Leonardo Økonomi i videreutviklingsprosjekter Bergen, 28.09.11 Alisa Hodzic

Innhold Kontrakt Driften av prosjektet Rapportering Kostnader

Kontrakten

Kontrakter i videreutviklingsprosjekter Sub-contracting (possible) National Agency (SIU) Partner 1 Beneficiary (Contractor) Sub-contracting (possible) Partner 2 Sub-contracting (possible) Partner …n Sub-contracting (possible) PARTNERSHIP

Økonomiske betingelser i kontrakten (1) Utbetalingsprosedyre (ref. artikkel IV) 40/40/20 Alle utbetalinger blir sett på som forskudds utbetalinger inntil sluttrapport er godkjent Frister for rapportering Interimrapport:2 mnd etter første år av kontrakten Sluttrapport: 2 mnd etter andre år av kontrakten SIU har 90 dager å gjennomgå rapporten eller kreve tilleggsdokumentasjon fra prosjektet. Prosjektet har 30 dager å sende inn dokumentasjonen til SIU

Økonomiske betingelser i kontrakten (2) Rapportkrav Spesifisert i Article II.15.4 Bankkonto Egen eurokonto I generelle betingelser står det om; Godkjente kostnader (EU-kommisjonen dekker opp til 75% av godkjente kostnader) Sluttutbetaling Fastsettelse av sluttoppgjør Kontroller og revisjon

Driften av prosjektet

Utbetalinger – Viktig å huske på Utbetalingsplan Følge betalingsplanen som er nedtegnet i partneravtalene Ha klart Skjema for krav Lønn Reisekostnader Andre kostnader Informer partnere om utbetalingsdatoer og hvilke krav som gjelder i forhold til innsending av utgifter

Dokumentasjon fra partnere Cost claim skjemaene bør brukes av alle partnere: som ”omslag” for fakturaer, kvitteringer ol når man ønsker å belaste prosjektkontoen Kontraktor må som øvrige partnere sende inn krav eller ”Cost claims” for å kunne ta ut penger fra prosjektkontoen. Alltid med dokumentasjon! Dokumentasjon: Faktura, kvittering, billetter mv. Ikke original, kun kopi Bekreftelse på at organisasjonen ikke får MVA refundert Hold evt. igjen utbetalinger til dere får alle bilag

Krav om dekning av kostnader – ”Cost claim” P1 P2 P3 Cost claim Cost claim Cost claim Kontraktor P4 P0 Cost claim Prosjektkonto (i Kontraktors bank)

Utbetalinger fra prosjektkonto til partnere og kontraktor ALL pengebelastning skjer via en partnerorganisasjon, IKKE personer! P1 P2 P3 konto konto konto Kontraktor Penger Penger P4 Penger P0 konto konto Melding om overføringer Penger Penger Prosjektkonto (i Kontraktors bank)

Pengetransaksjoner Bankkontonr. ALLTID i partnerkontrakt! Bankinformasjon vedr. partnere må sendes SIU snarest mulig etter kontraktsinngåelse. Kun konto oppgitt i partnerkontrakten skal benyttes v. utbetalinger fra prosjektkontoen IKKE utbetal småbeløp til partnere! Utbetal f.eks. kun hvert kvartal eller halvår! Alle partnere bør bruke ”Cost claim” skjema Ved endringer i partneres bankforbindelse må SIU informeres, ny bankinformasjon oppgis (m. signatur) ALDRI utbetaling fra prosjektkonto til ansatt i partnerorganisasjon Alle utbetalinger til partnere skal føres inn i tabell J3 (bank tranfers)

Eksempel på Utbetalingsplan – UNNGÅ SMÅBELØP! (1) OPPSKRIFT (basert på 6 måneders perioder): Når kontraktor har mottatt de første 40%: Hver partner får 20% av sitt budsjett ÷ reisekostnader Etter 6 måneder: Partnerne sender inn reiseregninger og dokumenterer timeforbruk og egeninnsats for de første 6 måneder Når pkt. 2 er mottatt/kontrollert: Neste 20% utbetales + reisekostnader de første 6 mndr. Reiseregninger og timelister for de neste 6 mndr. leveres Når Interim Report er godkjent: Kontraktor mottar neste 40%. Partnere får 20% av sitt budsjett ÷reisebudsjett for 3.periode + reisekostnader for 2. periode Etter de neste 6 måneder skal reiseregninger og timelister leveres

Utbetalingsplan (2) Når dokumentasjon er mottatt/kontrollert utbetales neste 20% + reisekostnader for 3. seksmåneders periode Status budsjett: under-,overforbruk registreres og plan legges for resten av perioden (inkl. mulig søknad om overføringer) Ved slutten av prosjektet: Hver partner levererer sitt sluttregnskap, som skal være 100% forbrukt, unntatt reise Når Final Report er godkjent mottar kontraktor de siste 20%. Da får partnerne resten av det de har brukt – innenfor sine budsjettrammer

Hvem er partnere – hvem er det ikke? Alle som er ansatt hos partnerorganisasjonene for kortere eller lengre tid, dvs. alle som mottar LØNN inkl. sosiale ytelser for utført arbeid Dette har bla. betydning for føring av reisekostnader. Er det noen utenfor partnerskapet som har fått dekket sine reisekostnader av prosjektet skal disse kostnadene føres under ”other costs” eller ”subcontracting costs”. En ansatt hos en partner kan under INGEN omstendighet være ”subcontractor” til prosjektet En person kan godt leies inn hos en partnerorganisasjon for å gjøre en bestemt oppgave i prosjektet, men da må vedkommende være ansatt, med lønn og sos.kostnader hos partneren – slik at kravet om e-andel opprettholdes

Rapportering

Økonomirapportering - prinsipper Guide for Applicants: Administrative and Financial Rules: (det året kontrakten skrives) ALLE kostnader må registreres/rapporteres (både Leonardo-tilskuddet og egenandelen) i EURO (EURO-konto må opprettes) Alle kostnader må være reelle og må bekreftes av kvitteringer/fakturaer/billetter ol. MVA rapporteres kun hvis det er en virkelig kostnad – dvs. IKKE hvis MVA er fradragsberettiget Gebyrer og negative renter er del av egenandel Revisjon Stikkprøver av fakturaer Kan gjennomføres som en stedlig revisjon (5 år etter godkjent sluttrapport)

VIKTIG ved bruk av Excel-skjemaene! Bruk excel-skjemaene til regnskapsføring Før inn etter hvert, bilag for bilag Alle celler skal fylles ut Nummerer bilagene og bruk de samme numrene i excel skjemaene Èn nummerserie for hver utgiftskategori (banktransfers, travel and subsistence osv.) EXCEL regnearket du har fått fra SIU er verktøyet for å holde oversikt over bruken av pengene

Eksempel på nummerering av bilag

Hva slags regnskap skal sendes oss? (1) En KOPI av følgende dokumenter må sendes oss sammen med excel regnearket (som også skal sendes elektronisk); Debetoppgaver til banktransaksjonene (overføringer til partnerne) Kopier av fakturaer som gjelder subcontracting Og hvis ikke de er sendt før; en kopi av alle subcontracting kontrakter.

Hva slags regnskap skal sendes oss? (2) All dokumentasjon må være på plass! Mangler det dokumentasjon for et utlegg eller for et beløp så betyr det at samme beløp trekkes fra det siste tilskuddet dere skulle fått fra Leonardo/SIU. I verst fall kan dere måtte betale penger tilbake Følgende må dere som kontraktspartner ta vare på; Kontoutskrifter, debetoppgaver, fakturaer, kvitteringer og annen dokumentasjon for pengebruken i prosjektet. (for hele prosjektperioden)

Endringer i prosjektbudsjettet Endring på opp til 10% (f.eks “travel”) er tillatt uten å lage tillegg (“amendment”) til hovedkontrakt Indirect costs  aldri endringer Større budsjettendringer: skriftlig søknad til SIU (“amendment form”) Siste budsjettendring for prosjektet må meldes til SIU senest en måned før kontraktperiodens utløp!

Kostnader

Godkjente kostnader (”eligible costs”) – generelle kriterier I Kostnadene må være oppstått i Kontraktors - eller en av de øvrige partneres organisasjon og registrert i Kontraktors prosjektregnskap i samsvar med alminnelige regnskapsprinsipper  dvs. kostnader må kunne identifiseres og verifiseres Kostnadene må ha tilknytning til prosjektet og ligge innenfor det oppsatte prosjektbudsjettet (man kan overskride, men det dekkes ikke av LdV) Kostnadene må ha oppstått innenfor prosjektperioden (gyldighetsperiode 01.11.2011 – 31.10.2013) (2011) Kostnadene må være rimelige og begrunnede

Godkjente kostnader (”eligible costs”) – generelle kriterier II Reisekostnader skal være inkludert i arbeidsplanen og i budsjettet (gjelder reiser til land i LLP-programmet). Planlegger man en reise til land utenfor LLP-programmet må den først godkjennes skriftlig av SIU. Kostnader må ha oppstått innenfor prosjektperioden. Hvis du jobber med Final Report etter kontraktsdato får du ikke dekket tiden du bruker. Reiser partnerne til kick-off –møtet dagen før kontraktsperioden starter er dette ”ineligible” costs, mens returreisen er ”eligible” Hold igjen noe av sluttoppgjøret til partnerne inntil dere vet hva dere får i sluttoppgjør fra Leonardo

Vekslingskurs i regnskapet Valutakurs = kursen den dagen de første 40% av kontrakts summen ble innbetalt til kontraktors konto Denne kursen gjelder frem til den andre utbetalingen fra SIU (40%) Kontraktoren formidler videre valutakurser til partnerne Eksempel: Fakturabeløp i annen valuta enn euro, oppgi valutakurs brukt ved omregningen av beløpet til euro

Regnskapet – kostnads-/kontotyper Staff costs - Personnel costs Travel and subsistence Subcontracting Other costs Equipment Indirect costs

De enkelte kostnadstyper – Staff costs Staff costs (lønn + sos.kostnader) for utført arbeid i hht. work plan/produkter Personalkostnader trenger ikke dokumentasjon i rapporteringen til SIU, men vær forberedt på krav om dokumentasjon (=timelister) ved evt. revisjon Timelister er et viktig verktøy ved styring av prosjekter Partner som krever dekning for staff costs må føre timelister, dvs. dokumentere sitt krav – og husk: timelister skal signeres av den som gjorde jobben. Bruk samme personalkategorier som ble brukt i søknadsbudsjettet Personalkostnader som gjelder personale ansatt gjennom en subcontract skal føres i tabellen for subcontracting costs Dagsratene (reelle) kan ikke overstige makssatsene til EU

De enkelte kostnadstyper - Travel costs I Reisekostnader omfatter travel costs (fly/buss/togbilletter, taxikvitteringer) og subsistence (kost og losji): hotell, måltider og lokale reisekostnader Reisekostnader følges opp per person/deltaker i prosjektet, men utlegg til fellesregninger kan fordeles i regnskapet. NB! HUSK personnavn på felles restaurant- og hotellregninger Reiserefusjon baseres på regelverk i partnerorganisasjonen: enten virkelige kostnader (refusjon av kvitteringer) eller dag/døgnsatser Reisekostnader til personer utenfor konsortiumet skal føres under ”other costs” eller ”subcontracting costs”

De enkelte kostnadstyper - Travel costs II Reisekostnader: Få inn reisedata fra partnere slik de skal rapporteres (excel skjema vil lyse rødt dersom reiseutgiftene er over EUR 750, forklaring må legges inn under “Transport type”) Reiseutgiften for seg og subsistence (hotell og diett) for seg (rapporteres separat i excel skjemaet) Kost og losji – subsistence: Kostnader over maks.satser aksepteres ikke Lokale reiser/småreiser føres som “subsistence” Egen bil: 0,22€ per km (dekker IKKE reelle kostnader)

De enkelte kostnadstyper- Equipment costs. (maks De enkelte kostnadstyper- Equipment costs (maks.10% av direkte kostnader) Innkjøp, leie eller leasing av utstyr (inkl. installasjon, vedlikehold og forsikring) er godkjente kostnader Utstyr som angår prosjektadministrasjon dekkes av ”indirect costs” Kostnadene skal avskrives etter gjeldende nasjonale skatte/regnskapsregler Utstyrskostnader avskrives over 36 måneder og i forhold til tidsbruken i prosjektet. Et 2-årig prosjekt gir maks. 2/3 avskrivning (forutsetter innkjøp fra prosjektstart - samt at bruker har 100% tid i prosjektet)

Equipment costs, fortsettelse

De enkelte kostnadstyper- Subcontracting – (maks De enkelte kostnadstyper- Subcontracting – (maks. 30% av direkte kostnader) Subcontracting forutsetter inngåelse av en avtale eller kontrakt med en organisasjon utenfor partnerskapet eller individ som er selvstendig næringsdrivende “Subkontraktør” må fakturere prosjektet i henhold til avtalen/kontrakten (ingen tilleggskostnader aksepteres ut over de beløp som er avtalt) Ved beløp ut over 12 500 euro, tilbud fra flere: < 12 500 €  1 tilbyder 12 500 € – 25 000 €  3 tilbud 25 000 € - 60 000 €  5 tilbud Over 60 000 €  nasjonalt regelverk gjelder

Subcontracting, fortsettelse Kopier av avtaler og fakturaer leveres sammen med sluttrapport Dokumentasjon på innhenting av tilbud og aksept av tilbudet (brev, epost, faks) Husk: Dersom en subkontrakt leverer et produkt på over EUR 12 500, da kan totalbeløpet ikke splittes på flere fakturaer for å unngå anbudsprosessen

De enkelte kostnadstyper- Other costs Kostnader knyttet til dissemination of information, evalueringer, revisjoner, oversettelser, nettside, deltakeravgift på seminar, annonsering, litteratur, leie av møterom, leie av utstillingsplass, reise- og oppholdskostnader for personer utenfor partnerskapet ALT ANNET som ikke naturlig hører hjemme i de øvrige kontiene Husk: ALLTID kvitteringer eller faktura som dokumenterer kostnaden

De enkelte kostnadstyper- Indirekte kostnader. (maks De enkelte kostnadstyper- Indirekte kostnader (maks. 7% av direkte kostnader.) ”Flat rate”- funding, X % av totalsummen for (eligible) direkte kostnader  dvs. av godkjent budsjett Beløpet kan ikke endres (indirekte kostnader kan ikke overstige %-satsen avtalt i kontrakten) Indirekte kostnader omfatter typiske kontorkostnader (post, tlf., kopiering, rekvisita og utstyr relatert til prosjektadministrasjon (bærbar PC, programvare) etc. Dokumentasjon for disse kostnadene kreves ikke, men man kan bli bedt om å vise beregningsgrunnlaget

Interim report form, section K of the e-form

Interim report form, section K of the e-form

Takk for oppmerksomheten Spørsmål? Kommentarer? LYKKE TIL! Kontakt; Alisa Hodzic alisa.hodzic@siu.no 55 30 38 58