Budsjettarbeid i styret 10.04.2017 Økonomistyring og økonomiansvar Budsjettarbeid i styret Finn Lea: Rektor Tastaveden skole Vil gi et bilde på hva rektor og driftsstyret gjør på Tastaveden skole Dette gjøres ulikt og det finnes ingen fasit Mange modeller Mange innfallsvinkler på hvordan ting gjøres Egen erfaring: Har skolen god planlegging og er tydelige med styret er det få utfordringer. Lite behov for detaljstyring eller kritiske stemmer i forhold til økonomi. Omvendt når utfordringene er store. Da vil mange vite status, og informasjonsarbeidet er viktig. Kommunens og virksomhetens økonomi er viktig både for elever og ansatte. Jeg kommer innpå hva og hvordan jeg har opplevd dette opp 1

Økonomistyring på skoleområdet 10.04.2017 Økonomistyring på skoleområdet Driftsstyret skal innenfor gjeldende budsjettfullmakt delegere myndighet til rektor, som sikrer den daglige driften av skolen. Rektor har resultatansvaret for sin skole. Rådmannsnivået skal være rådgiver, veileder og støttefunksjon samt ha overordnet ansvar for økonomien. Planlegging og kontroll av ressurstilgang og ressursbruk Økonomi på dagsorden i alle driftsstyremøtene Skoleøkonomi styres GODT   Driftsstyret ved Tastaveden skole delegerer myndighet til rektor i samsvar med nedenstående oversikt: Personalområdet Rektor delegeres myndighet til å fatte avgjørelser i konkrete personal- og elevsaker, herunder enkeltvedtak. Økonomiområdet Innenfor rammen av de budsjettfullmakter som Stavanger bystyre har vedtatt, delegeres rektor myndighet som sikrer den daglige driften av skolen. Pedagogisk område Rektor har det daglige ansvaret for skolens pedagogiske virksomhet og delegeres myndighet i samsvar med dette. Dette innbefatter planlegging av undervisningen, herunder læreplanarbeid, gjennomføring av undervisningen og vurdering, herunder skolebasert vurdering. Vedtatt 04.03.09 2

Budsjett-/ ressursfordeling 10.04.2017 Budsjett-/ ressursfordeling Budsjettfordeling ordinære skoler: Basisressurs til alle skoler Elevtelling, alle elever, ordinær elevressurs Elever med større utfordringer/spesielle behov Levekår Tillegg til små skoler Hver skole har sin unike gjennomsnittlige lønn Andre budsjett-tildelinger til skolene: Minoritetsspråklige elever Seniorer Drift Bygg og energi SFO for skoler med barnetrinn I opprinnelig budsjett for 2012 er vektingen mellom hovedelementene slik: Basisressurs ?% Ordinær elevressurs ?%. Hoved-driveren er ordinært elevtall. Kategorisering ?% Levekår ?% Tillegg til små skoler ?% Budsjettfordelingen til SFO er en forenklet versjon av skolebudsjettfordelingen. Sentrale kostnader og inntekter eksempelvis: Skoleskyss, erstatning forsikringssaker, kostnader ved undervisning av elever i private skoler Kostnader ved undervisning av fosterhjemsplasserte elever fra Stavanger kommune som er plassert i andre kommuner Inntekter for undervisning av fosterhjemsplasserte elever fra andre kommuner som er plassert i Stavanger kommune Rest til nye/flere kategoriserte elever Høstjustering Spesialskole, spesialavdelinger og forsterkede skoler Budsjettmidler som ikke er inkludert i opprinnelig budsjett: + / - 3% resultat fra 2011 Mer midler til kurs, kompetanseheving, etter- og videreutdanning Sentralt plasserte midler som skal til skolene til nye kategoriserte elever, diverse høstjusteringer, hjemmeundervisning, lønnsoppgjør

Budsjett- 2014 10.04.2017 Redskap for rektor/styret Vedlegg til Budsjettrundskriv 2015 Delt opp i vår og høst 1 Elevtall vår/høst 2 Elevnedgang/oppgang? 3 Totalt budsjett Kommer mer inn på punktene i dette oppsett senere i presentasjonen.

Hvordan styre økonomien? 10.04.2017 Hvordan styre økonomien? Hva/hvilke forhold er det som gjør at det økonomiske resultatet for 2014 ble akkurat så stort på din skole? Utgangspunkt for planleggingen av 2015: Har din skole en reserve, eller skal dere ta inn merforbruk fra 2014? Hvordan er elevtallsutviklingen på din skole? Satsingsområder og prioriteringer Hvilke erfaringer, når det gjelder økonomistyringer, fra 2014 er det smart å ta med inn i 2015? En reserve kan bare brukes en gang. Ikke bruk den til å finansiere kostnader som strekker seg inn i året etter. Vurder tempoet når det gjelder inndekning av merforbruk. Hvilke tiltak må settes inn? Følg med om tiltakene har ønsket effekt. Elevtallet er den viktigste driveren i en skoles budsjett. Følg elevtallsutviklingen nøye, særlig på første trinn fordi dette trinnet får mye ressurser. Lønnsoppgjør dekkes inn sentralt. Justeres ved endt oppgjør. 5

Hva gjør vi på Tastaveden Ledelse 10.04.2017 Hva gjør vi på Tastaveden Ledelse Rektor/lederteam analyserer og vurderer tildelt budsjett Lovpålagt undervisning og adm. trekker over 95% av lønnsbudsjettet (Skolebygg/leie ligger i budsjett) Et beskjedent driftsbudsjett (mulighet for ompostering) Investeringer? Handlingsrom vurderes på bakgrunn av: Satsningsområder (lokale og nasjonale) Hvilke ekstratilbud (tilbud som ikke er lovpålagt) har skolen mulighet til å tilby med innværende ressurser og kompetanse Hvor mye undervisning kan vi gi basert på elevtall, spesialelever, satsninger Tastaveden skole har fire store prosjekt som starter fra høsten 2013: (Motto: Læringsglede) Idrettsskole (økt satsning på fysisk fostring) - FYSAK Økt lærertetthet (større læringstrykk i basisfag 5 timer pr klasse i 12 klasser) og grundige analyser av læringsresultat (bedre tilpasset opplæring) Skolebasert kompetanseutvikling (U.dir) God, bedre, Best! For 2011 - 2015 4 fokusområder: Lesing, språk og begreper Tilpasset opplæring og mestring Vurdering for utvikling Selvvalgt : Læringsglede Hvilke andre tiltak må prioritets? 6

Hva gjør vi på Tastaveden Prosess 10.04.2017 Hva gjør vi på Tastaveden Prosess Rektor legger frem forslått budsjett for driftsstyret etter prosess i personalet (medbestemmelse og orientering). Budsjett er oppdelt i vår/høst (skoleår) Eventuelt under/overforbruk fra foregående år er lagt inn. Budsjett blir presentert med oppsett på både penger* og timer* 7

10.04.2017 Budsjett (penger*) Tildelingen sendes skolene i et Budsjettrundskriv med vedlegg. Vi setter tallene inn i et Personalkostnadsskjema. I dette skjema ligger kostnadene for alle ansatte både vår og høst. Her får vi data vedr. kostnader for alt personell. Viktig å merke seg endringer fra vår til høst Brukes ved eventuell tilsetning/overtallighet til nytt skoleår (årsverket) Budsjett rundskriv inneholder tildelinger på alle arter og kontoer. Som sagt mest lønn. Personalkostnadsskjema kommer om to sider. 8

Budsjett- 2014 10.04.2017 Lønn Ordinær tildeling med tillegg Drift Ordinært med noen få tillegg/presiseringer

10.04.2017 Lønnsbudsjett- 2014 Kategorielever Økt lærertetthet

Budsjett (timer*) I skolen brukes timer som et «økonomisk» begrep. 10.04.2017 Budsjett (timer*) I skolen brukes timer som et «økonomisk» begrep. Fordeling av timer er en måte å skape forståelse for økonomien i skolen Hvor mye undervisning kan vi tilby ut fra vår lærerstab. Antall klasser, Hvilke timer skal brukes på våre satsningsområder. Viktig å merke seg endringer fra vår til høst Forståelsen av økonomi for styret (fau og foresatte) og de ansatte blir bedre ved bruk av timer som økonomisk begrep. 11

Lønn (vår) Penger og timer 12 10.04.2017 Øverst viser hvor mye skolen er tildelt og hvor mye denne staben koster i lønn. Nederst viser hvor mange undervisningstimer skolen får ut av denne staben vår - og høst. Matematisk er dette enkelt, i praksis mer komplisert. Mange faktorer spiller inn (fravær, sykdom, kurs, permisjoner o.a.) 12

10.04.2017 Lønn (høst) Penger og timer Store tall! 13

14 10.04.2017 Slik gjorde vi for to år siden. Lokale varianter. Fag og timefordelingen er ulik på baren og ungdomstrinn og fra skole til skole. Fordelingen er lagt opp tre-årig (8-10 trinn) fra udir. som fastsetter hvor mange timer elevene har krav på. 14

10.04.2017 Regnskap Driftsstyret får presentert regnskap (status økonomi) på hvert møte (månedlig). Gjennomgang av hovedposter (ikke detaljer) Fokus på prognose og trend Års-hjul for rapporteringer m.m. foreligger fra sentralt hold (kommune) Mulighet for utjevning av større utgifter/kostnader på hele regnskapsåret (Lønnsoppgjør, refusjoner, elevtelling, større investeringer, annet (leirskole, studietur, elevtilbud – Lundsvågen, tfo), m.m., Kan variere fra måned til måned. Regnskap er ikke like oppdatert som budsjett. En måned tilbake gir et nøyaktig bilde Ofte justeringer i august. Husk vikarbudsjett/utgifter kan variere for skoler som har slike utgifter. 15

Mål Målet er økonomisk balanse og 100% forbruk. 10.04.2017 Mål Målet er økonomisk balanse og 100% forbruk. Jevnest mulig forbruk gjennom året. Budsjettet er periodisert ved unike elevtall for vår og høst. (Mål og resultatstyring i form av årlige ledersamtaler.)

Konklusjon «Keep it simple» 10.04.2017 Konklusjon «Keep it simple» Legg vekt på at atyret har en felles forståelse mhp utvikling pr. måned/møte (ikke alltid forutsigbart) Planlegg over/underforbruk og protokollfør dette (2014 ble ikke +/ 3% regelen gejnnomført) Ha kontroll på budsjettendringer Ha kontroll på overgang vår - høst Se på bunnlinjen 17