IK-forskriften Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) Historikk Hvorfor drive systematisk HMS-arbeid IK-forskriften Hvordan sette i gang systematisk HMS-arbeid/implementere IK-forskriften Eksempler på IK-systemer

Historikk NOU 35 A/B 1978 om kjernekraft og sikkerhet samt initiativ fra Phillips Petroleum Dannet grunnlag for «Retningslinjer for rettighetshavers egenkontroll på norsk sokkel» i 1979 Pga oljeselskapenes systemtilsyn: mulig med overgang fra detaljkontroll til systemtilsyn Begrepet internkontroll oppsto 1981 1985: «Forskrift om rettighetshavers IK i petroleumsvirksomheter på norsk sokkel med kommentarer.» 1991: Landbasert (fornyet 01.01.97)

Myndighetenes motivasjon for IK-satsing Rasjonalisere og effektivisere tilsynet Øke sikkerheten (miljø, ulykker, materiell) og forbedre helsetilstanden.

Hvorfor HMS-arbeid? Myndighetene krever det Egen verdi på lang sikt Produksjonen øker Omkostninger ved ulykker går ned Reduksjon i forsikringspremien Kunder villige til å betale høyere pris (miljøprofil)

Forutsetninger for et godt HMS-arbeid God og synlig HMS-ledelse HMS-styringssystem HMS-kompetanse

Suksess faktorer Medvirkning Tverrfaglighet Enkelhet (alle skal forstå) Tid (sette av tid til HMS) Vilje (har du sagt A må du si B) Ildsjeler Lokal informasjon (god statistikk og erfaring)

HMS-ledelse Klar målsetning Ansvar og oppfølging Informasjon Samarbeid Utvikling av HMS-kultur

Hovedelementer i Internkontroll Målsetting Organisasjonsbeskrivelse Oversikt over relevante lover og forskrifter Prosedyrer Avvik og korrigerende tiltak Dokumentasjon og vedlikehold (oppdatering, endringer og erfaringsoverføring) Intern revisjon/tilsyn

Målsetting Ledelsens hjelpemiddel for planlegging, styring og kontroll Hensikt: Rettesnor Noe å måle mot Hjelpemiddel for kommunikasjon Motivasjonsfaktor Generelle krav til målsetting Konkret Målbart Tidsavgrenset Realistisk Klart og lett forståelig budskap

Organisasjonsbeskrivelse Oversikt over virksomhetens oppbygning Spesiell vekt på fordeling av ansvar og myndighet Et hjelpemiddel for kommunikasjon og ved intern / ekstern kontroll Identifikasjon av overlappende / manglende ansvarsområder HMS som generelt lederansvar og særskilte HMS-funksjoner Det reelle ansvar ligger i linjen Rapportering langs linjen - resultater / avvik Stab kan assistere linjen, men ikke overta ansvaret - støttefunksjon

Lover og forskrifter De ulike lovenes krav er en absolutt minimumsmålsetting. Oversikt over hvilke bestemmelser som gjelder for virksomheten. Hvilke krav setter de aktuelle lover og forskrifter? Samlet, tilgjengelig og kjent - del av et IK-system.

Prosedyrer Virksomhetens hukommelse - for å sikre at ting blir gjort slik man ønsker Bygger på det som eksisterer - skriftlig eller ikke. Innhold: Hva som skal utføres Hvordan dette skal utføres Når det skal utføres Hvem som er ansvarlig Typer prosedyrer Prosedyrer for den daglige drift - forebyggende Prosedyrer for overvåking / kontroll Prosedyrer for kontroll og vedlikehold av IK-systemet

Avvik og korrigerende tiltak Avvik skal avdekkes gjennom løpende kontroll og ved internt og eksternt tilsyn Eksempler på avvik Brudd på støygrenser Skader og ulykker og nesten-ulykker Sykefravær Personalomsetning (turnover) Analyserer avvik for å finne årsak og for å unngå gjentakelse gjennom korrigerende tiltak.

Dokumentasjon og vedlikehold Krav om skriftlig dokumentasjon av IK-systemet og dets gjennomføring Systemdokumentasjon Målsettinger Org.beskrivelse Lover og forskrifter Prosedyrer Avvik og korrigerende tiltak Dokumentasjonssystem og vedlikehold Systemtilsyn

Internt tilsyn eller revisjon “Den som er ansvarlig for virksomheten skal sørge for at det innføres og utøves internkontroll i virksomheten og at dette gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres representanter.” (§4) Kontroll om hvorvidt det dokumenterte systemet fungerer. Fokus på system vs detaljbestemmelser Er målsettinger kjent? Er org.beskrivelse, prosedyrer, oversikt over lover m.m. oppdatert? Kjenner den enkelte sitt ansvar og sine oppgaver? Er rapporterte avvik fulgt opp?

IK-forskriften §2 – Virkeområde (1) Arbeidsmiljøloven Brann- og eksplosjonslovene (3 lover) Lov om tilsyn med elektriske anlegg og elektrisk utstyr Produktkontrolloven Forurensningsloven Sivilforsvarsloven Genteknologiloven

IK-forskriften §2 – Virkeområde (2) Omfatter offentlig og privat virksomhet av alle slag Unntak privatpersoner/forbrukere Hovedregel: virksomheten må sysselsette arbeidstaker for at forskriften skal gjelde på forurensingslovens og arbeidsmiljølovens område Enmannsbedrifter er ikke direkte pålagt krav om IK etter disse lovene Enmannsbedrifter kan pålegges krav om IK etter § 6 (samordning)

IK-forskriften §2 – Virkeområde (3) El.-, brann- og produktkontrollovene gjelder uavhengig om bedriften sysselsetter arbeidstakere Gjelder også enmannsbedrifter Internkontrollplikt gjelder også for virksomhet som er byggherre (byggherreforskriften). Produktkontrolloven: forskriften gjelder virksomheter som tilvirker, bearbeider, importere, omsetter, bruker eller på annen måte behandler et produkt, eller tilbyr en forbrukertjeneste.

IK-forskriften §4 – Plikt til IK (1) Plikt til å innføre/utøve IK har ”den som er ansvarlig” for virksomheten Hvem som er ”ansvarlig” avhenger av de ulike lover forskriften er hjemlet i, hovedansvaret ligger alltid på øverste nivå i virksomheten Skal gjøres i samarbeid med arbeidstakerne, AMU, verneombud og/eller tillitsvalgte der dette finnes Den som er ansvarlig plikter å overvåke/revidere IK-systemet Sentralt at IK integreres i overordnet styring og planlegging av virksomheten

IK-forskriften §4 – Plikt til IK (2) IK omfatter også ytre miljø og brukes av stadig flere bedrifter til å styrke virksomhetens miljøprofil Innkjøp, avfallshåndtering osv Virksomheter som omfatter både arbeidstakere og kunder/brukere har ansvar for HMS for begge grupper Skoler, barnehager, sykehus, hoteller De ulike lovene kan være rette mot alle eller ulike grupper

IK-forskriften §5 – Innhold i Systematisk HMS-arbeid (1) Stiller krav til innholdet i og dokumentasjon av internkontroll Krever skriftlig dokumentasjon av Mål for HMS-arbeidet Oversikt over virksomhetens organisasjon, ansvars-, myndighets- og oppgavefordeling mhp HMS Kartlegge farer, risiko og problemer knyttet til virksomheten, samt planer og tiltak for å minimalisere risikoforholdene Avviksregistrering og –håndtering IK-revisjon

IK-forskriften §5 – Innhold i Systematisk HMS-arbeid (2) Krav til dokumentasjon av IK avhengig av virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse Enkelte virksomheter kan ha store krav til risiko- og konsekvensanalyser Opplæring er meget viktig! Systematisk og målrettet arbeid Viktig at HMS-arbeidet ikke skal ha papirproduksjon som mål!

IK-forskriften §6 – Samordning Flere virksomheter utfører arbeid/aktivitet sammen, på samme arbeidsplass Kan også gjelde enkeltmannsforetak Skriftlig avtale hvem som skal ha ansvaret for samordning av IK for felles aktiviteter eller områder Normalt ved > 10 arbeidstakere, færre hvis høy risiko Samordning/koordinering, kfr. AML § 15 og byggherreforskriften

IK-forskriften §7 – Tilsynsmyndighet Arbeidsmiljøloven Arbeidstilsynet / Direktoratet for arbeidstilsynet Brannvernlovene Kommunale brannvernmyndigheter / Direktoratet for brann- og elsikkerhet El-tilsynsloven Lokale elektrisitetstilsyn / Direktoratet for brann- og elsikkerhet Forurensingsloven og produktkontrolloven Fylkesmannen / Statens forurensingstilsyn Sivilforsvarsloven Næringslivets sikkerhetsorganisasjon / Direktoratet for sivilt beredskap Genteknologiloven Statens institutt for folkehelse / Direktoratet for naturforvaltning

Start av IK-prosessen (PUFF-hjulet) Planlegge Utpeke IK-ansvarlig (ansvar for styring/oppfølging) Definere ambisjonsnivå/konkretisere målene for HMS-arbeidet Kartlegge (risikoanalyse) Lage handlingsplan Utføre Starte med noen få prosjekter, for eksempel HMS/brannvernkartlegging for å fastsette status Dokumentere aktivitetene Fremskaffe dokumentasjon; lover, forskrifter osv. Følge opp Lage/beskrive prosedyrer Avviksregistrering og -håndtering Forbedre Interne/eksterne revisjoner

Eksempler på HMS-prosjekter Kjemikaliehåndtering Bruk av verneutstyr Vedlikehold av maskiner og utstyr Avfallshåndtering Brannberedskap Annen beredskap Farlig gods Opplæring og informasjon Medarbeidersamtaler

Dokumenter som kan inngå i IK-system Lover, forskrifter, veiledninger, tillatelser Godkjenninger, sertifikater Risikoanalyseskjemaer, kartlegginger og flytskjema Handlingsplaner Prosedyrer, brukermanualer Avviksrapporter Revisjonsrapporter Ledelsens gjennomgang

Prosedyrer Hvorfor lage prosedyrer? Hvordan lage prosedyrer? Sikre enhetlig gjennomføring av arbeidsoperasjoner Sikre effektiv utføring av arbeidsoperasjoner Sikre trygg utføring av arbeidsoperasjoner Være erfaringsoverføring til nye medarbeidere Avklare ansvarsforhold Hvordan lage prosedyrer? Målsetting Ansvar Beskrivelse (detaljert arbeidsutførelse, definisjoner) Dokumentasjon (henvisning til tilhørende dokumenter, kan for eksempel være henvisning til metodestandarder el.lign.)

Avviksrapportering Avviksskjema Avvik Tiltak Navn og dato Hva? Hvor? Når? Mulig årsak? Konsekvens? Tiltak Forslag til korrigerende tiltak Oppfølging/lukking av avvik Gjennomførte tiltak NB! Viktig at det pekes ut ansvarlig person og settes tidsfrist for gjennomføring av tiltak

Revisjon av IK-systemet Interne revisjoner Deler av virksomheten Enkeltprosesser Systemrevisjoner Gjennomgang av hele HMS-IK systemet Horisontale/vertikale revisjoner Revisjon av tilsynsmyndighet Ofte samordnet av flere tilsynsetater

Hvor kan en få hjelp? VHP (Bedriftshelsetjenesten) Arbeidstilsynet og andre tilsynsmyndigheter Bransjeforeninger Fagforeninger Eksterne konsulenter Forsikringsselskap