Informasjonshavet IT-sjefens nye rolle

Ressursutfordringer – lyder det kjent? Ånden i lampen Tre menn: en IT sjef en programvareingeniør og en hardwareingeniør er i Ft. Lauderdale på et to ukers konsulentoppdrag. Midt i uken bestemmer de seg for å gå en tur på stranda sammen i lunsjpausen. Litt opp på stranda kommer de over en lampe. Når de pusser lampen spretter en ånd opp og forteller:-Vanligvis oppfyller jeg 3 ønsker, men siden det er 3 av dere, vil jeg oppfylle et ønske til dere hver. Hardwareingeniøren begynner,- Jeg ønsker å tilbringe resten av mitt liv i et stort hus i St. Thomas, uten pengeproblemer og omgitt av lekre damer. Ånden oppfyller løftet og sender ham av gårde til St. Thomas. Programvareingeniøren er neste. – Jeg ønsker å tilbringe resten av livet på en stor yacht, og cruise Middelhavet uten pengeproblemer. Også jeg vil være omgitt av lekre damer. Ånden oppfyller løftet og sender ham av gårde til Middelhavet. Til slutt er det IT sjefen sin tur. – Og hva ønsker så du deg? Spør ånden. JEG ØNSKER BEGGE TILBAKE ETTER LUNSJ, svarte IT-sjefen

Dagens utfordringer Mange IT ledere er i dag fanget i et spill de må tape, preget av at; 70-80% av dagens budsjetter går med til å drifte dagens systemer 70-80% av tiden går med til å fokusere på gårsdagens løsninger 70-80% av fokus ligger på teknologinivået !!! Bare 12 av de 100 største virksomhetene har en it-sjef i toppledelsen (kilde HP) I Danmark sitter 46% av IT-sjefene i ledelsen

Fra EDB til IKT Den første digitale bølgen vokste seg stor på 1960-tallet og baserte seg på svært dyre maskiner. Den primære årsaken til å kjøpe dataanlegg var økt effektivitet ved at rutineoppgaver kunne utføres raskere og billigere. Den andre bølgen var data og integrasjonsbasert, og innebar at maskinene som hadde vokst nedover i pris og størrelse, nå ble forsøkt koblet sammen. Det handlet ikke lenger bare om effektivitet, men også om å oppnå IT-gevinster – riktig data ga muligheter for å gjøre bedre valg. Gevinstene lot imidlertid vente på seg, og ikke sjelden forsvant de ønskede gevinstene i store svarte hull i form av flerårige IT-prosjekter som kostet blod, svette og tårer. Nå opplever vi starten på den tredje store bølgen. Denne bølgen er talent-, kunnskaps- og innovasjonsbasert, og drives frem av virksomhetens behov for økt fleksibilitet og økt konkurransekraft, samt brukernes ønske om økt kommunikasjons- og informasjonstilgang. Utviklingen vil gjøre at programvare blir mer standardisert og det vil bli mer åpen kildekode – trenden er klar ingen vil fremover betale dyrt for å bruke programvaren, men for den faktiske bruk.

Fra data til kunnskap

Visste du at… I følge MIT vil mennesket før nyttårsrakettene når bakken i 2010 ha fordøyd mer informasjon de siste 2 år enn de foregående 50000 Informasjonsflommen i følge IDC forventes å seksdobles i perioden frem til 2010. En interessant undersøkelse gjengitt i DN avslørte at 60% av norske ledere mener det finnes informasjon som pressen ville slått stort opp dersom de fikk tilgang til informasjonen – snakk om å leve farlig!

Undersøkelse… DATADIARE, INFORMASJONSFORSTOPPELSE OG ENDRINGSVEGRING Mindre enn 20% av informasjonshavet brukes til å early warning, analytisk og innsiktsskapende formål. Til tross for at digitale data eksisterer i bøtter og spann brukes de sjelden konstruktivt. Vi kaller tilstanden datadiare, og 9 av 10 norske virksomheter er smittet. Sykdommen er langt fra ufarlig i enkelte tilfelle dødelig. Minde enn 30% av de som svarte føler at dagens data utnyttes strategisk. Informasjonen er tilgjengelig, men når sjelden frem til riktig bruker til riktig tid. Vi kaller tilstanden informasjonsforstoppelse. 7 av 10 norske virksomheter har sykdommen som er dødelig. Mindre enn 35% av kunnskapsmedarbeiderne føler at informasjonen de sitter med blir verdsatt selv om den faktisk finnes (ofte kun samlet i hodene til de ansatte). Endringsvegring er en folkesykdom. 6 av 10 norske virksomheter har sykdommen. Sykdommen er dødelig, men dreper sakte. DATADIARE, INFORMASJONSFORSTOPPELSE OG ENDRINGSVEGRING Kunnskapsalderens tre hyppigste dødsårsaker.

Informasjon Informasjon er et sterkt motivasjonsmiddel Vel designet og levert så vil man ved hjelp av informasjon kunne få mennesker til å trekke i samme retning Når vi opptar informasjon så blir det en del av hva vi vet, kan og tror Vi kan handle basert på hva vi vet og kan ALLE VIRKSOMHETER ØNSKER Å FÅ ANSATTE TIL Å TRO, VITE og HANDLE. SÅ ALLE VIRKSOMHETER TRENGER Å BRUKE INFORMSJONEN EFFEKTIVT. To make effective use of informasjon, you have to craft a value proposition for each kind of important person you interact with: We will provide you with the informasjon that you really want, and in return you will give back some of the value to us. Ultimateliy, information matters because it is how we interact with other people. More practically inforamtion matters because it can have a material impact on whatever goals you persue. Persuasion means getting someone to know or do something. Rhetoric is the study of how to use information to persuade. If you want to use information to get people to help your organization, you might want to look further into this subject (arguments, credibility, context, narrative, style). You can use these and other rhetorical consideration to make every Web page or other act of communication as effective as possible. IT’s main purpose is to give all the information they need to everyone in the organization successfully.

Kostnader Dersom en virksomhet kunne redusere kostnadene for å opprette informasjon til null, så ville de gjort det!

Hva betyr dette? FREMOVER HANDLER DET OM Å FÅ KONTROLL OVER INFORMAJONSRESSURSENE – FORVALTE VIRKSOMHETENS KUNNSKAP (VIRKSOMHETSHUKOMMELSEN) OG BRUKE DE RESSURSENE DU TRENGER FOR Å GJØRE DETTE. IT-LEDERNE SOM TAR GREP NÅ VIL SITTE UNIKT PLASSERT FOR Å BLI MORGENDAGENS INSPIRATORER FOR ØKT ENDRINGS- OG KONKURRANSEKRAFT. DET GJELDER Å REDINFERE ARBEIDSOPPGAVENE, OG INNTA ROLLEN SOM INFORMASJONSANSVARLIG, INNOVASJONSFORKJEMPER OG INSPIRATOR.

Noen har lykkes… Eksempel 1 I 2006 innførte Laukholm & Co en ny stilling som informasjonssystem direktør. Rollen skal sitte på innsiden av prosessene og kan endelig påvirke slik at UiO (Universitet i Oslo) velger løsninger som muliggjør smartere arbeidsprosesser og gevinstrealisering. Arne Laukholm, IS direktør UiO Eksempel 2 Et annet eksempel er Per Waage på Statens Innkrevingssentral’s øverste leder. Waage innså tidlig potensialet i intelligent informasjonsutnyttelse,- og har gjort det til en konkurransefordel.

Virksomhetshukommelsen You will have to recognize and promote the ideas that: Information is not unstructured; it is hyperstructured. The complex structure of information is the very reason it is valuable. Its structure is to be preserved, not squeezed into a standard mold. A big inttlectual effort is needed to figure out what data can be laid over the subtle structure of your information to allow it to be stored, retrieved and delivered automatically by computers An even bigger an more expensive effort is needed to review each item of information and add the appropriate data to it.

Målbilde for helhetlig informasjonsforvaltning Interne og eksterne brukere skal kunne lagre, finne igjen og dele relevant informasjon på en enkel, sikker og effektiv måte Dette forutsetter at: det er enkelt å opprette og lagre informasjon det er enkelt og effektivt å finne relevant og interessant informasjon informasjon er pålitelig og oppdatert brukere opplever det som verdifullt å dele informasjon informasjon kun skal tilflyte brukere som har autorisert tilgang

Hva mer enn finansiell rapportering må ivaretas?

Information Intelligence

Visste du at… ”Of all the information that we gather and store, only up to 7% is used to take better decision” IBM Global Services i 2002 I 2006 påpeker norske politikere at selv om norske olje reserverer nå utgjør over 1000 Milliarder er det fortsatt slik at intellektuell kapital utgjør 4/5 deler av vår totaleøkonomi.

Hvordan forvalte verdiene? Lovverket stiller krav til informasjonshåndteringen. Krav relatert til opprettelse og lagring, tilgang, endringshåndtering, distribuering og makulering. Slike beslutninger kan ikke tas på en ad-hoc basis, men må være godt forankret i arkivdanningsretningslinjer (rekord management). Virksomheter i dag trenger derfor i stor grad økt fokus på retningslinjer og oppfølging av overholdelsen av disse retningslinjene. Om virksomheten skal kunne stole på bevisverdien relatert til informasjonsforvaltning så er man avhengig av gode retningslinjer og praksis. I tilfelle en rettssak må en virksomhet kunne dokumentere hvem gjorde hva når i forhold til relevant dokumentasjon og er dokumentasjonen troverdig. I følge forskningsprosjektet InterPares er pålitelig rekords avhengig av å vurdere en rekords integritet og identitet. En sund rekord management policy vil være å sikre pålitelighet og derav bevisverdi av virksomhetens rekords. Helhetlig informasjonsforvaltning omfatter produksjon, lagring, organisering og distribusjon av elektronisk informasjon på tvers av etatens systemer, prosesser og organisatoriske enheter. I denne kontekst er det både ustrukturert informasjon så som nettsider, e-post, dokumenter, bilder, tegninger med mer og strukturert informasjon som er data med en definert standard struktur, eksempel er data som er strukturert i tabeller i databaser i rader og kolonner. Fokusområder er områder innenfor informasjonsforvaltning det er sentralt å fokusere på for å lykkes i å nå målbildet.

Sørg for å ha koordinerte maurtuer! Teknisk infrastruktur, hardware og drift av systemer Information Management = forvaltning av intern/ekstern informasjon IM Business Intelligence BI = beslutningsstøtte Knowledge Management = både strukturert (eksplisitt) og human (taus) kapital i organisasjonen KM Enterprise Content Management = innholdshåndtering for hele virksomheten CM Content Management = innholdshåndtering Document Management DM = dokumenthåndtering Records Management RM = arkivforvaltning/danning Dra gjennom begrepsskissen fra i fjor og si noe om hvilke begreper vi skal fokusere på i år. Hovedutfordringene ligger i RM Samhandling er gjennomgående i forhold til alle elementene i figuren. Definisjon på samhandling. Verktøy i denne sammenhengen der resultatene blir implementert. En del av samhandlingen skal inn i RM. Records Management = Arkivforvaltning,danning, håndtering av arkivverdig dokumentasjon Document Management = Dokumenthåndtering, behandling av alle typer dokumenter, både arbeidsdokumenter og arkivverdige dokumenter Content Management = Innholdshåndtering, behandling av all type innhold (dokumenter og data) i en organisasjon Knowledge Management = Kompetanseledelse, bevisst utvalg og forvaltning av eksplisitt informasjon og human kapital Information Management = Innformasjonsstyring, styring av virksomhetens interne informasjon og kontakt utad (Internett, tilgang til ekstern informasjon) Business Intelligence = Anvendelse av firma/markedsinformasjon, som underlag for viktige forretningsvurderinger og beslutninger (forretninganalyse) 18

Arkitektur

Obs! Verktøy som overlapper ifht informasjon må integreres slik at de kan dele informasjon fra en felles kilde. Verktøy som brukes av de samme brukerne må også samspille på en logisk måte Verktøy som både deler informasjon og brukergrupper vil kunne være redudante Verktøyene leverer nøkkel informasjon til viktige mennesker for å imøtekomme nøkkel mål i virksomheten.

Informasjonseierskap

Veien til suksess - styr unna de sju skjærene!

Kritiske faktorer for å sikre kvalitet Tabeller

Fortsettelse…

Fortsettelse…

Fortsettelse…

Fortsettelse …

Helhetlig informasjonsstyring

Eksempler på indekser som må følges opp

Mulige prosjekter Hva finnes? - begrepsavklaringer Informasjons-/KMstrategi (policy) Eks. Hvilken informasjon skal du levere til hvem? Informasjonsforvaltnings organisasjon Definer og velg mål Prosesskartlegging ”Taksonomi” Virksomhetshukommelse Enterprise information system WEB services (WEB 2.0) Creation ans establishement of strategy and policy on the proper use of information by the organization for business benefit Information and process analysis for business information systems Design and development or procurement of facilities and software to implement the information policy Deployment, training, mainteance and continuing evolution of the information in information systems. If you belive as many It leaders to, that a)information policy is somone elses business, b) information analysis is just a part of requirements gathering and c) information systems are just business computer systems, then the information function effectively dissolves into the software development function. If you belive, as I do, that information is different, then it deserves a separate and equal focus in your organization to be done well. Information strategy is different, information analysis is different, information implementation is different, and information maintenance and support is differen. Information systems require information teams and informations skilss. All of a sudden my teams were filled with writers and editors, graphic artists, and designers sount engineeers and videographers.

Lag strategiske uttalelser I de strategiske uttalelsene må MÅLET, MÅLGRUPPEN og INFORMASJONEN fremheves De får frem hvordan informasjon levert til de ansatte kan hjelpe virksomheten med å nå sine mål. Få frem at det er en sammenheng mellom å levere informasjon og det å nå forretningsmål Disse strategiske uttalelsene kan være basisen for informasjonsstrategien Med en strategisk uttalelse kan du designe, overbevise forretningssiden om et prosjekt Informasjonssystemer hjelper mennesker til å kunne snakke sammen uavhengig av om de står foran deg.

Etabler flere relasjoner Kundene Bransje bakgrunn Etc. Mål Målgruppe Informasjon Etabler flere relasjoner Kundene Bransje bakgrunn Etc. Ved å levere bransje informasjon til kundene vil vi etablere sterkere relasjoner. Bransjekunnskapen vil hjelpe kundene til å sortere ut hva de ønsker fra oss etc.

Som leder av informasjon, må du alltid: Formidle en visjon Formidle en strategi Forfremme informasjon Bearbeide planer Du trenger å finne en måte å måle informasjonsverdien! Bring the executive team an information perspetive. If you can find the information in an issue and present a concise analysis of how information can help address it, you will at least have something new to say. If you can back your analysis with a team that relaibly delivers on your proposed solutions, everyone will see you onsistently turn ideas into actions. You need the following skills to do this; Categorization, lumping and splitting, analysis, synthesis and focus. In other words, choose your battles. IT-sjefen må ha kunnskap til å kunne formidle dette på en troverdig og riktig måte for brukeren.

Ledernes frykt? Manglende lovoppfyllelse Forbannede eksmedarbeider, utro tjenere, sløvhet rundt informasjonshåndteringen, samt manglende fokus på nye lover og krav er tikkende bomber. Mange norske ledere er i fare for å havne i fengsel om ikke de får kontroll på disse tikkende bombene. Manglende gjennomsiktighetskontroll Vi lever i et åpent samfunn og informasjon flyter allerede på tvers av firmagrensene, og kan raskt havne i feil hender, eller mistolkes. Mange norske ledere risikerer å havne på avisenes forside om de ikke snart skaffer seg økt informasjonskontroll, men de negative konsekvensene dette har for børsverdi og virksomhetenes omdømme. Manglende informasjonsstyring Evnen til å håndtere informasjonens livssyklus er svært mangelfull de fleste steder. Det handler om å sikre virksomhetshukommelsen både for de ansatte, kundenes og partnernes behov og påse at informasjonen behandles i samsvar med interne regler.Mange norske ledere risikerer å havne i skammekroken fordi informasjonsstyringen i dag er for dårlig.

Informasjonsfyrtårnet Når noen trenger ekspertise eller hjelp til informasjonsforvaltningen IT-avdelingen skal være det naturlig stedet å gå til!

Bli en endringsagent!

IT-sjefens Være innovative plakat De seks bud for digitale endringsagenter – verdiskapere med rett til å endre! Jeg vil som verdiskaper være et forbilde for mine kollegaer innen intelligent utnyttelse av informasjon som ressurs for virksomheten og aktivt selge ideen om en mer produktiv morgendag. Jeg vil som verdiskaper være på konstant leting etter miljøer som kan bistå meg med å løse deler av infrastrukturen Jeg vil som verdiskaper være en av de beste til å skape kunnskapsdeling og effektiv utnyttelse av min virksomhets totale virksomhetshukommelse Jeg vil som verdiskaper vite at i intelligente virksomheter er alle kunnskapsmedarbeidere med på å bidra til å skape verdi Jeg vil som verdiskaper være konstant på leting etter innovative måter å forbedre min virksomhets utnyttelse av informasjon på Jeg vil som verdiskaper gi kloke innspill vedr. betydningen av å ha kvalitet og struktur på informasjon i virksomheten.

Kjøp boken for å lære mer om Information Intelligence!