Regnskapsorganisasjon Regnskapssystemer Nettstudier 24.1.2009 Hva er et (godt) regnskapssystem? Plikt etter loven Ditt arbeide med lovsamlingen Jf.

Presentasjon om: "Regnskapsorganisasjon Regnskapssystemer Nettstudier 24.1.2009 Hva er et (godt) regnskapssystem? Plikt etter loven Ditt arbeide med lovsamlingen Jf."— Utskrift av presentasjonen:

1 Regnskapsorganisasjon Regnskapssystemer Nettstudier 24.1.2009 Hva er et (godt) regnskapssystem? Plikt etter loven Ditt arbeide med lovsamlingen Jf. http://home.bi.no/fag86013/REV2403.htm

2 Formalkrav: Hvem og hva, lovplikter •RL §-2 1.ledd (Års-)regnskapspliktige •BOL § 2. Bokføringspliktige –regnskapspliktige etter lov om årsregnskap –Enhver som har plikt til å levere •næringsoppgave (ligningsloven) •omsetningsoppgave (merverdiavgiftsloven) –Skattemyndighetene kan pålegge bokføringsplikt (for inntil to år av gangen). •Andre lovbestemmelser –ligningslov (§4-4, 6-2). Mvalov, sktbetlov, folketrygdlov

3 Hva skal vi bokføre? •Det som kreves for at vi skal oppfylle rapporteringsplikten (jf BOL §13) –RL (årsregnskapet §3-2 og 3-3) –Mvl (terminoppgave og årsoppgave § 29) –Ligningsloven (SA i §4-3 og 4-4; Ltoppg) –Sktbetloven (terminoppgaver for forsk.trekk) –Folketrygdloven (terminoppgave for ABA §24-3) –Spesifikasjoner (BOL §5, BF §3-1) –Dokumentasjon (BOL §10 og §11, BF §5-1)

4 BOL §13 Oppbevaring av regnskapsmateriale •10 år –BF§8-1-5 Primær & selundærdok i bygg og anlegg –BF §8-4-2 Timebestillinger for tjenesteytende n •3år 6 mnd –sekundærdokumentasjon –BOL 13 Elektronisk tilgjengelighet –BF §7-3 Timelister i lønnssystemet –BF §8-4-1 Timelister tjenesteytende næring •Der inntekten samvarierer med arbeidede timer

5 Bokføring Hva skjer fra hendelse til spesifikasjon?

6 Hendelsen •Vi er i banken og setter inn kr 1000 på konto 1234.05.67890. Pengene har vi tatt fra selskapets kasse. •Banken fører innskuddet i sitt regnskap •Vi skal bokføre det i selskapets regnskap •Hendelsen dokumenteres –Dokumentasjonen (=Bilaget) •bankens kvittering eller et bilag vi lager for eget bruk? •Identifikasjonskode, arkivering og gjenfinning

7 dokumentasjonskravene •Generelle regler i BOL § 10 –Bokførte opplysninger skal være dokumentert •Primær- og sekundær-dokumentasjon –Dokumentasjonen skal vise opplysningens berettigelse –Kontrollspor (dokumentasjonshenvisning) •Spesifikke dokumentasjonskrav i BF kap 5 –Salg av varer og tjenester (§5-1, §5-2) –Kontantsalg (kasseapparat med mer) (§5-3, §5-4) –Kjøp (§5-5) –Lønn (§5-6) –Uttak (§5-7, §5-8) –Reiseregninger med mer (§5-0, §5-10) –Betalingstransaksjoner og andre transaksjoner (§5-11, §5-12)

8 Bankbilaget NNBANKbilagnr 12345/06 1234.05.67890 Selskapet as 1.2.2006 Innskudd kr 1.000.00 D/1920 K/1900 1000,- 1.2 1 Bankterminalens trykk Vår kontering

9 Bilagsart og nr? BF§3-1 •Hvilken ringperm skal bilaget settes i? –Kassebilag, bankbilag, bokføringsbilag ? •Bilagsnr (innen hver bilagsart) –forhåndstrykt –skrevet på for hånd –pagineringsstempel –unikt innen regnskapsåret –arkivnøkkel for gjenfinning •kontrollspor

10 Registreringsskjermbildet

11 Etter at posten er registrert

12 Lagring i POSTER Dette er lagret i tabellen som befinner seg på datamaskinens platelager. Tabellen heter POSTER Beskrivelsen av tabellen POSTER er lagret i databasens skjema

13 Visningen av de siste postene Beregnet

14 Visningen av poster består i •Overskrifter / ledetekster / tolkningsinformasjon •Utvelgelse av –tabell –Kolonner –Linjer •Beregning (summering)

15 SQL-setningen •SELECT dato, bilart, bilhen, ktokode, resknr, beløp, mvakod, tekst •FROM poster •WHERE periode=0 AND linjenr > (MAX(linjenr)-10) •SORTED BY linjenr; Hvordan fremkommer sumlinjen? ; avslutter setningen Uavsluttede poster

16 Noe av sumlinjen •SELECT sum(beløp) as debet FROM poster WHERE periode=0 and beløp>0; •SELECT sum(beløp) as kredit FROM poster WHERE periode=0 and beløp<0; •SELECT sum(beløp) as saldo FROM poster WHERE periode=0;

17 Hva kan gå galt med FNP? •Fullstendighet •Nøyaktighet •Pålitelighet •Hva vil du gjøre for å redusere risikoen? •(Minst) tre trinn i prosessen til nå: –få med bilaget –taste riktig –Programmet (SQL-setningene) må være riktige

18 Periodeavslutning •Utvelgelse av trans til avslutningen –Godt nok med: WHERE periode = 0? •Systemgenererte poster ved avslutning •Merking av trans slik at de ikke blir med neste gang –Periode settes lik regnskapsperiodenr •Produksjon av spesifikasjoner •WHERE periode=denneperiode –Hvor kommer denneperiode fra?

19 Tabellen KONTI •Formål –Definere kontoplanen •Kontoramme NS 4102 –Datavalidering av tastet ktonr –Kontonavn i utskrifter –Behandlingsregler –Kontogruppering •Kontantstrømanalyse •SA og Næringsskjema-feltnr

20 Tabellen RESK

21 Spesifikasjoner •“Kontokurant” - Hvordan finne kundens –Transaksjoner –Saldo •Lagring av saldo? –Fordeler / ulemper? •Periodens kundemellomværende

22 KONTI

23 Tabellen VARER Aktuelle regnskapsposter? Fakturering

24 Forsystemer •Ordre, fakturering, lager, innkjøp •Lønnsystem, personalsystem •Del av regnskapssystemet? –Grad av integrasjon –Systemgenererte poster –Gjelder bokføringsloven her? •Legg merke til spesifikasjoner av lønn og uttak •“Koder som styrer bokføringen” (gml løsbladforskrift)

25 Tabelltyper •Systemtabeller / styringstabeller •Transaksjonstabeller •Tabeller for faste data •Rapport-tabeller ( jf. Produksjonskravet i BOL§5) •Database –Def: tabeller med en definert sammenheng –Datatabeller •Utsnitt (View) - spesifikasjon –Skjema

26 Riktig resultat •Korrekte inndata •Korrekt behandling •Korrekt presentasjon •Korrekt program •Korrekte styringsdata i styringstabeller

27 Program vs styringstabell •Program –Hvis •forfaltSaldo 1000 – så •Rente=20%*forfaltSaldo •Kunder med nr>1000 skal rentebergnes •Program m/ styringstab –Hvis •forfaltSaldo<0 og • systemtabell.renteregning = “J” og •forfaltSaldo<0 og • RESK.renteberegn=“J” –Så •Rente=systemtabell.rentesats * forfaltSaldo

28 Revisjon •Riktig behandling får vi når –Behandlingsreglene er riktige •Programinstruksjoner •Styrekoder i styringstabeller (og tabeller for faste data) •Revisjon av programmer –Programanalyse og vurdering –Test av lagrede data og utdata •Revisjon av styringstabeller (og faste data) •Hvor er risikoen størst?

29 Kontroll av IT-systemer •Generelle kontroller (gjelder alle applikasjoner) –Tilgangskontroller m.fl. •Applikasjonskontroller –Kontroller som bare vedrører en applikasjon •Validering og inndatakontroller •Behandlingskontroller •Utdatakontroller •RS315 pkt 58 om systemer og internkontroll

30 Revisjon av IT-systemer RS315 – vedlegg 2 •8. IS består av infrastruktur og programvare •9. De delene av IS relevante for øk rapp •10. identifiserer og registrer gyldige trans, beskiver trans, måler verdi, fastsetter r- periode, presenterer ÅR •11. Kommuniserer roller og ansvar •12. Valgfritt hvordan kommunikasjonen skjer

31 Tilgangskontroll: Autorisasjon og autentifikasjon •Aksesstabellen –Linjer:Brukere –Kolonner: •Brukerident •Tabell/kolonne-rettigheter •Kryptert passord til autentisering •Alternativ plassering –Operativsystemet –Databasen –Applikasjonen

32 Tabellinnhold og struktur •Linjer: Forekomster •Kolonner: Egenskaper •Valideringsregler –Kolonner –Sammenheng mellom kolonner –Kobling til andre tabeller •Rettighet bestemmer utsnitt •Ledetekster, overskrift, format, definisjon

33 Systemtabeller •Påvirker systemets virkemåte •Hvilke delsystemer er virksomme? •Behandlingsregler –Inndata –Behandling –Presentasjon •Faste data om den regnskapspliktige

34 POSTER: kolonnetyper •Regnskapskolonner –Dato, dokhenv., dok.-art, ktonr, resknr, avd, prosjekt, beløp, tekst, avgift –Hvilke kolonner låses når? •Regnskapssystemkolonner –Periode •(Databasesystemkolonner) •Elektroniske signaturer

35 Systemgenererte poster •Fast behandlingssekvens gjentas ved behov •Periodisk avslutning –Mva, •Direkte bokføring •Indirekte bokføring som systemgenerert post –(kalkulatoriske) avskrivninger, •Fordelingsnøkler ved gjentatte poster –Husleiefordeling –Prosjektkostnader

36 Innlesning av trans •Overveltning fra forsystem –Lønn, fakturering, produksjon •EDU-poster –Banktransaksjoner •Grensesnittkontroller –Avstemming –Datavalidering –Hva med avviste transaksjoner? (Fullstendighet) •Forkastning •Tilbakesending til foregående rutineledd •Registrering med observasjonskode-tilordninjg