UV`s IHR seminar 12. Januar 2012 Oppsummering av gruppearbeidende

Gruppeoppgave: I funksjonsvise grupper: Dersom vi legger til grunn av IHR (også) er en læringsprosess, hva kan/bør vi lære av hverandre? Mer spesifikt: 1)Hva kan andre lære av oss? 2)Hva kan vi lære av andre?

Studier (gruppe I) Lære av oss Til ledergruppen: –Hvordan opplæres vitenskapelig ansatte i det administrative arbeidet de skal gjøre? –Trenger de en kort rutinehåndbok? Til IT –Kan dere gi grunnleggende IT opplæring til vitenskapelig ansatte; det vil spare oss for mye tid.. Vi er gode til improvisere –Løser mange problemer, men belaster oss (for) mye Kan lære av andre Grensesetting og definere riktig servicenivå Snakke på tvers av institutter, eks hvordan få skolene til å si ja til praksis Lære av ISP/PFI ift sårbarhet mtp arbeidsoppgaver / -kompetanse Opplæring av nyansatte Fra personal vil vi lære om ”bestillinger”, dvs avklare forventninger og tidsfrister

Studier (gruppe II) Lære av oss Veiledning Adm systemer Saksbehandling Koordinering/overblikk Multitasking Åpenhet Nytenkning Takle forandring Kan lære av andre Klagebehandling Bedre kjennskap til andre sine arbeidsoppgaver Godkjenning av ekstern utdanning Utveksle erfaringer Opplæring/”overlapp”

Studier (gruppe III) Lære av oss Ledelsen må vite hva vi gjør Erfarings fra databruk på eksamen Ledelsen/andre bør kjenne til de ansattes kompetanse slik at den kan utnyttes Lover, regler og retningslinjer i forhold til studieadm og forvaltning Kan lære av andre Saksbehandlingssystem fra arkiv Regnskap – inntekter/utgifter studier Innsikt i økonomi for å muliggjøre kost/nytteanalyser IT –støttefunksjon ekstern sensurering og studier Forskningskonsulenter videresender relevant forskning til studiekonsulent Prosjektledelse og administrering

Personal + arkiv Lære av oss Struktur Orden System Saksbehandling og regelverk UiO IT verktøy (EC, Ephorte, SAP, HR portal) Utarbeide saksdokumenter Kan lære av andre Budsjettering av lønn Språk (engelsk + nynorsk (fagspråk) Kompetanse om grunnenhetene og seksjonene (oppbygning, årsplan, arbeidsområder osv)

Forskning Kan lære bort: Til alle: –Gode på samarbeid på tvers av enhet og nivå –Gode på randsoneoppgaver (fag/adm) Til ledelsen –WEB/kommunikasjon/formidling Forskningsformidling Spissing av søknader (NFR/EU) Styrke UV rennomè Til personal/ledelse/studieledere –Stipendiatenes rolle og arb. Situasjon Arbeidsbelastning vs progresjon Kan lære (usikkert om flg fra gruppens arbeid skal forstås under dette pkt) Forskerutdanning –IT/SA/Studieadm FS Undervisningsopplegg –Prosjektstyring Akvisisjon; Styring; Rapportering Økonomi; IT (systemer); Personal (folk inn/ut) Hvor potet skal Forskningsadm være

Økonomi Kan lære bort prosjektledere – tilby dem økonomikurs Alle ansatte – tilby dem opplæring og veiledning v/ –Regelverk –Avtaleinngåelse –Innkjøp –Bilagslønn + reiseregning (HR) Ledere/studieledere – tilby budsjettering og analyser iht program/emne Kan lære/ønsker oss Prosjekt – opplæring i søknadsprosesser. Mer innsikt på generelt grunnlag. Tettere samarbeid Alle ansatte – informasjon om nye aktiviteter, helst før ikke etter oppstart Ledere/studieledere – tydelig informasjon/kommunikasjon IT – godt arbeidsverktøy

IT Kan lære bort google – info søk Enkel IT – og avansert IT opplæring Rådgivning Utvikling (AURA) Konferanser –Planlegging –Administrering Kan lære Kontekst (UV/UiO) Administrative systemer (UiO) Trukket inn i prosjekter (forsk) Logistikk (innkjøp, sentralt) Kommunikasjon Grunnleggende IT kompetanse (ledelse)

Kontorsjefer og seksjonssjefer Kan lære bort Initiativ til å lære av hverandre; Oversikt, helhetsforståelse, prioritere Avklaring / beslutning Nettverk opp mot andre (enheter, roller, kompetanse) Modellerende ledd mellom adm og fag Åpen dør og ører; lytte, støtte, ta i mot Ledelsesperspektiver, strategisk tenkning og prosessforståelse Tillit til at alle ønsker å gjøre en best mulig jobb Økonomi: –Resursberegning –Oversikt, rapportering –Prosjektstyring –Serviceavtale –Standardisering –Endringsvilje/evne Formidling/kommunikasjon –Kundeorientering/målgruppetenkning –utadrettet

Kontorsjefer og seksjonssjefer Kan lære av andre ”ALT”: hva som skal til for en helhetlig service Hva som rører alle ansatte: behov IT: –Evne til å se nytte i og være glad i teknologien. Pådrivere i å tilfredsstille behov –Hensiktsmessig bruk av systemer og verktøy –Forventningsavklaring (Serviceavtale) Personal –Skikkelig bruk av ephorte –Personallovgivning, prosedyrer, planlegging Forskerstøtte –Ja takk! –Hva er forskernes behov Studier –Resurssberegning –Høyrisikohåndtering –Planlegging/samhandling –Kundeperspektiv (studenter og familie)