Svein Erik Bärnholdt Akershus fylkesskattekontor Bokføringsloven Svein Erik Bärnholdt Akershus fylkesskattekontor

Bokføringsloven 1. Fokus: - aktuelle tema i lys av: som regnskapsfører som revisor som kontrollmyndighet 2. Hva er det spurt om? - aktuelle tema i lys av: GBS - 9 standarder i god bokføringsskikk uttalelser fra skattedirektoratet 3. Nyheter: forslag til endringer i bokføringsforskriften 4. SKDs dispensasjoner: Kort oversikt over tema/områder

1.: Regnskapsfører = Kunnskap og kvalitet Denne kunnskapen må formidles til kunden. Naturlig høye forventninger og krav til selskaper som har regnskapsfører/revisor

1.: Regnskapsførers plikter og utfordringer Spesifikasjonene som skal utarbeides For hver periode med pliktig regnskapsrapportering, og ikke sjeldnere enn hver fjerde måned, skal det utarbeides, BFF § 3-1: 1. – 7. bokføringsspesifikasjon, kontospesifikasjon osv For hver periode med pliktig regnskapsrapportering skal det i tillegg utarbeides: 1. spesifikasjon av merverdiavgift 2. spesifikasjon av lønnsoppgavepliktige ytelser

1.: Regnskapsførers plikter og utfordringer, forts. Hva må til for at spesifikasjoner skal være utarbeidet? Utskrift og lagring på papir eller Elektronisk lagring dataene skal hentes fra en produsert rapportfil rapportene kan ikke kun produseres ved behov basert på tilfredsstillende sikrede grunnlagsdata og egnet rapporteringsverktøy det kreves mao. fysisk produksjon av rapporter En sak tilbehandling i bokføringsstandardstyret (Feb. 06)

1.1: Revisors plikter og utfordringer Revisors beretning regnskap skal være avlagt i henhold til lover og forskrifter presisering når bokføringsloven ikke blir fulgt Formal kravene er viktige – viktig med fokus fra revisor

1.2: Skatteetatens kontrollører: Informasjonstiltak Oppgavekontroller (fokus på:) spesifikasjoner (utarbeidet?) avstemming bruk av egne kontoer eller behandlingskoder på inngående og utgående merverdiavgift (NB!!) org. leverandører i leverandørspesifikasjon (reskontro) kasse / utgående fakturaer (sys.dok – formalkrav) Inngående fakturaer (fradragsrett) Bokettersyn

1.2: Erfaringer fra skatteetatens arbeid Formalkontroll hos nyetablerte Informasjonskontroll helse/sosial Informasjonstiltak: Homeopater – tilskrevet vedr. krav om kasse, timebestillingsbøker og ajourhold Bygg/Anlegg: tilskrevet 3.154 – dokumentasjon av timer og ajourhold

1.2: Nyetablerte virksomheter (etbl. 2005) Formalkontroll av 90 enmannsforetak Hovedsakelig uten regnskapsfører Funn: Mangelfull bokføring: 27 % ikke foretatt bokføring (kun oversikt på enkle regneark) Ajourhold: ikke fulgt kravet til fortløpende bokføring Kunde/lev.spesifikasjon: mangler hos 19 % (ikke egne koder med navn og org.nr per kunde/leverandør) MVA: feil periodisering og ikke foretatt forholdsmessig fradrag ved delt bruk

1.2: Nyetablerte virksomheter (etbl. 2005) Dokumentasjon av medgåtte timer Krav til salgsdokumentasjon: 49 % har mangler (forhånds.nr, maskinelle nr, bokstavene MVA, tid og sted for levering samt art og mengde) Kjøpsdokumentasjon: 24 % mangler motpartsangivelse ved kjøp over kr 1000 Vi anbefaler bruk av regnskapsfører!

1.3: Informasjonskontroll: Helse og sosial Ikke nyetablerte (kunne følge overgangsregel) 23 virksomheter (naprapater og kiropraktorer) FUNN: Kassaapparat/annet likeverdig system Etablerte systemer manglet mulighet for å kjøre ut eller elektronisk lagre nummererte dagsoppgjør Timebestillingsbok/system: 49 % hadde ikke tilfredsstillende system Systembeskrivelse: 17 % manglet (22 hadde PC basert system) Ajourhold: 49 % prøvde å komme inn under 300 bilag ved å lage samlebilag for omsetning per måned.

1.3: Informasjonstiltak Tilskrevet 60 virksomheter (Homeopater) Fokus på kassaapparat, timebestillingsbøker og ajourhold Tilskrevet 3 154 virksomheter innen bygg/anlegg Fokus på dokumentasjon av timer og ajourhold

2. Div. spørsmål og videre agenda : Henvisning: 2.1 kassaapparat *annet likeverdig system –SKD 10. jan. 2006 *felles kassaapparat 2.2 motpartsangivelse i salgsdokument -egen foil 2.3 forskuddsfakturering (leasing) -SKD 18. mars 2006 2.4 salgsdokumentet –SKD 30. okt. 2006 2.5 registrering i leverandøroversikt -GBS 2006:4 2.6 felles faktureringssystem -SKD 30. okt. 2006 2.7 registrering av medgått tid -SKD 21. mars 2006

2.: Uttalelser om god bokføringsskikk – norsk regnskapsstiftelse http://www.regnskapsstiftelsen.no/?aid=9232422 Første ble vedtatt 24. januar 2004 Hittil siste ble vedtatt 10. oktober 2006 9 uttalelser om god bokføringskikk Oversikt over disse følger bakerst i foilsettet

2.: Uttalelser fra skattedirektoratet http://www.skatteetaten.no/Templates/Emne.aspx?id=29442&%20epslanguage=NO&epslanguage=NO Legger ut generelle uttalelser ved forespørsler Følg med!

2.1: Kassaapparat – BFF § 5–3-2 flg. To GBS i 2006 – nr. 2 (Kjøreskoler) og nr. 3 (kontantsalg fra automater) 4 uttalelser fra SKD 1 sak i bokføringsstandardstyret (bankterminal) Utfordringer: ambulerende/sporadisk, felles, systemkrav, kjøreskoler, ”martn”, utkjøring mat, små virksomheter etc. Absolutte krav i forskriften

2.1: Kassaapparat: uttalelser fra skattedirektoratet Unntak fra kravene om kassaapparat, 10.jan. 2006 bokføringsforskriften § 5-4 første ledd under 3 G og ambulerende eller sporadisk Ambulerende virksomhet salg fra ikke fast tilrettelagt utsalgssted frukt og bær langs veien, salg på messer og lignende behandling av pasienter i deres privatbolig flere faste utsalgssted er ikke ambulerende virksomhet, selv om den bokføringspliktige har åpent bare ett utsalgssted om gangen

2.1: Kassaapparat: uttalelser fra skattedirektoratet Unntak fra kravene om kassaapparat forts., Sporadisk virksomhet Hovedregelen er annen type salg, men unntaksvis kontant betaling Eggprodusent, sporadisk kontantsalg fra gården Salg på torget et fåtall ganger i året (ambulerende/sporadisk) Enkeltstående arrangement (konsert) Grensen på 3 G grensen er eksklusive merverdiavgift p.t. kr 188 676 + mva annet kontantsalg teller ikke med kun èn grense for den bokføringspliktige virksomheten Begge kravene må være oppfylt Ambulerende og under 3 G eller sporadisk og under 3 G

2.1: Kassapparat: uttalelser fra skattedirektoratet Ambulerende virksomhet, felles kassaapparat 4.jan.2006 Felles kassaapparat ok hvis Z-rapport for den enkelte leverandør Kontantene holdes atskilt Dokumentasjonskravene overholdes

2.1: Kassaapparat: uttalelser fra skattedirektoratet Utkjøring av ferdig tilberedt mat og andre varer mot kontant betaling 31.jan.2006 bokføringsforskriften § 5-3-2 Registrering skje på kassaapparat på forretningsstedet samtidig med at varen bringes ut av lokalet Etablere system – til enhver tid kunne dok. hva som ikke er lagt i kassen Utleie av solsenger og kontantautomater 26.jan.2006 bokføringsforskriften §§ 5-3 flg. Se GBS 2006:3

2.1: Kassaapparat: uttalelser fra skattedirektoratet Kontantsalg fra ubetjente salgssteder bokføringsloven § 10 mv. [14.mar.2006] Regelverket synes å forutsette at en fysisk person betjener et kassaapparat Salg fra andre ubetjente salgssted fortsatt må kunne finne sted Må kunne akseptere enklere form for dok enn §§ 5-1 flg. Eksempler: konvolutter eller lignende innbundet bok kvantumsoversikter Ikke å betrakte som dok. som selger har utstedt etter §§ 5-1 flg., jf. § 5-5 Kan fravike kravet til daglige kassaoppgjør

2.1: Dokumentasjon av kontantsalg – ” Annet likeverdig system” Dom fra Oslo tingrett ”Likeverdig system” - Serveringsstedet Onkel Donald I travle perioder ble omsetningen etterregistrert på grunnlag av et tellesystem Eks. salg av øl, antall 0,4 l Salg av sprit – spritpistoler posisjonerer ønsket mengde sprit Ved skiftet slutt salg etter tellesystemet ble sammenhold med innslag på kassaapparat og differansen ble etterregistrert

2.1: Dokumentasjon av kontantsalg –Oslo tingsrett ”Retten finner det klart at Tellesystemene og den avvikende muntlige praksisen som var etablert ikke utgjør ”annet likeverdig system”. det var ikke mulig for betjeningen å ”justere” på tellesystemene – kun mulig for leverandøren av systemet

2.1: Dokumentasjon av kontantsalg – Dom fra Oslo tingrett Nærmere om rettens vurdering Ikke likeverdig system viser bl.a. til at salget ikke registrertes fortløpende og at klokkeslett ikke fremgår et likeverdig system må også være like enkelt å kontrollere som det system som beskrives i forskriften retten slår fast at enkel kontroll er et bærende hensyn bak regler av denne art Straff Foretaksstraff, bot kr 100.000, daglig leder bot kr 10.000 Ikke påanket

2.2: Motpartsangivelse i salgsdokumentet

2.3: Forskuddsfaktuering – BFF § 5-2-7 Ingen GBS per dags dato Uttalelse SKD; leasing: 18. mai 2006 – kontantinnskuddet i år 1. To saker til behandling i Bokføringsstandardstyret Bygg og anlegg: når skal varer faktureres, tilbakeholdt beløp og husleie ? Serviceavtaler: kan serviceavtaler forskuddsfaktureres? SKD uttalte vedr. leasing at innskuddet i år 1 i det tilfellet ikke var forskudd. Dette pga leaser ikke hadde rett til å få beløpet tilbake. Ikke anledning til å kreve 3 års leie på forskudd. Maks ett år.

2.4: Salgsdokumentet (ikke kontantomsetning) GBS 2006: 2006:1 - kreditnota 2006:3: - ubetjente automater 2006: 5: - rabatter og markedsstøtte 2006: 7: - royalty til forfattere Uttalelser SKD: 25. september 2006: om salgsdokumentets innhold 21. juni 2006: om språk 30. oktober 2006: nummerering av faktura 21. april 2006: om merverdiavgiftsrepresentasjon Bokføringsstandardstyret: salgs.dok innhold og art/omfang (nov 06/des. 05), nummerering – ”merket på annen måte” (Feb.06)

2.4: Salgsdokument: uttalelser fra skattedirektoratet Salgsdokumentets innhold – merverdiavgift 25.sep.2006 bokføringsforskriften §§ 5-1-1 nr. 5 og 6, 5-1-5 og 5-1-2 tredje ledd Ordlyden gir et klart pålegg om å benytte bokstaven MVA – kan ikke fravikes Ikke anledning til å fravike kravet om at mva skal oppgis i norske kroner Tilsvarende krav er ikke satt i forhold til å angi vederlag anbefaler at dette gjøres, siden vederlaget skal med på oppgaven og beløpet må låses i norske kroner, jf. mva-spesifikasjonen (se bff § 4-2)

2.4: Salgsdokument: uttalelser fra skattedirektoratet Kravet til språk – salgsdokumentasjon - 21.jun.2006 bokføringsloven § 10, jf. § 4 nr. 6. Norsk, svensk, dansk og engelsk - ok Kinesiske skrifttegn – nei! Andre språk – i utgangspunktet nei

2.4: Salgsdokument: uttalelser fra skattedirektoratet Merverdiavgiftsrepresentasjon – bokføringspliktens omfang 21.apr.2006 representantens ansvar i forhold til bokføring. Begge er ansvarlig for at bokføringsplikten blir overholdt (F nr. § 5) BFF § 5-1-2 (3) og 5-2-1 (3) Representantens navn og adresse skal fremgå av salgsdok. Representanten skal påføre salgsdokumentet Merverdiavgift Sitt eget navn og adresse Den utenlandske næringsdrivendes organisasjonsnummer, iht. bff § 5-1-2 representanten må påse at bokføringsplikten blir overholdt: bokførte opplysninger er dokumentert relevante spesifikasjoner utarbeidet og at oppbevaringskravene er overholdt

2.5: Registrering i leverandørspesifikasjon GBS 2006:4 om utarbeidelse av spesifikasjoner Ikke uttalelser fra SKD Praktisk spørsmål/vurdering: Bruktbilselger som kjører rundt og henter bruktbiler. Kjøper vindusviskere, bensin etc Skal han registrere hvert enkelt kjøp per leverandør? NEI: må regnes som driftsutgifter og direkte kostnadsføres som diverse utgift

2.6: Felles faktureringssystem Ingen GBS per dags dato Uttalelser SKD: 30. oktober 2006

2.6: Felles fakturasystem: uttalelser fra skattedirektoratet Nummerering av salgsdokument – bruk av felles faktureringssystem 30.okt.2006 bokføringsforskriften § 5-1-3. Skattedirektoratets konklusjon er etter dette at det ikke er tillatt at flere virksomheter benytter en felles fortløpende nummerserie. Kan komme endringer her for de som inngår i endringene i forskriften om at selger skal utstede dokumentasjonen og hvor salgsdokumentene er merket på annen måte slik at fullstendig registrering av utfakturerte salg kan etterprøves på en enkelt måte for hver enkelt virksomhet

2.7: SKD: registrering av medgått tid Ingen GBS per dags dato Dokumentasjon av medgått tid - transport 21.mars 2006 bokføringsforskriften § 8-4-1 Er det krav til å dokumentere medgått tid for lastebiltransport? Forskriften forutsetter i slike tilfeller klar sammenheng mellom tidsforbruk og vederlag normalt er det ikke en slik sammenheng i transportbransjen Bokføringsstandardstyret: Bygg/anlegg (nov 05) og fastprisoppdrag (nov. 05).

2.7: SKD: registrering av medgått tid Dokumentasjon av medgått tid 4.jan.2006 Om begrepene intern tid og interne administrative arbeidsoppgaver

3.: Bokføringsloven - Nyheter Forslag til endringer i forskriften Hvem får unntak fra deler av bokføringsloven etter søknad?

3.1: Forslag til endringer 1. Nye unntak fra kravet om at selger skal utstede salgsdokumentet Innbytte - § 5-2-1 nytt annet ledd En av partene kan utstede salgsdokumentet Kan benyttes felles nummerserie For øvrig gjelder §§ 5-1 for hver av partenes salg Kjøper besitter beregningsgrunnlaget – § 5-2-1 nytt tredje ledd Beregner omfang, vekt kvalitet eller lignende som grunnlag Utstedelse på grunnlag av skriftlig, underskrevet avtale Oppbevares av både kjøper og selger Annen dokumentasjon som underbygger salgsdok. innhold oppbevares 3 år og 6 måneder Dokumentere at selgeren er registrert i avg.manntallet Endring av § 5-1-3 (nytt annet ledd) Alternativ til fortløpende nummerering av salgsdokumentet (tilknyttet pkt.2)

3.1: Forslag til endringer fort. Formidling av varer samme regler som ved formidling av tjenester Endring av §§ 5-1-6 felles salgsdokument, felles nummerserie og unntak for å vise totale vederlag for hver enkelt leverandør Endring av 3-1 tredje ledd transaksjonene kan registreres i kunde- og leverandørspesifikasjonen over formidlerens konto

4.: SKD – delegert myndighet til å treffe enkeltvedtak Bokføringsloven § 12 (språk) og § 13 (oppbevaring) Bokføringsforskriften: § 3-1 fjerde ledd (behandlingskoder) § 5-1-8 (salgsdok. innhold) § 5-2-9 (utstedelse salgsdok.) § 5-4 (kassaapparat)

4.: Unntak gitt etter søknad til SKD – individuell behandling BFL § 13 – oppbevaring –bringe til Norge på forespørsel – kun gitt unntak i konserntilfellene. NB! Server i utlandet krever dispensasjon. BFF § 5-2-1 – selger utstede dok – unntak gitt – forslag om forskriftsendring BFF § 5-4 – kassaapparat – midlertidige unntak (utvikling system, avvikling) – permanente unntak er få (dugnadsbasert få dager i året)

VEDLEGG: Uttalelser om god bokføringsskikk GBS 2006:1 Utstedelse av kreditnota GBS 2006: 2 Kjøreskolers plikt til kassaapparat og timebestillingssystem GBS 2006: 3 Dokumentasjon av kontantsalg ved bruk av automater

VEDLEGG: Uttalelser om god bokføringsskikk GBS 2006:4 Utarbeidelse av spesifikasjoner GBS 2006: 5 Utstedelse av salgsdokumentasjon for rabatter, markedsstøtte mv. GBS 2006: 6 Oppbevaring av ordresedler mv.

VEDLEGG: Uttalelser om god bokføringsskikk GBS 2006:7 Utstedelse av salgsdokumentasjon – royalty til forfattere GBS 2006: 8 Bokføring av innbytte GBS 2006: 9 Spesifikasjon av grunnlaget for inngående merverdiavgift ved innførsel av varer samt dokumentasjons- og oppbevaringskrav