Risikostyring i HiT - oktober 2008 . RISIKOSTYRING - implementering i HiT Henning Hanto Risikostyring i HiT - oktober 2008

INNFØRINGSKURS OKTOBER 2008 Bakgrunn Formål Verktøyet Integrering i eksisterande prosessar Implementering i HiT Døme og øvingar Risikostyring i HiT - oktober 2008

Risikostyring i HiT - oktober 2008 Me må! Reglement for økonomistyring i staten, nytt frå 2004: ”§ 4 Grunnleggende styringsprinsipper Alle virksomheter skal: a) fastsette mål og resultatkrav innenfor rammen av disponible ressurser og forutsetninger gitt av overordnet myndighet b) sikre at fastsatte mål og resultatkrav oppnås, ressursbruken er effektiv og at virksomheten drives i samsvar med gjeldende lover og regler, herunder krav til god forvaltningsskikk, habilitet og etisk adferd c) sikre tilstrekkelig styringsinformasjon og forsvarlig beslutningsgrunnlag Departementene skal i tillegg fastsette overordnede mål og styringsparametere for underliggende virksomheter, jf. § 7. Styring, oppfølging, kontroll og forvaltning må tilpasses virksomhetens egenart samt risiko og vesentlighet.” Risikostyring i HiT - oktober 2008

Risikostyring i HiT - oktober 2008 Direkte pålegg Kunnskapsdepartementet har pålagt sektoren å ta i bruk risikovurdering: ”Institusjonane skal ha gjennomført vurderingar av risiko og vesentlege forhold i verksemda ved utarbeidinga av planar for 2008.” St.prp.nr. 1 (2007-2008). Risikostyring i HiT - oktober 2008

Risikostyring i HiT - oktober 2008 Direkte pålegg Dei gir seg ikkje: ”Risikostyringa i institusjonane skal fungere som ein prioriteringsmekanisme i styringa av den einskilde institusjonen, og inngå som ein integrert del av styringa av verksemda. Departementet vil framover følgje institusjonane sitt arbeid med å bruke og dokumentere arbeidet med risikostyring.” St.prp.nr. 1 (2008-2009). Risikostyring i HiT - oktober 2008

Risikostyring i HiT - oktober 2008 Etatsstyring 2008 - Tilbakemeldinger til institusjonen (……….) KD viste til HiTs dokument med risikovurderinger som ble overlevert på møtet og ber om at risikovurderinger tas med i Rapport og planer. • HiT må fortsette arbeidet med å implementere system for risikostyring i organisasjonen og foreta risikovurdering av alle virksomhetsmål. Risikostyring i HiT - oktober 2008

Omfattande oppskrifter Det finst fleire verktøy og mykje teori. Vårt byggjer på metodikk utvikla av SSØ. Det må utviklast vidare av oss sjølve. ”Risikostyring i staten. Håndtering av risiko i mål- og resultatstyringen. Metodedokument.” SSØ des. 2005. 51 s. http://www.sfso.no/upload/forvaltning_og_analyse/risikostyring/NY_Metodedokument_06012006.pdf ”En veileder for mål – og resultatstyring i universitets – og høyskolesektoren”. UHR jan. 2007. 23 s. http://www.uhr.no/documents/RAPPORT_2_Veileder_MRS__i_UH_sektoren_.pdf ”Veileder: Hvordan få en god start på risikostyring i statlige virksomheter”. SSØ des. 2007. 26 s. http://viewer.zmags.com/showmag.php?mid=hpgrs&pageid=1 Fullverdig innføring er ein prosess som må gå over fleire år, seier SSØ. Men KD masar, for Stortinget er utålmodig, og Riksrevisjonen er riset bak spegelen. Risikostyring i HiT - oktober 2008

Men vil me? sabotere, ironisere, kritisere, resignere, akseptere, implementere, vurdere, prioritere, evaluere, reparere, revidere, presisere, kalibrere, reformere, aktivere, applaudere … Svara og tilnærmingane kan vere mange, og meir og mindre konstruktive Risikostyring i HiT - oktober 2008

Nyttig verktøy eller ny pliktøving? Mistrur me nytta, men gjer det av plikt, gjer me det minste me kan sleppe unna med. Da blir det ein administrativ rutine. Vil me at det skal kome til nytte, prøvar me å bruke og utvikle metoden slik at me får ein meirverdi. Da krevst det at leiarane engasjerer seg aktivt, og trekkjer med dei som er ansvarlege for dei ulike måla og tiltaka. Går me for langt, kan me grave oss så ned i rubrikkar og detaljar at me armar oss ut og misser oversynet. Innsatsen me legg ned bør altså vere kostnadseffektiv, ved at me konsentrerer oss om det som verkar fornuftig og relevant. Risikostyring i HiT - oktober 2008

Risikostyring i HiT - oktober 2008 Risikostyring er: å identifisere hendingar og tilhøve som kan føre til at vi ikkje når måla våre, og å finne tiltak som reduserer risikoen, for å auke sjansen til å lukkast. Risikostyring i HiT - oktober 2008

Dei sentrale spørsmåla er: Kva er målet? Kor vesentleg er det? Kva er dei viktigaste føresetnadene for å få det til? Kva hendingar eller tilhøve kan hindre oss? Kor sannsynleg er det at dei inntreffer? Kor store blir konsekvensane om så skjer? Held vi fast på målet likevel? Kva kan vi gjere for å redusere risikoen? Korleis følgjer vi med på utviklinga? Risikostyring i HiT - oktober 2008

Sviktande risikoanalyse? Fanny Mae, Freddie Mac, Lehman Brothers Nedre Romerike Vannverk Oslo Sporveier – Flexus Stortingets pensjonsstyre Telenor i Bangladesh SV - gratis skolemat Forsvaret – budsjettstyring Rikshospitalet - pasienthotell Tromsø 2018 Island Risikostyring i HiT - oktober 2008

Terminologi oppgåver – føremål – verksemdsidé – visjon - strategi HiTs årsplan følgjer målstrukturen til KD: Sektormål (før ”hovudmål”) KD Verksemdsmål (før ”delmål”) KD + HiT Styringsparameter (før ”resultatmål”, ”resultatindikator”) KD + HiT Måltal (før ”resultatmål”) HiT. Kan fordelast Kvalitative styringsparameter (før ”utvalde område”) KD + HiT + (driftseining) Titaksplanar ved driftseiningane i HiT: Tiltak Driftseining (rektor) I tillegg snakkar me om oppgåver – føremål – verksemdsidé – visjon - strategi Risikostyring i HiT - oktober 2008

Risikostyring i HiT - oktober 2008 Litt om mål Ulik terminologi, ulikt presisjonsnivå God styring krev klare mål Spesifikke Målbare Aksepterte Realistiske Tidsavgrensa Enkle .. og ikkje for mange.. = SMARTE MÅL Risikostyring i HiT - oktober 2008

Risikostyring i HiT - oktober 2008 Risikostyring Kvalitetssikring og arbeid for betre måloppnåing ved hjelp av systematisk risikoanalyse og oppfølging. Kritisk suksessfaktor (KSF) Viktig føresetnad for å nå eit bestemt mål eller å lukkast med eit tiltak eller prosjekt. Risikofaktor Mogleg hending, tilhøve eller utvikling som kan hindre eller gjere det vanskelegare å nå målet. Kallast og ”risikomoment” eller ”risiko” (!) Sannsyn(lighet) Kor sannsynleg det er at risikofaktoren inntreffer. Konsekvens Kor stor verknad det har for sjansen for å nå målet dersom risikofaktoren inntreffer. Risiko Produktet av sannsyn og konsekvens. Risikotoleranse Kor stor risiko ein er villig til å ta før ein endrar målet eller set inn tiltak for å redusere risikoen. ”Risikovilje”. Risikostyring i HiT - oktober 2008

Risikostyring i HiT - oktober 2008 Arbeidsskjema Risikostyring i HiT - oktober 2008

Risikostyring i HiT - oktober 2008 To dimensjonar Tiltak Risikostyring i HiT - oktober 2008

Risikostyring i HiT - oktober 2008

Risikostyring i HiT - oktober 2008 Ingen eksakt vitskap Kor stor er ein stor risiko? Kan risikotoleranse talfestast? Skjønet må kalibrerast! Kor legg vi innsatsen? Risikostyring i HiT - oktober 2008

Risikostyring i HiT - oktober 2008 Risikovurderingane skal integrerast i og forbetre mål- og resultatstyringa, slik at sjansen for å lukkast blir større. Risikostyring i HiT - oktober 2008

Risikostyring i HiT - oktober 2008 frå detaljstyring til Målstyring Pengar Mål Mål- og resultatstyring Pengar Mål Resultat RBF Kvalitetsstyring Risikostyring Risikostyring i HiT - oktober 2008

Risikostyring: prosessen Mål/tiltak Kritiske suksessfaktorar sannsyn Risikofaktorar = risiko risikotoleranse konsekvens Kontroll/oppfølging Risikovurdering/ risikoanalyse Tiltak =åtgjerder Risikostyring i HiT - oktober 2008

Risikostyring i HiT - oktober 2008 Oppfølging Gjennomgang i leiargruppa på fastsette tidspunkt etter denne malen: Ligg det an til at målet blir nådd? Har det skjedd noko som endrar på risikovurderingane? Kva tiltak/åtgjerder er gjennomførte for å redusere risikoen? Bør nye tiltak setjast i verk? Bør målet justerast? Risikostyring i HiT - oktober 2008

Nytt styrings- og leiingsverktøy? Planverket blir reelt styrande for verksemda Tettare oppfølging av fastsette planar Klarare ansvarstilhøve Meir systematisk rapportering om stoda Betre informasjonsflyt mellom nivåa i organisasjonen Betre støtte ovanfrå Meir realistiske prioriteringar Eit meir dynamisk planverk Kan eit dataverktøy for planlegging og oppfølging lette arbeidet? Risikostyring i HiT - oktober 2008

Risikovurdering på ulike nivå Institusjon Risiko knytt til overordna strategiar og mål. Strategisk plan, årsplan, større endringar og prosjekt Driftseining Risiko knytt til delmål og tiltak som eininga har ansvar for. Tiltaksplanar, endringar og prosjekt Institutt/gruppe Risiko ved tiltak, aktiviteter og leveransar. Framdriftsplanar, prosjekt m.v. System og arbeidsprosessar Risiko knytt til system, prosessar, arbeidsmåtar og dagleg drift Risikostyring i HiT - oktober 2008

Utviklingsnivå for risikostyring Heilskapleg og systematisk risikostyring på alle nivå Integrert i avgjerds- og styringsprosessar Risikopolicy for heile verksemda Risikostyring koordinert på øvste leiar- nivå Komplekse mål som gjeld fleire avdelingar Risikopolicy for avgrensa område Spesifikke risikofaktorar Dokumentert Ad hoc basert Udokumentert 3 sentrale utfordringer Integrering av risikostyring i etablerte styringsprosesser Målstruktur God forankring i ledelsen Integrering av 1. Ad hoc 2. Område- basert 3. Koordinert 4. Heil- skapleg Medvete, systematisk med stor nytteverdi for verksemda Tilfeldig, usystematisk

Risikostyring i HiT - oktober 2008 Status i HiT Pålegg frå KD – metodedokument SSØ m.v. hausten 2006 Presentasjon/opplæring/øvingar i leiargruppa april 2007-oktober 2007 Prosjekt- og arbeidsgruppe plan-/rapport 2007: Dokumentet ”Eit enkelt opplegg for risikovurdering” mai 2007 Styresak om plan- og rapporteringsarbeidet, m.a. risikostyring desember 2007 Veileder fra SSØ: ”Hvordan få en god start…” Leiargruppa: Risikovurderingar av ein del sentrale mål i høgskolens årsplan for 2008 november 2007-januar 2008 Ny arbeidsgruppe plan-/rapport 2008 april 2008 Rutinar for oppfølging av planverket hausten 2008 mai 2008 Framlegg til risikopolicy for HiT september 2008 Framlegg til implementeringsplan Framlegg til opplæringsplan Gjennomføring av opplæring oktober 2008 Risikovurderingar av mål i årsplan 2009 desember 2008-januar 2009 Risikovurderingar av viktige tiltak i tiltaksplanane for driftseiningane i 2009 januar-februar 2009 Vurdering av dataverktøy for oppfølging/styring 2008/2009 Vidareutvikling av opplegget for risikovurdering 2008 og framover Vidareutvikling av høgskolens mål- og resultatstyring Risikostyring i HiT - oktober 2008

Risikostyring i HiT - oktober 2008 Frå ”risikopolicy” Fastset mål, prosessar og ansvarstilhøve. Mål: Forbetre styringsprosessane, så sjansen aukar for at høgskolen når sine mål. Innsats ut frå kost-nytte-perspektiv. Del av kvalitetssikringa. Integrert i mål- og resultatstyringa. Del av arbeidet med års- og tiltaksplanar, større prosjekt, system og arbeidsprosessar. Oppfølging i leiarmøte på fastsette tidspunkt året igjennom. Ansvaret følgjer strukturen i lineorganisasjonen. Styret: Det overordna ansvaret. Rektor og høgskoledirektør: Felles ansvar for gjennomføring, innhald og oppfølging Leiarane for driftseiningar og seksjonar: Tilsvarande ansvar i sine einingar. Medarbeidarar: Medverke innanfor sine arbeidsfelt. Risikostyring i HiT - oktober 2008

Frå ”implementeringsplan” Mål: Innan 01.03.10 skal Høgskolen i Telemark ha eit fungerande og fullt ut tilfredsstillande system for risikovurdering som er integrert i arbeidet med mål og resultatstyring. Innan 01.03.09 skal det vere implementert eit system for risikostyring på institusjons- og driftseiningsnivå, og risikovurderingar av nokre sentrale mål og tiltak skal vere gjennomførte og dokumenterte. Risikostyring i HiT - oktober 2008