Statsarkivet, IKA og kommunene. Erfaringer og veien videre Kontaktkonferanse IKA-Møre og Romsdal iks 10. mai 2007 Astrid Løvlien, statsarkivar i Trondheim

Kommunearkivenes historie n Fra 1837: Arkivene var ordførers ansvar n Nå: rådmannen n 1930-tallet: kulturverdien i fokus –hvor var kommunearkivene? –elendig tilstand –prosjekt igangsatt for å finne en ordning •ordningsskjema •håndbok •emballasje •prøveprosjekt i Ringsaker kommune

Tilsyn med kommunearkivene n Kgl res 1948: riksarkivaren gis tilsyn n Kgl res 1960: inspeksjonsavd i RA •én person hadde hele tilsynsarbeidet •delegert til statsarkivene n Kommunene skulle sende inn arkivrapport årlig •ble gjort første året n 1960-tallet ga en ny utfordring: kommunesammenslåingene

1970- og 1980-tallet n Mange kommunearkiv ble inspisert n Var en del problemer å ta fatt i n Men: Noe HADDE skjedd n Rogaland 1975: IKA-Rogaland

I fokus på 1980-tallet n Statsarkivene ønsket flere IKA-er – En del IKA-er ble opprettet – mange forsøk feilet n Fokus på ordning av eldre arkiver ved opprettelsen –ordnet –katalogiserte –returnerte

Statsarkivet i Trondheim n Arbeidet mye for IKA-opprettelse på 1980-tallet –Kartlegginger av situasjonen, av materialet –Invitasjon til deltakelse –Håndbok –Mange kommuner takket ”nei”

IKA-opprettelser ”en masse” n 1990-tallet i statsarkivets distrikt: –Fire fylker. •Forskjellig utvikling innen kommunearkivene •Forskjellige valg –Nordland: fylkeskommunalt initiativ –Møre og Romsdal og Trøndelagsfylkene: initiativ hos statsarkivet

IKAer pr mai 2007 •Østfold •Kongsberg •Aust-Agder •Vest-Agder •Rogaland •Hordaland •Møre og Romsdal •Trøndelag •Nordland •Troms •Finnmark + byarkiv og fylkesarkiv

”Svakheter” hos tidlige IKA n IKA-ene tilbød først kun ordning av historisk arkiv n Ordnet materiale ble returnert til kommunene n I kommunene fantes ingen organisasjon rundt de returnerte depotarkivene •Resultat: den systematiske ordningen ødelagt n Kommunene prioriterte ikke dette arbeidet

IKA i dag n IKAenes kompetanse og arbeidsfelt er bredere i dag –Bra for kommunens administrasjon –Bra for kommunens innbyggere og andre brukere av kommunearkivene

Hva gjør dagens IKA? n IKA bidrar til at det blir bra arkiver •organisering av arkivtjeneste •el-arkiv •personvern-/innsynsproblematikk •IKAene skaper felles løsninger - som arkivplan

Hva mer gjør dagens IKA? n Tilbyr depot –Rett oppbevaring: temperatur, system, orden, sikkerhet •papir •elektronisk n Tilbyr formidlingstjenester –Eksternt - til brukerne –Internt - til kommunens ansatte

Økt interesse for IKA-medlemskap n Arkiver er viktig! –for dokumentasjon av rettigheter og saksbehandling –for å skrive historia vår n Ordnede arkiv er bra og viktig, men organisering og el-arkiv er utfordringen n I dag er det viktig å sikre at det blir arkiv –danningsfasen er kritisk (plan) n Det er god økonomi i gode arkiver! n Både IKAene og Statsarkivet skiftet fokus

IKAer i distriktet vårt i dag n Nordland, Trøndelagsfylkene og ikke minst Møre og Romsdal har svært velfungerende IKAer n Et velfungerende IKA tilbyr: –veiledning og bistand –kurs –fellesskap –depot –utviklingsarbeid

Kurs og individuell veiledning n Arkivpersonalet læres opp og veiledes n Arkivpersonalet får et nettverk n Ledelsen læres opp og veiledes n Kommunen får bistand i møte med ivrige selgere av ”systemer”

Depot n Arkiv skal oppbevares til evig tid - også el-arkiv! n Å ha et depot krever •riktige lokaler og oppbevaringssystemer •system og orden i det man oppbevarer uansett lagringsmedium •mulighet til å finne frem arkiver/informasjon fra depot •sikkert sted for bruk n Depot i hver kommune blir dyrt!!!

Formidling n Arkiv skal brukes –betjent/overvåket lesesal for brukere –utstillinger •fysisk •nett –informasjon skal formidles til enkeltpersoner –kommunen har selv behov for å bruke arkiv

IKAene - oppsummert n hjelper kommunene å løse lovpålagte oppgaver •arkivloven og andre lover n bidrar til å effektivisere saksbehandlingen i kommunen n bidrar til å gi innbyggerne det innsyn i dagens og fortidens saksbehandling de har ønske om og rett på n driver utvikling for å gi enda bedre tjenester for kommuneadministrasjonen og innbyggerne

Statsarkivet og IKA-Trøndelag n I Trondheim har vi: –felles kontorlandskap –felles lesesal •felles publikumsbetjening? •flere typer arkiv kan brukes på samme lesesal –felles magasin –flere fellesløsninger? –IKA er koordineringsinstans for privatarkiv i Trøndelag

SAT og IKA-Møre og Romsdal n Arkivene våre utfyller hverandre •skolearkiv-skoledirektør •helsetjeneste-sykehus n Felles el-depot? –kompetansekrevende –små og sårbare miljø n Felles formidlingstjenester? n Gjensidige formidlingstjenester?

Gjensidige formidlingstjenester n Arkivene våre ”henger i hop” - er to sider av samme sak n Kunne vi ha en avtale om utveksling av informasjon når det er behov? –bruker hos oss –bruker hos IKA n Pr post, faks, elektronisk

Felles formidlingstjenester n Kan IKA formidle informasjon fra våre arkiver til lokale brukere? n Kan statsarkivet formidle informasjon fra IKA’s arkiver? n Er et spørsmål om.. –tilgang til informasjon om arkivene - håndbøker, kataloger etc –kunnskap om hverandres arkiver

Tenkt scenario n Bruker i kommune i Møre og Romsdal har behov for å dokumentere skolegang –går til bibliotek /servicetorg eller lignende der ansatte har fått opplæring •den ansatte finner administrasjonshistorie i bok /på nett •identifiserer ut fra det arkivskapere og depot (IKA eller SAT) •finner frem kataloger på nett eller i hylle •Bestiller dokument •mottar dokument (faks/skannet) som kan hentes av bruker her (eller motta på pc)

Hva må til? n Vilje til og ønske om å få til samarbeid til beste for brukeren n Fantasi og nytenking!!!!! n Planlegging og avtaler n Opplæring n Gode rutiner

Viktigst for brukerne er... n ikke hvor arkivene er, men... –at arkivene er trygt oppbevart og ikke forsvinner –at informasjonen i arkivene kan gjenfinnes når de trenger det –at de som oppbevarer har måter å formidle informasjonen på –at de som trenger informasjonen i arkivene får fatt på den så enkelt som mulig