Internkontroll i norske kommuner Morten Stenstadvold NKRF Kontrollutvalgskonferansen 05.02.2009

Hva er internkontroll? ”Systematiske tiltak som skal sikre at virksomhetens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med gjeldende krav.” Internkontroll i Kommuneloven, § 23.2: ” Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll.”

KUs oppgaver ifm. internkontroll Kommuneloven § 77.4 ”Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger”

KUs verktøy for å kontrollere Gjennom bestillinger til kommunerevisjonene Gjør kommunen tingene riktig? Gjør man de riktige tingene? Revisjoner rettet mot kommunens internkontrollarbeid er en effektiv måte å kontrollere om kommunene har ”betryggende kontroll” og dermed gjør de riktige tingene riktig. Det virker ikke som om denne kontrollmuligheten utnyttes i særlig grad. Undersøkelsen viste at det generelt er lite systematisk oppmerksomhet fra politisk nivå når det gjelder kommunens internkontroll. Der hvor det er oppmerksomhet r det gjerne knyttet til enkeltsaker ”Er oppmerksomhet fordi vi har en politiker i KU/Kommunestyret som er revisor”

Oppbygning av et moderne IK-system Overordnet IK IK på sektor/tjeneste: R4 : risikoanalyse, rutiner, rapportering, revisjon. Overordnet: IK knyttet til sektorovergripende forhold – HMS, Personal osv Sammenstilling av rapportering far IK-arbeidet – ”Gjør vi de rette tingene, gjøres de riktig?” -Følges regelverket -Oppfyller vi kvalitetskravene -Har vi styring?

Overordnet IK - system Innhold: Ligge hos rådmannen/rådmannens stab Styringsdel – mål for IK, ansvar og organisering av IK-arbeidet Sektorovergripende IK: HMS, Personal Sammenstilt rapportering – på viktige resultatområder Etiske retningslinjer Innkjøpsregelverk Ligge hos rådmannen/rådmannens stab Org.enheter: Internrevisjon (permanente /ad-hoc), Controller, Varslingsgrupper, Innkjøpsteam (IK/QA av større innkjøp) Redegjøre for IKS oppbygning Redegjøle for IKs når det gjelder sektorovergripende områder HMS – Personal med mer Rapportering – økonomi, kvalitet, personalutvikling , organisering mm

IK – på sektornivå IK/Kvalitet – Helse og omsorg, Skole, Sosial Kvalitetssystemer Saksbehandlingssystemer – sjekklister/rutiner Kvalitetsgrupper/kvalitetssirkler Systemer for avviksrapportering

IK - risikoanalyse Kartlegge og analysere risikoområder Vurdere årsaker og sannsynligheter Vurdere konsekvenser Systematisere og prioritere risikoforhold Risikoanalyse: Hva er risiko? Sannsynlighet X konsekvens Hva kan skje, hva er sannsynligheten for at en hendelse inntreffer, hva er konsekvensen Kontrollutvalg: Pålagt å leger en ”Plan for forvaltningsrevisjon revisjon” basert på risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Strategier for å forebygge/redusere risiko - akseptere risikoen – hva er vi nødt til/villige til å leve med (kostnad) - dele risiko med andre - redusere risikoen gjennom konkrete tiltak, bedre styring og intern kontroll - fjerne årsaken til risikoen – gjennom tiltak Forebyggende og begrensende tiltak

Risikoanalyse forts. Få kommuner gjennomfører grundige analyser usystematisk og udokumentert fare for ”hull” Viktig grunnlag for betryggende kontroll Kjenne risiko Grunnlag for prioritering Pålagt ROS – hvorfor ikke drifts-ROS? Kommunene er pålagt å gjennomføre ROS analyser (Risiko og sårbarhetsanalyser) I sammenheng med kommunal beredskapsarbeid – mye fokus på håndtering av ”krig og katastrofer” Lengt færre kommuner gjør systematiske risikovurderinger av den ”ordnære driften” – men det er tross alt da de fleste hendelsene skjer. -I kommunen foregår det mye risikovurdering og håndtering, men mye skjer intuitivt, usystematisk og udokumentert. Risiskoanalyse – viktig grunnleg for betryggende kontroll

Rutiner Beskrivelse av IK –systemet Beskrive tjenestekrav – hva er standarden Beskrivelse av konkrete arbeidsprosesser Krav og opplegg for rapportering Beskrivelser av hvordan IK skal gjennomføres

Rutiner i dag Høyst varierende Best i de sektorer som har kommet lengst med kvalitetsarbeid IK – ikke særlig i fokus i sammenheng med utvikling av rutiner

Rapportering Avviksrapportering Økonomi Kvalitet (BMS) Viktig at avvik sammenstilles og analyseres i forhold til risikobildet Trender Systematiske avvik

Rapportering i dag Hovedvekten på økonomirapportering Eksempler på bredere rapportering: BMS Kvalitetssystem Få eksempler på rapportering knyttet opp mot risiko

Revisjon Kommunerevisjonen Internrevisjon Internrevisjonsgrupper (team) faste grupper sammensatt etter tema/behov Ledelsens gjennomgang For eksempel enhetsleder og rådmenn Forbedringskultur, Forbedringskultur, Forbedringskultur

Hva gjør kommunen for å sikre bedre internkontroll? De fleste kommunene har iverksatt tiltak Eksempler på tiltak er Utvikle IK i forhold til kvalitetskrav på sektornivå HMS- arbeid Fullmaktsstrukturer Web-basertet prosjekter/IKT Bedre IK på innkjøp og finans Etikk

Hvordan jobbe videre? Mer systemtenkning i kommunene Binde sammen det som allerede eksisterer Kvalitetssystemer kan ivareta mye IK Initiativer fra staten? Avmystifisere feltet Praktisk veiledning i systemtenkning? IKT-hjelp Idébank/Eksempler Regelverksforenkling