Regnskapsbaserte styrings-verktøy i offentlig virksomhet Åge Johnsen, 25. januar 2008 Bygger bl.a. på Bjørnenak, Trond (1997). Regnskapsbaserte verktøy i offentlig virksomhet. Praktisk Økonomi og Ledelse, 13(1): 19–25

Utvikling av regnskapsbaserte verktøy er en form for modellbygging Sentrale spørsmål Hva skal modelleres (begreper og sammenhenger)? Hva skal modellene brukes til? Hvordan skal modellene settes i sammenheng med øvrige styringsmodeller? Hvilke hjelpemidler skal brukes (konsulenter, regneark, avanserte metoder)? Hvilke forenklinger skal gjøres (forutsetninger, analysenivå)? Hva slags data skal brukes (primær- eller sekundærdata)?

Hovedtyper og formål Regnskapsbasert styring bruker historiske data Kartlegging av nå-situasjonen Læring om årsak-virkningsforhold Planlegging for framtiden Tre grupper av/formål for verktøy Motivasjon, kontroll og evaluering Resultatmåling Produktkalkulasjon

Hva skal modelleres? Produktivitet og effektivitet Aktivitets-styring Kostnads-styring (ABC) Målstyring (BMS) Budsjett-styring Ressurs-innsats Aktiviteter Produkter Virkninger Sammenligninger (KOSTRA) Kvalitets-styring (TKL)

Hva skal modellene brukes til? Ofte utstrakt bruk av budsjettstyring og inkrementalisme og lite bruk av regnskapsdata Inkrementell budsjettering: Xt = aXt-1 + dt Xt: Budsjettet i periode t a: Justeringsfaktor for forrige perioders budsjett dt: Endring i periode t Inkrementalisme innebærer at Mest oppmerksomhet om små endringer ift. tidligere års budsjett Hoveddelen av budsjettet (basisen) unntas for grundig og løpende vurdering Hovedproblemet er at Systematiske skjevheter (ineffektivitet) kan videreføres Prioriteringer kan skjules (ofte fokus på vekst) Modellene kan forbedre styringen i forhold til dagens situasjon

Verktøy for motivasjon, kontroll og evaluering Som botemiddel mot inkrementalisme og institusjonell sklerose har ulike modeller blitt foreslått og prøvd Nullbasebudsjettering Aktivitetsbaserte analyser og aktivitetsstyring Disse modellene Krever mye data og beregninger Er krevende å bruke i løpende styringsprosesser Derfor Brukes disse modellene bare av og til, hvis i det hele tatt Kan være fornuftig å bruke enkle analyser av og til, og bruke enkle verktøy som regneark

Verktøy for resultatstyring Se resultater og virkinger ift. ressurser og aktiviteter Verktøy for resultatstyring Sammenlignbare data-metoden Verdikjedemodellen 7 grupper av nøkkeltall Tidsserier og tverrsnittsdata Faremomenter ved resultatmålingssystemer Data-drevet For omfattende For uoversiktlige Modellene, indikatorene og dataene må vurderes i et informasjons-økonomisk perspektiv Balansert målstyring (BMS) Finansielt perspektiv Internt perspektiv Kundeperspektivet Nyskapings- og læringsperspektivet Typisk BMS i offentlig sektor Samfunnsperspektivet Brukerperspektivet Medarbeiderperspektivet Økonomiperspektivet Nytten av informasjon > kostnaden ved å utvikle, bruke og vedlikeholde informasjon

Verktøy for kostnadsstyring Tradisjonelt har offentlig virksomhet lagt lite vekt på kostnads-kalkyler Verktøy for kostnadsstyring Kostnadskalkyler er relevant ved Effektivitets- og investeringsvurderinger (nytte-kostnadsanalyser) Prissetting for rasjonering og fordeling Prissetting for inntektsstyring Kostnads- og kvalitetsstyring for konkurranseutsetting Mye av kalkulasjonen i offentlig sektor er divisjonskalkulasjon, dvs. totale kostnader delt på et visst antall enheter, for eksempel: Driftsutgifter per innbygger Driftsutgifter i grunnskolen per elev Driftsutgifter i pleieinstitusjoner per innbyggere 80+ Derfor bør andre metoder brukes i stedet ABC Sammenlignbare data-metoden Slike nøkkeltall er ofte misvisende ift. produk-tivitet og effektivitet

Hvordan utvikle styringsverktøy? Utviklingsmetodikk Hvordan utvikle styringsverktøy? Fokusér: Unngå å forsøke å løse alle problemer samtidig Eksperimentér: Bruk rapporter, tabeller og figurer som kommunikasjonsverktøy og skap samtaler Vurdér bruken av eksperter og konsulenter: Disse vet og kan mye men lager ofte kompliserte løsninger som kanskje ikke fører til handling Tenk lokale systemer: Mye kan gjøres ved din egen enhet og med dagens regnskapssystem og med eksisterende statistikker (KOSTRA). Bruk midlertidige (ad hoc) systemer, gjerne med hjelp av regneark