Erling S. Andersen Handelshøyskolen BI PEVS - Project Evaluation Scheme Erling S. Andersen Handelshøyskolen BI erling.s.andersen@bi.no tlf. 6755 7172 fax 6755 7678 privat 2256 1972

Appetittvekker ! Det er av betydning for en styringsgruppe eller en prosjektleder å kunne ta "temperaturen" på prosjektet underveis i prosjektarbeidet. Spørreskjemaet PEVS er et hjelpemiddel i en slik temperaturmåling. Resultatene vil vise situasjonen i prosjektet sammenliknet med hva som er den vanlige situasjonen for andre norske prosjekter. Man får råd om hva det viktig å gripe fatt i for å forbedre situasjonen for prosjektet.

Behov for situasjonsbilder ! Slutt Start Prosjektet Tiden Evaluering Behov for situasjonsbilder !

Tradisjonell situasjonsrapportering Fokus på rapportering av framdrift (tidsbruk), kostnader og kvalitet Viktig! Tilbakeskuende

Kritisk suksessfaktor (Critical Success Factor = CSF) Ser framover, ser på forutsetningene for framtidig suksess Identifiserer faktorer som kan forutsi suksess En kritisk suksessfaktor: Hvis denne faktoren er tilfredstillende oppfylt, er det stor sannsynlighet for at det ønskelige resultatet nås Trenger kritiske suksessfaktorer for å vite hva man skal få til for å oppnå de ønskede resultatene

Tidligere arbeid John F. Rockart: Chief Executives Define Their Own Data Needs, Harvard Business Review, Vol. 57, No. 2, (March-April 1979), pp. 81-93 Slevin & Pinto: The Project Implementation Profile: New Tool for Project Managers, Project Management Journal, 17 (1986), pp. 57-70

PEVS = Prosjektevalueringsskjemaet Spørreskjema som gir grunnlag for å angi prosjektets status og for å predikere prosjektets resultater 60 kritiske suksessfaktorer for et prosjekt 10 suksesskriterier Mulighet til å relatere situasjonen i sitt prosjekt med situasjonen for et stort antall andre norske prosjekter

PEVS - Teoretisk grunnlag De kritiske suksessfaktorene er identifisert gjennom å fokusere på følgende forhold: Prosjektets arbeidsoppgaver: Alle de forskjellige sentrale arbeidsoppgavene i prosjektet er hele tiden av betydning for prosjektets resultater Prosjektets ledelse: Måten prosjektet blir ledet på er av betydning for prosjektets resultater Forfatternes subjektive erfaringsmateriale

PEVS - de forskjellige arbeidsoppgavene Prosjektdefinisjonen Prosjektets formål og mål Prosjektets rammebetingelser Prosjektplanleggingen Prosjektets overordnede plan Prosjektets detaljplaner Prosjektorganiseringen Den formelle prosjektorganisasjonen Den uformelle prosjektorganisasjonen Prosjektutførelsen Aktivitetsutførelsen Beslutningene i prosjektet Prosjektoppfølgingen Prosjektets tekniske og økonomiske styring Prosjektets interne og eksterne kommunikasjon

Prosjektledelsen: Både sak (struktur) og person (kultur) Det personmessige kan ivaretas gjennom Forankring Medvirkning, medbestemmelse Motivasjon

Eksempel på PEVS

PEVS - Gjennomsnittsresultater for 277 norske prosjekter

Prosjektets profil Ser sine egne resultater relativt til andre norske prosjekter Viser hva man bør særlig forbedre

Suksesskriteriene i PEVS Tradisjonell målrealisering Prosjektet blir ferdig til rett tid Prosjektet blir fullført innenfor de økonomiske rammer Prosjektet blir fullført med planlagt kvalitet på resultatene Formålsrealisering Prosjektets resultater blir tatt i bruk Prosjektet blir av alle impliserte oppfattet som en suksess

Suksesskriteriene i PEVS (forts.) Læring og erfaringsakkumulering Prosjektdeltakerne har utviklet seg menneskelig og faglig gjennom prosjektet Prosjektdeltakerne er etter prosjektet enda mer motiverte til å delta i prosjektarbeid Prosjektets erfaringer er oppsummert i en erfaringsrapport og/eller i et avslutningsmøte Alle relevante dokumenter knyttet til prosjektarbeidet blir samlet på et lett gjennfinnelig sted. Prosjektets organisasjon blir oppløst på en klar og akseptert måte

Prognostisering av prosjektets suksess Suksesskriterium: Sum av alle 10 mulige Beslutningene i prosjektet x 0,31 Aktivitetsutførelsen x 0,23 Prosjektets tekniske og økonomiske styring x 0,15 Prosjektets rammebetingelser x 0,18 Prosjektets interne og eksterne kommunikasjon x 0,11 Prosjektets suksess

Bruken av PEVS Ikke en fasit Situasjonsbilde - som supplement til tradisjonelle verktøyer Grunnlag for drøftinger i prosjektet

Mer ! Litteratur: Erling S. Andersen og Svein Arne Jessen: Project Evaluation Scheme: A tool for evaluating the current project status and predicting the project results, Project Management, 2000, pp. 61-69 Skjemaet tilgjengelig på Internett, se NSPs hjemmeside: http://www.nsp.ntnu.no