Til tjeneste

Klubbutvikling En systematisk tilnærming av utvikling av klubben som en naturlig del av klubbarbeidet. Et case fra en klubb Denne presentasjonen er en beskrivelse av arbeidet som ble gjort i en klubb i vårt multipeldistrikt. Klubben var i utgangspunktet en meget god klubb på ca 40 medlemmer, men som over en periode på noen år hadde erfart reduksjon i medlemsstokken og der flere syntes å erkjenne at klubben var i ferd med å stagnere. Presentasjonen er anonymisert av GLT Rolf Norgren, MD 104H i juni 2012. Presentasjonen er ment å bli benyttet av GLT/GMT overfor klubbene og bør betraktes som et opplæringsprogram. Pakken inneholder flere forslag til gruppeoppgaver. Disse må anses kun som forslag og må tilpasses hvordan opplæringen vil skje. Men det er viktig at det vesentlige av arbeidet foregår i grupper for så å bli oppsummert i plenumssesjoner.

Hensikten Gjøre deg i stand til å vurdere status på egen klubb og ta nødvendige beslutninger for utvikling og videre drift. Hensikten med å gjøre denne presentasjonen allment tilgjengelig for Lions klubbene, er at andre kan benytte denne klubbens erfaringer for å vurdere situasjonen i egen klubb og deretter sette i gang tilsvarende prosesser i egen klubb. Det anbefales at klubben søker bistand fra soneleder eller GLT/GMT i distriktet dersom ikke intern kompetanse forefinnes.

Mål for opplæringen ”Vitalisering” av egen klubb. Ha klubbutvikling som en naturlig del av det årlige klubbarbeidet. Ha tilgang på nødvendig verktøy for selv å kunne gjennomføre ”vitaliseringen”.

Situasjonen i klubben før tiltak Vanskelig å rekruttere nye medlemmer. Reduksjon fra 44 medlemmer til 34 medlemmer på få år Vanskelig å beholde nyrekrutterte medlemmer. Gode tradisjonsrike aktiviteter, men disse hadde stivnet i et fast mønster. Mange sentrale aktivitetsansvarlige, ildsjeler, begynte å gå lei. Vanskelig å få nødvendig folk på aktivitetene. Ikke gøy på aktivitetene, mer en følelse av plikt. Beskrivelse av situasjonen i klubben. En slik situasjonsbeskrivelse er det viktig å gjøre for å være sikker på at de egentlige problemene/utfordringene fremkommer. Til denne prosessen anbefales det at klubbens medlemmer blir engasjert i kreative prosesser, dvs. teknikker for å få flest mulige engasjert og involvert.

Beskrivelse av situasjonen (forts.) Veldig personavhengig. Alt var overlatt til den enkelte, og man kom ikke inn i en gjennomarbeidet struktur når man tok på seg et verv Få ville påta seg verv Klubbmøtene var dårlig forberedt Styrearbeidet forsømt Mye ansvar lå på presidenten Lette etter miljøer som trengte pengene våre… og hadde i tillegg problemer med å finne dem. Ingen tydelig strategi på hvordan vi bevilget penger Det er viktig å presisere at dette var denne spesifikke klubbens situasjonsbeskrivelse. Andre klubber vil komme frem til andre beskrivelser og må arbeide videre i henhold til disse.

Erkjennelse ”Situasjonen var ikke en krise, bar mer preg av en stagnasjon.” Men, følelsen var at det ikke var mer enn tiden og veien hvis vi skulle unngå å komme i en krise. Noe måtte gjøres! Det er viktig å presisere at dette var denne spesifikke klubbens erkjennelse. Andre klubber vil komme frem til andre erkjennelser og må arbeide videre i henhold til disse.

Oppgave Benytt 10 minutter å beskrive din klubb Er klubben i en krise? Stagnerer klubben? Gruppeoppgave som kan benyttes i undervisningen dersom det er aktuelt.

Utviklingen av en organisasjon Modningsfasen Vurderingsfasen Vekstfasen Hvordan få til ny vekst før modenheten tar overhånd? Introduksjonsfasen

Erkjennelse Hvor vil du plassere din klubb? Dette er en typisk utviklingskurve for enhver organisasjon og virksomhet. Utfordringen er alltid å sørge for å få til en stigning på kurven i modningsfasen. Alternativet vil være stagnasjon og tilbakegang. Da er det mye vanskeligere å sette i gang med fornyelsesprosesser. Hvor vil du plassere din klubb?

Hva vil du at klubben skal gjøre? Bevares ? Konsolidere… Utvikles? Vitalisere … Nedlegges ? Stoppe opp … Denne type spørsmål er velegnet for gruppediskusjoner. Hvordan bevare, hvordan utvikle og hva må vi gjøre for å unngå nedleggelse?

Mål Det må klart defineres hva klubben vil. Mål: ”Få tilbake en livfull klubb med stolte medlemmer som vil ha med sine venner.” Gjennom: Strukturere klubben Definere tydeligere medlemsverving Fornye og strukturere rollen til aktivitetsansvarlige Bevilgninger må være spisset og målrettet Vitalisere oss Denne målbeskrivelsen kom denne klubben frem til gjennom omfattende interne diskusjoner. Det er viktig at klubbens medlemmer etablerer en omforent målbeskrivelse. Dette for å etablere et eierskap hos alle.

Din klubb Ut fra ståstedet til din klubb, foreslå en eller flere målsetninger som dere diskuterer. Forslag til gruppearbeide

Struktureres En bedre fungerende klubb gjennom å gjøre følgende: Bedre styrearbeid Bedre medlemsmøter Bedre komiteer Bedre struktur aktivitetsarbeid Klar definisjon av tillitsmannsfunksjoner … å bygge et rammeverk for videre utvikling. Igjen en beskrivelse av hva klubbens medlemmer ble enige om var nødvendig. Andre klubber vil kunne komme frem til andre tiltak.

Vi må strukturere klubben Hva betyr det å strukturere klubben? Gode rutiner/beskrivelser, god oversikt over alt som skjer i klubben Påstand: Med god struktur blir klubben og verv personuavhengige. Dette kan medføre at flere tørr å påta seg verv. I tillegg kan og vil den tillitsvalgte gjennomføre oppgaven med enda bedre kvalitet og sikkerhet.

Din klubb Hva er struktur for deg? Ut fra ståstedet til din klubb, hvordan vil du strukturere din klubb. Og hva vil du prioritere. Lag en liste over prioriterte tiltak. Forslag til gruppeoppgave

Bedre styrearbeid Styremøte mellom medlemsmøtene Nye retningslinjer og en strategi for bevilgninger Utvikle en enkel mal for styremøtet Oppdatering av klubblovene Klubben definerte disse tiltakene

Sekretærfunksjonen Komplette medlemsoversikter med verv, medlemstid, runde år, komitéansvar Årshjul/årsoversikt for faste oppgaver og spesielle hendelser Maler som gir struktur Bl.a. ny innkallings mal Gode referater En liten folder med alle medlemmer, tlf. nummer og e-post adresser. Passer i en lommebok. Klubben definerte disse tiltakene for å forbedre sekretærfunksjonen. Her bør det legges til at det nå er etablert en Klubbhåndbok på www.lions.no der funksjonsbeskrivelser, forslag til rutiner, maler etc er beskrevet.

Styreverv President Visepresident Sekretærfunksjonen over 2 år i praksis Økonomifunksjonen mer enn 1 år i praksis Komite ledere (?) Styremedlemmer (?) Klubben gjorde en vurdering av hvilke funksjoner de ønsket i styret og hvor lang funksjonstid funksjonene skulle være på

Medlemsmøtet Er hjertet i klubben! En strammere regi, men dermed mer tid til det som er viktig, men ikke nødvendigvis bare fokus på det sosiale. Stram regi er også en følge av godt arbeid i styret. Innføring av Melvin Jones igjen: Mao. man må i større grad sette pris på hva den enkelte gjør. Dette er hva klubbens medlemmer kom frem til når det gjaldt medlemsmøtene

Bedre styrearbeid Hva tror du må gjøres i din klubb for å bedre styrearbeidet og medlemsmøtet. Benytt 10 minutter og presenter dette i plenum. Forslag til gruppe arbeide

Medlemsverving Nøkkelen til medlemsverving er for klubben todelt: Når medlemmene er stolte av klubben, våger de å invitere med venner og naboer. Når nærmiljøet oppdager vitalitet, gode aktiviteter og en gjeng som har det moro, får vi henvendelser fra potensielle medlemmer. Det betyr at medlemsverving mer kommer som en effekt av det andre arbeidet med å fornye klubben. Klubbmedlemmenes erkjennelse. Andre klubber vil kanskje definere andre erkjennelser og mål og metoder for medlemsverving

Nye medlemmer Få disse raskt inn i komiteer Ha alltid med et nyere medlem i styremøtene En folder med en presentasjon av alle i klubben Egen hjemmeside Bevisst inkludering på møtene Hvordan ta vare på de nye medlemmene. Det er viktig at klubbmedlemmene er med på å beskrive hva som her er viktig. Alle har vært nye medlemmer en gang i tiden.

Medlemmer Hva tror du må gjøres i din klubb for å bedre medlemsarbeidet? Både ved verving, introduksjon til klubben og beholde medlemmer. Hvordan vil du inkludere nye medlemmer? Benytt 10 minutter og presenter dette i plenum. Forslag til gruppearbeide

Bevilgningsarbeidet En bevisstgjøring på hva vi støtter. En bevisst strategi vil medføre at medlemmene i større grad vil føle en glede ved å hjelpe. Ikke styrt av ”Innboksen”, men hva klubben vil støtte. Klubben valgte å være mer bevisst på hva de ønsket å fokusere på med hensyn til bevilgninger

Bevilgningsarbeidet Vi samlet klubben rundt slagordet; ”Frihet til bevegelse”. Bevilgningsprofilen er spisset. Vi skal bidra til at flest mulig får mulighet til å bevege seg mest mulig. Sight First, Førerhundskolen, utplasserte benker for eldre og uføre, Golf Grønn terapi, Helsesportssenteret på Beitostølen, støtte til lokale grupper med forskjellige handikap, integrering av barn og unge med tilpasningsbehov osv. Vi gir ikke til friske mennesker som holder på med friske aktiviteter Dette er denne klubbens prioriteringer. Andre klubber må i tilfelle definere sine. Det blir i tillegg viktig å motivere alle klubbene til lojalt å støtte opp om de tiltak som blir anbefalt på riks- og distriktsnivå.

Bevilgningsarbeidet Hva tror du må gjøres i din klubb for å bedre bevilgningsarbeidet? Benytt 10 minutter og presenter dette i plenum. Forslag til gruppearbeide

Komitéarbeidet En bevisstgjøring på hensiktene. Tydelige komiteer. En nestleder i alle komiteer. Et eget dokument som gir en innføring i komitéarbeidet. Ny komitéoversikt.

Komitéarbeidet Hva tror du må gjøres i din klubb for å bedre komitéarbeidet? Benytt 10 minutter og presenter dette i plenum. Forslag til gruppearbeide

Vitalisering av klubben Struktur og system gir mer tid til det sosiale og det som er viktig Sommermøte i juni hjemme hos noen i klubben med koner Styremøtene på omgang hjemme hos hverandre Styresamling i august hjemme hos presidenten, med koner fra kl. 18 Dette er tiltak denne klubben besluttet.

Vitalisering av klubben (forts.) Både påtroppende og visepresident skal delta på Riksmøtet Mange medlemmer med på alle aktivitetene Gjør kun det som er givende å gjøre. Det som skaper engasjement. Vitaliserte komitéarbeidet

Vitalisering Hva tror du må gjøres for å vitalisere din klubb? Benytt 10 minutter og presenter dette i plenum. Forslag til gruppearbeide

Oppsummering opplæringen Du skal nå kunne følgende: ”Vitalisering” av egen klubb. Ha klubbutvikling som en naturlig del av det årlige klubbarbeidet. Ha tilgang på nødvendig verktøy for selv å kunne gjennomføre ”vitaliseringen”.

www.lions.no