Prosjektopplegg-A3 for: Forhåndsgodkjenning Utkast til bearbeiding 13

Presentasjon om: "Prosjektopplegg-A3 for: Forhåndsgodkjenning Utkast til bearbeiding 13"— Utskrift av presentasjonen:

1 Prosjektopplegg-A3 for: Forhåndsgodkjenning Utkast til bearbeiding 13
Prosjektopplegg-A3 for: Forhåndsgodkjenning Utkast til bearbeiding 13. oktober IHR-studier gruppe 1 Bakgrunn – valg av verdistrøm Mål – formål/suksesskriterier Saksbehandlere lurer på om dette er en unødvendig arbeidsoppgave. Hva er vitsen med denne papirflyttingen som ikke er selve vedtaket? Studenten lurer på hvorfor må man bruke tid på en søknad som ikke gir dem svar på det de lurer på.Hva gjør man egentlig, og hvorfor? Må man søke godkjennign i ettertid dersom man har fått spesifisert godkjenning? Høyt volum 695 ferdigbehandlede saker i 2010, flere vil komme ettersom vi stimulerer til flere utreiser. (og dermed vil flere spesialiserte søknader komme også Enklere rapportering til Lånelassen Redusere saksbehandlingstid og frigjøre arbeidskapasitet Forenkle saksbehandling og korte ned saksbehandlingstiden ved å kutte behandlingsledd der det er mulig –se seks-feltstabell på neste side Studentene skal ha færre kontaktpuinkter når de søker utveksling Nåværende tilstand – hovedproblemstillingen Forhåndsgodkjenning registreres i FS av fakultetene etter søknad fra studenten, etter at studentene i en annen prosess har fått utvekslingsavtale. Forhåndsgodkjenning registreres for at studentene skal få Lån hos Lånekassen?. Informasjon om innvilget utvekslingsavtale overføres ikKE ELEKTRONISK TIL LÅNEkassen, men fakultetet skriver ut eg eget brev. Semesterregistrreringen går uansett bra pga planelemnt? Studentene får et nyttig inforamsjonsskriv som de heller kunne fått når de fikk opptak på utvekslingsavtale,. Analyse – hovedårsaker bak problemstillingen Komplisert saksfelt uten systemeier for godkjenning som helhet har ført til kompliserte lokale rutiner. Det er kultur for å utvikle fakultetsvis praksis. Utfordrene når fakultetene må samarbeide om saker, når studentene skifter fakultet og når man skal ta ut tall. Fragmentert ansvarsdeling: Program og emnekompetanse ligger til fakultetene. Fagkompetanse på utenlandsk utdanning finnes hovedsakelig i SIS. Forskriftskompetanse og FS-ansvar i SST og arkivlovkompetanse hos arkivet. Kompliserte saker uten fasit fører til at man bruker mye tid og involverer mange instanser for å finne svar Det er vanskelig å unngå bunketid når godkjenningssakene kommer inn ved studiestart (topper) Informasjon om godkjenning oppleves som utydelig for studenten, som derfor har vanskeligheter med å forstå hvilken dokumentasjon som trengs og hvor de skal henvende seg. Kilde: John Shook (2008). Managing to Learn: Using the A3 Management Process to Solve Problems, Gain Agreement, Mentor, and Lead

2 Prosjektopplegg-A3 for: Enkle innpassingssaker, norsk utdanning Utkast til bearbeiding 13. oktober IHR-studier gruppe 1 Bakgrunn – valg av verdistrøm Mål – formål/suksesskriterier Studenter er misfornøyd med lang saksbehandlingstid, flere kontaktpunkter, uforutsigbarhet ved søknad om innpassing og godkjenning – de er usikker på hva som blir godkjent og hvilke emner de skal avlegge Ansatte opplever godkjenningsfeltet som stort og uoversiktlig, både når det gjelder innsikt i andre utdanningssystemer, regelverk for hva som kan godkjennes/ innpasses og hvordan man best bruker ePhorte og FS. Saksflyten har mange ledd. Arbeidsdeling og ansvar oppleves som uklart. Skape en mer profesjonell og robust organisasjon på feltet studentmobilitet/godkjenning/innpassing ved å ha Lik praksis innen saksbehandling, standardisering av arbeidsrutiner på tvers av UiO. Sentralisert systemansvar, kompetanse og myndighet til å fastsette felles rutiner og retningslinjer hos Studieavdelingen. Heve kompetanse blant ansatte – systemkompetanse, samt gi dem en bedre oversikt over hvor man kan henvende seg med spørsmål knyttet til utenlandsk utdanning. større medarbeidertilfredshet Redusere saksbehandlingstid Forenkle saksbehandling og korte ned saksbehandlingstiden ved å kutte behandlingsledd der det er mulig –se seks-feltstabell på neste side Studentene skal behandles likt og få lik informasjon uavhengig av fakultetstilknytning Bedre oversikt for studentene (nettsider med oversikt over saksgang og behandlingstid) Nåværende tilstand – hovedproblemstillingen Aktører: Studentene som opplever lang saksbehandlingstid og usikkerhet rundt søkeprosessen og utfallet Administrasjonen som må ha oversikt over et stort saksfelt og er prisgitt kollegaer i SIS eller på andre fakultet for å få hjelp med vanskelige saker Vitenskapelig tilsatte som i ulik grad involveres i saksbehandlingen. Saksfeltet er komplisert - man bør ha oversikt over all verdens høyere utdanning, noe som er problematisk, spesielt på de mindre fakultetene. Saksbunken vokser i pressperioder og behandlingstiden øker Ulike instanser ved UiO har eierskap til deler av prosessene knyttet til godkjenningsarbeidet (SiS, arkiv, fs-hjelp, fak.nivå, inst.nivå, Lånekassen og NOKUT) og dette fører til at svært få har oversikt over helheten. Infosentre, eksamenskontor og studiekonsulenter som rydder utdanningsplaner er instanser som ikke jobber med godkjenning, men som er avhengig av å forstå hva som blir vedtatt for å kunne ivareta sammenhengen mellom godkjenning - utdanningsplan – grad/vitnemål. Lokale praksiser for saksbehandling og registrering i FS florerer. Noen eksempel: HF registrerer emne for emne, mens SV og UV i mange tilfeller finner samlebetegnelser. Ulike godkjenningskategorier i FS benyttes og det er ulik praksis for når i prosessen saken registreres. Dette gjør det vanskelig å finne gode tall på type saker og saksbehandlingstid. SV registrerer enkle saker kun i FS, uten å bruke ephorte- dette forenkler og korter ned saksbehandlingstiden. Alle fakultetene sender ut mottatt-brev el e-post, med unntak av SV. Analyse – hovedårsaker bak problemstillingen Komplisert saksfelt uten systemeier for godkjenning som helhet har ført til kompliserte lokale rutiner. Det er kultur for å utvikle fakultetsvis praksis. Utfordrene når fakultetene må samarbeide om saker, når studentene skifter fakultet og når man skal ta ut tall. Fragmentert ansvarsdeling: Program og emnekompetanse ligger til fakultetene. Fagkompetanse på utenlandsk utdanning finnes hovedsakelig i SIS. Forskriftskompetanse og FS-ansvar i SST og arkivlovkompetanse hos arkivet. Kompliserte saker uten fasit fører til at man bruker mye tid og involverer mange instanser for å finne svar Det er vanskelig å unngå bunketid når godkjenningssakene kommer inn ved studiestart (topper) Informasjon om godkjenning oppleves som utydelig for studenten, som derfor har vanskeligheter med å forstå hvilken dokumentasjon som trengs og hvor de skal henvende seg. Kilde: John Shook (2008). Managing to Learn: Using the A3 Management Process to Solve Problems, Gain Agreement, Mentor, and Lead

3 Prosjektopplegg-A3 for: Tunge utenlandske godkjenningssaker utenlandsk utdanning Utkast til bearbeiding 13. oktober IHR-studier gruppe 1 Bakgrunn – valg av verdistrøm Mål – formål/suksesskriterier Studenter er misfornøyd med lang saksbehandlingstid, flere kontaktpunkter, uforutsigbarhet ved søknad om innpassing og godkjenning – de er usikker på hva som blir godkjent og hvilke emner de skal avlegge Ansatte opplever godkjenningsfeltet som stort og uoversiktlig, både når det gjelder innsikt i andre utdanningssystemer, regelverk for hva som kan godkjennes/ innpasses og hvordan man best bruker ePhorte og FS. Saksflyten har mange ledd. Arbeidsdeling og ansvar oppleves som uklart. Skape en mer profesjonell og robust organisasjon på feltet studentmobilitet/godkjenning/innpassing ved å ha Lik praksis innen saksbehandling, standardisering av arbeidsrutiner på tvers av UiO. Sentralisert systemansvar, kompetanse og myndighet til å fastsette felles rutiner og retningslinjer hos Studieavdelingen. Heve kompetanse blant ansatte – systemkompetanse, samt gi dem en bedre oversikt over hvor man kan henvende seg med spørsmål knyttet til utenlandsk utdanning. større medarbeidertilfredshet Redusere saksbehandlingstid Forenkle saksbehandling og korte ned saksbehandlingstiden ved å kutte behandlingsledd der det er mulig –se seks-feltstabell på neste side Studentene skal behandles likt og få lik informasjon uavhengig av fakultetstilknytning Bedre oversikt for studentene (nettsider med oversikt over saksgang og behandlingstid) Nåværende tilstand – hovedproblemstillingen Aktører: Studentene som opplever lang saksbehandlingstid og usikkerhet rundt søkeprosessen og utfallet Administrasjonen som må ha oversikt over et stort saksfelt og er prisgitt kollegaer i SIS eller på andre fakultet for å få hjelp med vanskelige saker Vitenskapelig tilsatte som i ulik grad involveres i saksbehandlingen. Saksfeltet er komplisert - man bør ha oversikt over all verdens høyere utdanning, noe som er problematisk, spesielt på de mindre fakultetene. Saksbunken vokser i pressperioder og behandlingstiden øker Ulike instanser ved UiO har eierskap til deler av prosessene knyttet til godkjenningsarbeidet (SiS, arkiv, fs-hjelp, fak.nivå, inst.nivå, Lånekassen og NOKUT) og dette fører til at svært få har oversikt over helheten. Infosentre, eksamenskontor og studiekonsulenter som rydder utdanningsplaner er instanser som ikke jobber med godkjenning, men som er avhengig av å forstå hva som blir vedtatt for å kunne ivareta sammenhengen mellom godkjenning - utdanningsplan – grad/vitnemål. Lokale praksiser for saksbehandling og registrering i FS florerer. Noen eksempel: HF registrerer emne for emne, mens SV og UV i mange tilfeller finner samlebetegnelser. Ulike godkjenningskategorier i FS benyttes og det er ulik praksis for når i prosessen saken registreres. Alle fakultetene sender ut mottatt-brev el e-post, med unntak av SV. Analyse – hovedårsaker bak problemstillingen Komplisert saksfelt uten systemeier for godkjenning som helhet har ført til kompliserte lokale rutiner. Det er kultur for å utvikle fakultetsvis praksis. Utfordrene når fakultetene må samarbeide om saker, når studentene skifter fakultet og når man skal ta ut tall. Fragmentert ansvarsdeling: Program og emnekompetanse ligger til fakultetene. Fagkompetanse på utenlandsk utdanning finnes hovedsakelig i SIS. Forskriftskompetanse og FS-ansvar i SST og arkivlovkompetanse hos arkivet. Kompliserte saker uten fasit fører til at man bruker mye tid og involverer mange instanser for å finne svar Det er vanskelig å unngå bunketid når godkjenningssakene kommer inn ved studiestart (topper) Informasjon om godkjenning oppleves som utydelig for studenten, som derfor har vanskeligheter med å forstå hvilken dokumentasjon som trengs og hvor de skal henvende seg. (notat: til redesign: må interne notater som anbefaler løsniger signeres av 2 personer?) Kilde: John Shook (2008). Managing to Learn: Using the A3 Management Process to Solve Problems, Gain Agreement, Mentor, and Lead

4 Prosjektopplegg A3 for registrering av oppfylte forkunnskapskrav med emner fra annen institusjon – utkast til diskusjon 16 okt Bakgrunn – valg av verdistrøm Mål – formål/suksesskriterier Enkeltemnestudenter, innreisende studenter og programstudenter som i Studentweb skal søke undervisningsopptak og eksamensmelde seg i emner med forkunnskapskrav, hvor de har oppfylt forkunnskapskravet med tilsvarende emne fra annen institusjon. For at de skal få til å melde seg i StudentWeb, må det registreres i FS at de har dekket forkunnskapskravene, selv om den eksterne utdanningen i seg selv ikke skal godkjennes / innpasses i utdanning ved UiO Ansatte: Ikke bestemt ved UiO hvordan og når registrering skal gjøres i FS. Antatt Quick fix. Skape en mer profesjonell og robust organisasjon på feltet studentmobilitet/godkjenning/innpassing ved å ha Lik praksis innen saksbehandling, standardisering av arbeidsrutiner på tvers av UiO. Sentralisert systemansvar, kompetanse og myndighet til å fastsette felles rutiner og retningslinjer hos Studieavdelingen. Heve kompetanse blant ansatte – systemkompetanse, samt gi dem en bedre oversikt over hvor man kan henvende seg med spørsmål knyttet til utenlandsk utdanning. større medarbeidertilfredshet Registrere alternativt forkunnskapskrav innen studenten skal søke plass på undervisning Bedre oversikt for studentene (nettsider med oversikt over saksgang og behandlingstid) Nåværende tilstand – hovedproblemstillingen Aktører: Enkeltemnestudenter, innreisende studenter og programstudenter som skal melde seg til undervisning med forkunnskapskrav Administrasjonen som er presset på tid. Disse søknadene kommer i den mest hektiske tiden ved semesterstart Vitenskapelig tilsatte som involveres i saksbehandlingen hvis det ikke er presedens for om ekstern utdanning dekker forkunnskapskravet. Det er ikke bestemt (eller?) hvordan forkunnskapskrav fra annen institusjon skal registreres i FS. Lokale praksiser for saksbehandling og registrering i FS. Studiekonsulentene får henvendelser fra studenter idet emneopptaket pågår, og må gjøre raske vurderinger og registreringer. Analyse – hovedårsaker bak problemstillingen Det er ikke rutinebeskrivelse for FS som tydelig fastslår hvordan dette skal registreres i FS. Det er ikke fastsatt når og hvem som skal registrere i FS Skal man registrere når noen søker om å få studere ved UiO? Da vet man ikke om de kommer til å få/ta imot plass, og det er bortkastet å registrere forkunnskapskrav i mange tilfeller. Pluss at én instans kan behandle søknaden om programstudieplass/ enkeltemnestatus/ innvekslingsopphold, mens en annen instans ( emneleverandør) avgjør om utdanning fra annen institusjon kan godtas som alternativt forkunnskapskrav. Kilde: John Shook (2008). Managing to Learn: Using the A3 Management Process to Solve Problems, Gain Agreement, Mentor, and Lead

5 Oversikt ”oppdelte prosesser” / miniA3
Statushøyt volum, saksbehandlerene stiller seg undernde til hvorfor man utfører denne tilsynelatende meningsløse oppgaven, selv om flyten og tempoet iogforseg er grei Mål Enklere prosess for å søke fohåndsgdkjenning for å kunne bli rapportert som utreisende student til Lånekassen Forhåndsgodkjenning Status Policy-avklaring med linjen Lage forbedret arbeidsflyt Mål Kartlegge ressursbruk i ulike organisasjonsmodeller Tunge innpassingssaker Oversikt Enkle innpassingssaker Mål Forenkling, bruke mindre ressurser Fokusere på det som gir relevant og nyttig informasjon Status IHR-studier gruppe 1 må lage forslag til redesign og implementeringsplan. Må avklares om ePhorte må brukes Ledelse må vedta. Plan må følges opp Status Policy-avklaring med linjen Ses i sammenheng med omorganisering KA Mål Finne enkel og oversiktig måte å registrere i FS at student har nok kunnskaler til å søke opptak til et emne Oppfylt forkunnskapskrav eksternt

6 Prosesstrinn, antall saker og gjennomløpstid på typiske godkjenningssaker (med forbehold om feilkilder) Innpass delstudier ferdigbehandlede saker v/UiO i 2010 Gjennomsnittlig gjennomløpstid 99 dager ved SV og HF, lavere på jus, uv og mn (ekstremsaker holdt utenfor pga lavt volum) Mottar søknad – registreres i ephorte og FS Saksbehandler vurderer sak Saksbehandler oversender sak til fag. vurdering ved inst Institutt behandler og returnerer til fakultet Fakultet registrerer utfall i FS. Resultatet vises i Studentweb. Studenten får vedtaksbrev Forhåndsgodkjenninger – 695 ferdigbehandlede saker v/UiO i 2010 Gjennomsnittlig gjennomløpstid 20 dager ved SV og HF Mottar søknad – registreres i ephorte og FS Saksbehandler vurderer sak Fakultet registrerer utfall i FS. Studenten får tilsendt vektaksbrev Enkel innpassingsaker norsk utdanning – ca 150 ferdigbehandlede saker v/SV i 2010 Gjennomsnittlig gjennomløpstid 5 dager ved SV Mottar søknad Saksbehandler vurderer sak, registrerer i FS. Resultatet vises i Studentweb

7 Milepælsplan