Samdok SAMDOK – kommunal sektor                         Samdok samla samfunnsdokumentasjon SAMDOK – kommunal sektor Kartlegging av digitalt skapt materiale 1985 – 2010 v/ Ingrid Nøstberg

Samla samfunnsdokumentasjon – SAMDOK Arkivmeldinga (St. meld ”Det overordna målet for arkivpolitikken er å sikre arkiv som har stor kulturell verdi eller forskingsverdi, eller som inneheld rettsleg dokumentasjon eller viktig forvaltningsdokumentasjon, slik at arkiva blir tekne vare på og gjorde tilgjengeleg for ettertida. Målet gjeld uavhengig av om arkiva er skapte av statlege, fylkeskommunale eller kommunale organ, av private bedrifter, organisasjonar eller privatpersonar. Målet skal medverke til ein samla samfunnsdokumentasjon. I dette ligg at ein skal ta vare på og tilgjengeleggjere bevaringsverdige arkiv frå alle samfunnssektorar, slik at dei samla kan dokumentere samfunnet og samfunnsutviklinga på ein fullgod måte. Arkiva frå statleg, kommunal og privat sektor viser samfunnet frå ulike vinklar og ståstader, og dei utfyller kvarandre som kjelder til eit heilskapleg bilete. Som direkte spor etter dei handlingane og hendingane som har gått føre seg, dokumenterer arkiva ei rekkje aktivitetar og prosessar som er sentrale element i samfunnsutviklinga.”

Arkivmeldinga - kommunale arkiv ”Arkivverket skal bruke eit breitt spekter av verkemiddel i ein måretta aktivitet for at arkivarbeidet i kommunar og fylkeskommunar skal oppfylle reglane i arkivlova og arkivforskriftene. I dette arbeidet må det leggjast vekt på eit nært samspel og samarbeid med dei arkivfaglege miljøa og institusjonane som er etablerte i kommunal sektor.” ”Massedigitalisering … Også her kan det vere aktuelt å etablere meir eller mindre sentraliserte løysingar, eventuelt i eit samarbeid mellom statleg og kommunal sektor.” Å sikre en helhetlig samfunnsdokumentasjon er nedfelt som ett av hovedmålene i Arkivverkets strategi 2014-17

SAMDOK – tre parallelle delprosjekter Arkiv i e-forvaltning Kommunale arkiv Privatarkiv 3 prosjektledere 3 strategigrupper med representanter fra: Kommunearkiv-institusjonene (KAI) Kommunenes sentralforbund (KS) Norsk Arkivråd Landslaget for lokal- og privatarkiv (LLP) Arbeiderbevegelsens arkiv og bibliotek (ArbArk) Kulturrådet Statsarkivene Riksarkivet Div. arbeidsgrupper

Strategigruppe SAMDOK-kommunale arkiv Wenche Risdal Lund, IKA Kongsberg (KAI-miljøet) Tom Oddby, Drammen byarkiv (LLP) Gunn Sværen, Bærum kommune (NA) Harriet Marie Terjesen, Vestfold fylkeskommune (KS) Anne Mette Dørum, KS Bjørn Bering, Kulturrådet Kjetil Reithaug, Statsarkivet i Kristiandsand (statsarkivene) Vilde Ronge, Riksarkivet Anna Malmø Lund / Ingrid Nøsberg, Riksarkivet (prosjektleder)

SAMDOK 2014 – Prioriterte oppgaver Etablera formelt samarbeid om arkivspørsmål med KMD og Difi Digitalt skapt materiale i kommunal sektor 1985 til 2010 – kartlegging Synkron overføring av arkivmateriale til depot Felles søketeneste i alle Noark-baserte uttrekk Digitalisering av kommunalt og privat materiale – felles retningsliner Nasjonal kompetanseportal for arkiv Metodikk for bestandsanalyse og samfunnsanalyse for privatarkiv Strategi for bevaring av bedriftsarkiv Utgreiing om arbeidet med privatarkiv i Norge Kompetansemiljø elektroniske arkiv Tenestegrensesnitt mot Noark 5 Digitalisering av offentleg sektor – konsekvensar for arkiv Dokumentfangst frå e-post Arkivkjerne som felleskomponent for offentleg sektor

Oppgave 1: Etablere formelt samarbeid om arkivspørsmål med KMD og Difi Det er viktig å få på plass et mer formelt samarbeid mellom Riksarkivaren, Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) og Difi om arkivspørsmål i forbindelse med digitalisering av offentlig sektor. Mål 2014: Møte med politisk ledelse i KUD og KMD om arkivspørsmål Riksarkivaren med i Skate (Styring og koordinering av tjenester i e-forvaltning) Etablert formelt samarbeidsforum Tiltak: Møte med politisk ledelse i Kulturdepartementet og KMD om arkivspørsmål Formell kontakt med Difi; deltakelse i Skate

Oppgave 3: Synkron overføring av arkivmateriale til depot Det er behov for å prøve ut mer effektive og automatiserte metoder for overføring av digitalt materiale til depot. IKA Kongsberg har gjennomført en forstudie om Noark arkivkjerne plassert i en IKA-institusjon. […] Riksarkivet har også utarbeidet skisse til signalprosjekt for statsbudsjett 2015, der en slik tilnærming inngår. Dette vil legge grunnlag for lignende piloter i statlig sektor. Mål 2014: Klar til å etablere pilot(er) for synkron overføring til depot fra 1.1.2015 Forprosjekt og kravspek for løsning Tiltak: Forprosjekt for Noark-kjerne i IKA-institusjon *), statlig forvaltning og privat sektor Tjenestegrensesnitt for Noark 5 kjerne (påbegynt) Utarbeide kravspek for løsning (som også kan brukes av privat sektor) *) Oppgaven overtas av KS/KommIT i samarbeid med IKA Kongsberg og RA

Oppgave 4: Felles søketeneste alle Noark-baserte uttrekk Det mangler i dag gode søketjenester for avleverte Noark-baserte uttrekk. Det bør utvikles et system for felles søk i slikt materiale fra både statlig, kommunal og også privat sektor. […] Et nærliggende eksempel på en slik løsning er i dag OEP med søketilgang til 18 millioner poster fra statlig sektor, og der det i "historisk OEP" ligger ca 18. millioner poster. Mål 2014: Ferdig kravspek for løsning Pilot på utvalgte datasett Tiltak: Utarbeide kravspek for hvordan slik løsning kan utvikles og settes i drift i Riksarkivet Etablere pilot med uttrekksdata fra statlig og kommunal sektor Plan/kravspek for hovedprosjekt

Oppgave 5: Digitalisering av kommunalt og privat materiale – felles retningslinjer For å nå målet om samlet samfunnsdokumentasjon, er det en forutsetning at det også finnes kommunalt og privat arkivmateriale tilgjengelig. […] må det legges vekt på god samordning i arkivsektoren og i størst mulig grad kunne dra nytte av felles løsninger. Ny teknologi basert på RDF og semantisk web skal utredes. Mål 2014: Etablere felles strategi og retningslinjer for digitalisering og tilgjengeliggjøring av kommunalt og privat arkivmateriale Tiltak: Arbeidsgruppe: LLP, KAI-miljøet, private arkivinstitusjoner, Stiftelsen ASTA og Arkivverket Kartlegging av status for digitalisert materiale Etablere felles standarder (RDF, autoritetsregistre) Rapport innen 2014 med forslag om felles strategi og retningslinjer

Oppgave 6: Nasjonal kompetanseportal for arkiv Tanken om en nasjonal kompetanseportal for arkiv oppsto etter samarbeid mellom IKA Kongsberg og Midt-Telemarkrådet (MTR). MTR har laget en læringsportal for de tre kommunene Bø, Nome og Sauherad , med ett overordnet mål: Kompetanseheving for saksbehandlere i kommunene. Oppgaven overtas av KS/KommIT Læringsplattformen «KS Læring»

Oppgave 10: Kompetansemiljø elektroniske arkiv Det er behov for økt fokus på arbeidet med elektronisk arkiv – alle aspekter. Det er behov for å kartlegge aktuelle kompetansemiljø og å komme med forslag om hvordan man kan få bedre samhandling. Mål 2014: Oversikt over aktuelle kompetansemiljø Strategi for bedre samhandling innen feltet elektronisk arkiv Tiltak: Rapport med oversikt over aktuelle kompetansemiljø Forslag til hvordan en kan få til bedre samhandling mellom ulike kompetansemiljø Forslag til konkrete prosjekt eller tiltak som bør prioriteres

Oppgave 11: Tjenestegrensesnitt mot Noark 5 Det er stort behov for integrasjon mellom fagsystem og Noark 5 for å sikre dokumentfangst, arkivering og avlevering av arkivdokument til depot. Det er behov for et standardisert generelt tjenestegrensnitt. Mål 2014: Et generelt tjenestegrensesnitt mot Noark 5 er definert Grensesnittet er implementert av minst en Noark 5-leverandør minst en fagsystemleverandør Tiltak: Definisjon av en teknologiuavhengig tjenestemodell Definisjon av webservices for alle tjenestene i modellen Implementering og utprøving av tjenare og klienter Spesifikasjon av en testklient til bruk ved godkjenning av Noark 5-løsninger

Oppgave 12: Digitalisering av offentlig sektor – konsekvenser for arkiv Det er behov for å utrede de arkivfaglige konsekvensene av den pågående digitaliseringen av offentlig sektor Mål 2014: Handlingsplan med tiltak for å ivareta alle arkivfaglige sider ved digitalisering av offentlig sektor Tiltak: Kartlegging av elementer i digitaliseringssatsingen Analyse av arkivfaglige konsekvenser ved bruk Utarbeide handlingsplan med tiltak

Oppgave 13: Dokumentfangst fra e-post Dokumentfangst, journalføring og arkivering er en av de største utfordringene i både offentlig og privat sektor. E-post blir ofte ikke journalført/arkivert. Hvorfor ikke? Hva kan gjøres med det? Mål 2014: Se på mulige årsaker til at så vanskelig å «fange» arkivverdige e-poster til journalføring og arkivering Komme med forslag om konkrete tiltak innen områdene kultur, organisasjon, teknologi og lovverk/standarder som kan bidra til å øke dokumentfangsten fra e-post. Tiltak: Arbeidsgruppe med representanter fra kommunal, statlig og privat sektor Rapport med forslag til konkrete tiltak innen 2014

Oppgave 14: Arkivkjerne som felleskomponent for offentlig sektor Målet er å få etablert en arkivkjerne, basert på Noark-standarden, som en felleskomponent for offentlig forvaltning. En vil også se på forutsetninger og konsekvenser mht IKT-arkitektur. Andre spørsmål er hvordan ansvarsdelingen mellom arkivskaper og depot bør være, og når det er mest hensiktsmessig å overføre materiale fra arkivskaper til depot. (Se også oppgave 3) Mål 2014: Utredning med anbefalinger om arkivkjerne som felleskomponent for offentlig forvaltning Anbefaling om IKT-arkitektur for elektroniske arkiv Tiltak: Kartlegging av gjeldende krav til IKT-arkitektur i stat og kommuner, samt praksis i privat sektor Utredning av forutsetninger og konsekvenser for arkivkjerne som felleskomponent Krav til IKT-arkitektur Utredning av deponeringsordning og tidlig avlevering av arkivmateriale, herunder ansvars- og funksjonsdeling mellom arkivskaper og depot

Oppgave 2: Digitalt skapt materiale i kommunal sektor 1985 til 2010 – kartlegging Samdok/KOMM Når det gjelder omfanget av digitalt skapt materiale i tidsrommet 1985 til 2010 så mangler man god nok oversikt. […] For å kunne planlegge realistisk for denne oppgaven, må man vite mer. I dette arbeidet kan man benytte erfaringer og kartlegginger som alt er gjort i KAI-miljøet og bygge videre på dem. Mål: Estimat når det gjelder bevaringsverdige uttrekk fra kommunal sektor 1985-2010 Estimat for kostnad og andre ressursbehov for å løse oppgaven Tiltak: Etablere arbeidsgruppe med faglig kompetanse og erfaring Utvikle metodikk for utvalgskartlegging Gjennomføre kartlegging Rapport med kvantifisering og ressursbehov (desember 2014)

Arbeidsgruppe Tor Eivind Johansen, KDRS Børge Strand, IKA Øst Samdok/KOMM Tor Eivind Johansen, KDRS Børge Strand, IKA Øst Sigve Espeland, IKA Rogaland Pål Mjørlund, Fylkesarkivet i Oppland Geir Utmo, Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane Arne-Kristian Groven, Riksarkivet Ingrid Nøstberg, Riksarkivet (leder) Lang erfaring og spisskompetanse på bevaring av elektronisk arkiv fra kommuner og fylkeskommuner.

Bakgrunn for oppgaven Samdok/KOMM Mangler oversikt over digitalt skapt materiale i kommunal sektor fra perioden 1985 – 2010 (anslag på 10-15 000 bevaringsverdige uttrekk) Kun 802 uttrekk fra kommunale/fylkeskommunale arkivskapere er pr. 2013 overført depot (iht. arkivstatistikken) Bevaringsverdig arkivmateriale kan stå i fare for å gå tapt Behov for mer kunnskap for å kunne legge realistiske planer

Arkivdanningen i kommunal sektor – noen særtrekk Samdok/KOMM Arkivdanningen i kommunal sektor – noen særtrekk Overgang fra papir til elektronisk arkivdanning, fra 1980-tallet til i dag Mye av arkivdanningen skjer i fagsystemer (ikke regulert av Noark-standarden) Økt antall fagsystemer, migrering fra system til system Interkommunale samarbeid på flere områder Fagsystemene inneholder mye personrelatert informasjon, rettighetsdokumentasjon Viktig å bevare fagsystemene i digital form En omfattende kommunereform er varslet

Metodikk 1. Kartlegging: Samdok/KOMM Metodikk 1. Kartlegging: Samle alle eksisterende kartlegginger fra kommunearkivinstitusjonene (KAI). 2. Kvalitetssikre data: Kartleggingene overføres til samme format (Excel), «vaskes», kvalitetssikres, kategoriseres etter funksjonsområde 3. Analysere dataene: Vurdere kvalitet: varierende grad av kompletthet, kartleggingsnivå, tidsaspektet Vurdere representativitet: kommune/fylkeskommune, by/land, liten/stor, kyst/innland, næringsgrunnlag Statistisk behandling og beregninger

Metodikk (forts.) 4. Kvantifiseringer: Samdok/KOMM Metodikk (forts.) 4. Kvantifiseringer: Estimere mengde digitalt skapt materiale i perioden 1985 – 2010: Beregne «gjennomsnittskommunen» «Gange opp» med antall kommuner (428) og fylkeskommuner (19) Estimere ressursbehov: Beregnes utfra dagens metodikk og teknologi Basert på erfaringer fra IT-arkivarer i kommunearkivinstitusjonene mht. tidsbruk og kostnader

Kartleggingene 16 kartlegginger: 8 IKAer, 6 fylkesarkiv, 2 byarkiv Samdok/KOMM 16 kartlegginger: 8 IKAer, 6 fylkesarkiv, 2 byarkiv Interkommunale arkiv: IKA Hordaland (1998) IKA Rogaland (2000) IKA Finmark (2004/2008) IKA Kongsberg (2006 - ) IKA Troms (2006) IKA Vest-Agder (2007) IKA Møre og Romsdal (2007-2014) IKA Øst (2013) Fylkesarkiv: Vestfoldarkivet (2005) Arkiv i Nordland (2005) Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane (2007-2012) Fylkesarkivet i Oppland AAKS (2010) Fylkesarkivet i Hordaland (2013) Byarkiv:   Trondheim byarkiv (2009) Bergen byarkiv (2011)

Kartleggingene (forts.) Samdok/KOMM Kartleggingene (forts.) Kartlegginger fra 42 % av kommunene (180 av 428) Kartlegginger fra 37 % av fylkeskommunene (7 av 19) Kartleggingene er av varierende kvalitet - fra de mangelfulle til de komplette Kartleggingene er foretatt i perioden 1998 – 2014 (dvs. 16 års periode). Hovedtyngden er fra 2005-2007 Kartleggingene spenner over systemer som har vært i bruk fra begynnelsen av 1980-tallet til 2014

Kartleggingene - konklusjon Samdok/KOMM Kartleggingene - konklusjon Kartleggingene gir, på tross av svakheter, et godt nok grunnlag til å bearbeide dem videre statistisk Det vil være mulig å komme fram til et kvalifisert estimat for mengde bevaringsverdig digitalt skapt materiale i kommunal sektor i perioden 1985-2010 Det vil være mulig å gi et kvalifisert estimat for ressursbehov for å kunne redde dette materialet, basert på dagens metodikk og erfaring

Sluttresultat Arbeidet skal munne ut i en rapport: Samdok/KOMM Sluttresultat Arbeidet skal munne ut i en rapport: Rapporten skal gi et realistisk bilde av oppgaven og synliggjøre hva som kan være i ferd med å skje Rapporten skal benyttes i arbeidet med å utvikle bedre metoder, endringer i lovverk og mer fokus på bedre løsninger for dokumentfangst og overføring til depot Rapporten kommer i løpet av januar 2015.

Konklusjon? Resultatene er ikke klare enda, men: Samdok/KOMM Resultatene er ikke klare enda, men: Det er store mengder digitalt skapt materiale i perioden 1985-2010 Det trengs betydelige ressurser for å redde dette materialet

Takk for oppmerksomheten! Samdok/KOMM Takk for oppmerksomheten! ingnos@arkivverket.no SAMDOK-bloggen: http://samdok.com/