høgskolens elektroniske kvalitetssystem e-Sherpa – høgskolens elektroniske kvalitetssystem Presentasjon UiS 5. oktober 2007
Øyvind Valde Seniorrådgiver Utdanningseksjonen Høgskolen i Bergen ova@hib.no Sykepleier, cand.polit Har arbeidet med kvalitet ved HiB siden 2004, er nå superbruker i FS, modellør i QLM (e-Sherpa)
Om Høgskolen i Bergen 1994: 6 høgskoler, profesjonsutdanninger 3 avdelinger: Helse- og sosialfag, Ingeniørutdanning, Lærerutdanning 17 institutt/program 6 studiesteder Ca 6.600 studenter Ca 650 ansatte
Nokut Nasjonalt organ for kvalitet i utdanningen 1. Studiekvalitet som del av strategiske arbeid 2. Definerte mål for kvalitetsarbeidet 3. Forankring av kvalitetsarbeidet i ledelsen på alle nivå 4. Rutiner og tiltak som sikrer bred medvirkning 5. Innhenting og behandling av data og informasjon 6. Analyse av informasjonen og vurdering av måloppnåelse i kvalitetsarbeidet 7. Grunnlag for beslutninger og tiltak, med sikte på å sikre og videreutvikle studiekvaliteten 8. Ressursstyring og prioriteringer ved institusjonen (menneskelig ressurser, infrastruktur, service) 9. Studentenes aktive medvirkning i kvalitetsarbeidet og fokus på det totale læringsmiljøet 10. Årlig rapport om kvalitetsarbeidet til institusjonens styre
Sherpa: HiB kvalitetssystem Enkelhet En enklere hverdag. All informasjon på ett sted, oversiktlig og lett tilgjengelig. Sunn fornuft satt i system Helhet Kvalitet i alle ledd, skal omfatte alt og alle – fra strategisk plan til daglig arbeid. Langsiktig og systematisk Utvikling Bygge videre på etablerte tradisjoner for kvalitetssikring, og samtidig bidra til en kontinuerlig forbedring og videreutvikling God praksis Legge til rette for erfaringsoverføring og kunnskapsdeling. Gjøre beste praksis til felles praksis Unik Kvalitetsarbeidet er et konkurransefortrinn for HiB. Høgskolen skal utmerke seg ved måten kvalitetsarbeidet gjennomsyrer hele organisasjonen.
Sherpa: Implementering Elektronisk kvalitetssystem Kultur for kvalitetsforbedring Måling og oppfølging av studenttilfredshet Helhetlig virksomhetsstyring Måling og oppfølging av medarbeidertilfredshet Introduksjonsprogram for nye medarbeidere
Kvalitetsaspekt for utdanning Inntakskvalitet rekruttering, opptak, oppstart, primærsøkere, forkunnskaper Undervisnings-/ programkvalitet faglig-/pedagogisk kvalitet, lærings- og vurderingsformer, internasjonalisering, kompetanse Rammekvalitet fasiliteter / tjenester, administrasjon, bibliotek /utlån, velferd, informasjon, medvirkning Resultat-/relevanskvalitet gjennomstrømmning, studiepoengproduksjon, kandidatproduksjon, kandidatundersøkelser, tilfredshet (totalscore), tilhørighet, relevans, avtakertilfredshet
Kontinuerlig forbedring Hva gjør vi? Hvor godt gjør vi det? Hva kan vi gjøre bedre? Hvordan kan vi gjøre det bedre? Fra ”godt nok” til ”bedre og bedre” Fra hierarki til prosess
Forutsetning for kontinuerlig forbedring
PDSA sirkelen (PDCA) Planlegge: Handle/Lære: Studere: Utføre: Mål Hva er lært? Behov for endringer? Neste sirkel? Planlegge: Mål Spørsmål og forutsigelser Plan for å gjennomføre sirkelen (hvem, hva, hvor, når) Studere: Dataanalyse Sammenlign resultatene med forutsigelsene Var endringen en forbedring? Utføre: Gjennomfør planen Dokumenter problemer og uventede observasjoner Start dataanalyse
Prosessorientert kvalitets- og ledelsessystem Styring og oppfølging Planlegging/ budsjett Styrings-/ledelsesprosesser Strategisk plan (visjon og mål) Profilering og Studentrekruttering Utdanning og læringsmiljø Forsknings- og utviklingsarbeid Formidling og samfunnskontakt MEDARBEIDERE KOMPETANSE BRUKER- / INTERESSENT- TILFREDSHET VIRKSOMHETS- RESULTATER (utd., læring, FOU, kvalitet/effektivitet) MEDARBEIDERE KUNNSKAP RESSURSER POLICY INTERESSENTER BEHOV&FORVENTNINGER Støtteprosesser Personal- politikk Bygninger, utstyr & infrastruktur IKT Pedagogisk veiledning Studentstøtte/ brukerservice
Kollektiv helhetsforståelse Taus personlig kunnskap Tid for nytenking Kollektiv helhetsforståelse Strukturere og visualisere virksomhetsinformasjon. Tilgjengeliggjort via Intranettet Prosessgrupper Individuelle notater Taus personlig kunnskap Informasjonsdeling og -gjenbruk
Fremgangsmåten Hvordan gjøre taus kunnskap eksplisitt, og utarbeidelsen av den nye Involverer seg i virksomhets dokumentasjonen. gjort eksplisitt, via modeller Taus kunnskap visualiering og Hvordan gjøre taus kunnskap eksplisitt, og kollektivt tilgjengelig og forståelig
Prosess - Prosedyre - Aktivitet - Rolle Prosess: Sett av prosedyrer innenfor et definert område Prosedyre: Sammenhengende aktiviteter som gir et spesifikt resultat av verdi for en bruker Rolle: Person som utfører en aktivitet i en prosedyre Aktivitet: En handling i prosedyren som bidrar til å skape verdi for brukeren
Skjermbilde i QLM
Start-tilstand
Slutt-tilstand
Roller: Hvem deltar?
Roller: Hvem deltar?
Roller: Hvem deltar?
Roller: Hvem deltar?
Aktivitet: Hva gjøres?
Aktivitet: Hva gjøres?
Aktivitet: Hva gjøres?
Aktivitet: Hva gjøres?
Aktivitet: Hva gjøres?
Aktivitet: Hva gjøres?
Aktivitetsflyt
Fra taus personlig kunnskap til kollektiv helhetsforståelse Prosesseiere: Stabsdirektørene Prosessekspert: Adm. ansatt som er god på sitt område Forbedringsgruppe: Samling av prosesseksperter Faglige prosesser: 3 kvalitetskoordinatorer Modellør(er): Adm. ansatt som lager modellene
Utfordringer Eierskap, bevissthet, involvering, engasjement Lederforpliktelser Avvikssystem Kravhierarki Risikovurdering Helhet/felles praksis Målstyring i praksis
Demo E-Sherpa finnes på www.hib.no/kvalitet Denne presentasjonen finnes på: http://home.hib.no/ansatte/ova