IHR-Studier Mal rapportering 1. mai 2011 Versjon til Implement forut for workshop 27. april

Hovedprosesser og brukere (1) Eksamen og kvalifikasjon : (bruker: student, emneansvarlig, sensor, eksamensvakt) Planlegge/gjennomføre eksamen (eks: tilrettelegging, fusk, sensur, klage/begrunnelse) Dokumentere kvalifikasjon (eks: karakterutskrift, vitnemål) Opptak: (bruker: student, søker, opptakskomite, fakultet, institutt) Opptak gjennom NOM (samordna opptak) Lokalopptak (eks: til 2-årige mastere, EVU, PPU og Selvfinansierende bachelor/master) Studentmobilitet: (bruker: student, søker, partnere, sentralt, fakultet, institutt, programansvarlig, vit.ansatt) (eks: innreise, utveksling, innpassing/godkjenning av norsk og utenlandsk utdanning) Studentinformasjon og -oppfølging: (bruker: student, søker, potensiell student, emne- /programansvarlig, sentralt, fakultet, institutt) Studie-/studentinformasjon på web Muntlig studie-/studentinformasjon/veiledning Rekruttere studenter (inkl katalog, kampanjer, skolebesøk, åpen dag) Saksbehandling som en del av oppfølging av studenter( eks: Politiattest, Tilrettelegging studier, Permisjonssøknad, Skikkethetsvurdering, Inndragning av studierett, diverse bekreftelser) Faglig-sosial oppfølging av studenter (eks: studiestart, arrangementer, studentforeninger)

Hovedprosesser og brukere (2) Undervisningsstøtte og -admin: (bruker: emneansvarlig, underviser, student, praksissteder) Administrere undervisning (eks: Undervisningsplanlegging, Pensum, Semesterregistrering/betaling, Undervisningsopptak, Etterregistrering, Sekretærfunksjoner (undervisningsstøtte), Verktøy/datastøtte for vitenskapelig ansatte) Håndtere praksis (eks: administrere, tilrettelegge, planlegge) Kvalitetssikring og forvaltning av studier: (bruker: ledelse og organer/utvalg alle nivåer, emne-/programansvarlig, sentralt, fakultet, institutt, student, eksterne, KD, vit. ansatt) Kvalitetssikre studier (eks: kvalitetsrapport, evalueringer) Drive forvaltning innenfor studier (eks: saksforberedelse til styrer/utvalg, Høringer, Utredning, Forvalte IT-systemer) Forvalte emner (eks: opprette, vedlikeholde, nedlegge) Forvalte studieprogram (eks: opprette, vedlikeholde, nedlegge) Forvalte og følge opp regelverk (inkl klager på vedtak, rådgivning/veiledning) Rapportere (eks: til DBH, til KD) Styre ressurser (inkl time-/undervisningsregnskap/-budsjett) Eksterne relasjoner: (bruker: presse, myndigheter, politikere, arbeids-/næringsliv, skolen, almenheten, studenter, tidligere studenter ) Følge opp/betjene eksterne relasjoner (eks: mediehåndtering, samfunnsinformasjon, arrangement, alumni)

Krevende i gjennomføring Effekt Eksempel fra ØPA: Prioritering: Hovedprosesser iht. effekt (bruker/ressurs) og krevende gjennomføring Lav Høy Lav Prosjektstyring Årsplan, rapp. KD Budsjettering Regnskapsavslutning Fakturering/internkontroll Tertialrapportering Arbeid til betaling Organisering av øk.funksj Høy

Krevende i gjennomføring Effekt Prioritering: Verdistrømmer iht. effekt (bruker/ressurs) og krevende gjennomføring – gjøres i workshop Lav Høy Lav Høy Eksamen kvalifikasjo n Opptak NOM lokalopptak Student- mobilitet Info på web Muntlig info rekruttering Saksbeh oppfølging Faglig- sosial oppfølging Admin undervisning Håndtere praksis Kvalitets- sikring Forvaltni ng Forvalte emner Forvalte program regelverk rapportere Styre ressurser Eksterne relasjoner Eksamen og kvalifikasjo n opptak Studentm obilitet Info og oppfølging Undervisni ngsstøtte og admin Kvalsikring og fogrvaltn Eksterne relasjoner

Brukerperspektivet NB: All virksomhet innen studier er kjernevirksomhet Prosess Verdistrømskategori Relevans for kjerne- virksomheten KvalitetKommentar Eksamen og kvalifikasjon Sett inn brukere Opptak Studentmobilitet Studentinformasjon og -oppfølging Kvalitetssikring og forvaltning av studier Kvalitetssikring grønn, forvaltning gul Undervisningsstøtte og -admin Eksterne relasjoner Lav relevans / uakseptabel kvalitet Middels relevans / kvalitet Svært relevant / høy kvalitet

Eksempel: Leveransekvalitet Regnskap Verdistrøm BrukerkvalitetEtterlevelse eksterne krav Produktkvalitet Vurdering av konkrete leveranser, malverk, retningslinjer etc. Kun der det er relevant Regnskap Inntekstfordeling ??God nok Regnskap Regnskapsavslutning inkl kontrollprogrammet Mye jobb, må alle Avsetninger gjøres på enhetene? Kan forenkles? Riktige kontroller og riktig nivå? Varetelling for ofte God nokGod nok kvalitet på Enhetens innlevering Resultat kontrollprogram? Resultat formidles lite til ledelse Regnskap Utført arbeid til betaling – lønnsrutiner, reiser og refusjoner Dobbelføring Mye feil, og etterlysning av saker Uklart hva som kommer med Unødige kontroller? Mangler avtaler t/h lærere Anskaffelser som refusjon Resultat kontrollprogram? Regnskap Avvikshåndtering (løpende) – ompostering og korreksjon For mye avvik, mye oppretting Lønn feil punshing Mye purring God nok Regnskap Fakturering og internhandel Svært arbeidskrevende internhandel. Og utfakturering Fakturahåndtering bør vær quik wins: Får faktura rett før frist. Feil forfallsdato Faktura holdes tilbake er uforståelig manglende tilbakemelding God nok Dårlig/etterlever ikke eksterne krav Middels/noen utfordringer ifht eksterne krav Bra/ingen utfordringer ifht eksterne krav

Leveransekvalitet - gjøres i workshop Hovedprosess (verdistrømskategori) Brukerkvalitet Etterlevelse eksterne krav Produktkvalitet Eksamen og kvalifikasjon Studenter ønsker seg mer varierte eksamensformer, ok det som er. Vit. Ansatt ok Opptak NOM er god. Lokalopptak varierende kvalitet Studentmobilitet Godkjenning har varierende kvalitet. Avtalebiten er også varierende Studentinformasjon og - oppfølging Infosystemet er bra. Studenter ønsker seg mer oppfølging Kvalitetssikring og forvaltning av studier Kvalitetssikring: overproduksjon av rutiner, men for lite ift oppfølging av resultater. Forvaltning er ok, men kan forenkles Undervisningsstøtte og -admin -Behov for bedre systemer for bedre styring og utnyttelse av ressursene Eksterne relasjoner -Mer systematisk, målgrupperettet aktivitet. God utnyttelse ift eksisterende ressursbruk Dårlig/etterlever ikke eksterne krav Middels/noen utfordringer ifht eksterne krav Bra/ingen utfordringer ifht eksterne krav

” Quick wins” for studieadministrasjon Arbeidsfelt/-områdeBeskrivelseKommentar Godkjenning og innpassingSmå enkle grep: tilrettelegge for arbeidsstuer og økt samarbeid/erfaringsutveksling på tvers Ansvar: STA StudiekvalitetsrapportenForenkling, redusere gjennomløpstid, fokusere på det som gir relevant styringsinformasjon, ta inn som en del av tertialrapporteringen. Ansvar: STA Opptak til selvfinanseriende bachelorstudier (SFB) Forenkling, redusere admin ressursbruk ved å gjennomgå arbeidsflyten og se på hensiktsmessig arbeidsdeling mellom de involverte Ansvar: STA Rombooking utenom FinnRomRedusere feil, finne frem til en hensiktsmessig arbeidsfordeling mellom om å involverte parter Ansvar: STA og TA Etter- og videreutdanningI første omgang: kartlegge ressursbruk i ulike organisasjonsmodeller for arbeidet med EVU Det er enighet om å prioritere noen utvalgte tiltak som vil gi mer direkte effekt for studenter og vitenskapelig ansatte. Dette vil gjøres i tett dialog med disse brukergruppene. Prioriteres med en gang Prioriteres ikke med en gang Prioriteres ikke

Overordnet hypotese IHR-studier -potensial og retning Standardisering og brukerorientering –Mer samarbeid på tvers. Legge til rette for/forsterke kultur for slikt samarbeid, nettverk, erfaringsutveksling –Forenkling av rutiner og prosesser –Redusere sårbarhet –Minimere mengden dobbeltarbeid Definert oppgave utføres av rett person til rett tid og med riktig ressursbruk –Avklare hensiktsmessig arbeidsdeling mellom nivåer – særlig der det brukes veldig lite ressurser på til dels kompliserte saksfelter –Synliggjøre brukerperspektivet –Avklare servicenivå: særlig på områder der hensynet til ulike brukerperspektiver kan kollidere med hverandre og med administrativ ressursbruk Potensial og retning: 1 – 3 overordnede områder/tema for forbedring; herunder overordnet virkemiddel/grep for forbedring

Organisatoriske muligheter Størrelse og bredde –Sikre rett kompetanse ved å skille på enkle og mer kompliserte saksganger/-felter –Minske sårbarhet ved avgang og fravær. Mer robust administrativ kompetanse ved standardisering og kunnskapsdeling. Klare roller, tydelig ansvar og myndighet i studiespørsmål –Ivareta det fjerde styringsnivået innenfor studieadministrasjon: programnivået –Videreutvikle og bevisstgjøre ansvar, myndighet og roller. Standardisering Kulturelle muligheter Styrke fellesskaps-/enhetsfølelsen –Ivareta enheters særtrekk og unike behov uten at det går på bekostning av helhet Hvor skal vi være like? Hva bør være lokale tilpasninger? Brukerfokus og respekt –Involvere brukere ved å aktivt benytte etablerte kanaler –Videreutvikle felles problemforståelse –Styrke kultur for gjensidig respekt for hverandres kompetanse og behov Se også vedlegg

Organisasjonsmessige endringer Hvis en vurdering av grenseflatene eller andre forhold gjør at plangruppen mener at større organisasjonsendringer bør vurderes, skrives det inn her Behov for å administrere ph.d.-programmene på samme måte som studieprogrammene. Flytte forvaltningen av ph.d. fra FA til STA Til diskusjon: Andre innspill: Hybridorganisere instituttadministrasjoner slik at institutter administreres av fagklynger

Grenseflater 1 Prosjektstyring, EVU –STA-ØPA Bilagslønn og fastlønn til betaling inklusive kontrakter –STA-OPA-ØPA Ressursstyring undervisning –STA-ØPA-OPA> (AURA= SV,UV, JUS) Rapportering KD og DBH –KD-ØPA-STA-FA-OPA-KA + noe andre fagavdelinger Tertialrapportering – virksomhetsrapportering ØPA-STA-FA-OPA-KA + noe andre fagavdelinger Eksamens- og undervisningslokaler (inklusive Syllabus og FinnRom) –STA-TA- USIT-SiO Ph.d.-administrasjon –STA-FA Ressursstyring undervisning –STA-ØPA-OPA> Skriv inn prosesser med de grenseflatene til andre: (inkl. prosesser eid av andre fokusområder) Mer/annet?

Grenseflater 2 Rapportering KD, DBH –KD-ØPA-STA-FA-OPA-KA + noe andre fagavdelinger Tertialrapportering – virksomhetsrapportering ØPA-STA-FA-OPA-KA + noe andre fagavdelinger Weborganisering (Vortex) –STA-KA-USIT Student- og undervisningsadministrasjon (FS, SO, Fronter) –STA - USIT Arkiv og saksbehandling (Ephorte) –STA-OPA etc Bøker, pensum, litteratursøk (DUO, BIBSYS) –STA - UB Tertialrapportering – virksomhetsrapportering ØPA-STA-FA-OPA-KA + noe andre fagavdelinger Studieplassfinansiering, dimensjonering ØPA-STA Internasjonalisering og forskningsbasert utdanning STA - FA Mer/annet? Skriv inn prosesser med de grenseflatene til andre: (inkl. prosesser eid av andre fokusområder)

Eksempel: Prioritering økonomi Verdistrøm LeveransekvalitetGevinstpotensialKompleksitetForslag til prioritering Økonomistyring Fordeling middels Økonomistyring Årsplaner lav Økonomistyring Budsjettering middels Økonomistyring Teritalrapportering middels Økonomistyring Rapportering KD lav Regnskap Inntekstfordeling Regnskap Regnskapsavslutning inkl kontrollprogrammet middels Regnskap Utført arbeid til betaling – lønnsrutiner, reiser og refusjoner høy Regnskap Avvikshåndtering (løpende) – ompostering og korreksjon Middels? Regnskap Fakturering og internhandel Middls? Lav kvalitet/høyt potensial/t/ høy prioritet Middels kvalitet/middels potensial/ høy prioritet Høy kvalitet/lavt potensial/lav prioritet

Prioritering (1) Verdistrøm Leveransekvalitet * GevinstpotensialKompleksitetForslag til prioritering Planlegge/gjennomføre eksamen Dokumentere kvalifikasjon Opptak gjennom NOM (samordna opptak) Lokalopptak Studentmobilitet Studie- /studentinformasjon på web Muntlig studie- /studentinformasjon/veile dning Rekruttere studenter Lav kvalitet/høyt potensial/lav kompleksitet/ høy prioritet Middels kvalitet/middels potensial/ lmiddels kompleksitet/ høy prioritet Høy kvalitet/lavt potens/høy kompleksitet/ lav prioritet - *NB: leveransekvalitet er vurdert ift verdistrømskategori, ikke per verdistrøm – se foil 8

Verdistrøm Leveransekvalitet * GevinstpotensialKompleksitetForslag til prioritering Saksbehandling som en del av oppfølging av studenter Faglig-sosial oppfølging av studenter Administrere undervisning Håndtere praksis Kvalitetssikre studier Drive forvaltning innenfor studier Forvalte emner Forvalte studieprogram Forvalte og følge opp regelverk Rapportere Styre ressurser Følge opp/betjene eksterne relasjoner Prioritering (2) Lav kvalitet/høyt potensial/lav kompleksitet/ høy prioritet Middels kvalitet/middels potensial/ lmiddels kompleksitet/ høy prioritet Høy kvalitet/lavt potens/høy kompleksitet/ lav prioritet - *NB: leveransekvalitet er vurdert ift verdistrømskategori, ikke per verdistrøm – se foil 8

Begrunnelse for prioriterte prosesser/områder 1. prioritering = Lokalopptak Leveransekvalitet –Behov for i større grad å skille på saksflyt i tunge og enkle saker –Ulik kompetanse ute på enhetene (spesielt ift tunge saker) –Kompetansen finner i organisasjonen som helhet Gevinstpotensial –Senke frustrasjonsnivå hos studenter og til dels admin. Personale –Sikre riktig kompetanse på de tunge sakene –Få til en fornuftig arbeidsdeling Kompleksitet – Annet – Mer/annet?

Begrunnelse for prioriterte prosesser/områder 2. prioritering = Studentmobilitet (inkl godkjenning og innpassing) Leveransekvalitet –Lang ventetid for studenter –Studenter må levere søknader flere steder –Ulik kompetanse ute på enhetene (spesielt ift tunge saker) –Behov for i større grad å skille på saksflyt i tunge og enkle saker Gevinstpotensial –Senke frustrasjonsnivå hos studenter og til dels admin. Personale –Korte ned svartid –Sikre riktig kompetanse på de tunge sakene –Få til en fornuftig arbeidsdeling Kompleksitet – Annet – Mer/annet?

Begrunnelse for prioriterte prosesser/områder 3. prioritering = planlegge/gjennomføre eksamen Leveransekvalitet –Ulik praksis mellom enhetene –Trekker mye ressurser på instituttnivå. Behov for å avklare hva som krever lokal kompetanse ift spesialisering/standardisering og hva som kan løses vha fellesløsninger Gevinstpotensial –Hensiktsmessig arbeidsdeling mellom nivåer –Redusere ressursbruk –Sikre likebehandling for studenter på tvers av organisasjonen Kompleksitet –Krever avveining mellom bruk av administrative ressurser og riktig servicenivå Annet – Mer/annet?

Begrunnelse for prioriterte prosesser/områder 4. prioritering = Administrere undervisning Leveransekvalitet –Ulik praksis mellom enhetene, også ift servicenivå som tilbys –Trekker mye ressurser, spesielt på instituttnivå Gevinstpotensial –Stort potensial for forenkling og standardisering av aktiviteter Kompleksitet –Krever avveining mellom bruk av administrative ressurser og riktig servicenivå –Kan skape behov for utvikling av IS-systemer Annet – Mer/annet?

Implementeringsfasen Hva er de viktigste faktorene for en vellykket implementering? God prosjektledelse God tilslutning + vilje til prioritering i faglig og administrativ ledelse Utnytte potensialet i at vi har dyktige og engasjerte medarbeidere Tydelig kommunikasjon fra prosjektledelse Å komme i gang med å få synlige resultater Få frem noen raske og saftige ”hurra-effekter” Se også vedlegg

Kartlegging av ressurser; årsverk (STA, SV og UV) for verdistrømmer innen studieadministrasjon

Kartlegging av ressurser; %-vis nivådelt (STA, SV og UV) med årsverkstall