PL2 Drammen 25. september 2008

Hva er et prosjekt?

Definisjon av prosjekt… Dersom en oppgave er definerbar, avgrenset (tid og kost) og unik kan vi velge å gjennomføre oppgaven som et prosjekt Vi bruker da en midlertidig organisasjon som samspiller internt og eksternt etter avtalte regler, og som bruker prosjektteknikker etter behov.

Prosjektarbeide vs. Vanlig drift Prosjektoppgaver Rutineoppgaver Resultatorientert Funksjonsorientert Utføres for å oppnå et bestemt mål Utføres for å holde operasjoner i gang Er unike, dvs. engangsoppgaver Skjer ofte, og med relativ jevn frekvens Krever ny organisasjon Benytter kjent organisasjonsstruktur Er som regel ekspertorienterte Krever ikke nødvendigvis spesialkunnskaper Krever gjennomgående selvstendig lederstil Kan utføres med relativt uselvstendig lederstil

Prosjektarbeide vs. Vanlig drift Linje Unik oppgave Repetitiv oppgave Tidsavgrenset ”Evigvarende” Drastisk endringsprosess Gradvise endringer Ambisiøse mål Balanse mål – ressurser Midlertidige ressurser Faste ressurser Fleksibilitet Stabilitet Målorientert Kostnadseffektivitet Oppgave kultur Rollekultur Usikkerhet og risiko Erfaring

Hvorfor bruke denne arbeidsformen…? Fordi det er et økende antall kompliserte oppgaver som må gjennomføres raskt og effektivt med god kvalitet…? Fordi det er et økende behov for faglig spesialisering, men spesialistene må integreres i en større sammenheng….? Fordi endringer i basisorganisasjonens omgivelser krever tiltak og endringsprosesser som går på tvers av avdelingsgrenser...? Fordi mengden av endringsprosesser er så stor at det kreves egne teknikker…? Mer effektiv problemløsning…? Organisasjonen ”tvinges” til å konkretisere målene…? Bedre utnyttelse av org. ressurser…? = Veldefinert format på nye oppgaver i organisasjonen

Den tradisjonelle organisasjon Stabilitet Hierarki Jobbe fra kl. 9-4 Gjøre som sjefen sier Produksjons- og rutinepreget Følge regler Fokus på jobben som skal gjøres Lønn etter ansiennitet og utdanning Lederne beslutter Permanente jobber med homogen arbeidskraft

Den nye organisasjon Endring, dynamikk, fleksibilitet - prosjektarbeidsformen Team, nettverk Jobbe når og hvor som helst Involvering, ta ansvar, forplikte seg Kunde og medarbeiderorientert Læring Fokus på resultater Lønn etter resultater Medarbeiderne deltar ved beslutninger Jobbrotasjon med heterogen arbeidskraft

Prosjekter i dag! Tradisjonelle prosjekter: Klare og tydelige krav til tidsfrister! Klare og tydelige krav til kostnader! Klare og tydelige krav til kvalitet! TID KOSTNADER SPESIFIKASJON

Prosjekter i dag! De eksterne forholdene har fått større betydning! Prosjektets tyngdepkt vil alltid ligge et eller annet sted i trianglet, mens… betydningen av de ytre faktorene vil variere sterkt fra prosjekt til prosjekt! Intern politikk Personlige motiv Eksterne utfordringer

Organisatorisk nettverksbygging Prosjekt A Prosjekt B Prosjekt C Prosjekt n I N K J Ø P E R S O A L M T D U G Organisasjon Prosjekter Målet er å koble sammen ulike fagområder vannrett gjennom organisasjonen Brer seg også gjerne utover virksomhetens fire vegger Inkluderer leverandører? kunder? datterselskaper?

Organisasjoner i forandring! Nettverksorganisasjon: (Kjennetegn) Fleksible Nyskapende Markedsorienterte Press fra marked og omgivelser tvinger org. til å bli mer smidig og lydhør Organisert på tvers! Fører folk sammen på grunn av det de kan bidra med – ikke på grunn av hvem de er! Prosjektets oppgave ”å kople sammen folk som kan bidra til å løse et problem eller gjennomføre en endring – uavhengig av deres plassering i den ekst. organisasjonsstrukturen” BHG

Organisasjoner i forandring! Hva skiller organisatorisk nettverk (prosjekt) fra tradisjonelle grupper? Deltakerne i gruppa er spredt ut over hele virksomheten – kan også komme utenfra Deltakerne jobber sjelden i prosjektet på heltid Andre oppgaver kjemper om oppmerksomhet Deltakerne er ofte ikke direkte underlagt PL – kan til og med ha høyere rang enn denne Deltakerne er ofte spredt – og det er ikke sikkert at de oppfatter seg selv som en prosjektgruppe Mangler ofte synlig samhørighet!

Organisasjoner i forandring! Deltakernes bidrag til prosjektet: Faglig kompetanse Økonomisk eller politisk støtte – personlig engasjement Forventninger til og interesse av prosjektets resultater

Prosjektlandskapet Åpne – Konkrete prosjekter Etter Briner, Hastings & Geddes

Prosjekter er ulike… I hvor stor grad kan resultatet beskrives på forhånd ? Hvor mye strukturer og formaliteter trengs ? Hvor mye nytt må prosjektgruppen lære seg ? Hvilken type prosjekt er jeg satt til å lede? Prosjektlederen må forstå prosjektet for å kunne tilpasse lederrollen, velge rette mennesker og bruke de rette strukturer og redskaper for å kunne styre.

Hva skal prosjektet levere? Prosjekter er ULIKE… Resultatet kan variere sterkt fra prosjekt til prosjekt… Bygge 30 km motorveg? Ren forskningsoppgave? Vurdere konsekvensene ved å flytte en avdeling til et annet sted? Flytte en avdeling? Gjennomføre en større organisasjonsendring?

Prosjekttyper (BHG) Konkrete Ad hoc Åpne BHG s.52 Høy Lav Spesifisering av forventet resultat Høy Lav Graden av struktur og formalitet Høy Lav Kunnskapsnivå BHG s.52

Hvor synlige er prosjektene? Høy grad av synlighet Viktig for virksomheten.. Stort engasjement fra ledelsen.. Stor fare for å mislykkes.. Store endringer… ”Store utbyggings prosjekter” ”Store endrings- Prosjekter” Konkret Åpent ”Velkjente” prosjekter ”Innovative” prosjekter Liten grad av synlighet Ikke avgjørende.. Lite oppmerksomhet fra ledelsen.. Liten fare for å mislykkes .. Mindre økonomisk betydning..

Hvor synlige er prosjektene? Høy grad av synlighet Store endringsprosjekter: …engasjement fra ledelse …organisatoriske endringer, …mange ulike interessenter …gradvis planlegging …usikkerheten kan være stor Store utbyggingsprosjekter: …ledelsen samarbeider med prosjektet …detaljert planlegging …nøye oppfølging av økonomi og tid …avansert prosjektstyring Konkret Åpent Velkjente prosjekter: …alle kjenner sin roller …etablerte samarbeidsforhold …velkjent planlegging …intern-politisk ukontroversielt Innovative prosjekter: …kartlegging og utforskning …fokus på begrensede områder …nyvinninger …enkel planlegging Liten grad av synlighet

Målformulering Prosjektmålet Nyttemålet Prosjektløpet Nyttemålet Resultat Effekt / nytte Prosjektet når SITT MÅL og gir en… ...og gjør at vi oppfyller effektmålene …leveranse som noen tar i bruk.. Effektivisering? Større kunde-fornøydhet? Høyere markeds-andel? Høyere lønn-somhet? ……? Prosjektmålet er det konkret målbare Effektmålet (formålet) beskriver retning og ambisjon – bidraget tilbake til basis

Målformulering i prosjektarbeide Hvorfor mål? For å sikre at prosjektet er i samsvar med organisasjonens overordnede mål Gi et bilde av hva prosjektet skal levere Gir noe å planlegge ut fra Gir noe å holde resultater opp mot Skape et motiverende samlingsmerke Skape felles forståelse Gir underlag for å informere omgivelsene

Mål skal være ”SMARTE”: Spesifikke (konkrete) Målbart (på en eller annen måte) Akseptert Realistisk Tidsatte Enkle R = Resultatbeskrivende O = Objektivt målbart T = Tidsbestemt U = Utviklende R = Realistisk

Effekt- og resultatmål 1) Prosjektets effektmål: Den ønskede virkning ved bruk av prosjektets produkt el. leveranse Finnes ved å spørre: Hvorfor? Svar: For å…. 2) Prosjektets resultatmål: De ønskede funksjoner og egenskaper ved prosjektets produkt Hva og hvordan ? Svar: Med et produkt / system som kan / er… 3) Prosjektets milepælmål: Fremgangsmåte og mileæler for prosjektarbeidet Hovedplan for prosjektet Hvordan? Svar: Ved å….

Typiske mål i prosjekter Effektmål: Prosjektets overordnete hensikt Prosjektmål/Resultatmål: Resultatet som skal være oppnådd når prosjektet avsluttes: Prosjektets ”leveranse” Milepæler, etappemål: Hva som skal være oppnådd på definerte stadier i prosjektgjennomføringen.