Felles IKT driftstjenester Orientering for Felles ordførermøte Huset mot Havet, Sjøvegan

Begrunnelser felles tjenester  Knappe personellressurser gir små og sårbare fagmiljø  Stort potensiale for effektivisering og modernisering ved å samarbeide.  Mer rasjonell utnyttelse av kostbare investeringer  Utnytte de samlede resursene og kompetansen i de tre kommunene og etablere et større faglig miljø for å kunne gi et bedre tilbud til brukerne.

Mål  Formål å planlegge, beslutte, implementere og drifte felles tjenester innenfor IKT drift  En felles driftstjeneste basert på en felles teknologisk plattform som grunnlag for tidsmessig og rasjonell oppgaveløsning i kommunene  Sikre brukerne (innbyggere og ansatte) rett tjeneste til rett tid og til rett pris

Milepæler IKT  Utarbeide mandat og prosjektplan  Kartlegge situasjonen i de tre kommunene  Fremtidige behov, oppgraderingsbehov, investeringsplan  Driftsopplegg og driftskostnader, opplæringsplan  Implementering inkludert opplæring  Avslutning og rapportering

Stillingsressurser IKT (% stilling) (% stilling)GratangenLavangenSalangenIbestadTotalt IKT-ansvarlig Lærlinger, innleid, etc Annet2020 Sum  Salangen kommune hadde lærling i 2005  Lavangen har 100% stillingshjemmel men bare 50% er besatt

Fordeling av innsats Arbeidsoppgaver IKT ansvarlig (% stilling) Grata ngen Lava ngen Sala ngen Ibes tad Tota lt Administrative oppgaver Veiledning i bruk av programmer og utrustning Installasjon av fagapplikasjoner Klargjøring av arbeidsstasjoner, servere, Driftsoppgaver 2520 [1] [1] 2570 Opplæring/kurs 527 Planlegging/utvikling Annet [2] Sum [1] [1] Lavangen kommune 10% superbrukere i tillegg. [2] [2] Gratangen kommune 15 % stillingsressurs i tillegg.

Økonomi Gratange nLavangenSalangenIbestadTotalt Lønnsutgifter inkl. sos. utg Innleid hjelp Kompetanseheving Øvrige personalutgifter Leie/leasing utrustning, lisenser, mm Kjøp av tjenester Vedlikeholdsavtaler Lokaler, energi mm Kommunikasjon Rekvisita Andre driftsutgifter Sum

To strategiske hovedlinjer  IKT drift i eget hus og med eget personell.  Flytting av driftstjenester til eksternt driftssenter. Driftssenteret holder all basis hardware og software som skal til for kjøre kundens applikasjoner og garanterer for systemets tilgjengelighet (oppetid).

Kriterier for valg av strategi  Bedre tjenester til brukerne – innbyggere og ansatte  Kvalitet  Beholde lokal kompetanse  Økonomi  Tilgjengelighet

Kravspesifikasjon  Tynne klienter  Oppetid 99,5%  Beredskap  Back-up rutiner  Sikkerhet for personsensitive data

Sammenligning DriftsmåteGratangenLavangenSalangenIbestadSum Drift i eget hus Drift i eget hus uten IK Fjerndrift Dagens drift

Dissens  Prosjektgruppa ønsker å utvikle løsning i eget hus  beholde kompetanse  større fleksibilitet  lavere kostnader på sikt  Prosjektleder anbefaler å velge en ekstern leverandør av driftstjenester  ledelsesfokus  frigjør kapasitet  oversiktlig kostnadsbilde  lavere kostnader

Endret fokus  Mindre ledelsesfokus på intern IKT drift  Mer fokus på tjenester som gir økt verdi for brukerne – publikum og ansatte  Økt utnyttelse av kostbare investeringer i kommunikasjon

Veien videre  Avklare strategisk valg av driftsløsning  Retta anbudsforespørsel  Etablere vertskapsfunksjonen