Regnskapsrutiner i lokallagene etter innføring av Agresso 01. desember 2010

Nytt regnskapssystem i fylkes- og lokallagene Vedtak Landsmøtet 2.-5.11.2009 Sak 4.1 Kontingentordninger og ressursfordeling Agresso ble innført i alle fylkeslagene i løpet av 1.halvår 2010 Fra og med 01.01.2011 fører fylkeskontoret regnskap for alle lokallag Målene har vært: gi grunnlag for bedre oppfølging og kontroll med at Utdanningsforbundets virksomhet er i overensstemmelse med eksternt og internt regelverk å skape systemer og rutiner som kan gi bedre innsyn i og samlet oversikt over Utdanningsforbundets økonomi å bidra til bedre rapportering for oppfølging av økonomiske forhold Therese Krogh - 23.9.2011

Nytt regnskapssystem i fylkes- og lokallagene å gi bedre støtte til å forutsi forbundets framtidige inntekter og utgifter å bedre grunnlaget for ressursfordeling internt i organisasjonen at det fører til mer enhetlig regnskapsføring gjennom standardisering av praksis, rutiner og kontoplaner å øke økonomikompetansen og føre til mer deling av kunnskap i forbundet på tvers av nivåer og geografi å redusere faren for mislighold av medlemmenes midler å øke mulighetene for raskere årsavslutning Therese Krogh - 23.9.2011

Kasserer gjør følgende: betaler alle regninger (fakturaer) som ikke innebærer oppgaveplikt utbetaler reiseregninger til tillitsvalgte i eget lokallag sender bilag som er lønnsrelatert til fylkeskontoret for registrering og utbetaling over lønnssystemet (originale bilag) attestere alle bilag sammen med en annen i styret angir mottakers navn og anledning på bilag vedr. gaver angir hvilket møte/møtedato bevertning og andre møtekostnader gjelder på bilagene de som vil kan skrive på ønsket kontonr på bilagene Therese Krogh - 23.9.2011

Lokallaget gjør følgende: sender alle bilag til fylkeskontoret i tråd med datoer i årshjulet sender, v/lokallagsstyret, en underskrevet styreberetning om at regnskapet er i tråd med de vedtak som er fattet i lokallagsstyret snarest etter at lokallaget har mottatt foreløpig regnskap Skal underskrives av alle faste medlemmer i lokallagsstyret Årsresultatet skal bekreftes med kronebeløp i beretningen NB: Revisor kan ikke skrive revisjonsberetning før styreberetning foreligger Therese Krogh - 23.9.2011

Fylkeskontoret gjør følgende: fører regnskapet fortløpende i Agresso registrerer bilag som er lønnsrelatert slik at disse blir utbetalt og innberettet sender resultatrapport og balanserapport pr dato til lokallagene etter avtale sluttfører lokallagets regnskap ved årsskiftet sender foreløpig regnskapsoversikt til lokallaget Therese Krogh - 23.9.2011

Fylkeskontoret gjør følgende: setter opp fullstendig årsregnskap etter at styreberetning er mottatt sørger for revisjon oversender endelig regnskap med revisjonsberetning til lokallaget Therese Krogh - 23.9.2011

Årsoppgjørsrutiner: Tidspunkt Lokallaget Fylkeskontoret Innen 15. januar Sender inn de siste bilag og bankutskrifter fra året før. VIKTIG at det bare er for desember. Sender inn vedtatt budsjett for kommende år Innen 20. januar Fører de siste bilag, sender foreløpig regnskap til lokallagene og leverer regnskapene til revisor Innen 27. januar Sørger for revisjon og sender ferdig revidert regnskap og dokumenter til lokallaget Therese Krogh - 23.9.2011

Årsoppgjørsrutiner: Tidspunkt Lokallaget Fylkeskontoret Så fort som mulig etter mottatt regnskap, senest innen 6.februar Lokallagsstyret lager en styreberetning som bekrefter regnskapstallene – overskudd/underskudd – som sendes til fylkeskontoret - Lokallag som ikke vet hva en styreberetning er må si i fra Etter mottatt styreberetning Revisor lager revisjonsberetning og regnskapet er ferdig Februar – mars Legger inn tilsendt vedtatt budsjett for lokallagene Therese Krogh - 23.9.2011

Rutiner ellers i året: Tidspunkt Lokallaget Fylkeskontoret Ca hvert kvartal (hver 3. måned) Det sendes kontoutskrifter fra bank med attesterte underbilag til fylkeskontoret for føring. Som nevnt tidligere: VIKTIG at det bare er kontoutskrift og bilag for desember som sendes innen 15.januar Etter avtale/behov Sender resultatrapport og balanserapport til lokallagene Therese Krogh - 23.9.2011

Rutiner ellers i året: Tidspunkt Lokallag Fylkeskontoret Etter avtale/behov Det sendes oversikt over det som skal utbetales av godtgjøringer/honorar og andre lønnsbilag til tillitsvalgte/foredragsholdere Det kan f.eks være: Honorar til foredragsholder Honorar for kulturinnslag på årsmøte Ekstrainnsats i forkant av årsmøte Godtgjøring som lokallagsleder Husk: be om skattekort og send det til fylkeslaget Viktig: Ta kontakt ved den minste lille usikkerhet her! NB: Siste frist 1.november Fylkeslaget legger det inn i lønnssystemet og det blir så utbetalt fra sentralt ca 12. i hver måned Sender oversikt mobil/bredbånd for de som skal ha noe dekket Fylkeslaget rapporterer og innberetter til sentralt Therese Krogh - 23.9.2011

Gaver Som hovedregel er gaver i arbeidsforhold skattepliktige, men det finnes noen unntak fra skatteplikten. Her er de viktigste for oss: Julegave /sommergave, totalbeløpet pr år pr person - 1000 kr Arbeidstaker fyller 50,60,70,75 eller 80 år - 3000 kr Gavene er skattefrie for verdi inntil beløpet som er angitt Gaven må bestå av annet enn pengebeløp. Gavekort som ikke kan innløses i kontanter anses som gjenstandsgave og faller inn under skattefritaket Gavesjekk er ikke gave, det er lønn! Therese Krogh - 23.9.2011

Mobil og evnt. mobilt bredbånd Dekning av mobil fullt ut: Telefongodtgjøring skal innberettes. Det utløser arbeidsgiveravgift og kan også utløse skattepliktig fordel. (Dette forplikter og bør vurderes om det er noe man må ha.) En arbeidstaker som disponerer/får godtgjørelse for mobiltelefon, vil bli skattelagt for tjenestens verdi mellom 1000 (skattefritt bunnbeløp) og 5000 kroner, det vil si normalt 4000 kroner. - Fakturaen betales av lokallaget (adressen må være til lokallaget) - Kopi av betalte fakturaer sendes fylkeskontoret for registrering i lønnssystemet - Den tillitsvalgte får da en lønnsslipp med registrert beløp - Det utregnes på slutten av året det endelige beløp som blir innberettet via lønns- og trekkoppgave Therese Krogh - 23.9.2011

Eksempel mobilbruk Mobilbruk tillitsvalgt 1: 10 700,- på et år - Oppgavepliktig: 4000,- Det kommer da på lønns- og trekkoppgaven på kode 130A 4000,- som skatteetaten da evnt beregner skatt av i forhold til selvangivelsen Mobilbruk tillitsvalgt 2: 1900,- på et år - Oppgaveplikt: 1900,- - Det kommer da på lønns- og trekkoppgaven på kode 130A 1900,- som skatteetaten evnt beregner skatt av i forhold til selvangivelsen Therese Krogh - 23.9.2011

Mobil og evnt. mobilt bredbånd Refusjon av mobilregning: - Den tillitsvalgte betaler fakturaen selv - Original faktura og refusjonskravskjema sendes til fylkeskontoret - Fylkeskontoret registrerer det i lønnssystemet - Den tillitsvalgte får det utbetalt ca 12. i måneden og tilsendt lønnsslipp - Det utregnes på slutten av året det endelige beløp som blir innberettet via lønns- og trekkoppgave Therese Krogh - 23.9.2011

Mobil og evnt. mobilt bredbånd Lønnsgodtgjøring Mobil Det kan legges inn en fast utbetaling pr måned inntil maks 500,- Første faktura i januar bestemmer beløpet og etter det trengs ingen dokumentasjon resten av året - Kopi av faktura sendes fylkeskontoret for registrering i lønnssystemet - Den tillitsvalgte får da en lønnsslipp med registrert beløp - Dersom beløpet er under 4000,- i løpet av året og den tillitsvalgte ikke har andre utbetalinger er dette skattefritt - Dette er å regne som vanlig lønnsgodtgjøring og har ingenting med tidligere beskrevet ”dekning av mobil fullt ut” å gjøre Therese Krogh - 23.9.2011

Lønn/godtgjøringer Godtgjøring og lønn er en og samme sak i regnskapsverden Utdanningsforbundet sentralt har overtatt all utbetaling av både godtgjøringer/lønn og reiseregninger for fylkeskontoret Fakturaer betaler vi fortsatt selv og det skal også lokallagene gjøre  Det vil si at hvis den tillitsvalgte får sin lønn fra kommunen på vanlig måte og kommunen sender refusjonskrav (faktura) til lokallaget, betaler lokallaget denne fakturaen selv, da all innberetning er ivaretatt av kommunen Therese Krogh - 23.9.2011

Lønn/godtgjøringer Alle utbetalinger av godtgjøringer/lønn MÅ gå via fylkeskontoret Rutinen er som følger: - Lokallaget sender alle opplysninger til fylkeskontoret :  beløpet som skal utbetales  vedtaket på at de skal ha dette  fødselsnummer  kontonummer  skattekort - Fylkeskontoret legger det inn i et felles lønnssystem - Utbetales sentralt Therese Krogh - 23.9.2011

Lønn/godtgjøringer - Kommer inn i lokallagets regnskap etter lønnskjøring ca 12. i hver måned - Lokallaget blir avregnet i neste kontingentutbetaling All utbetaling av godtgjøring/lønn MÅ gå via fylkeskontoret/sentralt uansett om det er 50,- eller 5000,-!! Alle godtgjøringer til styremedlemmer som lokallaget skal dekke Eksempler:  Godtgjøring som LLL over 1000 medlemmer  Godtgjøring til styremedlemmer pr styremøte (500,-)  Ekstrainnsats i forkant av årsmøte  Honorar til foredragsholder Therese Krogh - 23.9.2011

Lønn/godtgjøringer Frister innsending av dokumentasjon ved lønnsutbetalinger til fylkeskontoret 2011 Januar: Ingen utbetaling August: 1.august Februar: 1.februar September: 29.august Mars: 25.februar Oktober: 28.september April: 29.mars November: 28.oktober Mai: 29.april Desember: 23.november Juni: 30.mai Desember: 5.desember Juli: 13.juni Therese Krogh - 23.9.2011