Elektronisk saksbehandlingsprosjekt ved Universitetet i Bergen Informasjon til fakultetene og avdelingene i sentraladministrasjonen Desember 2005

Tema for dagen Litt historikk Overordnete krav og retningslinjer Hva er elektronisk saksbehandling? Hvilken betydning får elektronisk saksbehandling for UiB?

Administrative IT-løsninger ved UiB Økonomisystemet Oracle Financials med tilleggsmoduler prosjektmodulen anleggsmodulen elektronisk fakturabehandling (Basware) innkjøpsløsning (IBX-eHandel) System for elektronisk saksbehandling Lønns- og personalsystem Innføringen og bruken av de administrative fellessystemene er et ledd i kvalitetsarbeidet ved UiB

Eksterne krav for UiB vedr. elektronisk saksbehandling Krav i bevilgningsbrev fra UFD om økt bruk av elektronisk saksbehandling Målfestet i eNorge 2009: Tiltak ”Papirløs forvaltning” med frist 31.12.2007 Henger også sammen med bruk av e-signatur i offentlig forvaltning

IKT-strategi ved UiB Standardisering og samordning Kostnadseffektive, brukervennlige og driftssikre fellesfunksjoner Rektor på IT-forum 3. november: ”IT fører til kvalitetsforbedring og effektivisering av universitetets administrasjon.” ”Elektronisk saksbehandlingssystem vil gi effektiv distribusjon av oppgaver og deling av informasjon på en helt annen måte enn det er mulig i papirbaserte systemer”

Hva er elektronisk saksbehandling? Vil i hovedsak si at all dokumentbehandling skjer elektronisk, fra mottak av (eksternt) brev til ferdigbehandlet sak Dokumenter skannes inn ved institusjonens postmottak (ett eller flere) og sendes så elektronisk til fordeling Postmottak og skanning Ekspedering arkivering Journal- føring For- deling Saks- behandling Godkjenning Elektronisk saksbehandling og arkiv henger sammen Journalføringen knyttes tettere opp til selve saksbehandlingen

Hva kan UiB oppnå ved elektronisk saksbehandling? Søking og gjenfinning av dokumenter Dokumentdeling Gjenbruk Samle store saksfelt Flere brev og dokumenter tilgjengelig på offentlig journal Økt kompetanse og interesse for saksbehandling og arkiv Forenkler avlevering til statsarkivet På sikt: mindre plass brukes til å lagre dokumenter (både fysisk i arkivskap og elektronisk) Felles rutiner

Eksterne føringer (1) NOARK-4 (Norsk arkivsystem, prosjekt RA, Statskonsult, KS + Departementenes arkivledergruppe). Standard for elektroniske journal-, arkiv- og saksbehandlingssystemer. Arkivforskriften 1999, NOARK blir obligatorisk for elektronisk journalføring og elektronisk saksbehandling i offentlig forvaltning. NOARK - kort historikk: Utviklingen på 80-90 tallet Behov for felles arkivrutiner Krav til langtids oppbevaring – avlevering Krav til kvalitet Utvikling av kvalitetssystemer

Eksterne føringer (2) NOARK-4, rapport i 2 deler – kvalitetssystem Funksjonsrettet beskrivelse og kravspesifikasjon Tekniske spesifikasjoner – datamodell Laget for at leverandør/systemutvikler skal vite hvilke krav de må forholde seg til. SGK Statens generelle kravspesifikasjon Lover og regler Hjelp for off.virksomhet ved vurdering av løsninger Hjelp ved utforming av egen kravspesifikasjon

Eksterne føringer (3) SGK innhold Lover og regler Krav til dokumenthåndtering – formål målgrupper Krav til saksgang – hvordan saksbehandling utføres Fellesfunksjoner – integrasjon og sikkerhet

Elektronisk saksbehandlingssystem ved UiB OF m/ tilleggs- moduler Lønn- og personal E-sak og arkiv BORA SEBRA FS

Anvendelsesområde Elektronisk saksbehandling skal brukes i all administrativ saksbehandling ved UiB Alle ansatte med administrative funksjoner skal bruke systemet

Endring / betydning for UiB og oss som ansatte (1) Generelt Felles rutiner: Journalføring og saksbehandling Krav til kunnskap om lover og regelverk Felles maler Frigjøring av plass (brevordnere og papirarkiv) Arkivmedarbeidere (må ”alltid” være på jobb) Skanning av alle saksrelevante opplysninger Kvalitetssikring Elektroniske dokumenter ved etterspørsel Elektronisk avlevering til Statsarkivet

Endring / betydning for UiB og oss som ansatte (2) Saksbehandlere: Begrepsforståelse Felles rutiner Økt kompetanse om lover og regelverk Avskjerming – unntatt offentlighet Viktig at en sak, stor eller liten, blir holdt samlet på samme saksnummer fra start til slutt Søkemulighet Dokumentdeling

Endringer for oss som ansatte Tid for ”RE-THINK”: Vi vil alle måtte endre rutinene rundt mottak, fordeling og arkivering av all post: sett av standardrutiner med lokale tilpasninger. Noen eksisterende funksjoner vil ”falle vekk” – mens nye oppstår. Dette kan medføre et behov for endret kompetanse i forhold til ny oppgaveutførelse Alle behøver ikke kunne like mye – det er viktig å tenke gjennom funksjons- og rollefordeling ved alle enheter

Funksjoner der e-sak vil få betydning (1) Ledelse Begrepsforståelse: sak – journalpost – dokument Søking, finne dokumentene elektronisk Elektronisk postliste – viderefordeling kopi til andre Backup ved fravær (viktig) Elektronisk samhandling / dokumentflyt Godkjenning av saker

Funksjoner der e-sak vil få betydning (2) Saksbehandling Begrepsforståelse, sak – journalpost – dokument Saksbehandling – skjerming av dokumenter Offentlighetsloven: henvisning til lov og paragraf Intern dokumentproduksjon - notat Ekstern dokumentproduksjon – brev Elektronisk ekspedering Arkivverdig – arkivuverdig: hvilke dokumenter skal lagres i e-saksystemet Grensegang mellom dokumenter som skal i fagsystemer og hva som skal i saksbehandlingssystemet

Funksjoner der e-sak vil få betydning (3) Arkivtjeneste Felles rutiner (viktig) Kunnskap om lover regelverk arkiv- og offentl.lov Skanning av inn- og utdokumenter frem til saksbehandlerne er med i systemet Kvalitetssikring av dokumentene Kryssreferanse til gammelt system i journalen Journalføre ferdigstilte dokumenter fra saksbehandler Periodisering av gammelt system Elektronisk avlevering til statsarkivet Brukerstøtte!

Funksjoner der e-sak vil få betydning (4) Kontortjenester Fordele sakspost – oppdatere journalen Betjene papirarkiv ved etterspørsel Periodisere gammelt system (DocuLive) Ordne avsluttede papirarkiv

Superbruker – hvem er det? Det er viktig å ha kompetansen nært og tilgjengelig for brukerne. Derfor må det være noen på arbeidsplassene som kan litt mer enn andre, og som gjennom opplæring og praksis blir ”spesialister” Av egenskaper ved en superbruker tenker vi oss en som liker å skape system og struktur, som har forståelse for viktigheten av å klassifisere og fordele saker riktig og som er trygg på å benytte IT systemer som verktøy Hvem det skal være hos dere, det må dere fortelle oss

Opplæring Generell brukeropplæring – dagskurs: IT: Grunnleggende gjennomgang innen bruk av Windows – bruk av menyer og filbehandling Word – Dokumentbehandling E-post – Vedlegg, e-post som saks-dokument Generell opplæring innen lovverket: Offentlighetsloven Forvaltningsloven Arkivloven 3. Systemopplæring

Systemopplæring Arkivbruker 2 dager (brukerkurs) +1 dag (skannemodul) Saksbehandler/leder/postfordeler 1 dag Superbruker 3 dager Systemadministrator (hovedarkivet) 2 + 2 dager Kursholder 2 dager i tillegg til superbrukerkurs (3 dager) en arkivbruker som også skal være superbruker og kursholder trenger totalt 8 kursdager

Skisse for fremdrift Milepæl Status / planlagt oppstart Generell saksbehandleropplæring Våren 2006 Innføringsprosjekt Oppstart våren 2006 Opplæring av arkivmedarbeidere og superbrukere September 2006 Overgang til nytt arkivsystem Høsten 2006 Start piloter elektronisk saksbehandling Vårsemesteret 2007 Elektronisk saksbehandling ved alle fakultetene og avdelingene Høstsemesteret 2007

Prosjektorganisering Prosjektgruppe med fagkompetanse på arkiv, organisasjon og IT Styringsgruppe med bred representasjon fra flere fakultet og fra alle nivå i organisasjonen

Spørsmål? Kontakttelefon – 8 94 20: operativ fra 16. januar 2006 E-postadresse: e-sak@uib.no