Fra teori til praksis, praktisk Usikkerhetsstyring Case nytt regjeringsbygg -R6 Agnar Johansen og Jens-Petter Lund

Disposisjon Prosjektoppstart og usikkerhetsstyring Nytt regjeringskvartal Erfaringer Teori møter praksis vs praksis møter teori teori praksis erfaringer US prosjektkonferansen 25.10.07

Prosjektoppstart og usikkerhetsstyring Referanse ramme Norsk senter for prosjektledelse (NSP prosjekt) Oppstart og avslutning av prosjekt 2003 (Torp,Johansen) Usikkerhets som læringsarena,2005 (Langlo,Johansen) Praktisk styring av usikkerhet sett fra prosjekteiers perspektiv (PUS), Concept rapporter Nr 6 Målformuleringer i store statlig investeringsprosjekt 2004 (Klakegg) Nr 10 Usikkerhetsanalyse – kontekst og grunnlag 2005 (Austeng mfl) US prosjektkonferansen 25.10.07

Bakgrunn for NSP prosjektet ” Oppstart av prosjekter er en kritisk fase, og den oppleves av mange som svært ustrukturert, til tross for de erfaringene som gjøres fra gang til gang. Søkelyset rettes mot hvordan man kan sikre en best mulig oppstart av prosjekter, uavhengig av fag og bransjer.” Vedtak i styremøte 11.juni 2002 å gjennomføre prosjekt med følgende problemstilling: ”Finne ut hvordan man kan sikre en god oppstart av prosjekter.” US prosjektkonferansen 25.10.07

Resultater En generisk framstilling av oppstartprosessen 6 fokusområder innen prosjektoppstart Tips og råd innen de 6 fokusområdene US prosjektkonferansen 25.10.07

Resultat –prosessmodell oppstart Plangrunnlaget Avklaring av status Usikkerhet Usikkerhets-oversikt Interessenter Oversikt over interessenter Prosjektmål Fornuftige målformu-leringer Organisasjon Hensikts-messig organisering Styrings- dokument Utvikle styringssystem Prosjektoppstart US prosjektkonferansen 25.10.07

Case R6, Jens-Petter Lund Nytt Regjeringsbygg trinn 6 –kort om prosjektet R6 – fra teori til praksis Oppstartsseminar med Usikkerhet i fokus, gjennom: Målanalyse Interessentanalyse Overordnet tid og kostanalyse Interessentanalyse og kommunikasjonsplan Usikkerhetsanalyser – tid og kostnad Utvikling av styringsdokument og forprosjekt – erfaringer US prosjektkonferansen 25.10.07

R6, målanalyse - agenda Interessentanalyse, første overordnede analyse Måldebatt, gjennom gruppeoppgaver Usikkerhetsanalyse med tanke på tid, overordnet, 1. grovanalyse Usikkerhetsanalyse med tanke på kost, overordnet, 1. grovanalyse Sosialt program, relasjonsbygging, teambulding, med mer. , Da får du satt fokus på en usikkerhetskultur som spenner i fra det operasjonelle i prosjektintern sammenheng, til det kontekstuelle i prosjektomgivelse sammenheng. US prosjektkonferansen 25.10.07

Interessentanalyse og kommunikasjonsplan Formålet med en interessentanalyse er å skape et overblikk over prosjektets interessenter samt sikre en målrettet og differensiert håndtering av prosjektets interessenter. Dette innebærer å skape strategisk viktige relasjoner mellom prosjektet og interessentene. Interessentanalysen skal identifisere de kritiske interessenter, slik at man deretter kan beslutte hvilke tiltak som skal iverksettes for å håndtere/ivareta dem. For eksempel bør det skilles mellom hvem som skal orienteres, informeres, høres eller involveres i utvikling av prosjektet. Dette kan skje dels gjennom prosjektets organisering og dels gjennom kommunikasjonsstrategien som utarbeides som en følge av en interessentanalyse US prosjektkonferansen 25.10.07

Hvilke målgrupper må prosjektledelsen ha en åpen og klar kommunikasjon med, i denne fasen av prosjektet? Prosjektgruppen Oppdragsgiver Brukere Politikere/Myndigheter Tilsyn Rokering (de som blir berørt, og må flytte på seg p.g.a. rehabiliteringen) Utførende Sikkerhet SB ansatte Allmennheten US prosjektkonferansen 25.10.07

Hva er budskapet – hvorfor bør R6 gjennomføres? R6 skal sikre målet om samling av departementene (unntatt Forsvarsdepartementet og Utenriksdepartementet) i et utvidet regjeringskvartal. HOD og LMD flytter inn i R6, som frigir areal til andre departementer, som igjen bedrer den totale arealsituasjonen i RKV. R6 medfører mindre privat innleie R6 skal effektivisere samhandling mellom departementer som igjen gir god tjenesteutøving for det politiske miljøet. R6 skal gi liv til området og vitalisere hele kvartalet. R6 skal ta tre bygninger som i dag står ubrukt / båndlagt i bruk. R6 skal ta den verneverdig bygningen, K8, i bruk. R6 skal gi bydelen mer grønt areal og kunst. US prosjektkonferansen 25.10.07

Praktisk usikkerhetsstyring – hva handler det om? Historisk tilbakeblikk fra usikkerhetsanalyse til usikkerhetsstyring Praktisk usikkerhetsstyring US prosjektkonferansen 25.10.07

Utvikling –Usikkerhetsanalyse Det startet med store militære utviklingsprosjekt i USA Når blir prosjektet ferdig? PERT nettverk Usikkerhetsanalyser =estimering av prosjektkostnad Suksessiv prinsippet/trinnvis prosessen Estimat usikkerhet (mengde, pris og kvalitet) Indre/ytre forhold Hendelser I concept prosjekt ”Usikkerhetsanalyser” – pekes det på mangler knyttet til å ta usikkerhetsanalysene mer aktivt i bruk til usikkerhetsstyring US prosjektkonferansen 25.10.07

Usikkerhetsstyring - operasjonelt (sett fra prosjektets ståsted) 1 Identifisere usikkerhet - finne potensielle hendelser, årsaker og konsekvenser. 2 Kvantifisere usikkerhet - tallsette usikkerhet, modellere sammen-henger og analysere, prioritere. 3 Utvikle respons/tiltak - finne tiltak som utnytter muligheter og motvirker risiko - gi innspill til planlegging/styring av prosjektet 4 Følge opp tiltak - oppdatere mål - innarbeide i prosjektets plan - iverksette tiltak - følge opp tiltak, - registrere virkning og samle erfaring. Analyse Oppfølging US prosjektkonferansen 25.10.07

Praktisk styring av usikkerhet i et eierperspektiv (PUS) – bakgrunn PÅSTAND Verden blir stadig mer dynamisk og omskiftlig dvs prosjektene må håndterer mer og mer usikkerheten (operasjonell og kontekstuell) Prosjekteier ønsker forutsigbarhet og effektiv prosjektet, samtid som prosjektene må håndterer en verden i kontinuerlig forandring Prosjektene er tradisjonelt ansvarlig for den operasjonell usikkerheten Hvem ivaretar den kontekstuelle? Hvordan får man prosjektene til å se etter muligheter i gjennomføringsfasen Prosjekteier og prosjektledelsene i prosjektet har ikke nødvendigvis lik oppfatning av hva som er risiki og muligheter i et prosjekt En beslutning kan vurderes som en mulighet for eier, samtidig som den vurderes som en risiko for prosjektet US prosjektkonferansen 25.10.07

Usikkerhetsanalyser – tid og kostnad Prosjektet har gjennomført tre kostnadsanalyser (en intern og to eksterne) og en tidsanalyse i forprosjektfasen Gjennomført en intern usikkerhetsanalyse tidlig i forprosjekt – (Formål) Få opp et estimat over prosjektkostnadene Skape riktig nivå og fokus på prosjekteringsarbeidets ambisjon Gjennomført en ekstern usikkerhetsanalyse med rådgiver som hadde rammeavtale med finansdepartementet (formål) Få opp en usikkerhetsanalyse som var tilnærmet identisk med det som ville bli avkrevd ved ekstern kvalitetssikring Gjennomført en tidsanalyse (formål) Få bedre forståelse for hvilke deler av prosjektet som var tidskritisk++ US prosjektkonferansen 25.10.07

Utvikling av styringsdokument Prosjektet valgt å splitte leveransen fra forprosjektet i to leveranser Styringsdokument - som skulle tilfredsstille kraven gitt av det eksterne KS regimet Forprosjekt – som skulle innholde funksjonsbeskrivelser, tegninger, med mer, etter Statsbyggs krav Noe av avsnittet var felles i de to leveransene Splittene i to gjorde at det ble enklere å få tydelige dokumenter Kvalitetssikring medført noe små kommentarer men ingen større endringer var påkrevd US prosjektkonferansen 25.10.07

Praktisk styring av usikkerhet - rapportering Rapportering: Skille mellom operasjonell- og kontekstuell- rapportering. Typisk så vil operasjonell usikkerhet rapporteres 1x i mnd (som SB har lagt opp til i dag). Kontekstuell usikkerhet er ikke like egnet for rapportering så ofte, kanskje 2x i året. Den kontekstuelle usikkerhet, usikkerhet ”utenifra” som påvirker prosjektet, endrer seg sannsynligvis ikke så ofte at det er et poeng å rapportere 1x mnd. Hvem skal det rapporteres til? Flere nivåer av rapportering? US prosjektkonferansen 25.10.07

Erfaringer Teori møter praksis vs praksis møter teori I R6 har man fra dag en vært nysgjerrig og villig til å prøve nye samarbeidsformer Ingen ting er så nyttig som en god teori, som også lar seg overføre til praktisk handling! I R6 er det lagt vekt på å betrakte prosjektet som et åpent system og ikke et lukket Dette krever holdningsendringer hos prosjektledelsen! I R6 er det lagt vekt på å skape et godt prosjektleder- team og trekke inn erfaringer fra både teori og praksis (internt og eksternt) Prosjektleder er ikke supermann! I R6 har man jobbet aktivt med å forstå interessentens krav, behov og forventinger Skal man lykkes i prosjekt må man forstå at suksessen er avhengig av motivert enkelt mennesker som jobber sammen mot felles mål! US prosjektkonferansen 25.10.07

SPØRSMÅL????????? US prosjektkonferansen 25.10.07