Implementering av det ”nye” biblioteksystemet ved et fag- og forskningsbibliotek En presentasjon på FBFs OU-seminar mai i Trondheim Stein Høydalsvik, seksjonssjef IT, formidling og utvikling, UB-Tromsø

Nytt biblioteksystem – nye utfordringer, nye muligheter, nye fallgruber og en ny hverdag? Dele noen tanker med dere om dette

Verden har forandret seg

”Verden har forandret seg, BIBSYS” betaUB 21. mars 2011, Ole Husby ”De fleste i BIBSYS-land vet hva blåskjermen er. Og vi hører at det er noen som skjelver litt i buksene med tanke på å miste dette velkjente verktøyet til fordel for noe nytt og annerledes (det som OCLC kaller WMS). Men. Kanskje burde vi skjelve mer av tanken på at endringene heller kan bli for små enn for store. For verden har forandret seg siden blåskjermen kom i  Internett har kommet og revolusjonert det meste, ikke minst “vår verden” (bibliotekenes)  Nesten alt vi kjøper er i digital form, og utviklingen vil fortsette  Internett versjon 2 (også kalt 2.0) har forandret mange av oss i retning av at vi vil delta og dele Har vi tatt dette inn over oss?”

Gamle verktøy til nye oppgaver?

Gamle verktøy til nye oppgaver?

Vårt landskap?

8 Institusjonelt arkiv Publisering Elektroniske ressurser Bibliotekkatalogen Systemlandskapet sett fra UBT

Libraries will need to plan for and build services that fit new researcher work habits, with an emphasis on the flexibility and remixing of their content and services. …. … The findings are that researchers are adopting social network technologies very fast and so far they have done so on their own: the library has effectively been bypassed. Brown, S. and Swan, A. (2007) Researchers' use of academic libraries and their services: a report commissioned by the Research Information Network and the Consortium of Research Libraries. Technical Report, -, Research Information Network

Discovery happens elsewhere

Starting an information search Only 2% of college students start their search at a library Web site. Respondents were asked to indicate, from a list of 16 electronic resources, which they typically use to begin an information search. College Students Lorcan Dempsey, Wyoming Library Association, 2007

Fleksibilitet, forandring, mangfold •Endringer?  Dagens brukere og morgendagens brukere?  Dagens ressurser og morgendagens ressurser?  Dagens tjenester og morgendagens tjenester?  Dagens kompetanse og morgendagens kompetanse? •Større mangfold når det gjelder  Brukerbehov  Ressurser  Tjenester  Kompetanse

“It is not necessary to change. Survival is not mandatory.” —W. Edwards Deming

Morgendagen er ukjent - men …

Discovery happens elsewhere Resources are abundant; attention scarce Build services around workflow Lorcan Dempsey, The University of Kansas, 2007

Dr Paul Miller, Talis, The Future of Academic Libraries – The Road ahead, Oslo

Januar 2013? – Rett rundt hjørnet! Vi har sagt til oss selv at vi skal møte det nye systemet med positiv nysgjerrighet, være aktive i prosessen fram mot januar 2013 og (forsøke å) skape interesse for endringene som kommer. Eller sagt på en annen måte: Vi har som mål å stille godt forberedt til start i 2013.

Biblioteksystemansvarlig UBT •Stillingen lyst ut  Etter valg av leverandør ( ), men før kontraktsignering ( ) •Ansvar:  Innføring og organisering av nytt biblioteksystem  Systemeier for biblioteksystemet med vekt på samspill og integrasjon med andre aktuelle systemer  Organisere arbeidet internt og eksternt  UBTs kontaktperson mot BIBSYS

Kontaktperson og kontaktpunkt •Koordinering av informasjonen til og fra BIBSYS •Biblioteksystemansvarlig er UBTs kontaktpunkt mot BIBSYS og UBTs kontaktperson for BIBSYS •Tydeligere kanal og tydeligere stemme •Svært viktig når aktivitetene står i kø og tidsfristene blir korte (når, – ikke hvis).

Hva skal skje? •OCLC utvikler det nye systemet •BIBSYS arbeider med nasjonale tilleggsfunksjoner •Hva skal vi gjøre? – Er det noe vi kan gjøre?

Om fremdriftsplanen – sett fra UBT Vår-2011: •Prosjektgruppe «Store linjer» Høst-2011: •Brukerdata og institusjonsdata •Konsekvenser for institusjonene •Vurdere behov for spesialister •Planlegge innføringen Vår/sommer-2012: •Utarbeide kursmateriell •Lære opp kursholdere •Pilottesting •Planlegge opplæringen Høst-2012: •Opplæring på institusjonene •Testing Januar-2013: Oppstart

Være der når noe skjer •Dette vil vi være med på! •Biblioteksystemansvarlig er med i prosjektgruppa ”Store linjer” •Vi kommer spesielt til å ha fokus på tjenester for elektroniske ressurser i det nye systemet •og vi deltar gjerne i pilottesting

Medvirkning og informasjon Think, engage and act! Hvis vi skal oppnå dette i egen organisasjon så forutsetter det både informasjon og medvirkning. Og dette vil helt sikkert bli en utfordring fordi informasjonskildene sitter langt fra UBT. Den største utfordringen med implementering av ERP systemer er forankring i ledelsen, som igjen må forankre dette i organisasjonen gjennom å motivere de ansatte. Vi ser litt for ofte at denne type implementeringer har fokus på det tekniske som skal leveres og ikke like mye på hvordan løsningen påvirker organisasjonen og deres arbeidsprosesser”. Siv Iren Larsen, prosjektleder med ti års erfaring med ERP implementeringer

Bare nytt grensesnitt? Største endringen siden innføringen av BIBSYS! Noen opplagte konsekvenser: •Informasjon bæres digitalt: Et moderne biblioteksystem må effektivt håndtere digital informasjon, også digitaliserte utgaver av tradisjonell informasjon •Effektiv tilrettelegging av multimedialt materiale – både for biblioteket og for brukerne •Brukeren blir mer aktiv: Forventer omgivelser der det er mulig selv å legge igjen informasjon, kommentarer, delta i diskusjoner etc. •Tjenester virker sammen: Enkle og standardiserte mekanismer for integrasjon med andre system, f eks innkjøp, økonomi og Cristin

Noen endringer av system, arbeidsoppgaver, arbeidsflyt, ansvarsområder Effektivisere anskaffelse og klargjøring av materiale •Utnytte metadata fra eksterne leverandører •Redusere behovet for lokal katalogisering •Utnytte hylleferdige bøker Generell effektivisering•Utnytte selvbetjening og automatisering •Databasen må ta imot data fra andre innholdstjenester via avtalte kommunikasjonsprotokoller og i avtalte metadataformater. Integrasjon med institusjonens administrative og andre systemer •Integrasjon med systemer for innkjøp, betaling og regnskapsføring i sammenheng med bibliotekanskaffelser og andre tjenester. Statistikk, rapportering og styringsdata for forvaltning av bibliotekets ressurser •Statistiske verktøy for analyser og forvaltning av ressurser og for rapportering av bibliotekstatistikk

Dr Paul Miller, Talis, The Future of Academic Libraries – The Road ahead, Oslo

Endringer i institusjonens systemlandskap •Fra ”å være til for brukerne” – til ”å leve av brukerne” •Fra campus-brukere – til flere-campus brukere •Fra dag-studenter – til heldøgn-studenter •Hva betyr dette for systemene og tjenestene?  eCampus-løsninger  24/7 – drift  Nye tilgangsmodeller ??

Kan noe gå feil? •Hva er risikoen i innføringsprosjektet? •Bibliotekene er (nesten) uten erfaring, etter 30 år med samme system. •Finnes det sammenlignbare erfaringer vi kan gjøre oss nytte av?

Erfaringer fra andre innføringsprosjekter? Internasjonale studier utført av Gartner * viser at bare 30 % av større IT-implementeringer innfrir sine målsettinger. De øvrige 70 % mislykkes enten med implementeringsstrategi (60 %), løsningens funksjonalitet (5%) eller begge deler (5%). Harvard Business Review ”Leading Change; Why Transformation Efforts Fail”, *) Gartner, Inc. (NYSE: IT) is the world’s leading information technology research and advisory company.

Erfaringer fra implementeringsprosjekter •Implementering av et ERP-prosjekt vil involvere og påvirke en rekke personer, og for mange vil det nye systemet medføre endring i måten å jobbe på. •Virksomheter som kun fokuserer på de tekniske sidene av et implementeringsprosjekt løper en stor risiko for å mislykkes. •Ofte vil en slik implementering innebære endring av innarbeidede arbeidsprosesser, noe som oppleves som vanskelig og unødvendig. •God endringsledelse er kritisk for å adressere de personellmessige sidene av et implementeringsprosjekt og unngå mangelfull forståelse, frustrasjon og motvilje mot prosjektet. Hallvard Selboe, Leder for systemvalg og implementering i Ernst & Young. *) ERP – Enterprise resource planning, er et system som støtter opp om et flertall av en bedrifts virksomhetsområder, som produksjon, lager, salg, innkjøp og økonomi

Sentrale årsaker til manglende måloppnåelser •Underbudsjettering av tid og kostnader •Manglende ressursavsetning •Mottaks- og utrullingsprosjektet er for dårlig planlagt •Mangelfull gjennomføringsstrategi og prosjektledelse •Utilstrekkelig funksjonsbeskrivelser og feil valg av ERP-system •Manglende forankring i toppledelsen og involvering •Motstand mot endring •Manglende kommunikasjon •For lite opplæring •Urealistiske forventninger til gevinster Hallvard Selboe, Leder for systemvalg og implementering i Ernst & Young.

Think engage act

Takk for oppmerksomheten og lykke til med resten av seminaret! Spørsmål eller kommentarer?