Om det å skrive et dokument for en rådmann Økonomiplan, budsjett, årsmelding, eller tertialrapport

Formålet med kaffe-kurset Hva du bør tenke på når du er med å skrive et dokument på vegne av en rådmann Innspill for at vi skal skrive dokumenter som våre folkevalgte ønsker å lese, og hvor de forstår innholdet i det de leser Være beviste i forhold til Offentlighets- lovens § 3 – åpent for innsyn for alle

Når du skriver; Still deg spørsmålet; ”hva vil rådmannen formidle av informasjon”? Er det som blir skrevet innenfor offentlighetslovens krav? –Du skal ikke kunne identifisere enkeltbrukere eller tjenestemottakere gjennom å lese slike dokumenter

Når du skriver på vegne av rådmannen Skriv som om virksomheten din er en enhet, ikke som et knippe avdelinger Fokuser på ”de store linjer” så blir ikke hovedbudskapet borte i mange små detaljer Synliggjør hvordan din virksomhet har jobbet/skal jobbe for å nå kommune- styrets mål innenfor bevilget ramme

Når du skriver på vegne av rådmannen Må du be om rammeendring; vær tydelig på økonomisk konsekvens inneværende år, og i årene framover Kort, konkret og saklig informasjon om tiltaket

Når du skriver på vegne av rådmannen Vær måteholden med bruk av forsterkende ord En nøktern og tydelig framstilling er mer troverdig, og gir større slagkraft Avvik som kommenteres bør være vesentlig – definer hva som regnes som vesentlig hos deg

Om selve teksten Skriv korte og fullstendige setninger Ikke bruk faguttrykk hvis du ikke må, og forklar de faguttrykkene du må bruke Forklar forkortelser, og bruk også de med måte Varier ordbruken i starten av hvert avsnitt, og i hver setning – godt språk er godt å lese

Spesielt om årsmeldingen Årsmeldingen er avkvitteringen av budsjettet Det er kommunestyrets mål og bevilgede ramme som er temaet –Ingen arena for evt. uenighet om kommune- styrets eller rådmannens prioriteringer eller bevilgninger –Ingen arena for å ”klage sin nød”

Lay-out Definer faste overskrifter og normaltekst som skal brukes av alle Ikke lag deg egen lay-out for din virksomhet – den er en del av en stor helhet Bruk gjerne excel til tabeller, lim inn som bilde i word, og send regnearket til redigeringsansvarlig

Lay-out Ikke bruk mye understreking eller fete typer i teksten Ha like marger og inndelinger i hele dokumentet Lykke til!