PUS-forum Trondheim, 30. november 2010 PUS-prosjektet i Statsbygg Utvikling og implementering av SUS: Systematisk Usikkerhetsstyring i Statsbygg Må ha en pedagogisk plan for presentasjonen: Bruk av case, oppgaver, spørsmål til deltakerene, tavle eksempler

SUS - Tre faser Uttesting i case-prosjekter (2007-2009) Utvikling av systematikk - metodikk & verktøy (2009) Implementering av systematikken – ta i bruk verktøyene 2010: Informasjon til alle i Byggherre, presentasjon og demonstrasjon av verktøy, praktisk oppstart i ca 20 prosjekter. Utvikle metodikk for erfaringsoverføring. 2011: Implementering på bredere basis. Tilpasse metodikk og verktøy, justere praksis. Eget opplegg for mindre prosjekter.

Fase 1: Uttesting i caseprosjekter Samisk Vitenskapsbygg, Norges bank, Domus media, R6, Halden fengsel, Høgskolen i Vestfold, Institutt for informatikk II. Satte i gang, utviklet opplegg selv og i samarbeid med SINTEF. Uttesting av metodikk og verktøy Matrise for visualisering av usikkerhetssituasjonen Register for systematisering av usikkerhet og oppfølgingstiltak Månedsrapportering av usikkerhet i case-prosjektene Definerte roller og ansvarsoppgaver i prosjektorganisasjonen (usikkerhetskoordinator,

Fase 1: Uttesting i caseprosjekter Etablerte egen fagside på ”Innsiden”. Deltok med paper ved IPMA 08 i samarbeid med SINTEF Erfaringsrapport fra fire av caseprosjektene Kulturbygging med SUS-fokus Utviklet eget 3-dagers kurs via Statsbyggskolen. Holdes 2 gg/år 50-60 har deltatt pr dato Arbeids- og referansegruppe m/interne ressurspersoner

Fase 2: Utvikling av metodikk og verktøy Nye styrende dokumenter til hjelp i arbeidet: Prosedyre: ”Hva skal gjøres?” Veileder: ”Hvordan skal det gjøres? Maler og eksempler: ”Slik kan det gjøres!” Basert på erfaringer fra case-prosjektene Tilrettelagt for Statsbyggs prosjektmodell Statsbyggskolens kurs gir innføring i dokumentene En ny rolle - usikkerhetskoordinator - er etablert.

Fase 2: Utvikling av metodikk og verktøy Prinsippiell tilnærming til usikkerhetsstyringen: Kartlegge usikkerhetssituasjonen Usikkerhetsanalyser Usikkerhetsworkshops Følge opp usikkerhetssituasjonen Definere tiltak Definere tiltaksansvarlig Definere frist for gjennomføring av tiltak Overvåke usikkerhetssituasjonen og om tiltakene virker Rapportere usikkerhetsbildet til prosjekteier mfl Inngår i intern månedsrapportering fra PL til PE

Usikkerhetsmatrise – visualiserer status Sann- synlighet Veldig stor 10 mill + Stor 2 - 10 mill Middels 0,1 - 2 mill Liten < 0,1 mill < 0,5 mill 0,5 - 10 mill Kritisk 10 - 30 mill Katastrofe 30 mill + >50 % B 2,5 25-50% J A,C 3 5-25% 9 (9) (1) 1-5% (C ) 12 1 Nærmest usannsynlig <1% Usikkerhets- matrise Konsekvens Muligheter Trusler

Usikkerhetsworkshop – kartlegging av usikkerhetsbildet

Statsbyggs prosjektmodell – SUS i ulike faser KS II + Intern godkjenning Kostnads- og styringsramme Leieavtale Overlevere til forvalter Initiering Detaljpro-sjektfase Programfase Forprosjektfase Byggefase Reklamasjonsfase Bygge- program Skisse- prosjekt Detaljprosjekt Teknisk prøve- drift Forprosjekt Bygging Reklamasjon UA UA UA UA UA Kartlegge situasjonen Følge opp/ Iverksette tiltak Sjekke om tiltakene virker Kommunisere m/ledelsen … … … … … … … Et prosjekt beveger seg fra å være relativt upresist definert, som et sett behov, noen funksjoner som skal ivaretas og noen ambisjoner, til etter hvert å være beskrevet i detalj og faktisk stå der i fysisk form klar til drifting. Poenget her er å vise at også usikkerhetsstyringen endres med fasene. Det gjelder både hensikten med usikkerhets-analysene, hva som skal inngå i dem, og hva slags respons som skal gis ift det usikkerhetsbildet som tegnes: Hva slags beslutninger skal fattes hva slags handlinger utføres. Usikkerhetsanalysen skal avdekke muligheter og trusler en står overfor. I tidlig fase er det snakk om så generelle ting som muligheter og trusler ift å kunne realisere brukers behov og oppdragsgivers ønske. En må kartlegge Brukers behov, ulike interessenter, …. Dette gir grunnlag for beslutning om… I prosjekteringsfasen vil en se på muligheter og trusler ift definert funksjonsbehov, ambisjonsnivå, foreløpige kalkyler og ønsket fremdrift. Aktuelle tema er… På dette stadiet er viktige kvalitetsmål og løsningsvalg definert, og U-analysene skal gi grunnlag for å definere økonomiske rammer, fremdrift, og organisering av prosjektet. I detaljprosjekt- og gjennomføringsfase, vil UA ha enda større fokus på resultatmålene: Hvilke trusler og muligheter ligger der ift å kunne nå dem. Og responsen: Tiltak for å kunne holde seg innenfor rammene – kostnadsmessig, tidsmessig og kvalitetsmessig. I verste fall – tiltak for å evt få justert rammene – kostnadsmessig, fremdriftsmessig og kvalitetsmessig. Statsbyggs prosjektmodell – SUS i ulike faser

Fase 3: Implementering av SUS. 2010: Prosedyre, veileder og maler tas i bruk Intensive opplæringsseanser for max erfaringsoverføring Eksterne rådgivere bistår for å øve påtrykk og coache PL Egne ressurspersoner læres opp parallelt SUS Presentert på IPMA 10 i samarbeid med SINTEF Okt 2010: Ca 20 prosjekter har tatt i bruk verktøyene

Erfaringer fra implementeringen så langt Usikkerhetsanalyser som grunnlag for u-styringen: UA bør ”bestilles” med henblikk på at de skal gi innput til US Deltakere på UA bør gis en bedre innføring i hva UA innebærer Usikkerhetsworkshops for kartlegging av u-bildet: Gruppeprosesser fungerer bra, mye kommer på bordet Unngå å være for mange – bra antall – 6-8 personer. Viktig men vanskelig å finne riktig nivå på usikkerhetsfaktorene. Oppfølging i form av tiltak Dette er det aller viktigste – definer tydelig ansvar og frister! Glemmes lett om det ikke ”bakes inn” i øvrig prosjektstyring! Rapportering av usikkerhetsbildet – del av mnd-rapport Gir viktig overblikk for PE, samlet nytte vises på sikt.

Fase 3: Implementering av SUS. 2011: Fortsette intensiv opplæring og erfaringsoverføring Justere praksis og styrende dokumenter hvis behov Lage tilpasset modell for mindre prosjekter Integrere i øvrig prosjektstyring Styrke SUS-fokus ytterligere i dialogen PL/PE Styrke arbeidet med usikkerhetsanalyse i Statsbygg Eksterne rådgivere benyttes også i 2011, men fases så ut Egne ressurspersoner blir i økende grad selvstendige

Konkluderende kommentarer Statsbygg som organisasjon har som følge av PUS/SUS blitt bedre til å styre usikkerhet i byggeprosjektene. Vi har fått en felles måte å håndtere og administrere usikkerhet på, nedfelt i prosjektmodellen og med et sett veiledere og maler til praktisk hjelp. Vi kartlegger usikkerhet Vi iverksetter tiltak Vi rapporterer i linjen Vi lærer usikkerhetsstyring av og hos hverandre, deler kunnskap, utveksler erfaringer, og bygger kompetanse. Vi kan bli enda mye bedre, og jobber systematisk for det!