1 Prosjekt utvidelse av mva-registrering Nettverksmøte Lokal Prosjektstøtte 19 okt

2 Agenda 1.Status i arbeidet med klassifisering av prosjekter 2.Systemmessige endringer (Maconomy, Oracle, Basware + nye mva koder) 3.Behov for tett dialog mellom personer med ulike roller (LP, Bestiller, Prosjektleder, attestant variabel lønn) 4.Rutiner for anskaffelse av vitenskapelig utstyr 5.Endringer i rutiner i prosjektprosessen 6.Plan for innføring av systemendringer og oppstart nye rutiner pr Plan for arbeid med korrigering av historikk (kun overordnet) 8.Oppsummering og veien videre

3 Innledning Dette møtet bygger videre på informasjon i møte 21 september Utvidelse av mva registrering omfatter kun bidragsprosjekter som kan klassifiseres som ”forskning” Ca bidragsprosjekter som må klassifiseres Økonomiavdeling gjennomførte en foreløpig analyse. Lister sendt enhetene 5. oktober

4 Hva omfattes – og hva omfattes ikke ? OppdragBidrag Forskning Ikke forskning Ikke fradrag for inngående mva Fradrag for inngående mva

5 Status klassifisering av prosjekter Takk for innsatsen! Håper vi har mottatt tilbakemelding fra alle enhetene. –Gjennomgang og kontroll av listene fram til Prosjekter godkjent i perioden 22. september og inntil systemendringene er på plass, vil bli klassifisert sentralt etter opplysningene i prosjektbeskrivelse. –Ref mail fra Lars Gunnar.

6 Systemmessige endringer Faneblad for Mva-vurdering vil bli tilgjengelig for de fleste finansieringskategoriene. Ny del 2A i mva-vurdering som MÅ besvares for bidragsprosjektene. –I tilfeller hvor det kan det oppstå tvil eller er utvist skjønn ved klassifisering av prosjektet, er det viktig å dokumentere hvordan en har kommet fram til konklusjonen. Dokumentasjonen arkiveres i ePhorte. Kontrakt/avtale må underbygge at prosjektvurderingen i Maconomy er korrekt.

7 Systemmessige endringer forts. Ett ekstra felt i øya Mva som angir om prosjektet har rett til fradrag for inngående mva. Kategori MVA – valgene ”Ikke fradrag” og ”Mulig fradrag” –For finansieringskategori EU-rammeprogram ligger dette i malen Feltet kategori MVA skal også angis på oppdragsprosjektene og utledes fra mva-type. –Innenfor området – ”Mulig fradrag” –Fritt innenfor – ”Mulig fradrag” –Utenfor området – ”Ikke fradrag” Etter gjennomgang av mva-vurderingen har du svar på hva som skal velges i alle feltet for mva og inntektsføring.

8

9

10

11 NB! Viktig å lese og følge veiledningen i fane Mva- vurdering. Tips! Bruk hjelpetekstene. Svarene i Mva-vurderingen er prosjektets dokumentasjon ifb med mva. Feil vurdering kan gi feil informasjon til andre systemer. –Eks. Feil Kategori MVA kan føre til at bestiller ikke får benytte avgiftskode som gir fradrag for mva.

12 Systemmessige endringer forts. Systemmessige endringer i Maconomy (nytt felt og mva-spørsmål) vil være på plass i løpet av uke 44. Oppdatering av feltet Kategori MVA for eksisterende bidragsprosjekter vil skje i løpet av uke 44/45 Oppdatering av feltet Kategori MVA for eksisterende oppdragsprosjekt utføres også sentralt.

13 Nytt felt: Kategori MVA For å kunne ivareta klassifisering av prosjektet blir det blir opprettet et nytt felt i Maconomy. –Feltet blir overført til Oracle –Feltet vil bli tilgjengelig i både BasWare IP og Basware PM –Feltet vil gi en indikasjon på hvilke avgiftskoder som skal benyttes ved bestilling av varer og tjenester

14 Kategori MVA Kategori MVA har to verdier: –Mulig fradrag Tillatte avgiftskoder er: –Avgiftskode 60 – Ingen fradrag –Avgiftskode 62 – Fradrag inngående avgift 25 % –Avgiftskode 63 – Fradrag inngående avgift 8 –Ingen fradrag Her vil det kun være en avgiftskode tilgjengelig –Avgiftskode 60 – Ingen fradrag

15 Kategori MVA, forts HVIS feltet ikke blir tilgjengelig i BasWare til ønsket tid, så vil det være behov for tett dialog mellom ulike roller (LP, Bestiller, Prosjektleder, attestant variabel lønn) –Det er tilgjengelig en portalrapport i Maconomy som LP kan sende til sine bestillere slik at riktig avgiftskode blir benyttet.

16

17 Kategori MVA, forts Når feltet er blankt (ingen verdi) er regelverket uendret –Det vil være blankt felt når: Prosjekt ikke er oppgitt Prosjekt forskjellig fra og

18 Avgiftskoder Det vil bli nye avgiftskoder fom 1.november –Avgiftskode 60 Utenfor området, ingen avgift. –Ingen fradrag for inngående avgift –Benyttes på de prosjektene som har teksten ”Ingen fradrag” i feltet Kategori MVA –Skal benyttes på de prosjektene som har teksten ”Mulig fradrag” i feltet Kategori MVA og når kravene til fradrag for mva ikke er oppfylt –Avgiftskode 62 Fradrag inngående avgift 25% –Benyttes på de prosjektene som har teksten ”Mulig fradrag” i feltet Kategori MVA (og det er spesifisert 25 % mva på fakturaen) og alle kravene til fradrag for mva er oppfylt. –Avgiftskode 63 Fradrag inngående avgift 8% –Benyttes på de prosjektene som har teksten ”Mulig fradrag” i feltet Kategori MVA (og det er spesifisert 8 % mva på fakturaen) og alle kravene til fradrag for mva er oppfylt. –Avgiftskode 66 Utgående avgift 25 % –I Maconomy så genereres det automatisk avgiftskode når klassifisering av prosjekt er foretatt. –Fakturering på prosjekter i 58 serien kan denne koden benyttes.

19 Behov for tett dialog mellom personer med ulike roller på enhetene (Lokal prosjektstøtte, Bestiller, prosjektleder etc) Personer med ulike roller sitter alle på spisskompetanse som er viktig for å sikre tilstrekkelig kvalitet i alle prosesser Lokal prosjektstøtte har inngående kjennskap til prosjektklassifisering; og hvilke prosjekter som gir rett til fradrag for inngående mva. Må bistå andre ved spørsmål om prosjektklassifisering Bestillere har inngående kjennskap til BtB prosessen. Både Lokal prosjektstøtte og Bestillere må sette seg inn i endringer vedrørende mva-regler (utvidelse av mva registrering og nye justeringsregler, ref neste tema) Snakk sammen på egen enhet, og kontakt sentral prosjektstøtte, prosessleder BtB og regnskapsseksjonen etter behov

20 Agenda 1.Status i arbeidet med klassifisering av prosjekter 2.Systemmessige endringer (Maconomy, Oracle, Basware + nye mva koder) 3.Behov for tett dialog mellom personer med ulike roller (LP, Bestiller, Prosjektleder, attestant variabel lønn) 4.Rutiner for anskaffelse av vitenskapelig utstyr 5.Endringer i rutiner i prosjektprosessen 6.Plan for innføring av systemendringer og oppstart nye rutiner pr Plan for arbeid med korrigering av historikk (kun overordnet) - 8.Oppsummering og veien videre

21 Anskaffelse av laboratorier og vitenskapelig utstyr –Hvis utstyret skal benyttes i forskningsvirksomhet Fradragsrett for inngående mva –Hvis utstyret ikke skal benyttes i forskningsvirksomhet Ikke fradragsrett for inngående mva (selv om det f.eks er finansiert med midler fra NFR) –Hvis kombinert bruk – Forskning/ikke forskning (f.eks undervisning) Delvis fradragsrett for inngående mva Grunnlaget for fordelingen skal være antatt bruk i forskning (både oppdrag og bidrag) F.eks med bakgrunn i timelogger eller andre fordelingsnøkler

22 Spesielt om laboratorier og vitenskapelig utstyr –NB ! Det er BRUKEN og ikke FINANSIERINGSKILDEN som avgjør fradragsretten for inngående mva –Kreative løsninger for å få fradragsrett for inngående mva på utstyrsanskaffelser som er finansiert over ramme / drift / SO midler aksepteres ikke –Dersom noen velger kreative løsninger og fradragsfører for mye inngående mva på utstyrsanskaffelser finansiert over ramme/drift; kan avgiftsmyndighetene trekke tilbake den særskilte registreringen, noe som vil få betydelige negative konsekvenser for NTNU

23 Spesielt om laboratorier og vitenskapelig utstyr Justeringsregler merverdiavgift I 2008 ble det innført nye ”justeringsregler” for mva Justeringsreglene gjelder driftsmidler med kostpris > kr ekskl mva og fast eiendom med kostpris > kr ekskl mva Justering vil si å korrigere tidligere fradragsført inngående mva på grunn av bruksendring; f.eks ved at driftsmiddelet overføres fra forskningsbruk til bruk i undervisning, driftsmiddelet selges etc - dersom avgiftspliktig bruk reduseres, må fradragsført MVA reduseres tilsvarende - dersom avgiftspliktig bruk øker i forhold til da fradraget ble tatt, øker fradraget tilsvarende

24 Spesielt om laboratorier og vitenskapelig utstyr Justeringsregler merverdiavgift Justeringsperioden -Maskiner, inventar og andre driftsmidler: -Fem første regnskapsår etter anskaffelsen -Det regnskapsår driftsmiddelet ble anskaffet medregnes -Fast eiendom -Ti første regnskapsår etter anskaffelsen eller fremstillingen -Det regnskapsår driftsmiddelet ble anskaffet medregnes Bagatellmessig endring i fradragsprosenten: ikke justering dersom endringen i fradragsprosenten er mindre enn ti prosentpoeng i forhold til fradragsprosenten ved justeringsperiodens begynnelse NB – Ikke krav om justering ved bruksendring av utstyr < kr ekskl mva (f.eks ved anskaffelse av PC til PhD stipendiat, hvor bruk av PC endres etter f.eks 3 – 4 år)

25 Spesielt om laboratorier og vitenskapelig utstyr Justeringsregler merverdiavgift Krav til dokumentasjon / oversikt NTNU må til enhver tid ha oversikt over -driftsmidler som faller inn under justeringsreglene -når de er anskaffet -hvor mye mva som er fradragsført -dokumentasjon av fordelingsnøkkel etc

26 Spesielt om laboratorier og vitenskapelig utstyr Justeringsregler merverdiavgift Rutiner for å sikre tilstrekkelig kvalitet, og etterleve myndighetenes krav 1.Vurderinger om driftsmiddelets bruk må gjøres så tidlig som mulig i prosjektprosessen – helst i forbindelse med oppstart av prosjektet. Dette er viktig for at prosjektbudsjettet skal bli så riktig som mulig. 2.Hvis driftsmiddelet/utstyret koster kr ekskl mva eller mer, må det alltid fylles ut skjema som dokumenterer andel av bruk i forskning. (Mal er utarbeidet) 3.Hvis driftsmiddelet/utstyret koster mindre enn kr ekskl mva, må skjema som dokumenterer andel bruk i forskning fylles ut kun hvis driftsmiddelet ikke skal brukes 100% i forskning (dvs ved kombinert bruk). 4.Skjemaet skal scannes inn og legges ved inngående faktura i BasWare (se eksempel).

27 Spesielt om laboratorier og vitenskapelig utstyr Justeringsregler merverdiavgift Rutiner for å sikre tilstrekkelig kvalitet, og etterleve myndighetenes krav 5.Anleggsregisteret i Oracle som regnskapsseksjonen ajourholder, vil være tilstrekkelig for å holde oversikt over hvilke driftsmidler som omfattes av justeringsreglene. Enhetene kan også finne oversikt over aktuelle anskaffelser på egen enhet ved å søke i Oracle 6.Hvis bruken av driftsmiddelet endres mellom forskning og ikke-forskning i løpet av femårs perioden skal justeringsreglene følges og mva korrigeres. Justering gjennomføres årlig basert på vurdering av driftsmiddelets bruk gjennom året. Vurdering og ny beregning skal dokumenteres og arkiveres av hver enhet. Korrigering skal ikke gjennomføres dersom endring i fradragsprosent er mindre enn ti prosentpoeng i forhold til fradragsprosenten ved justeringsperiodens begynnelse.

28 Spesielt om laboratorier og vitenskapelig utstyr Justeringsregler merverdiavgift Rutiner for å sikre tilstrekkelig kvalitet, og etterleve myndighetenes krav 7.For driftsmidler som omfattes av justeringsreglene må enhetene årlig foreta vurdering mhp hvorvidt det foreligger bruksendring som krever justering av merverdiavgift. Regnskapsseksjonen vil sende ut påminnelse om dette i nov/des (som forberedelse til årsoppgjøret). Her vil det også komme nærmere info om krav til dokumentasjon etc 8.Selve justeringen gjennomføres ved ompostering på vanlig måte; hvor begrunnelse for – og beregning av justeringen må vedlegges som dokumentasjon

29 Spesielt om laboratorier og vitenskapelig utstyr Justeringsregler merverdiavgift Eksempel Des 2009: Vitenskapelig utstyr kr mva kr anskaffes til bruk i bidrags- og oppdragsfinansiert forskningsvirksomhet. Inngående mva fradragsføres med kr : Utstyret brukes i sin helhet i forskning 2011: Utstyret brukes i sin helhet i forskning Jan 2012: Forskningsprosjektet avsluttes og utstyret overføres i sin helhet til bruk i undervisningsvirksomhet Bruk i forskningsvirksomhet (BOA) : 3 år Gjenværende ”justeringstid”: 2 år Etter overføring til bruk i undervisning, må derfor 2/5 av fradragsført inngående mva ved anskaffelsen tilbakebetales til staten. Dette utgjør kr

30 Agenda 1.Status i arbeidet med klassifisering av prosjekter 2.Systemmessige endringer (Maconomy, Oracle, Basware + nye mva koder) 3.Behov for tett dialog mellom personer med ulike roller (LP, Bestiller, Prosjektleder, attestant variabel lønn) 4.Rutiner for anskaffelse av vitenskapelig utstyr 5.Endringer i rutiner i prosjektprosessen 6.Plan for innføring av systemendringer og oppstart nye rutiner pr Plan for arbeid med korrigering av historikk (kun overordnet) - 8.Oppsummering og veien videre

31 Prosjektprosessen ved NTNU – endringer ifm utvidelse av MVA-registrering Hovedmål: PL og LP skal utøve et samarbeidende team fra søknadsfase til avslutning av prosjektet hvor PL får nødvendig bistand til gjennomføring av prosjektet.

32 Endringer i prosjektprosessen forts. Søknads/tilbudsfase  Prosjektklassifisering: - Bruk av nytt flytskjema for vurdering av prosjektkategori (bidrag/oppdrag) - Tilleggsspørsmål lagt inn om bidragsfinansierte prosjekter omfatter forskning eller ikke-forskning mht fradragsrett for inngående MVA  Budsjettering: - Kjøp av varer og tjenester som skal belastes bidragsfinansierte prosjekter med fradragsrett på inngående MVA må budsjetteres eksklusiv MVA. - NB! Budsjettering av større utstyr/anskaffelser må hensynta fordeling dersom utstyret/anskaffelsen benyttes både i BOA-prosjektet og til undervisningsformål eller andre ikke-forskningsaktiviteter.

33 Endringer i prosjektprosessen forts. Oppstart  Registrering av prosjekt i prosjektregnskapssystemet - Endring i faneblad MVA-vurdering i Maconomy - Ta høyde for fradragsrett for inngående MVA ved budsjettering i Maconomy på kostnader knyttet til kjøp av tjenester og større utstyr/anskaffelser på prosjektet Gjennomføring  Kjøp av utstyr/anskaffelser til bruk i BOA-prosjekter - Viktig med samarbeid mellom bestiller og LP - Bruk flytskjema og se egne rutiner for utstyrskjøp og anskaffelser  Eventuell budsjettrevisjon i prosjektet må foretas

34 Endringer i prosjektprosessen forts. Avslutning  Foreta kvalitetssikring av regnskapet før prosjektavslutning  Foreta vurdering mht justeringsreglene - Har bruken av utstyret endret seg mht forskning og ikke-forskning i løpet av prosjektperioden? Hvis JA: Justeringsreglene må følges og ny vurdering og beregning må dokumenteres

35 Agenda 1.Status i arbeidet med klassifisering av prosjekter 2.Systemmessige endringer (Maconomy, Oracle, Basware + nye mva koder) 3.Behov for tett dialog mellom personer med ulike roller (LP, Bestiller, Prosjektleder, attestant variabel lønn) 4.Rutiner for anskaffelse av vitenskapelig utstyr 5.Endringer i rutiner i prosjektprosessen 6.Plan for innføring av systemendringer og oppstart nye rutiner pr Plan for arbeid med korrigering av historikk (kun overordnet) - 8.Oppsummering og veien videre

36 Oppstart nye rutiner Nye avgiftskoder vil være tilgjengelig i BasWare PM i uke 44 (26.oktober) –Disse avgiftskodene skal benyttes når det er bestillinger som gjelder november regnskapet. Nytt felt i BasWare er usikkert når vi får det inn i systemene –Avventer svar fra leverandøren –Behov for tett dialog mellom ulike roller (LP, Bestillere, Prosjektleder, attestant variabel lønn)

37 Oppstart nye rutiner, forts Maconomy –November regnskapet vil bli holdt stengt til endringer er foretatt i systemet Ingen fakturering til kunde som gjelder november regnskapet før ca 11.november. Ikke mulig å anvise timer som tilhører november regnskapet før ca 11.november Oracle –November regnskapet vil bli holdt stengt for føringer til endringer er foretatt i systemet Ingen fakturering til kunde som gjelder november regnskapet før ca 11.november Leverandørfaktura vil bli betalt til forfall Leverandørfaktura vil ikke vises i regnskapet før etter at endringen er foretatt. Discoverer –Discoverer har ingen data å vise før etter den 11.november Det som gjelder november regnskapet.

38 Korrigering av historikk Historikk vil bli korrigert for perioden – Regnskapsseksjonen vil framskaffe dokumentasjon og utarbeide oversikt over hva som skal korrigeres Refundert mva for ovennevnte periode vil kanaliseres til enhetene (med fradrag for prosjektkostnader sentralt) Samkjøres med evt for lite beregnet mva på import av tjenester, jfr info i forrige møte

39 Takk for frammøtet ! Spørsmål ?