Risikovurderinger knyttet til utbyggingsprosjekter Ingemund Jordanger, PTL Løken NSH-konferanse ”Utbygging av sykehus - styring og organisering av sykehusprosjekt” Vika Atrium Konfefansesenter, Oslo 15-16/3 2001

Hovedtrinn i prosjekter 1. Etablering av prosjektets styringsgrunnlag gjennom planlegging, programmering og prosjektering - Utarbeidelse av spesifikasjoner - Etablering av planer (tid, ressurser) - Utarbeidelse av kostnadsestimater 2. Gjennomføringsfasen - Styring av tid, kostnad og kvalitet - Styring av endringer - Styring av usikkerhet Ingemund Jordanger, 2001.03.11

Kompleksitet ved styring av sykehusprosjekter Noen eksempler: Organisatorisk kompleksitet, mange interessenter Rammebetingelser (helsepolitiske forhold, behovsutvikling, ... ) Brukermedvirkningsprosessen Dimensjonering av fleksibilitet Teknisk kompleksitet - teknologiutvikling Grensesnitt (tekniske, organisatoriske) Alle beslutninger og all styring omhandler mestring av usikkerhet Ingemund Jordanger, 2001.03.11

Grad av kompleksitet og mestringsevne påvirkes bl.a. gjennom: Valg av prosjektorganisasjon (kompetanse, kapasitet Kontraktsstrategi, entreprisemodell Definisjonsnivå på grunnlag for prosjektering og bygging Prosjektets styringssystemer, her ikke minst av system for styring av usikkerhet og endringer Ingemund Jordanger, 2001.03.11

Risiko/Usikkerhet

USIKKERHET OG KONSEKVENSER Ingemund Jordanger, 2000.10.25

Kostnadsestimat totalt Sannsynlighetsfordeling .106 .080 Relativ Sannsynlighet .053 .027 Forventet kostnad = 1,032 .000 850 950 1,050 1,150 1,250 Sannsynligheten er 64% for at kostnaden blir over 1000 Ingemund Jordanger, 2001.03.11

MÅLPARAMETRE HMS Overordnet prosjektmål Lover, avtaler Drifts- kostnader Tid Andre ramme- betingelser Investerings- kostnader Kvalitet Myndighets- krav . . . . . . ? ? ? ? Usikkerhets- områder Ingemund Jordanger, 2001.03.11

Fleksibilitet i prosjektplaner Slakk, flyt Korrektivt potensiale Aktivitet Aktivitet A Aktivitet B Aktivitet C Flyt Korrektivt potensiale Jan Feb Mars April Mai Ingemund Jordanger, 2001.03.11

USIKKERHETSNIVÅ VS PROSJEKTTID Ingemund Jordanger, 2001.03.11

Organisasjonsstruktur - klare ansvarsforhold? Regjeringen Prosjekt-sekretariat Prosjekt-ledelse Styrings- gruppe Arbeids- utvalg Bruker- org. Ingemund Jordanger, 2001.03.11

Organisasjonsstruktur - klare ansvarsforhold? Prosjektledelse PROSJEKTLEDELSE PROSJEKTERING BYGGING OFFSHOREARBEIDER FORPROSJEKTERING DETALJPROSJEKTERING ADMINISTRASJON SYSTEMER SYSTEM A SYSTEM B SYSTEM C ARBEIDSPAKKE C1 ARBEIDSPAKKE C2 ARBEIDSPAKKE C3 Styre

Usikkerhetsstyringsprosessen Mål Identifikasjon Estimering Kommunikasjon Utviklet samtidig og av samme personer som er involvert i PS 2000 bokprosjektet Forenklet metode, uten bruk av dataverktøy og avansert matematikk Meget fornuftig implementeringsstrategi for virksomheter med relativt liten erfaring med usikkerhetshåndtering Generisk - kan utvides med verktøy Hvorfor annerledes enn CRM? - ikke tilpasset vårt avanserte analyse-verktøy. Tiltaksplan Oppfølging

Faktisk Usikkerhetsområde Bruk av kreative metoder Individ - gruppe Myndig-heter Faktisk Usikkerhetsområde Andre interessenter Prosjekt-styring Fag- disipliner Brukere

Kostnadsestimat - grunnlagsdata Ikke autentiske data Ingemund Jordanger, 2001.03.11

Kostnadsestimat - generelle usikkerhetsforhold Generelle forhold, Virker på Min Sanns. Maks Styring/eksterne beslutninger Alle sentra 0,95 1,00 1,05 Brukermedvirkn., overordnet Alle sentra 0,99 1,00 1,02 Interessenter/ pressgrupper Alle sentra 0,99 1,00 1,03 Brukermedvirkning Delprosj. A 0,98 1,00 1,04 Kontraktsstrategi Delprosj. A 0,95 1,00 1,05 Marked, konjunkturer Delprosj. A 0,90 0,99 1,11 Grensesnitt bygg-utstyr Delprosj. A 0,99 1,00 1,02 Grensesnitt mellom sentra Delprosj. A 0,98 1,00 1,03 Byggherre/styring - overordnet Felles 0,95 1,00 1,05 Byggherre/styring, senternivå Delprosj. A 0,95 0,99 1,05 Tidsplan, framdrift Delprosj. A 0,96 1,00 1,06 Kalkylemetodikk/komp./erf.data Delprosj. A 0,94 1,00 1,06 Prosjekterende/rådgivere Delprosj. A 0,95 1,00 1,05 Teknologisk utvikling Delprosj. A 0,97 1,00 1,05 Generell faktor, hele kalkylen inkl. huskostnad Ikke autentiske data Ingemund Jordanger, 2001.03.11

USPESIFISERT (KOSTNAD) Uspesifiserte kostnader er kostnadspådrag som ikke er identifisert på estimeringstidspunkt, men som forventes å påløpe. Uspesifiserte kostnader må derfor legges til kostnadene for identifiserte kostnadselementer, for å komme frem til forventet kostnad. Forventet kostnad: Kostnad for identifiserte kostnadselementer + uspesifisert Ingemund Jordanger, 2001.03.11

Deterministisk estimat. Eksempel plattformdekk Kostnads- estimat U s e r t i f p Ingemund Jordanger, 2001.03.11

ESTIMAT MED USIKKERHET f p Forventet kostnad Ingemund Jordanger, 2001.03.11

. . . En annen fremstilling av uspesifisert Kostnadsestimat 500 830 1200 1500 Sannsynlighetsfordeling for identifserte kostnadelementer Uspesifisert 500 800 1000 1200 1500 . . . Kostnadsestimat Ingemund Jordanger, 2000.08.25

Sannsynlighetskurve for et prosjekt

Ingemund Jordanger, 2000.10.25

Kostnadsestimat - kostnad totalt Ingemund Jordanger, 2001.03.11

Ingemund Jordanger, 26.02.2001

Ingemund Jordanger, 2000.10.25

Integrert usikkerhetsanalyse/-styring PROSJEKT Kostnadsusikkerhet desember 2000 -1 -10 -5 5 10 15 20 Mill Usikkerhetsprofil ; Totalt -100 -50 50 100 150 200 DELPROSJEKT Kostnadsusikkerhet desember 2000 -1 -10 -5 5 10 15 20 Mill Usikkerhetsprofil ; Totalt -100 -50 50 100 150 200 KONTRAKT Kostnadsusikkerhet desember 2000 -1 -10 -5 5 10 15 20 Mill Usikkerhetsprofil ; Totalt -100 -50 50 100 150 200 Ingemund Jordanger, 2001.03.11

USIKKERHETSSTYRING - OGSÅ ET “HORISONTALT” STYRINGSSYSTEM Ingemund Jordanger, 2001.03.11

Usikkerhetsstyring vs. endringsstyring Reduser risikoeksponering ved å: Redusere potensialet for endringer samt at relevant endringsbehov identifiseres på et tilstrekkelig tidlig tidspunkt. Sikre at alle endringsforslag som behandles og evt. realiseres gjennomgår en standardisert kvalitets- sikringsprosess som sikrer at alle relevante konsekvenser identifiseres Sikre at beslutninger, beslutningsprosesser og mål- styring er basert på et realistisk grunnlag Ingemund Jordanger, 2001.03.11

Usikkerhetsstyring vs. endringsstyring, forts. Sikre at helheten blir ivaretatt (utbygging og drift) ved styring av endringer. Sikre full sporbarhet i endringsbehandlingen herunder også dokumentere endringer i forhold til ramme- betingelser (sentralt endringsregister) Sikre effektiv ressursbruk og rask saksbehandling i forbindelse med endringsbehandling Ingemund Jordanger, 2001.03.11

Usikkerhetsstyring; Kritiske suksessfaktorer Ansvar for usikkerhetsstyring må ligge i linja Usikkerhetsstyring må implementeres som en kontinuerlig prosess. Periodiske statusrapportering En prosessdriver er nødvendig i hvert fall i implementeringsfasen Status usikkerhetsstyring fast punkt på agendaen på statusmøter Eierskap hos ledelse og teknisk/administrativt personell Fokuser på grensesnitt (tekniske og organisatoriske avhengigheter) Hensiktsmessig detaljeringsnivå Ingemund Jordanger, 2001.03.11