Anbefalt modell for Teknisk enheter Dato: Navn Fagkoordinator:Jan Dag Stenhaug

Innledning Etter innledende fellesmøte har de tekniske enhetene i Harstad Areal- og byggesak, Drift- og utbygging, Bygg- og eiendom og Brann- og redning gjennomført individuelle møter og befaringer på Bjarkøy. For å få til en bedre samordning av arbeidet ble det gjennomført ett fellesmøte på Bjarkøy 14.mai. Gjennomgang av dagens organisering av oppgaver, diskusjon rundt fremtidig organisering og oppgaver som må løses på Bjarkøy i ny organisasjonsmodell. For å sluttføre arbeidet innenfor de tekniske fag var det enighet å videreføre dette i fellesskap. Bygg- og eiendomssjef fikk koordineringsansvar for det videre arbeid. Deltakere: Helge Albrigtsen – Teknisk leder Bjarkøy Jan Inge Lakså – Enhetsleder Areal- og Byggesak Svein-Arne Johansen – Enhetsleder Drift- og utbygging Jan Dag Stenhaug – Bygg- og eiendomssjef Ove Frantzen – Brannsjef Knut Steen – Tillitsvalgt Fagforbundet

Dagens organisering Bjarkøy Teknisk avdeling er en enhet og ledes av teknisk leder Helge Albrigtsen. Avdelingen har i alt 5,5 fast ansatte som løser de oppgavene som for Harstad er tillagt 4 organisatoriske enheter. For å knytte oppgaveløsning til organiseringen i Harstad er ressursfordelingen på Bjarkøy som følger. – Teknisk leder. 1 stilling –Areal- og byggesak 2 stillinger –Drift- og utbygging 0,6 stilling –Bygg- og eiendom 1,9 stillinger –Renhold 2,9 stillinger (Ikke underlagt teknisk enhet Bjarkøy) –Brann- og redning 16 delstillinger 5% i beredskap. 12 pesoner er bosatt på Bjarkøy og 4 på Sandsøy( 5 av disse er ansatte på teknisk avdeling Ansatte på teknisk avdeling overlapper hverandre i oppgaveløsning på tvers av de oppgitte fagområdene. Stillingsfordelingen gjenspeiler i hovedsak hvordan ressursene brukes. Harstad havn må avklare organisatoriske forhold knyttet til drift/vedlikehold havner. Harstad: Harstad kommune har fordelt arbeidsoppgavene i 4 enheter. Nærmere beskrivelse under hvert område.

Ny organisering etter Bygg- og eiendomstjenesten. Bygg- og eiendomstjenesten har i dag ansvaret for følgende oppgaver: –Drift og vedlikehold av kommunens eiendomsmasse –Prosjektledelse byggeprosjekter ( stillinger finansieres av prosjektmidler) –Forvaltning av kommunal eiendom –Leiekontrakter, boligutleie, startlån og tilretteleggingstilskudd –Renhold kommunale bygg. Egen renholdsavdeling. Organisering Bjarkøy etter –Renhold overføres til renholdsavdelingen. Vurdert stillingsbehov 2,9 stillinger. –Forvaltning kommunal eiendom. Overføres til Bygg- og eiendomstjenesten. –Boligsaker. Overføres til Bygg- og eiendomstjenesten –Prosjektledelse byggeprosjekter. Ivaretas av ansatte prosjektledere –Drift og vedlikehold kommunale bygg. Ivaretas av ansatte på Bjarkøy. Vurdert stillingsbehov som i dag 1,9 stillinger. –Ansatte lokalisert på Bjarkøy kan også drifte bygg på Grytøy fra 2013 og det er naturlig at dette iverksettes fullt ut fra forbindelsen er etablert. –Evt ressurs lokalt for oppfølging/sluttføring av byggeprosjekter på Bjarkøy (jan- april)

Ny organisering etter Tiltak som må være på plass for å ivareta ny organisering fra ( Lagt inn som engangskostnader) –Implementering av bygginformasjon i felles FDV system. –Scanning av byggtegninger og bygningsdokumentasjon. Organisatorisk konsekvens om dette ikke er på plass –FDV program må implementeres snarest etter –Økte kostnader/reiser og tidsbruk i det praktiske arbeidet.

Ny organisering etter Areal- og byggesak. Areal- og byggesak har i dag ansvaret for følgende oppgaver: –Byggesaker: –Kommunal eiendomsskatt (Ikke aktuelt for Bjarkøy før 2015) –Fradelingssaker –Kommunale eiendomsgebyrer –Landbruk –Motorferdsel i utmark –Kommuneplanens arealdel –Private regulerings- og bebyggelsesplaner –Dispensasjoner i forhold til plan- og bygningsloven –Seksjonering –Viltforvaltning Organisering Bjarkøy etter –Utfordrende å opprettholde noen av disse arbeidsoppgavene ute på Bjarkøya. Dette først og fremst på grunn av få søknader, lite fagmiljø og arkivet flyttes til Harstad. –Ivaretas i dagens organisering ( Det er 1,15 ledige stillinger Areal og byggesak)

Ny organisering etter Tiltak som må være på plass for å ivareta ny organisering fra ( Lagt inn som engangskostnader) Etablering av ny digital kartbase for hele den nye kommunen fra –Digitalt ledningskart –Digitalisere minimum omriss av alle reguleringsplaner –Få ajourført matrikkelen komplett for alle eiendommer i Bjarkøy som er gjenstand for kommunale eiendomsavgifter Få tildelt og skiltet offisielle adresser til alle eiendommer i Harstad og Bjarkøy. Organisatorisk konsekvens om dette ikke er på plass Umulig å fakturere kommunale eiendomsavgifter uten at matrikkelen er komplett.

Dagens oppgaver innen DRU Drift og utbygging. Drift og utbygging har i dag ansvaret for følgende oppgaver: Planlegging, utbygging, drift/vedlikehold av kommunale veger, VA-anlegg, parkanlegg, idrettsanlegg Planlegging, lokal myndighetsutøvelse og drift av kommunal avfallsordning Planlegging, drift og myndighetsutøvelse knyttet til kommunal parkeringsordning, samt privatrettslig kontroll etter avtaler Myndighetsutøvelse for kommunale veger Planlegging og saksbehandling knyttet til statlig spillemiddelordning Egenutførelse av drift- og vedlikeholdsoppgaver knyttet til kommunal veg, VAanlegg, innsamling avfall, park/friluftsområder, idrettsanlegg. Det tas også oppdrag fra oppdragsgivere utenom kommunen dersom det passer inn i driften

Ny organisering etter Organisering Bjarkøy etter : Alle oppgaver knyttet til planlegging, prosjektadministrasjon, forvaltning og myndighetsutøvelse knyttes til dagens organisasjonsstruktur for DRU med kontorsted på rådhuset i Harstad Fagarbeiderressurser innen fagområdene veg/gatelys, avfall og VA blir tilknyttet fagområde egenutførelse innen DRU, men med kontorsted Bjarkøy. Det vurderes over tid en samkjøring med nødvendige ressurser knyttet til anlegg på Grytøy. Dette omfatter i første omgang at DRU overtar personellressurser tilsvarende 60% stilling Det etableres avtaler med lokale entreprenører innen veg, VA og avfall etter behov. Dette omfatter eventuell videreføring av etablerte avtaleforhold Etablert overordnet vakt for veg og VA, samt rørlegger- og spylevognsvakt skal omfatte hele den nye kommunen. Det søkes etablert bakvaktordning innen VA- utførelse i samarbeid med BRANN og BYGG. Kommunal beredskapsbåt (Brann) kan benyttes etter behov innen fastsatte rutiner.

Ny organisering etter Tiltak som må være på plass for å ivareta ny organisering fra (Lagt inn som engangskostnader) Etablere nye lokale forskrifter for VAR Alle VAR-kunder må tas inn i felles kundesystem Etablere felles styringssystem for henholdsvis gatelys og VA Etablere felles ledningskartsystem for VA Organisatorisk konsekvens om dette ikke er på plass Nye VAR-forskrifter må være på plass for å kunne kreve inn tilhørende VAR-gebyr Driften av anleggene vil bli dyrere kostnadsmessig og tjenestene vil bli dårligere. Dvs at det vil være behov for større personellressurser dersom ikke ovennevnte punkter gjennomføres

Ny organisering etter Brann- og redning. Brann- og redning har i dag ansvaret for følgende oppgaver: –Beredskap mot brann og ulykker ihht brannlovens § 11, og Bjarkøy kommunes risikoanalyse. –Bjarkøy kommune har slokkeavtale med Harstad kommune på Bjarkøy sin del av Grytøy. Organisering Bjarkøy etter –Fra til Bjarkøyforbindelsen er ferdig: –11 mannskaper stasjonert på Bjarkøy i 1% stilling + personsøkertillegg. –1 stilling i 5% med særlig ansvar for tilsyn av brannstasjon og materiell+ personsøkertill. –4 mannskaper på Sandsøy samme vilkår –12 mannskaper på Grytøy samme vilkår –Brannvakt/ teknisk vakt i ettermiddag/helg/ høytid ( kompensasjon avklares) –0.5 stilling som øvings- og undervisningsleder

Ny organisering etter Tiltak som må være på plass for å ivareta ny organisering fra ( Lagt inn som engangskostnader) –Undervisning/ øvingsleder (ikke lagt inn som engangskostnad), men må løses innenfor driftsrammene. –Sambandsutstyr for Bjarkøy må på plass. Organisatorisk konsekvens om dette ikke er på plass –Umulig å koordinere redningsinnsats uten samband. –Etter sammenslåingen vil det være til sammen 58 ansatte i Harstad brann- og redning. Hvorav 28 deltidsstillinger. Uten tilstrekkelige adm. resurser vil driften av korpsene ute i øyene bryte sammen, og stillingen er en betingelse for forsvarlig drift etter loven. Øvingslederstillingen skal for øvrig kombineres/ finansieres med drift av IUA for den nye kommunen og de øvrige 6 Sør-Troms kommunene(0,35%). I tillegg skal øvelser og opplæring i brannvern internt i kommunen ivaretas/ finansieres innenfor stillingen.

Ny organisering etter Bjarkøyforbindelsen er ferdig 9 mannskaper på Bjarkøy 1% stilling+ personsøkertillegg. 1 person + 5% stilling+ personsøkertillegg på Bjarkøy med spesielt ansvar for tilsyn av brannstasjoner/ materiell på Bjarkøy og Grytøy 8 mannskaper på Grytøy. 0.5% stilling som undervisnings/ øvingsleder Materiell for å kunne yte redningsinnsats i undersjøisk tunell.

Ny organisering etter Bjarkøyforbindelsen er ferdig Tiltak som må være på plass for å ivareta ny organisering fra ( Lagt inn som engangskostander) –Etter at Bjarkøy-forbindelsen er ferdig legges brann- garasjen på Sandsøy ned og reetableres På Lundenes. Mannskapsstyrken reduseres med 10 personer fra 28 til 18 på de tre øyene. –Brannbil må fornyes å yte redningsinnsats i undersjøisk tunell og sykehjem. Organisatorisk konsekvens om dette ikke er på plass. –Ingen reduksjon i antall mannskaper og redusert framtidig besparelse på ca , pr år. –Ingen beredskap ifm undersjøisk tunell. Det må gjennomføres en risikoanalyse får å undersøke om dagens drift av sykehjemmet kan opprettholdes, endres eller legges ned.

Oppsummert stillinger Ressurser Bjarkøy Teknisk enhet: 5,5 stillinger Renhold:2,9 Stillinger Brannberedskap.16 delstillinger 5% Ny organisasjonsmodell ( fra Bjarkøy) Bygg- og eiendom1,9 stillinger Areal og byggesak0,85 stillinger RenholdVurderes i forhold til bruk av Bygg Bjarkøy. Drift- og utbygging0,6 stillinger Brannberedskap (inkl. teknisk beredskap) 15 Delstillinger i 1% før fastforb,+ 1 stilling i 5% 18 Delstillinger i 1%(inkl.Grytøy) etter fastforb. (besparelse på /år) Stillingsreduksjon ny modell vurdert til : 2,15 stilling Kostnader knyttet til brannvakt/teknisk vakt må avklares. Behovet for ny stilling som opplæringsleder Brann må vurderes.0,5 stilling