Deponering av papirarkiver administrative arkiver og rettighetsdokumentasjon Vibeke Hammerhaug June Wahl Arkivlederseminar 2015.

Presentasjon om: "Deponering av papirarkiver administrative arkiver og rettighetsdokumentasjon Vibeke Hammerhaug June Wahl Arkivlederseminar 2015."— Utskrift av presentasjonen:

1 Deponering av papirarkiver administrative arkiver og rettighetsdokumentasjon Vibeke Hammerhaug June Wahl Arkivlederseminar 2015

2 Deponeringsmaraton 2014/15 Vel gjennomført! Nå har både IKA og kommunene mulighet for å gjøre opp status: –Hva gjenstår av arkiv? –Hvilke «hull» ser vi i arkivene? –Hvilke forberedelser kan vi foreta før neste runde?

3 Deponeringer - normal drift Alle deponeringer fremover skal følge malen for deponeringer foretatt i 2014. Hvorfor ikke gå tilbake til ordningen vi hadde tidligere? –Oppbygningsfase –Profesjonalisering og kapasitet –Kommunene er nå: Bedre til å skille på arkivskapere, serier og periodiseringer Bedre til å identifisere arkiv(stykk)er Bedre til å skille mellom arkivverdig og ikke arkivverdig Bedre til å skille mellom administrative arkiver og rettighetsdokumentasjon Bedre motivert og rustet til å holde orden i egne arkivlokaler Bedre plass i eget arkiv Bedre på listeføring – særlig i Excel Bedre kjent med oss som tar imot arkivene – enklere å ta kontakt Denne kunnskapen skal brukes og videreutvikles! –IKA kan nå tilby et helhetlig tilbud; rådgivning, mottak, ordning, listeføring, katalogisering, tilgjengeliggjøring på arkivportalen, lesesal og ved tilbakelån, muggsanering, innbinding osv.

4 Deponeringer – normal drift Hvordan gå frem? –Ta kontakt i god tid for å avklare mengde og tilstand på materialet –Utarbeide og oversende deponeringslister/pakkelister i forkant –Kommunen: ansvar for å frakte materialet til IKA og få det i hus –IKA: vi tar over materialet når det er inne, pakker ut og plasserer i magasin IKA vil utarbeide ny veileder for deponering -Opplæring og kursing i bortsetting av eldre og avslutta arkiver vil bli tilbudt -Kommunebesøk -Veiledning på e-post og telefon

5 Rettighetsdokumentasjon Minstekrav: Mappene må være sortert og deponeres i arkivesker –Merking av arkivboksene må være i henhold til kravene boksnummer-kommune-arkivskaper-innhold-periode –Deponeringslister (og pakkelister) må sendes inn i forkant –Gode transportesker med tilfredsstillende merking

6 Administrative arkiv Minstekrav: Skille på tidligere kommuner Skille på arkivskapere, serier og perioder Arkivverdig vs. ikke arkivverdig Arkivnøkler følger med Merking av arkivbokser i henhold til kravene Og ellers følge opp gode rutiner fra forrige deponeringsrunde

7 Deponeringsmaraton ca. 2020 Planlegge for neste store deponering Ny kartlegging vil bli sendt ut Uhyre viktig at denne tas på alvor Gir oss grunnlaget for hvor stort vi må bygge Siste mulighet! Forberedelser Bistand fra IKA Start prosessen i god tid!