Planer for et nytt Trøndelagsarkiv

Presentasjon om: "Planer for et nytt Trøndelagsarkiv"— Utskrift av presentasjonen:

1 Planer for et nytt Trøndelagsarkiv
Privatarkivkonferansen i Oslo 12. mars 2018 Jens Rønning IKA Trøndelag IKS

2 Bakgrunn Kommune- og regionreform skaper utfordringer for IKA Trøndelag pga selskapsform og økonomi Ny fylkeskommune – nye muligheter Kommunenes og fylkeskommunenes etterslep på digitale arkiver Kommunenes og fylkeskommunens behov for utvikling av digitale tjenester Utfordringer innen privatarkivområdet

3 IKAs utfordringer Færre og større eiere betyr reduserte inntekter
Endringer i eierstruktur skal vedtas i alle kommunestyrer og i fylkestinget

4 Ny fylkeskommune – nye muligheter?
Ny selskapsform som gir mer fleksibilitet i tilknytningsformen Et selskap som i større grad kan yte tjenester innen digitalisering og drift til kommunene Utvikling, f.eks. digitale løsninger? Felles driftsløsninger? Løsninger på utfordringer ved nytt personverndirektiv? Felles anbud og innkjøp?

5 Mandat gitt av fylkesrådmannen:
Vedtak: Det nedsettes en prosjektgruppe som utreder og legger fram forslag om etablering av et regionarkiv for kommunal sektor i Trøndelag. Mandat: Prosjektgruppen skal utrede hvordan Trøndelag fylkeskommune kan ta en sentral rolle i etablering av en alternativ regional arkivinstitusjon for kommunal sektor i Trøndelag. Prosjektet skal utrede selskaps- og organisasjonsform, eierskapsstruktur, finansiering og oppgaver.

6 Prosjektorganisering:
Styringsgruppe - Knut Aspås, prosjekteier Direktør for Økonomi og digitalisering i Trøndelag fylkeskommune - Petter Lindset Styremedlem i IKA Trøndelag og rådmann i Meldal kommune - Stig Roald Amundsen Rådmann Selbu kommune - Anne Mette Dørum KS-sentralt - Glenn Paulsen IKT-sjef Trøndelag fylkeskommune

7 Prosjektorganisering:
Arbeidsgruppe: - Camilla Tveiten, prosjektleder - Sopra Steria - Stein Eriksen - Arkivleder Trøndelag fylkeskommune - Jens Rønning - IKA Trøndelag IKS Utvidet prosjektgruppe: - Britt Brevik – Ørland kommune - Knut Arild Knudsen – Trondheim byarkiv - Eva Lauglo - KS Trøndelag - Lisa Torill Christiansen – Steinkjer kommune - Synnøve Wiseth – IKA Trøndelag (tillitsvalgt)

8 Prosjektorganisering:
Arbeidsgruppe privatarkiv: - Kristin Storvig – Trøndelag fylkeskommune - Knut Wiik – Trøndelag fylkeskommune - Turid Nilsen - MiST - Jens Rønning – IKA Trøndelag - Tone Stakvik – IKA Trøndelag

9 Prosjektorganisering:
Referansegruppe: - IKA Øst – Børge Strand - Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane – Arnt Ola Fidjestøl - Bergen kommune – Kjetil Århus - Østfold fylkeskommune – Wibekke Skjødt Danielsen - Arkivverket – Espen Sjøvoll

10 Status mars 2018: Arbeidsgruppa jevnlige møter Styringsdokument
Budsjett Tildelt midler fra Arkivverket, IKA og fylkeskommunen Utvidet arbeidsgruppe to møter - Utredet mulige arbeidsoppgaver

11 Status mars 2018: Kompetansesenter​ Depot​ Utvikling​ Drift​
Status mars 2018: Kompetansesenter​ Depot​ Utvikling​ Drift​ Intern-kontroll og informasjonssikkerhet​ Kurs​ Bevare​ Prosess-kartlegging​ Ordne​ Arkivplan​ Rådgiver og veileder​ Formidle​ Integrasjon​ Felles bortsettings-arkiv​  ​ BK plan​ Pådriver innen nye trender/informasjon​ Uttrekk​ Teknologi​ Saks- og arkivsystem mot fagsystemene for kommunene​ Personvern/ombud​ Tilgjengelig og utadrettet​ Kontroll og god-kjenning (data-kvalitet)​ Finansierings- og utviklingsmidler​ Digitalisering og bortsettings-arkiv​ RIS og ROS analyser​ Høringsinstans​ Vedlikehold​ Prosessdesign​ Avtaleverk​ Sikringslager​ Bistand innkjøp​

12 Status mars 2018: Arbeidsgruppa privatarkiv
- Møte med Kultur og folkehelse 10. januar - Forankre privatarkivoppgaver som del av utredningen - Deltakere fra Kultur og folkehelse inn i prosjektgruppa - Kartlegge behov og utrede oppgaver - Samarbeidspartnere og samarbeidsformer

13 Status mars 2018: Koordinator​ Kompetansesenter​ Depot​ Utvikling​
Status mars 2018: Koordinator​ Kompetansesenter​ Depot​ Utvikling​ Drift​ Følge opp og revidere regional bevaringsplan​ ​ Vedlikeholde samhandlingsavtale​ Kurs​ Bevare papirbasert og digitalt skapt privatarkiv​ Initiativtaker og samarbeidspartner​ Ordning av arkiv​ Digitalisering​ Rådgiver og veileder​ Formidle​ Utviklingsprosjekter​  ​ Pådriver innen nye trender/informasjon​ Arkivløsninger for organisasjoner og bedrifter​ Tilgjengelig og utadrettet​ Finansierings- og utviklingsmidler​ Høringsinstans​

14 Utredningsoppgaver: Utrede forvaltningsansvar, oppgaver og tjenesteportefølje Utrede selskapsform, finansiering og eierstruktur Utrede organisasjonen, dens grenser og samarbeidsflater Bestemme beslutningsløp for anbefalt nytt regionalt arkiv