Hvordan lykkes med et prosjekt? Oslo kommune Bydel Grünerløkka Enhet for mangfold og integrering Hvordan lykkes med et prosjekt? 24. november 2012 1

Måloppnåelse, evaluering Oslo kommune Bydel Grünerløkka Enhet for mangfold og integrering Planlegging Organisering Ressurser Måloppnåelse, evaluering 2

? Viktige ting man må tenke på Oslo kommune Bydel Grünerløkka Enhet for mangfold og integrering Begynn planleggingen i god tid! Innkall til styremøte / prosjektgruppe Idé prosjekt Lag en skisse/prosjektbeskrivelse og en tidsplan Involver flere i idémyldring og planlegging. Jobbe sammen fra idè til prosjekt. Hva synes organisasjonen det er VIKTIG å jobbe med? Hva har dere LYST til å jobbe med? Hva er behovene? Tidligere erfaringer som kan tas i bruk – vellykket/ikke vellykket tiltak? Andres erfaringer som kan tas i bruk? Samarbeid med andre? Mange ideer – velg ut de beste, jobb videre med de. ? Viktige ting man må tenke på i planleggingen av et prosjekt ? 3

Viktige faktorer i et prosjekt: Bakgrunn Oslo kommune Bydel Grünerløkka Enhet for mangfold og integrering Viktige faktorer i et prosjekt: Bakgrunn Mål Målgruppe Innhold Evaluering Budsjett Tidsplan BAKGRUNN: HVORFOR er akkurat dette prosjektet VIKTIG? Ser dere et bestemt behov, en bestemt utfordring? Hvorfor har dere LYST til å jobbe med dette? Hva er behovene? MÅL – HVA ønsker dere å oppnå, hva ønsker dere skal være resultatet av prosjektet. Hva er hensikten? HUSK, mål er noe annet enn selve aktiviteten. EKSEMPEL: Mange familier med innvandrerbakgrunn har liten kunnskap om barnevernet, de har manglende tillit til barnevernet, de er redde for at barnevernet skal ta barna, noen har erfart dette, føler at barnevernet ikke forstår dem etc. MÅL: at deltakerne skal ha økt kunnskap om og forståelse for barnevernets arbeid + + MÅLGRUPPE – hvem skal prosjektet være for, hvem er det dere ønsker å nå? Noen ganger gir målgruppen seg selv ut fra hva som er bakgrunnen for og målet med prosjektet. Andre ganger er målgruppen potensielt veldig stor. F eks ”innvandrerbefolkningen”, ”personer med afrikansk bakgrunn”, ”Oslos befolkning”. Viktig å være realistisk og begrense målgruppen. Hvem er det viktigst å nå, hvem har vi mulighet til å nå? INNHOLD: HVORDAN skal dere nå målet dere har satt dere. HVA skal dere gjøre? HVILKE aktiviteter skal prosjektet bestå av? Noen prosjekter er kortvarig – kanskje bare ett arrangement. Andre kan være mer langsiktige og bestå av flere aktiviteter eller arrangementer. Noen ganger kommer kanskje innholdet eller aktiviteten opp først i prosessen – under idémyldring f eks, ”Vi har lyst til å arrangere en flerkulturell festival”. Eller – fordi dere vet at EMI gir støtte til flerkulturelle møteplasser, EMI gir støtte til tiltak som kan motivere til økt foreldredeltakelse – er dette noe som er interessant for oss?….. Må allikevel tenke på de andre faktorene – hvorfor skal dere arrangere en slik festival, hva vil dere oppnå med å arrangere en slik festival, hvem skal festivalen være for etc. EVALUERING: Hva er resultatet av prosjektet? Har dere nådd målet? Kan være vanskelig å måle resultater for slike prosjekter, men viktig å tenke gjennom hvordan dere for eksempel kan få tilbakemelding fra deltakere om hvilken nytte de har hatt av å være med. Har det gjort en forskjell? BUDSJETT: Hva det vil det koste å gjennomføre prosjektet og hvordan kan prosjektet finansieres? FREMDRIFTSPLAN/TIDSPLAN: Når skal de ulike tingene skje/være gjennomført. Tidligere erfaringer som kan tas i bruk – vellykket/ikke vellykket tiltak? Andres erfaringer som kan tas i bruk? Samarbeid med andre? Mange ideer – velg ut de beste, jobb videre med de. 4 4

Oslo kommune Bydel Grünerløkka Enhet for mangfold og integrering Søke tilskudd? Passer prosjektet til tilskuddsordningen dere har valgt? - juster hvis nødvendig God prosjektbeskrivelse gjør det enkelt å skrive søknad Når dere har planlagt et prosjekt, laget en prosjektbeskrivelse – da kan dere søke TILSKUDD. Hvis ikke våre tilskuddsordninger passer – kanskje dere kan søke andre steder? Mange (de fleste?) har som utgangspunkt i begynnelsen av prosessen (idéstadiet) at de skal søke midler hos EMI, og tilpasser derfor prosjektet til retningslinjene. VIKTIG å lese retningslinjene GRUNDIG – ikke bare om tiltaket passer inn, men om dere kvalifiserer til å søke (frivillige organisasjoner kan søke på begge ordninger). 5

?- Lag et budsjett (eks.; seminar om valgdeltakelse) Oslo kommune Bydel Grünerløkka Enhet for mangfold og integrering Budsjett: Hva koster det å gjennomføre prosjektet? Hvordan få inntekter til å dekke kostnadene? ?- Lag et budsjett (eks.; seminar om valgdeltakelse) - Forklar hvordan dere kom frem til beløpene? 6 6

BUDSJETT 2013 Inntekter Kr. Utgifter Tilskuddsmidler: Leie av lokale     BUDSJETT 2013 Inntekter Kr. Utgifter   Tilskuddsmidler: Leie av lokale ·        Fra EMI Leie av utstyr og lignende ·        Andre (spesifiser) Materiell osv. Honorar Annonser, plakater Kontorrekvisita (porto, tlf, kopiering osv.) Annet: Inngangspenger/ deltakeravgift Salg av mat, drikkevarer Salg av materiell Egenandel SUM INNTEKTER SUM UTGIFTER Evt. merknader  

Oslo kommune Bydel Grünerløkka Enhet for mangfold og integrering Budsjett: Hva forventer dere av kostnader – undersøk priser, ikke gjett! Hva forventer dere av inntekter – tenk realistisk og vær kreative! 8

gjennomføring av tiltaket: Oslo kommune Bydel Grünerløkka Enhet for mangfold og integrering Organisering og gjennomføring av tiltaket: Svar fra EMI kommer vanligvis etter påske Hva gjør dere nå, hva er neste skritt ? 9

Svar: Hva har dere fått penger til? Må prosjekt og budsjett justeres? Oslo kommune Bydel Grünerløkka Enhet for mangfold og integrering Svar: Ta fram søknaden og les tilsagnsbrevet grundig. Hva har dere fått penger til? Må prosjekt og budsjett justeres? Ha et møte i ledelsen; lag en revidert plan Kontakt EMI hvis det er store endringer, eller dere lurer på noe Gå gjennom tidsplanen Begynn å jobbe med detaljer: leie av lokaler, få tak i innledere osv Kanskje dere har søkt midler til tre prosjekter, men bare fått til ett – da er det viktig at det er dette dere gjennomfører. 10

gjennomføring av tiltaket Oslo kommune Bydel Grünerløkka Enhet for mangfold og integrering Organisering og gjennomføring av tiltaket Hvem er ansvarlig? Hvem gjør hva? Hvorfor? Når ? 11 11

gjennomføring av tiltaket Svar: Oslo kommune Bydel Grünerløkka Enhet for mangfold og integrering Organisering og gjennomføring av tiltaket Svar: Leder er ansvarlig. Noen må ha oversikten Fordel oppgaver og ansvar Involver så mange som mulig; deltakelse betyr at en føler ansvar for tiltaket …. og vil at det skal lykkes Fordel oppgaver ut fra kapasitet, kompetanse, mestring LEDELSE viktig – men DELEGERING er minst like viktig. 12

Hva slags ressurser har en i et prosjekt Oslo kommune Bydel Grünerløkka Enhet for mangfold og integrering Hva slags ressurser har en i et prosjekt ? 13

Ressurser Svar: Mennesker; medlemmer og andre frivillige Oslo kommune Bydel Grünerløkka Enhet for mangfold og integrering Ressurser Svar: Mennesker; medlemmer og andre frivillige Materiell - lokaler - projektor - annet Penger - tilskudd fra EMI - tilskudd fra andre - medlemsstøtte - inntekter fra salg, lotteri etc 14

Oslo kommune Bydel Grünerløkka Enhet for mangfold og integrering Ressursstyring: Det er viktig å tenke gjennom hvilke ressurser dere har i organisasjonen, og hvilke dere må skaffe utenfra Hvor mange må være tilstede på «tiltaket» Hvem skal gjøre hva Involver medlemmene – bruk de ressursene dere har Regnskap - før opp inntekter og utgifter fortløpende. Slik vet dere hvor mye penger dere har igjen 15

Måloppnåelse / evaluering og rapport Oslo kommune Bydel Grünerløkka Enhet for mangfold og integrering Måloppnåelse / evaluering og rapport Innkall til møte så snart tiltaket er gjennomført Ta fram søknaden og rapportskjema fra EMI Er dere fornøyd med tiltaket? Har dere oppnådd det dere ville? Hvor mange kom? Hvem kom, var det målgruppen? Gjorde dere det dere hadde planlagt? Hva gikk bra og hva gikk dårlig? Hva kan dere gjøre bedre neste år? Skriv ned evalueringen Skriv rapport og regnskap, ta kopi og send til EMI 16

Hvorfor feiler et prosjekt? Oslo kommune Bydel Grünerløkka Enhet for mangfold og integrering Hvorfor feiler et prosjekt? ??? 17

Hvorfor feiler et prosjekt? Svar: Oslo kommune Bydel Grünerløkka Enhet for mangfold og integrering Hvorfor feiler et prosjekt? Svar: Dårlig planlegging For lite ressurser, for dårlig utnyttelse av ressursene Dårlig organisering, for lite styring, lite deltagelse Dårlig kommunikasjon Konflikter mellom de som er med på tiltaket …. PLANLEGGING ER ALFA OG OMEGA. Dårlig planlegging – eks urealistiske mål og ambisjoner, dårlig gjennomtenkte aktiviteter, lite gjennomarbeidet budsjett Dårlig organisering – for lite styring. Dette kan også bety for lite delegering 18 18

Hva er viktigst for suksess Oslo kommune Bydel Grünerløkka Enhet for mangfold og integrering Prosjekt: Hva er viktigst for suksess ? 19 19

…. Hva er viktigst for suksess? Svar: Ressurser Samarbeid Planlegging Oslo kommune Bydel Grünerløkka Enhet for mangfold og integrering Hva er viktigst for suksess? Svar: Planlegging Ressurser Samarbeid …. 20

Retningslinjer og søknadsskjema: Oslo kommune Bydel Grünerløkka Enhet for mangfold og integrering Retningslinjer og søknadsskjema: Kommer i midten av desember Kan lastes ned fra www.oxlo.no Ta kontakt hvis dere har spørsmål: Telefon: 23 42 27 30 E-post: emi@bga.oslo.kommune.no Besøksadr: Markveien 57 21 21