Prosesstyring som styringsverktøy Kvalitetssystem og Virksomhetsplan 22. Januar 2009 Aleksander Nikolic Organisasjons – og kvalitetssjef

Hvorfor denne innlegget? Bakgrunn: Deltaker i arbeidsgruppe som skulle planlegge og gjennomføre et "NPH/seminar om analyse- og planarbeid i private høyskoler" Diskusjon i arbeidsgruppen rundt rapporteringen til departementet Komplisert å rapportere Utfordring å navigere seg på nettet for å ta ut riktige rapporteringskriterier Uoversiktlig og komplisert struktur på nettet (hva er gjeldende?) Dobbeltarbeid Bruker mye tid på å konvertere våre mål inn i departementets mal En mal mest praktisk for departementet? Hva brukes rapporten til? Hvem leser denne? Fordeles statsstøtten på bakgrunn av denne eller studiepoengsproduksjon som rapporteres gjennom studentdata til DBH? Hvorfor ikke levere inn det vi allerede har av rapporter? Sektormålene er like de kriterier (NOKUT) og lovverk (UH-loven) vi allerede følger Spørsmål fra gruppen; Hvordan styrer vi?

Hvordan styrer Markedshøyskolen? Mange ulike systemer som sikrer kvalitet i prosessene som gjennomføres på Markedshøyskolen Drifts- og rapporteringssystemer Læringsplattform Økonomisystem Studentsystem Markedsføringssystemer Kundeoppfølgingssystemer Kvalitetssystem Styringssystemer/verktøy Virksomhetsplan

Virksomhetsplanen Styringsverktøy ved Markedshøyskolen Kvalitetssystemet

Strategi for Markedshøyskolen Hva ønsker vi at Markedshøyskolen skal være? Hva ønsker vi at Markedshøyskolen skal strekke seg mot? Hvordan skal vi nå målene våre? Vi utvikler strategier for hvert mål. For å nå visjonen må vi velge; hva skal vi gjøre og hva skal vi ikke gjøre Når valg er tatt må vi ta konsekvensen av valgene Visjon Strategier Målene skal hjelpe oss med å nå visjonen Målene forteller oss om vi er på rett vei Hvilke mål skal vi ”jakte på” i kommende strategiperiode? Mål Hvilken posisjon har Markedshøyskolen og hvilken posisjon ønsker vi at Markedshøyskolen skal ha? hvordan skal vi posisjonere oss? hva skal våre komparative fortrinn være? hvorfor skal studentene velge oss? Posisjon De personlighetstrekk som vi ønsker at Markedshøyskolen skal identifisere seg med Verdiene skal kjennetegne Markedshøyskolen i alt vi gjør Kjerneverdier Hvem er Markedshøyskolen til for? Hva skal Markedshøyskolen levere? Misjon

Mål kategoriseres inn i 4 perspektiver Student (perspektivet ser på oss gjennom studenten øyne. Det definerer hvordan vi skal skille oss fra konkurrentene for å kunne tiltrekke oss studenter. Hva skal våre fortrinn være?) Student Visjon Strategisk plan Medarbeider Økonomi Økonomi/finans (det finansielle perspektivet skal si noe om hvilke økonomiske mål som må nås for å tilfredsstille virksomheten) Medarbeider (perspektivet er fundamentet i virksomhetens fremtidige evne til å oppnå suksess). Interne prosesser Interne prosesser (perspektivet beskriver prosessene og aktivitetene som er kritiske for å nå målene i kundeperspektivet og det finansielle perspektivet).

Systematisering - styringskort

Virksomhetsplanen Virksomhetsplanen tar utgangpunkt i høyskolens strategi og de strategiske mål som er etablert for strategiperioden Virksomhetsplanen gjelder for et år av gangen Alle mål og aktiviteter er kategorisert inn under de 4 perspektivene – student, økonomi, interne prosesser og medarbeider Planen gir en detaljert oversikt over hvilke aktiviteter som skal utføres i løpet av året og som skal sikre at etablerte mål nås Planen er utgangspunkt for budsjettprosessen Virksomhetsplanen skal tydelig vise for de ansatte de mål høyskolen har og hvilken retning den går for å nå disse Mål og aktiviteter i virksomhetsplanen vil bli fulgt opp gjennom året og evaluert og rapportert i slutten av året til høyskolen internt, konsernledelsen og til styret for Campus Kristiania

Styringsverktøy Virksomhetsplanlegging Kvalitetssystem

Kort om systemet Studentperspektivet til grunn for utformingen/design av systemet Med NOKUT`s krav om studentperspektivet i tankene opprettet høyskolen i felleskap en ”verdikjede” som bestod av alle møtepunkt studenten har med høyskolen og som påvirker studentens hverdag Møtepunktene ble definert som hovedprosesser i verdikjeden Kvalitetssystemet er et prosessbasert system bestående av en verdikjede, hovedprosesser, delprosesser, flytskjemaer med aktiviteter og prosedyre/rutine beskrivelser Klassisk kvalitetstankegang med planlegging – gjennomføring – evaluering – korrigering Systemet er et styringsverktøy for høyskolen gjennom delene: evaluering og korrigering

Målet med systemet - tredelt Kvalitet i leveransen Gjennom klart beskrevne prosesser, prosedyrer, roller og ansvarsforhold sørger systemet for at studiekvaliteten blir mest mulig optimal for studenten. Informasjon og opplæring Systemet fungerer som et informasjonssystem som synliggjør hvilke prosesser høyskolen ufører og slik sikrer en stabil kompetanse i organisasjonen, samt en forutsigbarhet for ansatte og studenter. Systemet skal aktivt benyttes i opplæringssammenheng og alle ansatte skal vite hvorfor oppgaven skal gjøres, hvordan oppgaven skal utføres og utføre denne riktig ved første forsøk. Forbedringsarbeide og utvikling Kvalitetssikringssystemet følger standard kvalitetstankegang Inndelt fasene: planlegging, gjennomføring, evaluering og forbedring og følger hverandre sekvensielt Tilbakemeldinger i form av evalueringer og rapporter blir grunnlaget for en kontinuerlig prosess der målet er en stadig forbedring av kvaliteten og en videre utvikling av høyskolen

Design på kvalitetssystemet

Systemets 4 faser

Kvalitetssystemet som styringsverktøy Resultater og rapportering er dokumentasjonen som kommer ut av kvalitetssystemet. Dokumentasjonen gir høyskolen informasjon om hvordan de forskjellige prosessene utføres, om prosessene har oppnådd sine hensikter og om de har gjort dette tilfredsstillende i henhold til etablerte kvalitetsmål og strategiske mål Dokumentasjonen sikrer at ledelsen ved høyskolen får nødvendige tilbakemeldinger fra studenter og ansatte Kvalitetsrapporten – er styringsdokumentet som samler all dokumentasjon og blir grunnlag for handling, endring og forbedring

Styringsverktøy – oppsummert Kvalitetssystemet – viser oss om vi utfører våre prosesser tilfredsstillende eller om det er behov for forbedringer/endringer Operasjonalisering av kvalitet Virksomhetsplanen – viser oss om vi når våre mål eller ikke Operasjonalisering av strategi I tillegg til disse forholder høyskolen seg til gjeldende kriterier og lovverk (NOKUT og Departementet) UH - loven: § 1-1. Lovens formål Denne lov har som formål å legge til rette for at universiteter og høyskoler a) tilbyr høyere utdanning på høyt internasjonalt nivå. b) utfører forskning og faglig og kunstnerisk utviklingsarbeid på høyt internasjonalt nivå. c) formidler kunnskap om virksomheten og utbrer forståelse for prinsippet om faglig frihet og anvendelse av vitenskapelige og kunstneriske metoder og resultater, både i undervisningen av studenter, i egen virksomhet for øvrig og i offentlig forvaltning, kulturliv og næringsliv.

Strategiprosess

Virksomhetsplanlegging som prosess

Budsjettprosess

Kvalitetssystem som prosess

Samlet styringsprosess