Kurs i rapport, regnskap og bilagshåndtering, 2012 Enhet for mangfold og integrering Oslo kommune Bydel Grünerløkka Kurs i rapport, regnskap og bilagshåndtering, 2012 VELKOMMEN

Forberedelse Søknaden Har dere kopi av søknaden som ble sendt til EMI? Enhet for mangfold og integrering Oslo kommune Bydel Grünerløkka Forberedelse Søknaden Har dere kopi av søknaden som ble sendt til EMI? Hvor mye søkte dere? Hvem skrev under på søknaden? Hvor mange tiltak? Hvor mye søkte dere for hvert tiltak?

Forberedelse ... fortsetter Enhet for mangfold og integrering Oslo kommune Bydel Grünerløkka Forberedelse ... fortsetter Vedtaksbrevet Vedtaksbrevet – det er kontrakten. Å akseptere vedtaket innebærer forpliktelser overfor EMI. Hvor mye fikk dere og til hvilke tiltak? Ble det stilt noen krav og betingelser for utbetaling av tilskuddet, gjennomføring og rapportering av tiltaket?

Aksept av vedtaket Fikk dere mindre enn dere søkte om? Enhet for mangfold og integrering Oslo kommune Bydel Grünerløkka Aksept av vedtaket Fikk dere mindre enn dere søkte om? Har dere diskutert vedtaksbrevet i styremøte? Finnes det referat eller notater fra møte da styret akseptert å gjennomføre prosjektet i henhold til vedtaket? Har dere kommet fram til nye prioriteringer? Ble de godkjent i styret?

Vedtak – tilbakemelding til EMI Enhet for mangfold og integrering Oslo kommune Bydel Grünerløkka Vedtak – tilbakemelding til EMI Tok dere kontakt med saksbehandler angående vedtaket? Informerte dere EMI om endringer i budsjett og aktivitetsnivå? (revidert budsjett og aktivitetsplan) Hvis ja, med hvem og hvordan? Hvis ikke, hvorfor?

Etterarbeidet Dere er IKKE ferdige etter gjennomført arrangement. Enhet for mangfold og integrering Oslo kommune Bydel Grünerløkka Etterarbeidet Dere er IKKE ferdige etter gjennomført arrangement. EMI trenger rapport som forteller hvordan arrangementet gikk og regnskap som sier hvordan pengene ble brukt. Uten godkjent rapport og regnskap risikerer dere å måtte betale tilbake pengene! Tips: Skriv rapport og regnskap så fort som mulig! Da er det lettere! Send det inn så fort som mulig! SENEST 01.02.2013

Enhet for mangfold og integrering Oslo kommune Bydel Grünerløkka

Samarbeid er viktig: En rapport fra en organisasjon er et samarbeid. Enhet for mangfold og integrering Oslo kommune Bydel Grünerløkka Samarbeid er viktig: En rapport fra en organisasjon er et samarbeid. Styret, og evt flere i org. bør møtes og evaluere / snakke om arrangementet. Viser rapporten styrets mening?

? Rapport Hva inneholder en god rapport Oslo kommune Bydel Grünerløkka Enhet for mangfold og integrering Oslo kommune Bydel Grünerløkka Rapport Hva inneholder en god rapport ?

Enhet for mangfold og integrering Oslo kommune Bydel Grünerløkka Hva er en god rapport? Tenk deg at du skal fortelle hvordan tiltaket gikk til en person som ikke har hørt om det før. Hva vil man da vite? Hva, Hvor, Når, Hvordan, På hvilken måte, Hvor mange? Hvorfor fikk dere penger? Gjorde dere som dere sa i søknaden og som det sto i tilsagnsbrevet? Dere må gjøre som skrevet i tilsagnsbrevet! OBS! gjort annerledes? Forklar hvorfor! Beskriv den frivillige innsatsen! Fint hvis dere legger ved invitasjoner, flyers, bilder, annonser eller annet skriftlig materiale.

Enhet for mangfold og integrering Oslo kommune Bydel Grünerløkka Hva er en god rapport? Er dere fornøyde? Gikk det bra, som forventet? Hvis ikke – hvorfor ikke? Oppnådde dere hensikten med arrangementet? Hvordan fungerte det for målgruppen? Hva kunne dere gjort annerledes?

Enhet for mangfold og integrering Oslo kommune Bydel Grünerløkka Hva er en god rapport? En god rapport er reflektert og tar selvkritikk! Rapporten skal ikke være skryt over hvor flinke dere har vært!

Ulike tilskuddsordninger Enhet for mangfold og integrering Oslo kommune Bydel Grünerløkka Ulike tilskuddsordninger Statens og kommunens tilskuddsordninger til tiltak har omtrent likt skjema for rapport. Grunnstøtte er litt annerledes: Må levere årsrapport. Husk å bruke riktig skjema!

(EMI har gjort det lett for dere  ) Enhet for mangfold og integrering Oslo kommune Bydel Grünerløkka MAL for rapport! (EMI har gjort det lett for dere  )

Oppsummering rapport Alt henger sammen: Søknad Tilsagnsbrev Enhet for mangfold og integrering Oslo kommune Bydel Grünerløkka Oppsummering rapport Alt henger sammen: Søknad Tilsagnsbrev Gjennomføring av tiltak Rapport

KORT PAUSE (15 minutter) Oslo kommune Bydel Grünerløkka Enhet for mangfold og integrering Oslo kommune Bydel Grünerløkka KORT PAUSE (15 minutter)

Regnskap Kostnadsføring og bilagshåndtering Enhet for mangfold og integrering Oslo kommune Bydel Grünerløkka Regnskap Kostnadsføring og bilagshåndtering Ta fram budsjettet og bruk det aktivt i regnskapsarbeidet! Forklar avvik i forhold til budsjett! Honorar til hvem, hvor mye og hvordan skjedde utbetalingene? Innkjøp av mat og drikke… Leie av lokale… Andre kostnader…

REGNSKAP…. eksempel Regnskap: Budsjett: Tilskuddsmidler: Inntekter Regnskap: Budsjett: Utgifter Tilskuddsmidler:   Leie av lokale - fra EMI Leie av utstyr o.l. - fra andre (spesifiser) Materiell osv. Honorar (spesifiser til hvem) Inngangspenger/ deltakeravgift Kontorrekvisita (tlf, porto, kopiering osv) Salg av mat, drikkevarer Annonser, plakater Salg av materiell Annet (spesifiser): Egenandel Annet: Sum inntekter Sum utgifter: Evt. merknader

Godkjenning av rapport og regnskap Enhet for mangfold og integrering Oslo kommune Bydel Grünerløkka Godkjenning av rapport og regnskap Har dere hatt inntekter? Har dere fått støtte fra andre? Har dere bidratt med midler selv? Har dere hatt styremøte for å godkjenne rapport og regnskap for tildelte midler? Finnes det referat fra møtet? Har dere samlet alle bilag i en perm? Har ansvarlig for tiltaket/økonomiansvarlig og styreleder gått gjennom bilagene? Godkjenning av rapport og regnskap som sendes til EMI - 2 underskrifter (styreleder og én til)

Enhet for mangfold og integrering Oslo kommune Bydel Grünerløkka Kontroll Godt arkiv - All dokumentasjon oppbevares forsvarlig i en mappe og leveres videre til nye styremedlemmer etter endt verv. Ta kopi av referat fra styremøter samt av all korrespondanse med EMI inkludert e-post. Organisasjoner som har mottatt tilskudd må være forberedt på å bli kontrollert i løpet av 2013. Det gjennomføres kontroll av alle tilskuddsmottakere uansett støttebeløp! HUSK OFFENTLIGHETSLOVEN!!!! EMI er forpliktet til å gi innsyn!

Bilagshåndtering Hvorfor skal vi snakke om bilagshåndtering? Enhet for mangfold og integrering Oslo kommune Bydel Grünerløkka Bilagshåndtering Hvorfor skal vi snakke om bilagshåndtering? Endel organisasjoner har for svak håndtering og systematisering av bilag, kvitteringer…etc. IMDi og/eller EMI kan ta stikkprøvekontroller med ettersyn av regnskap og oppfyllelse av vilkårene for tilskuddet. Dette innebærer blant annet at tilskuddsmottaker kan bli bedt om å dokumentere regnskapet gjennom å legge frem bilag for regnskapsførte utgifter.

Enhet for mangfold og integrering Oslo kommune Bydel Grünerløkka Hva er et bilag? Et bilag er en dokumentasjon på en transaksjon, det vil si penger som har gått ut eller inn av organisasjonen sin bankkonto eller kassaapparat. I følge bokføringsloven; Det skal være en dokumentasjon for alle posteringer i regnskapet Alle bilag skal ha et nummer Bilagsnummer gjør det enklere å finne fram til selve bilaget i regnskapet. Alle bilag skal oppbevares i minst 10 år.

Bilag skal inneholde!!! Dato for utstedelse Enhet for mangfold og integrering Oslo kommune Bydel Grünerløkka Bilag skal inneholde!!! Dato for utstedelse Navn og adresse på selger (og eventuelt kjøper) Nummer som tildeles maskinelt eller er forhåndstrykt Hvilke varer eller tjenester som er levert Sum med merverdiavgift (brutto/netto) Selgers bankkontonummer Betalingsforfall

Mer info: www.skatteetaten.no Enhet for mangfold og integrering Oslo kommune Bydel Grünerløkka HONORAR/LØNN og SKATT Når samlet honorar/lønnsutbetaling fra en organisasjonen til en person i løpet av inntektsåret ikke overstiger 4 000 kroner, vil lønnen være fritatt for beskatning. Overstiger honorar/lønnsutbetalingen 4 000 kroner, er mottakeren skattepliktig for hele beløpet. Mer info: www.skatteetaten.no

Enhet for mangfold og integrering Oslo kommune Bydel Grünerløkka Lønn eller honorar? Enkelte organisasjoner budsjetter/fører i sitt regnskap summer de har merket som LØNN. Høye honorarer Eks: kr. 17.128,- av 52.240,- = 33 % av hele tilskuddet kr. 20.000,- av 66.920,- = 30 % av hele tilskuddet IKKE GLEM! ”… en betydelig andel frivillig innsats”.

Enhet for mangfold og integrering Oslo kommune Bydel Grünerløkka EMI anbefaler Føre regninger og eventuelt inntekter fortløpende inn i regnskapsmappe/bok/hefte. Nummerer disse etter hverandre på dato. Få regelmessige bankutskrifter og sett dem inn i regnskapsmappe. Skriv inn forklaring på hva utgiften gjelder: f.eks arrangement, dato …osv Når du setter opp regnskap, husk at en helt fremmed skal kunne forstå hvilke utgifter det er, og hvorfor. Utbetaling av honorar – VIA BANK - hvis mulig!

Får dere ikke gjennomført prosjektet? Pengene fra kommunens tilskuddsordning kan brukes året etter. Dere må søke om dette. Statlige penger MÅ brukes samme år.

leveres senest 1. februar 2013! Takk for oppmerksomheten Enhet for mangfold og integrering Oslo kommune Bydel Grünerløkka HUSK!!!! rapport og regnskap leveres senest 1. februar 2013! med 2 underskrifter! Takk for oppmerksomheten