«Sammen om Kvalitet» Informasjon om kvalitet, kvalitetssystem og avvikssystem Kurs tillitsvalgte Utdanningsforbundet 23.mai 2013 Kjell Meen, kvalitetssjef Porsgrunn kommune

Helhetlig Kvalitetsstrategi og kvalitetsarbeid, m/bruk av verktøy Fokus – innhold Generelt om arbeidet med kvalitet i Porsgrunn kommune – Helhetlig kvalitetsstrategi Bakgrunn for valg av KSS (kvalitets- styrings-system)  Dokumenter, prosedyrer og rutiner  Avvikssystemet/forbedringsverktøyet NANO-opplæringssekvens

«Kvalitetshjertet» - symbol - systematisk arbeidsmetode Kvalitetsstrategi 2012-2015 «Kvalitetshjertet» - symbol - systematisk arbeidsmetode

Kvalitetsstrategiens i planhierarkiet Kommuneplanens samfunnsdel Arbeidsgiver-strategi Kompetanse- strategi Kvalitets-strategi Kommunikasjons strategi Strategiske valg i sektorer Handlingsprogrammet Planer for virksomhetene

Kvalitetshjertet sentralt som arbeidsmetode og symbol for arbeidet Kvalitetskultur Kvalitetshjertet sentralt som arbeidsmetode og symbol for arbeidet Viktig å skape en kultur på hvert arbeidssted hvor kvalitets står sentralt Hver medarbeider har ansvar for kvalitet på eget arbeid og for hvordan brukeren oppfatter tjenesten Arbeide for stadig kvalitetsforbedring på tjenesten i møtet med tjenesten Sikre god faglig kompetanse Ta brukerne på alvor og omsette kunnskap og erfaring til gode tjenester

Forutsetninger for endring og forbedring

Ansvar og organisering Rådmannen har ansvaret for: å trekke opp og koordinere de overordnede målsettingene i kvalitetsarbeidet å definere kvalitetsmålene i det årlige handlingsprogrammet Virksomhetslederne har ansvaret for: å bygge kvalitetskultur i egen virksomhet arbeidet med kvalitet i egen virksomhet og kommunen som helhet å sette kvalitetsarbeidet i system og følge opp målene i handlingsplanen å iverksette nødvendige tiltak for å nå målene

Brukeren – person eller organisasjon som mottar tjenesten Fokusområder Brukeren – person eller organisasjon som mottar tjenesten Lederne - har ansvaret for kvalitetsarbeidet i kommunen og virksomheten Medarbeiderne – har selvstendig ansvar for å engasjere seg i kvalitetsarbeidet Kvalitetshjertet – symbol og veileder for systematisk kvalitetsforbedring

Kvalitetssystem – internkontrollsystem Fokusområder (forts.) Kvalitetsdokumentasjon – styrende dokumenter for kvalitet (Demo av kvalitetsdokumentasjon i KSS) Kvalitetssystem – internkontrollsystem Sikrer at lover og forskrifter samt egendefinerte krav overholdes Gir brukeren tillit til tjenesten og sikrer at tjenesten leveres som avtalt Sikrer at ressursene brukes på en kostnadseffektiv måte Internrevisjon – en gjennomgang som sikrer et oppdatert helhetlig kvalitetssystem

Kompetanse – riktig fagkunnskap på riktig sted Fokusområder (forts.) Avvikshåndtering – metode for forbedring etter brudd på krav eller uønskede hendelser Ledelsens gjennomgang – jevnlig gjennomgang av avvik, tilsynsrapporter, forbedringstiltak m.m. Kompetanse – riktig fagkunnskap på riktig sted

Kvalitetsveileder Prosedyrebibliotek Tekstdokument

Inneholder oversikt over ulike prosesser i kvalitetsarbeidet Kvalitetsveileder – en hjelp til innhold og prosess i kvalitetsarbeidet Inneholder oversikt over ulike prosesser i kvalitetsarbeidet Gi informasjon og veiledning for lederne Kobler sammen kvalitetsveileder med kvalitetsarbeidet /forbedringsarbeidet, de ulike prosedyrene i KSS, lover og regler, «Rapportering og styring «(tidligere BMS) m.m. Inneholder eksempler på bruk av verktøy og metoder (best practice)

Kvalitetsmål – kortsiktige mål for 2012 Starte arbeidet med å etablere kvalitetskultur på ulike nivå (rådmann, virksomhet, avdeling) Gi nødvendig kompetanse til lederne til å gjennomføre systematisk forbedringsarbeid i egne virksomheter Bygge ut et fullverdig KSS-system for avvikshåndtering, rutiner og prosedyrer Gjennomføre risikoanalyser på arbeidsmiljø i alle virksomheter

Kvalitetsmål – Periodemål 2013-16 og resultatmål for 2013 En velfungerende kvalitetskultur i alle virksomheter Rutiner for kvalitetsarbeid og forbedringsprosesser utarbeidet i alle virksomheter Interne serviceavtaler og rutiner finnes i KSS Serviceavtaler/tjenesteerklæringer utarbeidet eller revidert i alle virksomheter

Tre perspektiver i kvalitetsarbeidet

Avvik og avvikshåndtering = Forbedringsarbeid Oppstart av elektronisk avviksmelding og avviksbehandling via KSS (Kvalitets styrings system) mars 2011. Opplæring av alle virksomhetsledere + 1-2 pers i hver virksomhet (+ opplæring i hele/deler av virksomheter) Avvik på tre hovedkategorier HMS Tjeneste/bruker Organisasjon /internt Stimulere til å bruke avviksrapportering som en del av forbedringsarbeidet. Lav terskel for å melde avvik

Avvik og avvikshåndtering = Forbedringsarbeid Fokus på Kvalitetskultur i avdelinger og virksomheter (tenke forbedring og unngå feil) Fokus på risikovurdering , internkontroll og avvikshåndtering Hva kan vi lære av avvik Årsak til avvik Behov for tiltak for å unngå lignende avvik Risikoanalyse?

Bakgrunn for KSS / Kvalitetslosen Hvorfor valg av Kvalitetslosen Brukervennlighet Utvikling av systemet Kommunikasjon m/leverandør og kunder Kostnader Enkel DEMO av KSS

Struktur og oppbygging av prosedyrebibliotek Mappestruktur Prosedyrer i KSS Struktur og oppbygging av prosedyrebibliotek Mappestruktur Prosedyre-oppbygging Ulike typer dokumenter/skjema/linker Presentasjon av prosedyrer Revisjon av prosedyrer Enkel DEMO av prosedyrer i KSS

Avvikssystemet og avviksmelding i KSS Struktur for oppbygging/videresending Melde avvik Hva er et avvik? Behandle avvik Videresende avvik Tiltak Statistikk DEMO av AVVIKSYSTEMET i KSS

Administrasjon og vedlikehold av systemet Administrativ oppbygging Struktur i systemet Innhenting av prosedyrer Felles for en eller flere kommuner /like virksomheter Forankring i kommunen Daglig/fortløpende administrasjon / vedlikehold En felles administrasjon Delt på flere/alle kommuner

Direkte informasjon i systemet Kontakt med enkeltpersoner Superbruker -senter Direkte informasjon i systemet Kontakt med enkeltpersoner Skriftlige (mail) henvendelser Forslag til endringer

«Kvalitetshjertet» - symbol - systematisk arbeidsmetode Kvalitetsstrategi 2012-2015 «Kvalitetshjertet» - symbol - systematisk arbeidsmetode

God praksis?

Takk for oppmerksomheten!