Kontraktsforhandlinger Kristin Westbye Account Manager Dialog

Kontraktsforhandlinger, Omega 10 Hva er forhandlinger? Bokmålsordboka sier: Drøftinger. Debatt “kunsten å skape enighet om et bestemt emne , mellom to eller flere parter med ulikt syn.” Hvor mange er glad I å shoppe? Hvor mange pruter? Hvilken prosess går dere gjennom først? 9 september 2002 Kontraktsforhandlinger, Omega 10

Forhandlingsprosessen Forberedelse Diskusjon Forslag og kjøpslåing Avslutting og enighet Lik prosess som i andre kjøpsprosesser. Fallaer ganske naturlig, ikke så spesiell. Skal allikevel se litt på den, for å sette ord på den, blir litt mer klar over hva som foregår. Kjenner igjen triksene selgeren bruker, og også de du bruker. Som andre ting: bedre forberedelse – bedre resultat Diskusjonen, avhenger i stor grad av de som er involvert, menneskelige egensakaper. Ser litt mer på det senere. Forslag og kjøpslåing Litt hvor tøff man er, man skal ikke overkjøre motparten allikevel. Håndtrykket, undertegning, begge sakl kunne gå ut uten å føle seg lurt. 9 september 2002 Kontraktsforhandlinger, Omega 10

Kontraktsforhandlinger, Omega 10 Forberedelse Informasjon Hva kan jeg kjøpslå med? Hva ønsker jeg å oppnå? Hvor står jeg? Standpunkt og strategi 1)Om seg selv først – hva trenger vi? 2)Oversikt over markedet, hva de ulike tilbyr. Ulike måter å gjøre det på: Forslag? Følge med i tidsskrifter Søke på nettet Ringe kolleger 3) Hva har de som jeg vil ha/jeg som de vil ha Da kan du kjøpslå Hvor står du per i dag? Forhold til noe leverandører, hva slags budsjett har du Standpunkt & strategi Må ha / fint å ha/ Fortelle alt til lev. Lure-strategi 9 september 2002 Kontraktsforhandlinger, Omega 10

Kontraktsforhandlinger, Omega 10 Kjøpe informasjon Ikke om en kontrakt, eller en brukergruppe Bør omhandle alle brukerne og alle typer informasjonsbehov innen organisasjonen Vit hva slags budsjett du har og hvordan du best kan utnytte dette Se på det som en helhet, se org. Som en helhet. Se hele elefanten 9 september 2002 Kontraktsforhandlinger, Omega 10

Kontraktsforhandlinger, Omega 10 Hvorfor samordne det? Bedre kontroll med hva som finnes Sikrer bedre utnyttelse Lagring, indeksering, gjenbruk Sikrer tilgang for flere brukere Unngår dobbeltabonnement Færre kontrakter, leverandører og personer å forholde seg til Kostnadsbesparende å forhandle frem en større kontrakt fremfor mange små 9 september 2002 Kontraktsforhandlinger, Omega 10

Kontraktsforhandlinger, Omega 10 6 blinde menn Mot den brede kraftige siden – vegg Støttannen, rundt, glatt og skarpt – spyd Buktende Snabelen – slange Rakte ut hånden, nådde kneet, ganske rett – tre Fikk tak i øret, - vifte Rakte ut, fikk tak i halen – tau Så de diskuterte lenge og vel, og alle sikre i sin sak om en elefant som ingen av dem hadde sett. 9 september 2002 Kontraktsforhandlinger, Omega 10

Kontraktsforhandlinger, Omega 10 Forberedelse Hvem er de interne brukerne av informasjon Hva slags oppgaver har de og hva er informasjonsbehovet Hva tilbys Hvem finnes det avtaler med i dag Alle brukergrupper og alle produkter Sammenlign brukerbehovene med det som tilbys Bygg forhold til nøkkelleverandørene Trenger altså oversikt over hele organisasjonen, så du ikke går ut å jøper en snabelvarmer.. Finne ut hvem de er, hva de har behov for og hva de skal bruke det til Hva er ute på markedet Hvilke avtaler har dere, noen bindene? Få oversikt Vanskleig så forklare: Fordele med samle dette på et sted, bedre kontroll, lettere gjenbruk, alle får bedre tilgang, unngår dobbeltabonnement, sparer penger Sammenligne behovene med tilbudene Bygg forhold, lettere å holde seg oppdatert, de vil ønske å holde deg oppdatert, lettere å komme igang med en prosess senere 9 september 2002 Kontraktsforhandlinger, Omega 10

Hvem er de interne brukerne? Informasjonssenteret Markedsavdelingen Sluttbrukere via egen pc ”Middle and back office” Pensjonsfondet Informasjonsbrukere kan sitte mange steder i bedriften 9 september 2002 Kontraktsforhandlinger, Omega 10

Forstå brukernes behov Dette må drive beslutningen Ikke selg en tjeneste internt fordi du har fått et godt tilbud En god avtale med lite bruk er en dårlig avtale Revurdér behovene årlig, vurdér i forhold til hva som tilbys Ikke dermed sagt at du ikke skal kunne selge nye tjenester, men pass på at det er noe de har bruk for og som passer inn i arbeidsprosessene deres Ingen begrunnelse, fått så god avtale – koster nesten ingenting, ingen som bruker den – penger ut av vinduet Løpende prosess, behovene endrer seg, må tjenestene revuderes 9 september 2002 Kontraktsforhandlinger, Omega 10

Hva slags informasjon behøves Tenk på alle typer informasjon Online sanntid/etterslep CD-ROM / DVD Tekst, bøker, tidsskrifter, nyhetsbrev Informasjon tilgjengelig på mange måter Hva har dere behov for? Fint å ha månedlige oppdateringe på fagbasene, holder kanskje med kvartalsvise – tilgang til Cdrom kolleksjonen eå mye billigere at det lønner seg. 9 september 2002 Kontraktsforhandlinger, Omega 10

Kontraktsforhandlinger, Omega 10 Og.. Hvordan ønsker de å ha tilgang til informasjon Lukket nettverk Intranett/extranett/internett Lokalt på PC Passord IP-gjenkjenning /Domene tilgang Er det noen ”ekstra-tjenester” sluttbrukerne vil ha Varslingsfunksjon/alert Lenking til elektroniske tidsskrifter 9 september 2002 Kontraktsforhandlinger, Omega 10

Trenger du noe spesielt? Mulighet for å logge søk mot bestemte prosjekter/personer Bruksstatistikk Treningspassord Avlastning / outsourcing Bruksbehov som er forskjellige fra sluttbrukerens, verktøy i å skulle administrere dette Få dem til å gjøre en del oppgaver for deg Tidsskrifter – sirkulasjone tidsskriftsagent som kan sirkulere for deg, holder oversikt over alle abonnementene for deg, du har en kontaktperson 9 september 2002 Kontraktsforhandlinger, Omega 10

Kontraktsforhandlinger, Omega 10 Hva finnes på markedet Hva slags nivå Produserer de data, redistribuerer eller begge deler? (aggregators / providers/ resellers) Hvor oppdatert er materialet Hvem eier data’ene, eierstrukturer ”One stop shop” Allianser Kommersilisert, høyt faglig nivå Hva slags grensesnitt, noe sluttbrukerne kan klare uten mye opplæring Strukturene I markedet, hvem eier hvem. Thomson er veldig stort, ISI, Derwent, osv. Er det noe allianser man skal passe på Har en kilde, har de alt? Er det kun spesielle årganger, en del rapporter som de beholder for deg selv? One stop shop begrepet. Elsker å kalle seg det 9 september 2002 Kontraktsforhandlinger, Omega 10

Utvikle et forhold til nøkkel leverandører Se på verdien, ikke bare prisen Forstå når du har en vinn/vinn situasjon Ikke kast bort tid og energi på ikke-vinn situasjoner Forhandle frem gode kontrakter De vil hjelpe deg, de vil holde deg oppdatert Gode muligheter til å få dem til å gjøre en del av jobben for deg Hva kan de gi som er bra, ikke har noe med pris å gjøre vanskelig å verdisette en kontaktperson, kontor I nærheten, kursing er gratis Skal også se gjennom salgstriksene, alle kursene I hele verden er gratis for kundene, sannsynlig at du får lov til å reise dit? 9 september 2002 Kontraktsforhandlinger, Omega 10

Ulike typer kontrakter Listepris, pay as you go Basert på bruk, inkludert rabatt Basert på bruk, garantert minimumsnivå, inkludert rabatt Fast pris, flat fee, all you can eat Firma avtale, enterprise deal Regional avtale Global avtale Gunstig for deg? Forutsigbarhet? Viktig å kutte så langt ned som mulig 9 september 2002 Kontraktsforhandlinger, Omega 10

Kontraktsforhandlinger, Omega 10 Diskusjon Egenskaper i forhandlingsprosessen Ulike strategier Ting vel verdt å huske på 9 september 2002 Kontraktsforhandlinger, Omega 10

Hvilke egenskaper har en god forhandler? Tålmodighet: i forberedelsene og i forhandlingene Istand til å tenke der og da, og bevare roen Åpen, fleksibel og kapabel til å se den andres synspunkter Oppfinnsom og kreativ, finne nye løsninger og muligheter for å løse låste situasjoner Lytte aktivt Observere, ta hint Taktfull, rasjonell, realistisk Sunt skeptisk 9 september 2002 Kontraktsforhandlinger, Omega 10

..og hvilke har en mindre god? Naiv Overfølsom Kranglete, negativ, belærende Trenger å ”score” poeng Lite selvinnsikt Ukomfortabel med uvisshet og risiko 9 september 2002 Kontraktsforhandlinger, Omega 10

Hva gjør du selv i situasjoner - hvor du er desperat? -hvor du er avslappet og trygg på deg selv? 9 september 2002 Kontraktsforhandlinger, Omega 10

Kontraktsforhandlinger, Omega 10 Gi og ta – goder? Hva har jeg som de vil ha? Hva kan forhandles på? Hva kan ikke forhandles på? Hva er det jeg kan kjøpslå med verdt for dem? Hva kan de forhandle med? Hva er det mulig de vil kjøpslå med, og hva er det verdt for meg? 9 september 2002 Kontraktsforhandlinger, Omega 10

Kontraktsforhandlinger, Omega 10 Agenda Hva er hensikten med møtet og hva ønsker jeg å oppnå? Prioriteringsliste Hva må jeg ha? Bunnlinje Hva er målet mitt? Så høyt som mulig uten å være urealistisk Hvor åpner jeg? Mer eller mindre enn målet, men ikke for langt fra Beste alternativ Hva om det ikke blir noen avtale? 9 september 2002 Kontraktsforhandlinger, Omega 10

Kontraktsforhandlinger, Omega 10 Diskusjonen Aktiv lytting Øyekontakt Vær naturlig Spør om du lurer på noe Oppsummer underveis og sjekk at dere er av samme oppfatning 9 september 2002 Kontraktsforhandlinger, Omega 10

Kontraktsforhandlinger, Omega 10 Kjøpslåing Hovedregel: ikke godta første tilbud Vær tøff i begynnelsen, ikke gi etter Prøv å verdisette ”ekstra’ene” de tilbyr 9 september 2002 Kontraktsforhandlinger, Omega 10

Kontraktsforhandlinger, Omega 10 Strategier Pistolen mot tinningen – enten /eller Åpner ikke for forhandling Ulike alternativ Ett er rimelig greit, det andre skrekkelig Ekstremt tilbud Motparten går inn høyt for å teste deg Bygger på Basis tilbud, legger på en ekstra, og en til.. “alt du trenger, alt du kan ønske deg” Ikke interessert i ultamtum, om vi ikke kan snakke om en god avtale Er det andre muligheter? Men om vi kan tenke oss at x, det er mulig Sett spørsmål ved gyldigheten, hva basere du det tallet på? Ta med deg alt, men sett verdi på det, er det verdifullt for deg? 9 september 2002 Kontraktsforhandlinger, Omega 10

Kontraktsforhandlinger, Omega 10 Strategier forts. Den vanskelige sjefen En overordnet som ikke er der, den som bestemmer Den nølende pennen Krever noe rett før undertegning Tids press Innen da ellers så.. Minimering og maksimering Minimerer verdien av det du gir, men maksimerer verdien av det de gir Når kan jeg møte ham/henne? Hva vil de da? Panikk – nei da må vi tenke på det, la være Noen ganger helt reelt, deadlines, noen ganger for å få en rask beslutning Sett pris på dette, eller gjør det klart hvor vanskelig det er å verdisette det og sammenligne 9 september 2002 Kontraktsforhandlinger, Omega 10

Kontraktsforhandlinger, Omega 10 Avslutning Pass på at dere er helt enige om hva dere har blitt enige om underveis Oppsummer hele avtalen Pass på at den motparten er enig Pass på at begge parter er fornøyd 9 september 2002 Kontraktsforhandlinger, Omega 10

Kontraktsforhandlinger, Omega 10 Hva i en låst situasjon? Vær ærlig Fortell hvor du synes det har låst seg Unngå å provosere Bli enige om hvor langt dere har kommet og skissér mulige løsninger, forklar hvor dine prioriteringer ligger 9 september 2002 Kontraktsforhandlinger, Omega 10

Kontraktsforhandlinger, Omega 10 Hva får du til slutt? Forståelse av din organisasjons informasjonsbehov Brukerne har de beste verktøyene, konkurransefortrinn Kontroll Bedre verdi, bedre og mere data Reduserte utgifter 9 september 2002 Kontraktsforhandlinger, Omega 10

Kontraktsforhandlinger, Omega 10 Hvordan? Organisasjonens forståelse for at dette er en jobb Forståelse for at det krever tid og ressurser God kjennskap til markedet Realistiske forventninger 9 september 2002 Kontraktsforhandlinger, Omega 10

Kontraktsforhandlinger, Omega 10 Ting å vurdere Produktene og tjenstene i kontrakten må følge utviklingen i markedet Kontrakten bør inkludere garanti for service nivå Inkluder ”straff” eller kompensasjon om noe ikke skulle fungere eller service nivået er uakseptabelt Korttidskontrakter, ett år, med mindre det er økonomiske fordeler med å tegne lengre 9 september 2002 Kontraktsforhandlinger, Omega 10

Kontraktsforhandlinger, Omega 10 Ikke noe minimum, eller veldig lavt brukskrav Inkluder fleksibilitet for endringer i bruk etter behov Betaling bør reflektere bruk, ikke betal for ett år spre det heller utover bruksperioden Ikke tillat automatiske fornyelses klausuler. Alle kontrakter bør reforhandles etter hver termin. 9 september 2002 Kontraktsforhandlinger, Omega 10

Kontraktsforhandlinger, Omega 10 Inkluder nødutganger i tilfelle uforutsette begivenheter (oppkjøp, sammenslåinger, nedleggelse) Legg spesielt merke til oppsigelses- eller fornyelsesklausuler Pass på at kontraktsterminen passer med budsjettåret 9 september 2002 Kontraktsforhandlinger, Omega 10

Kontraktsforhandlinger, Omega 10 Ikke!! Ikke hopp over planleggingen Ikke gå utenom sluttbrukerne Ikke forsøk å få til for mye Ikke undervurder motstand (brukere/selger) Ikke gå på salgstriks Ikke tro at du er ferdig 9 september 2002 Kontraktsforhandlinger, Omega 10