11 Nettverksmøte for LP – 29.01.2009. 22 Agenda – 29.01.2009 1.Ny kontoplan – bruk og konsekvenser 2.Endringer i MVA-registrering, bidragsfinansierte.

Presentasjon om: "11 Nettverksmøte for LP – 29.01.2009. 22 Agenda – 29.01.2009 1.Ny kontoplan – bruk og konsekvenser 2.Endringer i MVA-registrering, bidragsfinansierte."— Utskrift av presentasjonen:

1 11 Nettverksmøte for LP – 29.01.2009

2 22 Agenda – 29.01.2009 1.Ny kontoplan – bruk og konsekvenser 2.Endringer i MVA-registrering, bidragsfinansierte prosjekter 3.Endringer i Maconomy 4.Behov for styringsinformasjon og regnskapsrapporter - BOA 5.Status og fremdrift for Prosjektprosessen, LØF 2010 6.Eventuelt

3 33 Nettverksmøte for LP 29.01.2009 1. Ny kontoplan Om du ønsker, kan du sette inn navn, tittel på foredraget, o.l. her.

4 44 Ny kontoplan fra 01.01.09 Hvorfor: -Krav fra Kunnskapsdepartementet siden vi gikk over til periodiseringsprinsippet (dvs. Aktivering av eiendeler). NTNU har hatt fritak for innføring av ny kontoplan i systemene fram til 1.1.2009. -Kunnskapsdepartementet og Finansdepartementet ønsker sammenlignbare saldobalanser for alle institusjoner som benytter dette prinsippet.

5 55 Konsekvenser: -Endringer av nesten alle konti/kontogrupper med unntak av de kontoer som vi laget i forbindelse med innføring av aktiveringen. Dvs 4-serien blir som før. -9-serien vil også bli uforandret. 9 serien brukes kun til interne transaksjoner ved NTNU. Mange virksomheter bruker ikke denne serien, men isolerer interne poster ved bruk av andre segmenter i kontostrengen. -Noe gjenbruk av konti som skaper litt kluss i forhold til rapportering over flere år. Dette gjelder spesielt 5- serien og 7-serien.

6 66 Spesielle kontier Det er nå laget et skille på oppgavepliktige ytelser og ikke oppgavepliktige ytelser når det gjelder reiseregninger. –Når konteringen skjer via lønnssystemet vil det bli kontert på ”oppgavepliktige ytelser” Det er ikke mulig å foreta manuelle posteringer på disse kontiene –Når konteringen skjer via BasWare eller ompostering i regnskapssystemet så er det kun mulig å bruke kontoer som har benevnelsen ”ikke oppgavepliktige ytelser”.

7 77 Ompostering av gammel konti Hvis det blir oppdaget at det er feil belastning på ulike sted / prosjekt og det er brukt gammel konti (belastningen skjedd i 2008), så skal omposteringen i 2009 benytte ny konti.

8 88 Discoverer Noen nye konti er gjenbruk av gamle kontonummer og kan gi utfordringer i historikken i enkelte rapporter. For eksempel konto 5011 Lønn organiserte stillinger heter nå Lønn engasjert personale/ekstrahjelp. I Discoverer vil vi derfor få nye rapportsett som gjelder fra 2009. Slik får vi riktig tekst på kontoene i det året du kjører. Saldorapportene for prosjekter hvor saldo går over flere år vil gi feil tekst på rapportene for de konto som er gjenbruk.

9 99 Discoverer Ulike baser av discoverer: –Oracle9i Discoverer Desktop. RAPPPRD Inneholder data tom 2008. Vil bli avviklet i løpet av 1.kvartal 2009 –Oracle BI Discoverer Plus Lenke til påloggingssiden finnes på Økonomiportalen. RAPP308 –Data tom 2008 RAPPROD –Data fom 2009

10 10 2. Endringer i MVA-registrering, bidragsfinansierte prosjekter Praksis i dag: NTNU har iht MVA-loven § 12.2 fradragsrett på inngående mva på oppdragsfinansierte prosjekter. Iht uttalelse fra Skatteetaten vil det bli endringer i MVA- registreringen knyttet til bidragsfinansierte prosjekter. Regnskapstjenesten vil komme med ny informasjon om de nye endringene og når disse vil iverksettes.

11 11 Nettverksmøte for Lokal prosjektstøtte 29. januar 2009 3. Endringer i Maconomy

12 12 Budsjett-malene Budsjett malene er tilpasset ny kontoplan. –Ved opprettelse av prosjekt benyttes de nye malene –For eksisterende prosjekter hvor det er budsjettert på oppgaver som er endret, vil det være behov for å revidere budsjettene. Ca 120 prosjekter med sluttdato etter 31.12.2008 hvor det er budsjettert på oppgaver i kontoklasse 6

13 13 Timeseddel Timeseddel for hver uke må opprettes før det er mulig å sette inn linje for å registrere timer.

14 14 Timeseddel fort. Ved avkryssing for ”Behold” vil linjen kopieres med til neste uke

15 15 Attester / Anvis timeseddellinjer Mulig å merke alle linjene med attester/anvis evt merke alle med avvis. –Knappen ”Slett” betyr at man fjerner merkingen på alle.

16 16 Rapporten ”Ikke godkjente timer” Ny rapport utarbeidet Formål – kontrollere om det ligger noen registrerte timer i systemet som ikke er anvist og bokført FØR perioden lukkes. Søkekriterier: Medarbeider, periode og sted

17 17 Rapporten ”Ikke godkjente timer” fort. Rapporten viser timer som er registrert i en timeseddel, men timene er ikke anvist og bokført.

18 18 Prosjektrapporter Prosjektrapportene vil bli konvertert til ny kontoplan i månedsskifte januar/februar. En del rapporter er fjernet da de vil vise feil etter endring av kontoplan.

19 19 Transaksjonsoversikt Rapporten viser korrekte oppgavenr og tekst ift NY kontoplan på posteringer etter 01.01.2009.

20 20 Saldoregnskap Postering FØR 01.01.2009 på konti som er endret, vil i rapporten vises med det nye oppgavenummeret og den nye oppgaveteksten.

21 21 Saldoregnskap forts.

22 22 Saldoregnskap, nivå 2

23 23 Saldoregnskap, nivå 3

24 24 Saldoregnskap, nivå 3 forts. De nye kontoene 7121, 7131 og 7136 skal erstatter flere gamle konti. Posteringene FØR 1.1.2009 på disse vil derfor vises på egne oppgaver med 5 siffer.

25 25 Avviksrapport Summering av regnskapsførte posteringer på gamle og nye konti fungerer som i saldorapporten. Avvik mellom budsjett og regnskap kan vise ”feil”, hvis du har budsjettert på oppgaver som er endret.

26 26 Eksport av rapporter til excel Ta kontakt med lop-hjelp hvis dette ikke fungerer på din maskin. –Mailadresse: lop-hjelp@adm.ntnu.no

27 27 Aktive brukere i Maconomy Ny rapport som viser hvem som har bruker i Maconomy og hvilken rolle de er tildelt. For de med rollen lokal prosjektstøtte eller anviser, vises også intervallet de har kontroll eller anvisning for. NB! Sted henviser til medarbeiderens k-sted i lønnsystemet.

28 28

29 29 4. Styringsinformasjon og regnskapsrapporter – Bidrags- og oppdragsfinansierte prosjekter (BOA) Bakgrunn: -Økt behov for styringsinformasjon rundt BOA -Gjensidig ønske fra PBO og Prosjektprosessen (LØF 2010) om å se på felles rapportløsninger -Dagens rapporter i Maconomy-portalen dekker bare delvis ønsket behov. Skreddersydde rapporter i Maconomy-analyser må tas i bruk for å få ut komplette rapporter (kun tilgang for sentral prosjektstøtte ved Økonomiavdelingen i dag) Hva gjøres? -Kartlegging av behov: Frist for tilbakemelding for controllere og LP: 28.februar 2009 (lars.gunnar.indreiten@ntnu.no) -Utarbeidelse av eventuelle nye rapporter ifm oppgradering av Maconomy våren 2009

30 30 5. Status og fremdrift - Prosjektprosessen Implementering av Prosjektprosessen –Nå ut til prosjektledere og prosjektansvarlig (fakultet- og instituttledelse) –Forankring og fokus hos ledelsen (rektorat/dekanmøte) –Egne gjennomføringsplaner og oppfølging av det enkelte fakultet Rutiner/verktøy –Oppgradering av Maconomy –Overordnede regnskapsrapporter (styringsinformasjon) –Nye maler og rutiner Reviderte kontraktsmaler for bidrags- og oppdragsfinansierte prosjekter Budsjettmaler Håndtering av kurs/konferanser Prising av tjenester/indirekte kostnader

31 31 Status og fremdrift - Prosjektprosessen Kompetanseutvikling – LP-rollen Mål: Et profesjonelt og kompetent støtteapparat - Fra forvaltning til forretningstankegang - Fra regnskapssekretær til prosjektleders rådgiver Behov for kompetanseutviklende kurs?? Eks: Prosjektstyring, Excel-kurs, Service/kommunikasjon Prosjektportal –Etablering av ”prosjekt”-gruppe (ulike brukergrupper representert): Mer enn bare økonomirelatert informasjon knyttet til prosjektoppfølging –Spesifisering av innhold og utvikling av portal-løsning

32 32 6. Eventuelt Påminnelse: Bruk Økonomiportalen på nett! http://www.ntnu.no/adm/okonomi/ - Presentasjoner fra nettverksmøter og kurs er lagt ut under lenken ”Kurs- og informasjonsmateriale” under ”Prosjekter, eksterne” - Økonomiportalen oppdateres fortløpende - Gi gjerne tilbakemeldinger om tips til forbedringer Neste nettverksmøte: Slutten av februar - Nærmere informasjon om dato og tema blir gitt senere