Hvordan bli mer effektiv som leder ? Frode Reksten Bergen, 17 feb 09

Intendanturutdannet fra Krigsskolen Min bakgrunn Intendanturutdannet fra Krigsskolen Ledelse, organisasjon, strategi, psykologi, pedagogikk og logistikk Etterutdannelse Endringskompetanse, Atferdsanalyse, Prosjektledelse, Pedagogikk Utdannelse Erfaring fra Forsvaret, offentlig forvaltning, næringsliv og høyskole Prosjektledelse, controller, logistikk, strategi, innkjøp og daglig ledelse av selskaper Arbeid Tilknyttet Institutt for Strategi og logistikk ved Handelshøyskolen BI Strategi, logistikk, SCM, innkjøp og markedsføringskanaler Daglig leder for Condeco AS Kompetanseutvikling og prosjekter i det offentlige og næringslivet I dag Prosjektarbeid/-ledelse bl a innen: Strategi - OU Bygg Outsourcing Kompetanseutvikling Innkjøp Salg - Markedsføring Logistikk IKT 03.04.2017 Frode Reksten

Hvordan bli mer effektiv som leder ? Tid Kvalitet Prioriteringer Møter Styring av arbeidsdagen 03.04.2017 Frode Reksten

Tidsstyring – Valgstyring - Atferdsstyring ”Vi kommer aldri til å få mer tid. Vi har og har alltid hatt, all den tiden som fins.” Graham Robert-Phelps Tiden kan egentlig ikke styres... Tiden går uten at vi får gjort særlig mye med det. Valgene våre kan vi derimot påvirke ganske mye. Dette handler om egne valg og atferd. 03.04.2017 Frode Reksten

Det kvalitative versus kvantitative Eselet kan være av høyt kvalitativt nivå, men alle har en kvantitativ grense. 03.04.2017 Frode Reksten

Hva stjeler energi og tid ? 03.04.2017 Frode Reksten

Hva stjeler energi og tid ? Telefonen Avbrytelser Møter og mail (med lyd og skjermvisning…) Kollegaer som stikker innom (og som har MYE tid…) Andres forsinkelser Mangel på respekt for (andres) tid Mangelfull planlegging, også egen… Manglende mål (NB: Realistiske !) Fysisk og mentalt rot (vi har forskjellige terskler for rot) ”Nå koker hodet ditt, - reis hjem og gå en tur !” 03.04.2017 Frode Reksten

Fakta om tid Snitt arbeidstid i Norge pr uke for heltidsansatte inkl overtid = 34,5 t Mellomledere og høyere ledere, arbeider ca 12 t mer pr uke enn for 10 år siden Hvert 8. minutt blir vi avbrutt Ca et år av ditt liv bruker du til å lete etter ting du aldri finner Bruk av ”letetid” 20 % av letetiden til leting etter ting du ikke har 80 % av letetiden leter du etter ting du vet du har Informasjonsmengden øker med drøyt 25 % per år Vi mottar totalt 1.800 – 2.500 budskap pr dag 30 % av den informasjonen du mottar er relevant for deg Det kan være litt skummelt å ikke vite alt det alle de andre vet… 03.04.2017 Frode Reksten

Intern telefonsamtale Vivian: Hei, det er Vivian ! (Stresset) Merete: Hei Vivian, det er Merete. Jeg har et par spørsmål til deg. Vivian: Hei Merete, - jeg er innmari stresset akkurat nå. Kan jeg få ringe deg tilbake ? Jeg tror jeg klarer å ringe deg innen en halvtime. Merete: Det er greit, Vivian. Ikke glem meg ! (Litt skuffet) Hva er det egentlig som skjer her ? 03.04.2017 Frode Reksten

= 640 % = 240 % Interaksjon - Synergi = Samhandling + Forsterkende Ledelse, tydelige mål, fokus, lærende org, kompetanse, kvalitet 100 % 100 % = 640 % 100 % 100 % - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 100 % 100 % = 240 % 100 % 100 % 03.04.2017 Frode Reksten

Det er krevende å innføre et nytt arbeidsmønster Merarbeid i en kort periode Effekt på lenger sikt Tid Innsats Fritid Familie Trening Medarbeidere 03.04.2017 Frode Reksten

Hvordan bli mer effektiv som leder ? Tid Kvalitet Prioriteringer Møter Styring av arbeidsdagen 03.04.2017 Frode Reksten

Hva er kvalitet ? 03.04.2017 Frode Reksten

> 1 Erfart Forventet Kvalitet > 1 Den som ikke hver dag bidrar til å heve kvaliteten, bidrar aktivt til å redusere den… Hvordan kan du bidra til at omgivelsene ikke opplever ditt arbeid som kvalitet ? 03.04.2017 Frode Reksten

Hvilken av disse synes du har høyest kvalitet ? Audi A8, 4,2 l, V8, Quattro, 2009 –modell, 1.678.000 NOK, ”alt” er standardutstyr LADA Niva 4x4 1980-modell 6.100 NOK, 2-trinns varmeapparat og ryggelys er standardutstyr Hvilken av disse synes du har høyest kvalitet ? 03.04.2017 Frode Reksten

Kvalitetsdimensjoner 0 % 100 % Forbedrings- potensiale Teknologisk dimensjon Organisatorisk dimensjon HP Dell 03.04.2017 Frode Reksten

Kvalitet, Serviceytelse/verdiøkning for kunden Kvalitet er samsvar med forutbestemte krav, ikke god eller dårlig. Kvalitet oppnås ved forhindring, ikke ved vurdering og frasortering. Den operative standarden for kvalitet er null feil, ikke akseptable kvalitetsnivåer. Kvalitet måles ved kostnadene som oppstår fordi kravene ikke blir oppfylt. Kvalitetskostnadene anslås til 25 % av omsetningen i produksjonsbedrifter, og 40 % i servicebedrifter. Kvalitetskostnader Kostnader knyttet til å hindre at feil oppstår. Kostnader knyttet til å redusere konsekvensene av oppståtte feil Gjør rett første gang ! 03.04.2017 Frode Reksten

Hvordan bli mer effektiv som leder ? Tid Kvalitet Prioriteringer Møter Styring av arbeidsdagen 03.04.2017 Frode Reksten

Hva betyr det å prioritere ? Prioriteringer Hva betyr det å prioritere ? ? ? 03.04.2017 Frode Reksten

Prioritet og effektivitet Gjøre tingene riktig (dette viser bare dyktighet) Gjør de riktige tingene (gode valg gir effektivitet) Gjør de riktige tingene riktig (gode valg – effektivitet – dyktig) I riktig rekkefølge Til rett tid Godt nok Hurtig nok Med riktig bruk av ressurser Gjør gjerne de minst lystbetonte tingene først på dagen. Trivsel skaper ikke resultater ! Resultater skaper ekte trivsel ! 03.04.2017 Frode Reksten

Prioriteringsmatrise - effekt og ressursbruk Prioritet 2. Prioritet Høy 3. Prioritet Kan gjennomføres 4. Prioritet Bør ikke gjennomføres Lav Ressursbruk Vanskelighetsgrad Lav Høy Oppmerksomhet Anerkjennelse Egenutvikling 03.04.2017 Frode Reksten

Prioriteringsmatrise – viktighet og tid Høy 1 3 Gjør først Vent 2 4 Gjør raskt Gjøres kanskje Lav Tidsfrist Kort Lang Hva er viktig - egentlig ? 03.04.2017 Frode Reksten

Påvirkningsmulighetene varierer, også energibruk Det du fullt ut kan styre. Her er det bare å sette i gang. Det du bare kan påvirke. Dette er kanskje mer enn vi tror. (Men, du kan ikke styre all tiden din…) Det som i realiteten er gitt. Her er det ingen hensikt å bruke mye energi. 100 % 1 – 99 % 0 % 03.04.2017 Frode Reksten

Alle klimaundersøkelser viser… Medarbeiderne Lederne 03.04.2017 Frode Reksten

Ledelsesmessig hodepine Konkret case Lav CRM Høyt sykefravær Mye overtidsbruk Høy turn-over Høye kostnader Lav trivsel på klimaundersøkelser 03.04.2017 Frode Reksten

Ineffektiv informasjonsflyt Hvilke felles- nevnere finnes ? Trender ? Systematikk ? Kunder Kunder Kunder Kunder ? ? ? ? Kunder ? ? ? ? ? Kunder ? ? ? ? ? ? ? ? ? Kunder Deg ? ? ? ? ? Kunder ? ? ? ? ? ? ? ? ? Hvilke krav, spørsmål, etterlysninger kommer ? ? Kunder ? ? ? ? ? Kunder Kunder Kunder Kunder 03.04.2017 Frode Reksten

Effektiv informasjonsflyt Kunder Kunder Kunder Kunder Gjør rett første gang ! Fredagsnytt Rutiner, Prosedyrer Forskrift Avviksmeldinger Korrigerende tiltak Tillit, gjennom handling og resultater Kunder ? Kunder Deg Kunder Kunder Kunder ? Proaktiv informasjon ? Kunder Kunder Kunder Kunder Forsøk å ikke bare gjør MER, forsøk å gjøre det på en ANNEN måte. 03.04.2017 Frode Reksten

Hvordan bli mer effektiv som leder ? Tid Kvalitet Prioriteringer Møter Styring av arbeidsdagen 03.04.2017 Frode Reksten

Hva er hensikten med møtet ? Møter Hva er hensikten med møtet ? Rapporteringsmøte ? Prosjektmøte ? Utviklingsmøte ? Presentasjonsmøte ? Forberedelser Innkalling Mål – agenda Gjennomføring Referat – beslutningspunkt - protokoll 03.04.2017 Frode Reksten

Grad av styring av møter Sterk styring Korte Effektive Strukturerte Tydelige Liten styring Involverende Sosiale Inkluderer flere Kreative Innovative Hva er hensikten ? Hva er målet ? Situasjonsavhengig styring 03.04.2017 Frode Reksten

Ordet fritt 15 min på slutten Akvariemøte Åpen invitasjon Møtetidspunkt Ikke allmøte Ordet fritt 15 min på slutten Brukes bevisst 03.04.2017 Frode Reksten

Uniformsutvalget i et større norsk aksjeselskap - sendt ut til 5 Uniformsutvalget i et større norsk aksjeselskap - sendt ut til 5.700 ansatte… ”Det viser seg at slitningsterminal for sommerjakke og ekstra bukser, for en del ansatte ikke faller sammen. Man har derfor etter behandlingen i uniformsutvalget, bestemt at hel sommeruniform – jakke og bukse – første gang etter 1. januar, skal leveres ved forfall av slitningsterminen for sommerjakke. I de tilfeller ekstrabuksen (sommerbuksen) forfaller til levering mer enn 12 måneder før terminen for sommerjakken, utleveres imidlertid sommerbuksen etter slitningsterminen. Vedkommende får dessuten ny sommerbukse med avkortet slitningstermin, sammen med sommerjakken, når denne forfaller til levering. Forfaller derimot sommerbuksen til levering 12 måneder eller mindre før terminen for sommerjakken, forlenges terminen for sommerbuksen, og denne utleveres da først sammen med sommerjakken.” 03.04.2017 Frode Reksten

Enkelhet - Kreativitet - innovasjon Da Ivar Aasen gikk opp til eksamen i norsk skriftlig på videregående skole lød oppgaven: ”Beskriv årsaker og virkninger av Chicago-brannen.” 03.04.2017 Frode Reksten

”Beskriv årsaker og virkninger av Chicago-brannen.” Han skrev: ”Beskriv årsaker og virkninger av Chicago-brannen.” Lykt brente, ku spente. Låve tente, og hele Chicago brente. K I S S 03.04.2017 Frode Reksten

Hvordan bli mer effektiv som leder ? Tid Kvalitet Prioriteringer Møter Styring av arbeidsdagen 03.04.2017 Frode Reksten

Gjør omtrent samme jobben – med mindre ressursbruk 03.04.2017 Frode Reksten 36

Trinn for egen effektivitet og trivsel !! Rydd kontoret og Pcen din Utvikle din arbeidsmetode Organiser kontoret og PCen din Planlegg din tid og dine gjøremål 03.04.2017 Frode Reksten 37

Hvor er det viktigst å ha orden ? Er det slik du har det på kontoret ? Hvor er det viktigst å ha orden ? Foran deg eller bak deg ? 03.04.2017 Frode Reksten Frode Reksten 38

Arbeidsbordet - kontoret An empty desk, is a sign of an empty mind… 03.04.2017 Frode Reksten Frode Reksten 39

Papirkassetter 03.04.2017 Frode Reksten 40

Arbeidsbordet på PCen 03.04.2017 Frode Reksten

Hengemapper 03.04.2017 Frode Reksten 42

Arbeidsorganisering - papirflyt Fjernarkiv (Arkivrom) Post Papirkassett Inn Pågående Nærarkiv (Hyller/skap) Ut Til lesing Makulering Kontorpult NB: Gjøremål Hengemapper (Arbeidsarkiv) Søppel Resirk 03.04.2017 Frode Reksten

Arbeidsorganisering - PC E- post Favoritt mapper Inn Pågående Mapper og filtre Sendte Til lesing Slette Arbeidsbord på PC Kalender Gjøremål 03.04.2017 Frode Reksten

Mail organisering BCC Slettes ulest CC Skummes og slettes ofte TO Leses og behandles 03.04.2017 Frode Reksten Frode Reksten

Gule lapper ✔ Binders ✔ 03.04.2017 Frode Reksten 46

Kalenderorganisering 03.04.2017 Frode Reksten

Hvor mye av tiden din kan du planlegge ? Tidsplanlegging Hvor mye av tiden din kan du planlegge ? 03.04.2017 Frode Reksten

Hva skal jeg være ferdig med: Tidsplanlegging Hva skal jeg være ferdig med: I dag Denne uken Denne måneden Dette kvartalet Dette kan bidra til å heve blikket, og til å tenke de lange, gode, kreative og store tankene. Følg ditt biologiske ur ! 03.04.2017 Frode Reksten

Standardisering Lett gjenkjennelig Andre finner frem 50 03.04.2017 Frode Reksten 50

Organiser faste grupper i f m møtereferat, prosjekter, infoskriv m m Kontaktregister Organiser faste grupper i f m møtereferat, prosjekter, infoskriv m m 03.04.2017 Frode Reksten

Standard etiketter, direkte fra Outlook 03.04.2017 Frode Reksten

Synkronisere kontaktregister mot telefon 03.04.2017 Frode Reksten

Strukturer/standardiser arbeidet Anbefalinger for deg Strukturer/standardiser arbeidet Lær å utnytte ditt elektroniske verktøy Bruk én tidsplanlegger Planlegg møter, reiser og oppgaver Beskytt deg mot avbrytelser Slå av alarmer i elektronisk kontor Steng telefonen i perioder ved behov Steng døren til kontoret ditt Reserver egentid i kalenderen din! 03.04.2017 Frode Reksten 54

Sett av tid til å tømme innboksen din hver dag Anbefalinger for deg Sett av tid til å tømme innboksen din hver dag Vær flinkere til å slette/kaste første gang Vær kritisk til hva du tar vare på Overhold tidsfrister og gi beskjed når de sprekker Kun én oppgave på pulten av gangen Sett mål og evaluer deg selv Gi deg selv ROS, fokuser på det du har løst. 03.04.2017 Frode Reksten 55

Takk for oppmerksomheten ! ”Vi har sagt til ham at det var umulig, men han ville ikke høre !” 03.04.2017 Frode Reksten