Introduksjon til SIF8102 Eksperter i Team (EiT): Landsby 28 -- Holdninger til formelle kvalitetssystemer i ulike bransjer Intro-møte, 16. jan. 2002 (v2) Reidar Conradi Institutt for datateknikk og informasjonsvitenskap Norges teknisk-naturvitenskaplige universitet www.idi.ntnu.no/~conradi, conradi@idi.ntnu.no, www.idi.ntnu.no/grupper/su/eit2002/eit-general.html Tel 73.593444, 918.97029, Fax 73.594466 Eksperter i Team (EiT), Intro-møte 16. jan. 2002

Agenda, oppstartsdag 16. jan 2002 0815-1000: Fellesåpning for IME-fakultet, aud. R1 (U1-etg.), Realfagbygget Foredrag ved Stein Tore Nybrodahl, Telenor: fokus på samarbeid i grupper 1015-1100: Landsbyen samles, aud. R6 (U1-etg.), Realfagbygget v/ Reidar Conradi Målene for faget, tverrfaglighet, faglig tema, samarbeidsprosesser, planlegging Landsbyhøvdingens og stud.assistentenes roller, ”fasiliterings”-team Pensum, senere gruppeøvinger og rollespill Leveranser, gruppeprosessrapport, faglig rapport, presentasjon, evaluering, karaktersetting Annen praktisk info: gruppeinndeling, møter, kurs, BSCW, Web-side Spørsmål og diskusjon, hvordan bruke landsbydagen? 1100-1200: Plenum i R6, der problem-eierne innleder Wenche Lorentsen, Notar (Elisabeth Aanes den 16.1) Gunn Sæther, RiT Finn Amundsen, CapGeminiE&Y Einar Evju, SAS 1200-1245: Gruppevis lunsj i kantina i Realfagbygget 1245-1430: Gruppemøter i R6 (to grupper), D5-144 (5.etg. samme bygg) og ITsør-222 Gruppedeltagerne presenterer seg i gruppen: Hva er min og gruppens faglige styrke og svakhet? Samsvar mellom gruppens faglige ekspertise og problemstilling? Hvordan kan vi få til en best mulig gruppeprosess? Planlegging av arbeid. 1430-1500: Plenum i R6, Gruppeoppsummering Kort rapport fra hver gruppe, kommentarer til tverrkoordinering 1500-1600: Plenum med utdrag fra prosessbok og avslutning Gjennomgang av kapittel 2 i ”Bob Dick” v/ stud.ass. Beslutninger, aksjoner, oppsummering (hjemmelekser) Eksperter i Team (EiT), Intro-møte 16. jan. 2002

Agenda, andre landsbydag 23. jan 2002 0815-0900: Gruppearbeid i D5-144 og R6 Fortsettelse av gruppearbeidet fra intro-dagen, forberede plenum-status på BSCW 0900-1130: Plenum i R6 Rapport fra hver av gruppene om faglig- og prosess-status, behov for koordinering osv.; 1 t Gruppe 1 underviser pensum fra kap. 4 og 5 i Bob Dick, med diskusjon; 1 t Beslutninger, aksjoner, oppsummering; 0,5 t 1130-1215: Lunsj 1230-1430: Plenum i R6 Gruppe 2 underviser pensum fra kap. 6 og 9 i Bob Dick, med diskusjon; max. 2 timer NB: Gruppe 2 og 3 bytter onsdager! 1430-1600: Gruppearbeid i D5-144 og R6 Formulere læringsmål Formulere faglig problemstilling for gruppen og felles problemstilling/oppgaver for landsbyen Beskrive ønsket gruppeprosess med tverrkoordinering mot andre grupper Formulere spilleregler og samarbeidsavtale Utarbeide fremdriftsplan Skrive refleksjonsbok Eksperter i Team (EiT), Intro-møte 16. jan. 2002

Agenda, tredje landsbydag 30. jan 2002 0815-0900: Gruppearbeid i D5-144 og R6 Fortsettelse av gruppearbeidet fra forrige gang, forberede fellespresentasjon på BCSW 0900-1130: Plenum i R6 Rapport fra hver av gruppene om faglig- og prosess-status, behov for koordinering osv.; 1 t Gruppe 3 og 4 underviser pensum fra kap. 10, 11 og 12 i Bob Dick; 2 t Beslutninger, aksjoner, oppsummering; 0,5 t 1145-1230: Lunsj 1230-1500: gruppearbeid i D5-144 og R6 Gjøre ferdig faglig problemstilling for gruppen/landsbyen, innleveres for godkjenning Gjøre ferdig spilleregler og samarbeidsavtale m/ tverrkoord., innleveres for godkjenning Ferdigstille fremdriftsplan, innleveres for godkjenning Skrive refleksjonsbok Senere landsbydager: 0815-0900: gruppearbeid 0915-1100: plenum i R6 1100 og utover: gruppearbeid etter behov Eksperter i Team (EiT), Intro-møte 16. jan. 2002

Kunnskaper Gruppeprosess Tverrfaglig Ferdigheter samarbeid Holdninger NTNU, Institutt for telematikk, Leif Arne Rønningen Målene med EiT-faget Kunnskaper Gruppeprosess Tverrfaglig samarbeid Ferdigheter Holdninger Eksperter i Team (EiT), Intro-møte 16. jan. 2002

Fag, mål, oppgave, landsby Tverrfaglig prosjekt: 2,5 vt for alle siv.ing.studenter i 4.klasse. Gruppearbeid om realistisk problemstilling. Tre mål: Faglig, prosess (prosjekt), egen læring. Eks. Prosessmål: kunnskap, ferdigheter, holdninger. Problemorientert læring i grupper: frihet under ansvar, takle faglige/gruppe-utfordringer under tids / ressurspress. Oppgave: Holdninger til formelle kvalitetssystemer i ulike bransjer, med felles faglig rapport. Oppdragsgiver: IDI/NTNU og fire eksterne problem-eiere Notar, RiT, CapGeminiE&Y og SAS. Organisert i en “landsby”, med samarbeidende grupper rundt en landsbyhøvding, problem-eier og biveiledere. Eksperter i Team (EiT), Intro-møte 16. jan. 2002

Veiledere og oppgavestruktur Problem-eiere: Wenche Lorentsen fra Notar, Gunn Sæther fra RiT, Finn Amundsen fra CapGeminiE&Y, og Einar Evju fra SAS. => Disse og andre må aktivt oppsøkes for å få avklart problem, få tak i litteratur o.l. Tilretteleggere (“facilitators”): prof. Reidar Conradi og stip. Carl Fredrik Sørensen, begge IDI; stud.ass. Morten Saue (bygg) og M. Pernille Dørstad (ind.øk.). => Vil mest svare på prosess-spørsmål (“legge til rette”), men også litt faglig -- en utfordring for begge parter! Har forhåndsstrukturert oppgaven m/ fire hypoteser, gruppeinndeling, felles faglig rapport og forslag til tidsplan. => Dere må ta fatt i alt dette, pluss koordinere grupper vs. landsby. Eks. Arbeidsform mot problem-eiere: f.eks. ved samtale, spørreskjema, strukturert intervju og/eller idedugnad. Eksperter i Team (EiT), Intro-møte 16. jan. 2002

Gruppeinndeling Gruppe 1 mot Notar: SIO3-PB heidinil@stud.ntnu.no : Heidi Nilsen (ikke møtt første gang) SIF1-IM idas@stud.ntnu.no : Ida Scheel SIS1-IØ roarboe@stud.ntnu.no : Roar Bøe ? mortelok@stud.ntnu.no : Morten Løken ? toveanet@stud.ntnu.no : Tove Anette Haug Gruppe 2 mot RiT: SIS1-IØ dagbjorg@stud.ntnu.no : Dagbjørg Straume (ikke to første gangene) SIB1-B juliees@stud.ntnu.no : Julie Elisabeth Sandvik SIN1-MS myrene@stud.ntnu.no : Terje Myrene SIB1-VM ahl@stud.ntnu.no : Rolf Magnus Åhl SIB1-KON rosand@stud.ntnu.no : Eskild Røsand Matematikk sveiel@stud.ntnu.no : Svein Erik Lien (etteranmeldt) Gruppe 3 mot CapGeminiE&Y: SIB1-B juritzen@stud.ntnu.no : Tone Line Juritzen SIS1-IØ lovseth@stud.ntnu.no : Marthe Tøsse Løvseth SIB1-KON stiantho@stud.ntnu.no : Stian Thorsø SIE3 KYB haheim@stud.ntnu.no : Anders Lund Håheim SIS1-HS bergerse@stud.ntnu.no : Camilla Elen Bjørneide Bergersen Gruppe 4 mot SAS: SIS1-IØ larshara@stud.ntnu.no : Lars-Harald Green SIE2-KS perfur@stud.ntnu.no : Per Eirik Furebotten SIB1-B vidarhe@stud.ntnu.no : Vidar Helland SIB1-KON stolsnes@stud.ntnu.no : Stian Stølsnes (ikke første gang?) SIB1-KON ingvip@stud.ntnu.no : Ingvild Drabløs Pettersen Eksperter i Team (EiT), Intro-møte 16. jan. 2002

Praktisk om gjennomføring Gruppeinndeling gjort på forhånd -- 21 stud. i 4 grupper. Faste landsbymøter hver onsdag 0815-ca. 1200, obligatorisk fellesdel 0915-1100 i R6 (maks 4 fravær!). Presisere faglig opplegg/prosess/fremdriftsplan til onsdag 30. jan. Midtpresentasjon onsdag 27. feb. for problem-eiere. Avslutning onsdag 24. april: felles faglig rapport (100 s., 50%), prosessrapport (15 s., 25%), web?-presentasjon (45 + 4*10 min., 25%). Alle i gruppa får samme karakter. Prosessrapport: opplevd (tverr)faglig samarbeid, refleksjoner om egne erfaringer, bruk av FIDO-modellen til Bob Dick, forslag til prosessteknikker, utfordringer i tverrfaglig samarbeid, rammevilkår, egen kompetanseheving m/ alternative tilnærmingsmåter. Alle fører refleksjonsbok (prosesslogg) over fremdrift / endringer / problemer / læring osv. Diskutere observasjoner i uka etterpå? Landsbyen må opprette egen web-side. Eksperter i Team (EiT), Intro-møte 16. jan. 2002

Faglig bakgrunn (1) Kvalitet: “de egenskaper ved et produkt/tjeneste som tilfredsstiller kundens uttrykte og skjulte behov”, dvs. fører til fornøyd kunde. Negativ kvalitet: fravær av feil (jfr. garantitid), positiv kvalitet: å dekke helt nye behov (jfr. SMS). Betyr dokumenterte (formaliserte) kvalitetsrutiner enten som papir i tykke permer eller via web, egne kval.sjefer osv. Total kvalitetsledelse (Total Quality Management, TQM): hele bedriften og alle dens ansatte fokuseres mot å oppnå slik kvalitet. Basert på arbeid til Deming, Juran og Crosby. Koordinert i Norge av Norsk forening for kvalitet og ledelse, NFKL. Jfr. Asbjørn Aunes bok i litteraturlista. Eksperter i Team (EiT), Intro-møte 16. jan. 2002

Faglig bakgrunn (2) Kvalitetsrutiner: lett for å “støve ned” – ingen bryr seg, og de berørte har ikke vært med å lage dem, dvs. intet eierforhold -- en klassisk blokkering i endringsarbeid. Se Conradi og Dybå (2001): erfaringer fra datafirmaer. Se Brown og Duguid (1991) om “storytelling” ved kaffetrakteren o.l. som alternativ kompetanseoverføring. Jfr. militær (“følg boka”) vs. improvisatorisk oppfølging (“gjør hva du synes best”) – trenger begge. Jfr. problemer med rapportering av “nesten-ulykker” i transportsektor eller av feildiagnoser i sykehus, begge med formål om å lære – ikke å straffe. De fleste bedrifter har egne kvalitetssystemer, og meta-rutiner for oppfølging og forbedring. Men virker de? Eksperter i Team (EiT), Intro-møte 16. jan. 2002

Faglig bakgrunn (3) Mulige hypoteser/spørsmål fra Conradi og Dybå, 2001 – med underspørsmål: Q1: What is the knowledge of the routines being used? Q2: How are these routines being used? Q3: How are they updated? Q4: How effective are they as a medium for transfer of knowledge and experience? Dere må gripe fatt i alt dette som en felles problemstilling for landsbyen! Anbefalt disposisjon for faglig rapport vil utgis. Eksperter i Team (EiT), Intro-møte 16. jan. 2002

Faglig bakgrunn, noe litteratur (4) Asbjørn Aune: “Kvalitetsstyrte bedrifter”, Ad Notam, Gyldendal, 1995 – hver gruppe bør kjøpe denne. John S. Brown and Paul Duguid: “Organizational Learning and Communities of Practice: Toward a Unified View of Working, Learning, and Innovation”, Organization Science, Vol. 2, No. 1 (Feb. 1991), pp. 40-57 – utdelt første dag. Reidar Conradi og Tore Dybå: "An Empirical study on the utility of formal routines to transfer knowledge and experience", In Volker Gruhn (Ed.): "Proc. European Software Engineering Conference 2001 (ESEC'2001)", Vienna, 10-14 Sept. 2001, pp. 268-276 – utdelt første dag og kan nås via hjemmesiden til faget. Eksperter i Team (EiT), Intro-møte 16. jan. 2002

Prosessmotivasjon (1) Siv.ing.-jobb er å finne konstruktive løsninger -- la oss bli enda bedre, tverrfaglig, muntlig/skriftlig. Medisinstudiet, NTNU: problembasert læring fra 1. dag. Trend fra individuell ekspert til samspill: bort fra i retning av løs problemet => skap fremtiden få inn en ekspert => hjelp folk å lære identifiser en ansvarlig leder => involver alle finn den riktige teknikken => finn en egnet prosess finn den beste måten => finn en bedre måte få ordnet dette raskt => kontinuerlig forbedring Meget nyttig kunnskap i kommende 5. studieår, og overalt ellers: jobb, familie, venner, frivillige org., ... Eksperter i Team (EiT), Intro-møte 16. jan. 2002

Prosessmotivasjon (2) Prosessferdigheter etterspurt av næringsliv og samfunnet, jfr. gallup ifm. innføring av 5-årig siv.ing.studium og Gullfaks PBL. Sosial prosess å avklare krav/oppgave og å lage løsning. Nær sammenheng mellom EiT og lederegenskaper. Typiske lederskapshandlinger er: Gir positive kommentarer til andres arbeid Aktiv lytting, holder øyekontakt, spør, gjentar med egne ord, utbroderer Ber om nærmere forklaring, og sier seg enig eller uenig Spør andre om deres syn, oppmuntrer til å delta Er uenig i sak, uten å angripe person Se prosess-læreboka til Bob Dick. Har du/dere synspunkter her? Eksperter i Team (EiT), Intro-møte 16. jan. 2002

Prosess: stud.ass.-rolle (3) To stud.ass.: M. Pernille Dørstad, 3. ind.øk., 23 år Morten Saue, 3. bygg, 22 år, også EiT-stud.ass. i fjor Rollen som “fasilitator” / hjelper: Kun gruppeprosess, ikke faglig Hjelp til refleksjonsrapport Være verktøy/ressurs, men ingen fasit! Typiske oppgaver: Rollespill Skjemaer (tre stk.): 1. Analyse av selvbilde, 2. Gruppens utvikling, 3. Personlighetstyper Refleksjonsskriving Hjelp ved evt. problemer Observatør Eksperter i Team (EiT), Intro-møte 16. jan. 2002

Prosess: mulig fremdriftsplan (4) Matriseorganisasjon: primærgrupper mot hver bedrift. I tillegg delvis felles faglig problemstilling, -metode og –sluttrapport, samt web-side. Utfordring for dere! To første uker: oppstart med målformulering, felles faglig problemstilling, prosess/grupperoller og fremdriftsplan – over 12t/uke! Neste fire uker: Få frem metodikk m/ spørreskjemaer o.l. Midtveisrapport etter uke 6 (27. feb.): fremlegge opplegg til godkjenning. Neste fire uker: Gjøre feltarbeid om holdninger. En uke: påske (31. mars er 1. påskedag). Siste tre uker: analyse og sluttrapport. Hele tiden: prosessøvinger, rollespill o.l. Avslutning: onsdag 24. april. Eksperter i Team (EiT), Intro-møte 16. jan. 2002

Noen praktiske ting Refleksjonsbok: skrives av hver student (ikke en per gruppe), på papir og/eller elektronisk. Litteratursøkekurs: Aud. H3, 1615-1800, onsdagene 30.1 og 6.2 for denne landsbyen. Skrivekurs: opp til hver landsby, mer info senere. Kurs i presentasjonsteknikk: blir organisert sentralt av EiT, mer info senere. Bruk av BSCW samarbeidsverktøy, se http://bscw.ntnu.no og EiT-stud.ass. Thorvald Johannessen, thorvaj@stud.ntnu.no, tel 958.01468. Premie for beste avslutningspresentasjon: gratis middag på hele landsbyen. Eksperter i Team (EiT), Intro-møte 16. jan. 2002

Pensum fra prosessboka til Bob Dick Bob Dick: “Helping groups to be effective”, Interchange Resource Document, ISBN 1-875260-09-9, 1991, 379 p. Kan kjøpes på Tapir fra 15.jan. FIDO-metoden: Feelings, Information, Decisions (actions), Outcomes. Kap 2 The process of problem solving, pp. 12-28 Kap 4 Team building activities - team building (icebrakers) pp. 58-60 Kap 5 Goal setting activities - goal setting, pp. 72-77 - complaint session, pp. 85-89 Kap 6 Climate setting activities - climate (norm) setting, pp. 94-98 Kap 9 The design of robust processes, pp. 187-222 Kap 10 Communication skills for group facilitation, pp. 225-242 Kap 11 The fundamentals of facilitation, pp. 243-263 Kap 12 The facilitation process, pp. 264-282 Dette gir et kjernepensum på 129 sider Se foiler på de neste sju sidene fra kap. 1-2 i boka. De fire første er laget av prof. Leif Arne Rønningen, Inst. for telematikk, de tre siste av f.aman. Jørn Hokland, IDI. Annen prosesslitteratur: What is the Meyers-Briggs Type Indicator? http://www.aptcentral.org/aptmbtiw.htm GSU Master Teacher Program: On Learning Styles http://www.gsu.edu/~dschjb/wwwmbti.html Gruppeøvinger, rollespill – organiseres og utdeles av stud.ass. Eksperter i Team (EiT), Intro-møte 16. jan. 2002

Chapter 1, Introduction (Bob Dick) Facilitation Prevention Preparation Robust Intervention processes Goal setting, ch 4 Process design, ch 9 Communication, ch 10 Climate setting, ch 5 Fundamentals, ch 11 Team building, ch 6 Facilitation style, ch 12 Eksperter i Team (EiT), Intro-møte 16. jan. 2002

Chapter 2, The process of problem solving Planning vs action PLAN DO PLAN DO PLAN DO Eksperter i Team (EiT), Intro-møte 16. jan. 2002

Chapter 2, The process of decision making Feelings Information Decisions, actions Outcomes Eksperter i Team (EiT), Intro-møte 16. jan. 2002

Chapter 2, The process of problem solving Define the desired outcome Define the decisions to be made Define the information required Collect, exchange, and interpret the information Make the decisions Implement the decisions to achieve the outcomes Eksperter i Team (EiT), Intro-møte 16. jan. 2002

O D agenda -setting I hoveddel etter møtet (Feelings) Information Decisions Outcomes som møtestruktur O D I definer utfall Hva prøver vi å oppnå i det lange løp? agenda -setting definer beslutninger for å nå utfall Hvilke beslutninger må vi treffe for å veilede oss mot disse målene? definer informasjon nødvendig for beslutninger Hvilken informasjon trenger vi for å gjøre disse beslutningene? utveksle og analyser informasjon Hvilken relevant informasjon har vi? Hvordan samler vi den informasjon vi ikke har? hoveddel gjør beslutninger på basis av informasjon Hva foreslår informasjonen at vi gjør? Hva må gjøres av hvem, til når, for å få de ønskede utfall? implementer beslutninger for å nå utfall etter møtet Eksperter i Team (EiT), Intro-møte 16. jan. 2002

Feelings Information Decisions Outcomes som prioriteter følelser fra verdier følelser fra oppfatninger følelser fra prosessens innhold informasjon beslutninger utfall som er øyeblikkelige utfall som er målrettede, midlertidige utfall som utgjør det ultimate ideal/mål F I D O Eksperter i Team (EiT), Intro-møte 16. jan. 2002

Fasilitator spør A: B ... ved mistanke om at Sa eller gjorde B noe som du reagerte på? Hva? (evnt.: Jeg så at du ristet oppgitt på hodet da B sa ”jeg vil at du A skal lese prosessboka til neste gang”. Hva reagerte du på?) B handling konsekvens følelse Betyr det at du må gjøre noe du ikke har lyst til? Hva? Betyr det at du ikke får gjøre noe du har lyst til? Hva? oppfatning oppfatning Tror du B har andre motiver for å si dette? Hvilke? Tror du B har negative holdninger til deg? Hvilke? konsekvens følelse Hva føler du lyst til å gjøre (med B)? (evnt.: Hva fikk det deg til å føle?) handling ... ved mistanke om at reagerte på B sin handling. A Eksperter i Team (EiT), Intro-møte 16. jan. 2002