hvilke nivå gjøres arbeidsprosessene rundt opptak av innreisende studenter? - Hvilke erfaringer har dere med elektroniske løsninger rundt nominasjonsweb og søknadsweb for innreisende? - Hvordan har dere løst emnetilbudet for innreisende? Hvordan tenker KU rundt engelske emner? 3.Utreisende studenter: - På hvilke nivå gjøres arbeidsprosessene rundt opptak av utreisende studenter? - Hvordan har studieprogrammene tilrettelagt for utenlandsopphold? 4.Hvordan er feltet internasjonalisering forankret i strategiske planer etc. ved KU?

”Quick-wins” UtfordringLøsning Utreisende: Godkjenning tar tidEgen IHR-gruppe: Notat på høring Opplysningsskjema for utreisende (beredskap) på papir Nettskjema er under utarbeidelse Informasjon til innreisende studenterRekrutteringsgruppe nedsatt

Mål 1. juni: Redesign ferdig Forenkle arbeidsprosessene knyttet til studentutveksling Unngå dobbel- og trippelarbeid Redusere ressursbruken Øke medarbeidertilfredshet Økt studenttilfredshet Finne gode prinsipper for å motivere til kontinuerlig forbedring