1 SESAP-verksted Hurtigruta 20. og 21. september

2 Program, torsdag 20. september – 09.45Presentasjon av programmet og gruppen – 11.15Innledninger ved instituttleder Ann-Charlott Pedersen og kontorsjef Britt-Elin Stene: Utfordringer og forventninger til arbeidsområdet Spørsmål og diskusjon – 11.45Pause med noe å bite i – 13.30Gruppediskusjon, smågrupper – 14.30Lunsj – 15.00Slagordkonkurranse – 16.00Gruppediskusjon, samlet gruppe – 16.30Innseiling til Kristiansund 18.00Oppmøte ved kaia – båt over til Tahitibrygga 22.00Båten går tilbake og festen fortsetter for de som ønker det

3 Program, fredag 21. september Plenumssamling – 10.30Gruppediskusjon, samlet gruppe Oppsummering, prioritering og klargjøring av presentasjon – 11.00Pause med noe å bite i – 12.30Plenumssamling – 13.00Pause med noe å bite i – 14.30Plenumssamling – 16.00Lunsj Hente bagasje og oppmøte på Kystekspressen – 19.45Hjemreise

4 Innledning til gruppediskusjon v/Marianne

5 Utfordringen: Vi skal etablere en ny HR og økonomifunksjon for fakultetet! Hvilke tiltak vurderer gruppa som de viktigste for å nå ønsket kvalitet på tjenestene innenfor arbeidsområdet? Identifisere oppgaver vi må ta tak i for å få funksjonen til å fungere; –På kort sikt – hvordan komme i gang? –På lang sikt – hvordan utvikle funksjonen? Plenum dag 2: 5 hovedtiltak (planer med tidsfrister) fra hvert arbeidsområde.

6 HR-konsulent Bestiller/attestantController/LP

7 Tjenestetilbudet? – Noen stikkord 1.Hva leverer vi i dag? 2.Hvordan er vår tjeneste definert? Hva er vår rolle? 3.Hva er kritisk for virksomheten? 4.Hvem er ”kunden” og hva forventer kundene at vi leverer? (Har kunden alltid rett?) 5.Hvordan bør vi utvikle tjenesten? Hva bør vi levere i fremtiden? Hvorfor er det ikke tilstrekkelig å fortsette som i dag? 6.Hva gjør vi bra, hva kan forbedres? 7.Hvordan inngår tjenestene i de helhetlige prosessene? 8.Hvilken kompetanse kreves og hvordan utvikle kompetansen? 9.Behov for allianser og nettverk? 10.Informasjon og markedsføring av tjenestene? Serviceerklæring? 11.Hvordan måler vi resultater?

8 Aktuelle tiltak Tydeligere oppgavefordeling og rolleavklaring Kommunikasjon Arbeidsmetodikk (joggesko?) Rutineutvikling og forbedring av arbeidsprosesser Kompetanseutvikling Nettverk Jobbrotasjon Informasjon og markedsføring Internkontroll Resultatoppfølging

9 Hva vi vet som skjer Mye praktisk skal ordnes… Nyrekruttering i 2-3 stillinger Kick-off i LØF-prosjektet 8. og 9. november Kurs og nettverk i regi av LØF Nye rutiner for BtB-prosessen, fra bestilling til betaling Nytt lønns- og personalsystem (PAGA), SVT er pilot Plan- og budsjettprosessen er i gang, statsbudsjettet kommer 5. oktober Ny personalpolitikk ved NTNU skal operasjonaliseres Medarbeidersamtaler skal gjennomføres og arbeidsoppgaver fordeles Vi går spennende tider i møte!

10 Slagordkonkurranse Relatert til SESAP Si noe om at nå er vi klare for iverksetting Æ e me (- et godt eksempel?)

11 Tiltak innenfor økonomi

12 Tiltak innenfor økonomi

13 Gruppearbeid: Tiltak økonomi Bilagsbehandling, tenke stort, dato og alt må fungere fra dag 2 (regningene/faktura, variabel lønn, reise ) Annum og incentivmidler Oversikt over budsjettene for 2007 Starte budsjett 2008, modell og innhold Rydde i BasWare, prosedyre og hvem gjør hva, monitorfunksjon Elektronisk jobbarkiv for enheten L:\, ett sted for info og dokumenter (i tillegg til ephorte) Fordele kontaktpersoner for enhetene og starte samarbeid med en gang. Bli kjent Styringsdata, tertialvis rapport på ”ressurser”

14 Gruppearbeid: Tiltak økonomi Kartlegge hvordan alt skjer, finne fellespunkter og beste praksis, opplæring i samme sleng Bli kjent med de vitenskapelig ansatte og deres behov for støtte – behovskartlegging ”Hvordan gjør vi det på SVT” Tydeliggjøring av oppgave- og rollefordeling Backup ved fravær, eks Terje Hvor trenger vi backup – hva er kritiske oppgaver? Samarbeid blir avgjørende! Informasjonsdeling, både internt og ift selskapet Internmarkedsføring av våre tjenester Hva betyr kvalitet innen økonomi og HR?

15 Gruppearbeid: Tiltak økonomi 8. oktoberEtablere gruppa. Bli kjent med hverandre og brukerne, fordele oppgaver, sikre backupfunksjoner 31. Oktober 15. nov Besøke alle enheter. Definere hvilke tjenester vi skal levere, og når. (Finne felles praksis og etablere rutiner, informasjon til brukerne) Ca. 15. okt Ca. 15. des Budsjett Budsjettfordeling, rammer pr enhet -Lønns- og driftsbudsjetter per enhet LøpendeKompetanseutvikling gjennom LØF 2010 Må avklares”Fra bestilling til betaling”. - Overføring av bilagshåndtering fra enhetene - Håndtering av incentiv- og annuum-midler

16 Tiltak innenfor HR

17 Gruppearbeid: Tiltak HR Starte med rutineutvikling, viktig å gjøre ting likt og jobbe sammen som gruppe Etablere faste møteplasser, postmøter eller lignende Kompetanseheving Svare likt og riktig alle sammen Komme frem til felles praksis i gruppa Fra saksbehandling til rådgivning Tydeliggjøring av vit. Stabs fullmakter Starte med oppgavefordeling og rolleavklaring Informere ut om hvem gjør hva med mer Forandre arbeidsmetodikk, jobbe ute på enhetene og hilse på alle

18 Gruppearbeid: Tiltak HR Kompetanseutvikling, jobbrotasjon og hospitering Bruke lønnsbudsjettene til å få i gang samarbeidet mellom HR, øk og enhetene. Rekrutteringsplaner Bli kjent med personalansatte ved resten av NTNU Info, egen hjemmeside, hvem vi er, hva vi gjør, rutiner Viktig med klare linjer og kontaktpunkter, ryddige informasjonskanaler og samarbeidsformer Bistand til ledere viktig, lederstøtte sentralt Vi må bli invitert med, lederne vet når dette kan være aktuelt Sykefraværsoppfølging Grenseoppgang ift sentral Personalavdeling Systematisk kompetanseutvikling

19 Gruppearbeid: Tiltak HR 8. oktEtablere gruppa, bli kjent med hverandre og brukerne, fordele oppgaver, sikre backupfunksjoner 31. okt 15. Nov Besøke alle enheter Definere hvilke tjenester vi skal levere, og når. Lage en plan for system- og rutineutvikling (Finne felles praksis og etablere rutiner, informasjon til brukerne, grenseoppgang mot sentral personalavdeling) Nov - febKompetanseutvikling lønn 15. novOppstart, koordinering av systematisk kompetanseutvikling for SVT-fakultetet 15. desBudsjett Lønnsbudsjetter og rekrutteringsplaner per enhet Jan-feb 08Innføring av PAGA, pilot ved SVT