Kontraksmodulen i 360° Katrine Holm - Rådgiver Espen Nergaard - Selger 10.09.2014

Agenda Introduksjon av oss og Public 360 Datamodellen Brukerflater Kort introduksjon av kontraktsmodulen Hva får man i modulen? Demo av modulen Sakstyper Kontrakter og avtaler Søk og gjenfinning: web-parts Konklusjon Gevinster Hvordan implementere modulen?

Informasjonshåndtering i kjente brukergrensesnitt PROSJEKT SAK KONTAKT DOKUMENT AKTIVITET EIENDOM Alt knyttes sammen Vi lar brukerne jobbe i de applikasjonene de er vant med Sak, dokument og relasjons- håndtering via kjente programmer og grensesnitt Færre hopp mellom programmer Bedre kontroll på bruk av e-post Arbeide offline og mobilt

Demo Kort gjennomgang av brukerflater Outlook Office Webgrensesnitt Mobile enheter

Kontraktsoppfølging - Hva er dagens utfordringer? Oversikt? Oppfølging? Tilgangskontroll? Versjons- og revisjonskontroll? Endringshåndtering og tillegg til kontrakten? Maler og prosesser?

Overordnet – hva får man i modulen? Et felles arkiv for alle typer kontrakter Ha oversikt over leverandører, kunder og kontaktpersoner hos disse Ta vare på historikk og all korrespondanse knyttet til kontraktens livssyklus Skanne og arkivere signerte kontrakter Bli varslet om forfall når kontraktsperioden nærmer seg utløp Godkjenne dokumenter Tilgang til riktig og gyldig versjon/revisjon av kontrakter Behandle endringer og tillegg Mulighet for felles maler for dokumenter

Kontraktsshåndtering – Information Management Anskaffelser Leieavtaler Saker Prosjekter Samhandling Ansatte Saksparter Avs./mottakere Leietakere Prosjektdeltakere Avtaler Korrespondanse E-post Tegninger Prosedyrer Rapporter Eiendommer Møter Henvendelser Postmottak Skanning 360°

360° Kontraktshåndtering – hva ligger i modulen? Saksmappe for Anskaffelse og Leveranse Dokument for kontrakter med felter for oppfølgning «WEB Deler» gir enkel oversikt og kontroll for kontraktoppfølgning

360° kan håndtere all informasjon i kontraktens livsløp Foranledningen til en kontrakt vil gjerne være en anskaffelse/forhandlings prosess som fører fram til en avtale. Deretter går man over i en leveranse og overvåkingsfase før man gjerne skal endre eller fornye avtalen KGV 360° Kontraktsmodul Anskaffelse Forhandling Overvåking Fornyelse

Kontrakter i et systemperspektiv Konkurranse-gjennomføring/ Anskaffelse Anskaffelse, Leveranse og Forvaltning Intranett (publisering) Kontrakter som skal forvaltes Ansettelses – Leverandør / kunde – Partner /samarbeids – Forhandler – Service og vedlikeholds – Pris / rabatt – Andre- Agresso/Økonomi Gjennomføre anskaffelsen Bestilling

Demo Demonstrasjon av kontraktsmodulen

Praktisk implementering – noe å tenke på Justere / konfigurere felt og kodeverdier Definere regler for tilgangskontroll Importere/registrere eksisterende kontrakter Etablere rutiner for registrering /skanning Kontroll med 360° Kontraktshåndtering

Gevinster TENK STORT, MEN START MED DET GRUNNLEGGENDE Kontroll med 360° Kontraktshåndtering Tilgjengelig for alle ansatte Informasjonsdeling med ekstern kontraktspart Avrop Omsetning Hente info. fra Økonomisystem Samhandling Frister – utløp, milepæler Korrespondansen rundt Kontraktene Mine kontrakter / min avdelings kontrakter Revisjon av Kontrakter Forvalte Kontrakter Et felles elektronisk kontraktsarkiv Tilgangskontroll Historikk Ta vare på Kontraktene TENK STORT, MEN START MED DET GRUNNLEGGENDE

Hvordan implementerer man modulen? Lisenskostnad: 17 000 kr inkl. mva Oppsett/konfigurasjon: 1 dag arbeidsmøte 6 t konfigurasjon 1 dag opplæring/kurs Send en bestilling/epost til Jorunn Næss: jorunn.nass@software-innovation.com eller ring Espen på 95 90 48 96 Katrine/rådgiver vil kontakte dere for å avtale tidspunkt for implementering

Oppsummering av 360° Kontraktshåndtering 360° Kontrakts håndtering er et prosesstøtte verktøy som gjør at brukerne kan dokumentere relevant informasjon under hele kontraktens livssyklus. Komplette saksmapper på anskaffelsen og leveransen Alle dokumenter i saken : Korrespondanse, epost, kontrakt, merknader Dokumenterer møter og andre aktiviteter Fremdriftsplaner gir informasjon om prosessen og milepæler Endringshåndtering i leveransen Ett felles kontrakts arkiv Ferdige WEB Parts til rollebaserte skrivebord for oppfølgning Tilgang til siste gyldige kontrakt inkl. rettighetsstyring Effektiv oppfølgning av kontraktene: Utløpstid, kontraktsparter, Internt ansvarlige, historikk Revisjonshåndtering dersom man har egne kontraktsmaler

Kontraktsmodulen i 360° En sakstype Et dokumentbibliotek med flere metadata Bruk av webparts ut på skrivebord Bruk av søk Bruk av forløpsmal /progress plan Bruk av sjekklister

Metadata på ny den nye sakstypen Anskaffelse / Leveranse Sakskategori Innkjøp Leveranse Innkjøpsnivå Under 200.000 200.000 – 500000 500.000 – 1.000.000 Over terskelverdi Fase Utredning/spesifikasjon Forespørsel sendt Evaluering Forhandlinger Kontrakt undertegnet Ferdig

Dokument bibliotek (Contract) – dokument typer Kontrakt Rammeavtale Support og vedlikeholdsavtale Leieavtale Driftsavtale Innkjøpsavtale Assistanseavtale Oppdragsavtale Intensjonsavtale Oppdragsbeskrivelse

Tilleggsfelt Neste revisjon Avtaletype Utløpsdato Fagansvarlig Generell avtale Produksjonsavtale Lisensavtale Leasingavtale Revisjonsperiode Kvartalsvis Halvårlig Årlig Manuelt

Tilgengelige web-deler for kontraktsoppfølging Kontrakter i min avdeling Mine kontrakter Mine kontrakter som fagansvarlig Mine kontrakter til oppfølging Utløpsdato eller revisjonsdato innen neste 30 dager Mine åpne anskaffelsesaker Åpne anskaffelsesaker i min avdeling

Sjekklister – eksempel på forløpsmal på anskaffelse Fase 1 Sjekk innhold i alle kontor Sett opp inventarliste Fase 2 Send ut ønske/forespørsel til alle ansatte Motta og sammenfatt alle ønsker/krav Fase 3 Send forespørsel til leverandører Alle forespørsler mottatt Fase 4 Velg leverandør Bestill varer

Avklaringspunkter Hvilke typer kontrakter har dere? ( f.eks vedlikeholdsavtale, rammeavtale, innkjøpsavtale Hvor arkiveres kontraktene i dag? (papirarkiv, filserver) Hvor dokumenteres prosessen for en anskaffelse frem til signert kontrakt? Er det etablert rutiner for anskaffelser og arkivering av kontrakter / avtaler? Er dagens kontrakter åpent tilgjengelig for alle internt? Har dere egne konktraktsmaler?

Avklaringspunkter Hvilke avtaletyper er det behov for? Se neste slide Skal sakstypen Anskaffelser benyttes, eller skal kontraktdokumenter knyttes til sak? Kontrakter skal opprettes på vanlig sak. Skal revisjonshåndtering benyttes? Ja Hvilke statuskoder skal benyttes? Ikke avklart Skal det settes opp eget skrivebord for oppfølging av kontrakter? Ja, håndteres av HIOA Hvor mange dager i forveien skal kontrakter komme opp på listen «Mine kontrakter under oppfølging? Standard er 30 dager Ikke avklar

Avtaletyper opprettet i WS Bidrags-og oppdragsavtale Innkjøpsavtale Interne avtaler Leieavtale Samarbeidsavtale

Avklaringspunkter Er det behov for tilgangsstyring (tilgangsgrupper) i kontraktsarkivet? Tilgangsgruppe opprettes av HIOA Er det aktuelt å definere dokumentmaler i kontraktsarkivet? Ikke avklart Nummerering av kontrakter: standard eller tilpasset nummermaske (tilpasset ca. 4 t). Standard Det bør lages en rutine som dokumenterer hvordan en anskaffelsesprosess skal dokumenteres i 360° frem til signert kontrakt. tilpasset koster typisk 4 timer av en utvikler,