Konsernovergripende anskaffelsesstrategi for Oslo kommune 2005 - 2009 Høringsmøte 06.01.05 Konsernovergripende anskaffelsesstrategi for Oslo kommune 2005 - 2009 Anna Katrine Asprem Hvardal Fagsjef Konserninnkjøp og effektivisering

Målgruppe Styringsdokument for Konsernoverorgripende anskaffelsestrategi Målgruppe Styringsdokument for byrådet den enkelte byråd byrådsavdelingene kommunens virksomheter inkl. KF Informasjon til kommunens samarbeidspartnere og leverandører Strategien skal legges til grunn for virksomhetsspesifikke tiltaksplaner Strategien skal legges til grunn for virksomhetesspesifikke tiltaksplaner for virksomheter med stor andel anskaffelser av budsjett og/eller der anskaffelsene er kritiske for kjerneaktiviteten

Strategien bygger på Rammebetingelser Uavhengige undersøkelser Konsernoverorgripende anskaffelsestrategi Strategien bygger på Rammebetingelser Uavhengige undersøkelser Intervjuundersøkelse i utvalgte virksomheter Oppsummering av nåsituasjonen Rammebetingelser; eksterne og interne Intervjuundersøkelse 7 virksomheter; - VAV - Barne- og familieetaten - Rusmiddeletaten - Bydel Alna - Bydel Frogner - Rådhusets forvaltningstjeneste - Undervisningsbygg Spørsmål ble stilt om mål og strategi, organisering og ressurser, formaliseringsgrad, kompetanse/verktøy/rutiner

Rammebetingelser Markedet Lover, regelverk og instrukser Konsernoverorgripende anskaffelsestrategi Rammebetingelser Markedet leverandørenes markedsmakt øker kortere levetid på produkter/tjenester Lover, regelverk og instrukser høy endringstakt økt fokus grunnet klageinstanser Miljø, sosiale og etiske krav økende bruk av ikke-økonomiske tildelingskriterier eventuelle merkostnader Anskaffelsesaktiviteten skjer innenfor et sett med eksterne og interne rammebetingelser Eksterne rammebetingelser; Markedet: Integrasjon, dannelse av internasjonale konsern – kommunens markedsmakt reduseres på flere og flere områder. Produkters/tjenesters livssyklus blir kortere, stadig ”nye ting” på markedet. Samlet gir dette svært store utfordringer i forhold til kontinuerlig krav til oppdatering og kompetansebygging hos de som gjennomfører ansk., samt større behov for tverrfaglighet i prosessen. LOA/FOA: Stadig faktiske endringer jfr. avisoppslag, og etablering av ny rettspraksis. Ny ”sanksjonerings-metoder”; KOFA og AUDA. Miljlø med mer: Krav om at samfunnsøkonomiske forhold skal ivaretas gjennom off. anskaffelser, skjerper ytterligere kravene til kompetanse; setting av riktige verdier/krav, evaluering av ikke-økonomiske kriterier, vekting av disse i konkurransegrunnlaget. Håndtering av eventuelle merkostnader. Tverrfaglig samarbeid helt nødvendig.

Rammebetingelser Delegasjonsprinsipper Veilederen Samkjøpsmodellen Konsernoverorgripende anskaffelsestrategi Rammebetingelser Delegasjonsprinsipper stor grad av desentralisering Veilederen felles metode for gjennomføring av anskaffelsesprosessen Samkjøpsmodellen størrelse for å utnytte potensialet Interne rammebetingelser; Delegasjon; Innkjøpsfullmakt følger budsjettfullmakt, medfører svært mange aktører som utfører innkjøp som en liten brøk av sin stilling. Må gi innkjøpsansvarlig fullmakter, da ivaretakelse av alle foregående momenter + uttak av stordriftsfordeler forutsetter samling av kompetansen og ressursene. Felles metode = Veileder i anskaffelser. Et meget godt verktøy som må videreutvikles. Benyttes i stor utstrekning av virksomhetene. Samkjøpsmodellen: fullmakt til samordning, Stort potensiale, men knappe ressurser. Finansieringsmodell må på plass.

Konsernoverorgripende anskaffelsestrategi Rammebetingelser Konkurranseutsetting og bestiller/utfører-organisering økt andel tjenestekjøp økt bruk av kontraktsstyring Eiendomsreformen, opprettelse av KF samling av ressurser og kompetanse samordning av volum Etikk Interne rammebetingelser; Konkurranseutsetting B/U- organisering: Medfører at nesten all tjenesteproduksjon i kommunen skal ”kjøpes” og følges opp i forhold til kontrakter. Dette gjelder også interne anskaffelser. B/U-organisering medfører virksomhetene går fra styring gjennom instruksjonsmyndighet til kontraktsstyring. Dette krever et skift i holdinger og reell kompetanse. Eiendomsreformen: legger forholdene til rette for samling av kompetanse og ressurser innefor et område. Strategien må derfor omfatte KF’ene slik at potensialet som ligger i dette utnyttes optimalt. Etikk: Generelle retningslinjer for ansatte i OK finnes, men disse må utdypes i forhold til anskaffelsesområdet.

Konsernoverorgripende anskaffelsestrategi Utfordringer Fortsatt prioritering av anskaffelsesområdet i sentral politisk og administrativ ledelse Nødvendig prioritering av anskaffelsesområdet i BU’ene og virksomhetenes administrative ledelse Vurdering av nåsituasjonen, SWOT-analysen, medfører disse utfordringene for gjennomføring av anskaffelsesaktivitetene i kommunen. DE STRATEGISKE TILTAKENE som nå er foreslått i den konsernovergripende strategien, skal bidra til å sikre at kommunen MØTER DISSE UTFORDRINGENE OG NÅR DE OVERORDNEDE MÅLFORMULERINGENE/målsettingene, med stø kurs mot visjonen.

Utfordringer Tilstrekkelige og dedikerte ressurser Konsernoverorgripende anskaffelsestrategi Utfordringer Tilstrekkelige og dedikerte ressurser Vilje til økt samordning i virksomhetene Finansiering av kompetanseøkende tiltak Ta i bruk og følge opp måltall

Utfordringer Økt utarbeidelse av verktøy og metoder Konsernoverorgripende anskaffelsestrategi Utfordringer Økt utarbeidelse av verktøy og metoder Benytte de muligheter som ligger innenfor velfungerende markeder Etablere samarbeidsrelasjoner som styrker kommunens markedsmakt og tilfører kompetanse

Organisering Gjennomføring Verdiskaping Virkemidler Konsernoverorgripende anskaffelsestrategi Organisering Organisering av anskaffelsesfunksjonen Gjennomføring Etikk i gjennomføring av anskaffelsesprosessen Miljø, sosial og etisk ansvarlig handel Konkurransevirkemidler Formalisering av anskaffelser Oslo kommunes ”veileder i anskaffelser” Veileder for investeringsprosjekter Bestillingsfunksjonalitet Verdiskaping profesjonalitet synlige økonomiske effekter Virkemidler Rekruttering/kompetanse Verktøy og metoder Kontrakter Kvalitetssikring av enkeltanskaffelser Effektiviseringsnettverk Innkjøps-/anbudsportal Rapportering og oppfølging Grunnleggende elementer innen anskaffelsesområdet som påvirker anskaffelsesaktivitetenes mulighet til å bidra til verdiskaping er : Organisering Gjennomføring Virkemidler For å nå kommunens overordnede mål beskriver anskaffelsesstrategien strategiske tiltak innenfor hvert av disse områdene.

Strategiske tiltak - struktur Konsernoverorgripende anskaffelsestrategi Strategiske tiltak - struktur Gjennomføring Tiltak som skal gjennomføres i FIU, UKE eller virksomhetene Forslag til måleindikator Konkret og målbar størrelse koblet opp mot de ulike strategiske tiltak Effektmål Konsekvens av de strategiske tiltakene. - Forslag til måleindikatorer: Dette er forslag til måleindikatorer som virksomhetene kan velge blant ved utforming av egne tiltaksplaner. Det er kun virksomheter der anskaffelser utgjør en høy andel av budsjett eller der anskaffelser er kritisk for kjernevirksomheten som skal utforme tiltaksplaner. Effektmål: Generelle og ikke direkte målbare konsekvenser av de strategiske tiltakene

Rapportering Virksomhetsintern Sentral Konsernoverorgripende anskaffelsestrategi Rapportering Virksomhetsintern foreslåtte måleindikatorer i forhold til tiltaksplan Sentral tiltaksplaner sendes egen byrådsavdeling alle virksomheter skal i forbindelse med årsmeldingen rapportere; formaliseringsgrad kostnadseffekt av kontrakter som er inngått Antall kunngjøringer i DOFFIN Eksisterende krav til rapportering står i ”instruks for økonomiforvaltning (økonomireglementet); - analyse av anskaffelsesvirksomheten - strategi/plan for organisering og effektivisering av anskaffelsene De virksomheter som skal utarbeide handlingsplaner kan velge blant de foreslåtte måleindikatorene til den interne rapporteringen Formaliseringsgrad; Hvor stor andel av anskaffelsesvolumet som er kontraktsfestet etter forutgående anskaffelsesprosess gjennomført ihht anskaffelsesregelverket. Måler kommunens Profesjonalitet Kostnadseffekt av inngåtte kontrakter; direkte effekt av anskaffelsesvirksomheten. Måler Synlige økonomiske effekter Kunngjøringer i DOFFIN; - konkurranseeksponerer kjøpene våre og får lavere kostnader - følger regelverket Måler Profesjonalitet

Planlagt fremdrift Høring 08.12.04 – 11.02.05 Konsernoverorgripende anskaffelsestrategi Planlagt fremdrift Høring 08.12.04 – 11.02.05 Byrådsbehandling mars/april 05 Implementering