Operativ administrasjon 2014 Referansegruppemøte 4.september 2012

Om OPAD 2014 Hensikt og mål Organisering Medvirkning og brukerfokus OPAD - Opplæring, ansvarskart Om OPAD 2014 Hensikt og mål Organisering Medvirkning og brukerfokus Videre arbeid og hovedmilepæler 2

Utgangspunkt Samfunnsoppdraget for NMBU Fellesstyrets beslutninger Fellesstyrets handlingsplan Kartlegginger, utredninger og undersøkelser

Betingelser for arbeidet Medvirkning Brukerne i fokus UMB og NVH=likeverdige Kommunikasjon Forutsetning om nullvekst i administrative ressurser!

Mål og ambisjoner for OPAD 5

Langsiktige mål Hensikten med prosjektet – ønsker for NMBU Oppgaveløsing og organisering Arbeidsmåter og -metoder Kommunikasjonsflyt og omdømmebygging Arbeidsmiljø preget av respekt, tillit, sikkerhet, likestilling 6

Målet er en administrasjon som leverer og utvikler i forhold til brukernes behov Vi ønsker at administrasjonen er en ressurs for hele det nye universitetet, uavhengig av hvor aktiviteten skjer På fagmiljø, instituttnivå, fakultetsnivå eller sentralt nivå

Resultatmål for OPAD S – Systemer, rutiner arbeidsprosesser K - Kommunikasjon O - Organisasjon S K O representerer det vi i prosjektgruppen har definert som OPADs mål. Disse er: S: Få på plass felles administrative arbeidsprosesser og systemer for alle DnUs administrative funksjonsområder innen 1.1.2014 og definere/starte utviklingsarbeid på administrative områder som kan bidra til oppfyllelsen av DnUs samfunnsoppdrag. K: OPAD skal kommunisere jevnt og tydelig om samorganiseringen av administrasjonene gjennom allmøter, nettverktøy og andre kanaler for å sikre ansatte og andre interessenter ved begge institusjoner kan følge prosessen og oppleve seg ivaretatt. O: Få på plass en hensiktsmessig og framtidsrettet organisasjon: I dette ligger mye. Blant annet skal vi innen FS sitt møte 19. juni komme med forslag til prinsipper for organisering. Dvs. komme med ulike forslag og begrunnelser for den ene og andre måten å organisere administrasjonen på. Mer her, mindre der? Også tre pilotgrupper

Systemer og arbeidsprosesser Sikker drift Eksempler Vi skal få på plass felles: Lønnssystem Økonomisystem Postsystem Sentralbord Rutiner for utlysning Rutiner for innkjøp + Arbeidsmåte Hva fungerer bra og mindre bra ved UMB og NVH? Hva vil være det beste systemet og den beste arbeidsprosessen? Hva må evtuelt endres? Hva må være på plass for at DnU skal fungere fra dag 1

Kommunikasjon OPAD skal kommunisere jevnt og tydelig om samorganiseringen av administrasjonene gjennom allmøter, nettverktøy og andre kanaler for å sikre at ansatte og interessenter ved begge institusjoner kan følge prosessen og oppleve seg ivaretatt Kort om OPADs kommunikasjon Allmøter OPAD vil bruke allmøter for å informere og ta i mot innspill til prosessen. Vi legger opp til to møter til høsten 2012 og to til våren 2013. Ellers vil OPAD arrangere møter etter behov. Informasjon på nettet All informasjon fra OPAD samles på en egen nettside under lifesciences.no. Gjennom UMBs intranett er det lenke via ”Interninformasjon om fusjonsprosessen” i venstremenyen på forsiden til lifecienses.no. Fra UMBs internettside er lenken ”Det nye universitetet” inngangen. Neste lysark viser hvordan nye saker om fusjonen, herunder OPAD, varsles internt. Varselet vil bli stående i ett døgn og lenker direkte til saken som er omtalt. Nyhetsbrev Alle saken samles og sendes ut som nyhetsbrev med epost til alle ansatte med jevne mellomrom. Nettoverføring av møter Det kan være aktuelt å overføre enkelte møter slik at alle ansatte ved NVH og UMB for informasjonen samtidig. Dette vil bli vurdert fortløpende.

Organisasjon, styring og ledelse OPAD skal foreslå fremtidig organisering av de administrative funksjonene inkl. arbeidsdeling mellom institusjonsnivå, fakultetsnivå og instituttnivå Hva skal gjøres hvor? Effektivitet og kvalitet Kort om OPADs kommunikasjon Allmøter OPAD vil bruke allmøter for å informere og ta i mot innspill til prosessen. Vi legger opp til to møter til høsten 2012 og to til våren 2013. Ellers vil OPAD arrangere møter etter behov. Informasjon på nettet All informasjon fra OPAD samles på en egen nettside under lifesciences.no. Gjennom UMBs intranett er det lenke via ”Interninformasjon om fusjonsprosessen” i venstremenyen på forsiden til lifecienses.no. Fra UMBs internettside er lenken ”Det nye universitetet” inngangen. Neste lysark viser hvordan nye saker om fusjonen, herunder OPAD, varsles internt. Varselet vil bli stående i ett døgn og lenker direkte til saken som er omtalt. Nyhetsbrev Alle saken samles og sendes ut som nyhetsbrev med epost til alle ansatte med jevne mellomrom. Nettoverføring av møter Det kan være aktuelt å overføre enkelte møter slik at alle ansatte ved NVH og UMB for informasjonen samtidig. Dette vil bli vurdert fortløpende. 11

Organisering Eller: Hvordan fordeler vi arbeidet i OPAD? 12

S S S O Operativ administrasjon 2014 Linje- eller driftsorganisasjonene Operativ administrasjon 2014 UMB Universitetsdirektør NVH Adm. direktør Styringsgruppe Direktørene ved UMB og NVH: Siri Margrethe Løksa, Birger Kruse Sentraladm. Hovedadm. Fagansvarlige adm. ledere Fagavdelinger Fagansvarlige adm. ledere Fagavdelinger Referansegruppe Prosjektleder OPAD Malena Bakkevold Prosjektgruppe Catherine Caillée, Kai Tilley ,Lisbeth Andreassen S S S O Delprosjekt 1: Personal, økonomi, arkiv, servicetorg, sentralbord Koordinator: Sekr.leder, Hans Gran, NVH Arbeidsgrupper Delprosjekt 2: Forskning, studie, bibliotek, SEVU Koordinator: Fung. studiesjef Einar Amundsen, NVH Arbeidsgrupper Delprosjekt 3: Bygg, eiendom, drift, kommunikasjon Koordinator: Ass.dir. Jan Olav Aasbø, UMB Arbeidsgrupper Delprosjekt 4: Organisasjon, styring, ledelse Koordinator: Seniorrådgiver Elizabeth de Jong, UMB Arbeidsgruper Her ser dere sammenhengen mellom målene for prosjektet og hvordan vi organiserer prosjektarbeidet ut fra disse. Vi har opprettet tre delprosjekter for S (systemer og arbeidsprosesser) og ett for O (Organisasjon). Dette for å sikre effektivitet og framdrift og for å få fram de kvalitativt beste løsningene. K- Kommunikasjon er ikke et eget delprosjekt. Så K`en mangler her i S_O. Prosjektet utarbeider nå en egen kommunikasjonsplan som vil bli lagt ut på nettsiden. De fagansvarlige administrative lederne har styringsfunksjonen i hvert delprosjekt (se pilene og hvordan driftsorganisasjonen bindes sammen med prosjektet). De er ansvarlige for kvaliteten på det arbeidet som gjøres og tar også nødvendige faglige delbeslutninger. Prosjektplanen beskriver rollene nærmere. Viktig poeng: Organiseringen i delprosjekter førere til samsnakking og til bevissthet om blant annet oppgaver som går på tvers av delprosjektene (som f.eks. seremonier og ritualer). Over 50 arbeidsgrupper er identifisert. Flere av disse er i gang med arbeidet. Øvrige starte opp nå. Første statusrapport fra arbeidsgruppene under Systemer kommer til 25. oktober, dvs. forslag til systemer og arbeidsprosesser. For hvert delprosjekt blir det laget oversikt over driftskritiske oppgaver (rødt!).

Referansegruppens rolle og ansvar Rolle Medlemmene representerer sin egen basisorganisasjon, og er representert i gruppen på bakgrunn av en bestemt kunnskap eller rolle. Et referansegruppemedlem har ikke direkte påvirkning i et prosjekt, men agerer som høringsorgan. Referansegruppen settes sammen av interessenter i prosjektet som i etterkant vil oppleve påvirkninger av prosjektet,  personer som har relevant viten i forhold til prosjektet og andre med relevante interesser i prosjektet. Ansvar Det er medlemmenes ansvar å komme med råd til prosjektet, slik at en vellykket prosjektgjennomføring, og etterfølgende implementering og gevinstrealisering kan sikres. Det er referansegruppemedlemmenes ansvar å fylle den bestemte rollen de representerer i gruppen, eks. representant for basisorganisasjonen, faglig kvalitetssikrer osv. Dette er hentet fra Difi`s prosjektveiviser. Tidligere Statskonsult. 14

Arbeidsgrupper Over 50 grupper 95% av arbeidsgruppelederne er på plass Gruppene kan styrkes mht medvirkning og brukefokus Noen budsjettinnspill

Videre arbeid Identifisere driftskritiske oppgaver Prosess for budsjettinnspill Definere nullpunktet mht administrative ressurser ved begge institusjoner

Medbestemmelse og brukermedvirkning i omstillingsprosessen/OPAD Medbestemmelse og brukermedvirkning er en viktig del av kvalitetssikringsarbeidet i OPDA, sikre kvalitet på resultatene og forankring. 18

Mål og ambisjoner Målet er å praktisere medbestemmelse og bred medvirkning etter intensjonen i Hovedavtalens § 1, og slik skape reell medvirkning, forankring og eierskap til omstillingsprosessen Tjenestemannsorganisasjonene har ansvar for å bidra aktivt til gode resultater gjennom sin deltakelse i prosjektet og forventes å informere i og aktivisere sin linje Organisasjonenes medvirkning skal framgå av planene i OPAD 19 19

Medbestemmelse og medvirkning Omstillingsavtalens bestemmelser og konkrete retningslinjer skal følges Avtalens formål Informere om hvordan omstillingsprosessene skal gjennomføres Gi den enkelte ansatte trygghet i arbeidsforholdet under omstillingsarbeidet Skape best mulig forutsigbarhet og et godt arbeidsmiljø OPAD skal følge omstillingsavtalens bestemmelser og konkrete retningslinjer for informasjon, arbeidsgivers informasjonsplikt, og medbestemmelse gjennom drøfting og forhandling Tjenestemannsorganisasjonenes medvirkning etter Omstillingsavtale i forbindelse med fusjonen mellom NVH og UMB, protokoll av 17. januar 2011 og øvrige bestemmelser i staten 20 20

Medvirkning i OPAD Deltagelse i: Være høringsinstans Referansegruppen Partssammensatte utvalg Arbeidsgrupper Være høringsinstans

Ulike måter å få med brukerne Deltakelse i referansegruppen arbeidsgrupper Intervju eller samtaler med brukere Skriftlig tilbakemeldingssystem materiale sendes til lokale enheter for tilbakemelding Høringsrunder Allmøter Workshops Gjennomgang av tidligere utarbeidet materiale 22 22

Hva har vi gjort til nå? 1. Formulere mål og foreta avgrensinger og grenseoppganger 2. Organisere arbeidet 3. Involvering av OPAD sine interessenter, dvs. grupper, instanser eller personer som har betydning for prosjektets resultater og som blir påvirket av prosjektet 4. Sette i gang arbeidsgrupper innenfor de ulike administrative fagområdene 5. Sikre medvirkning og fokus på brukerne 6. Bygge prosjekt- eller fusjonskulturen Pkt 2: Organisere for kvalitet og effektivitet Pkt 3: Møte med VI 26.september Pkt 4: Vi har hatt kick of og opplæring for arbeidsgruppelederne. Siste samling i morgen med utgangspunkt i et konkret verktøy hvor milepæler, interessenter, ansvarskart, tidslinke og estimat vises. Bevisstgjøring + samler gruppen om arbeidet. Pkt 5: Mye tid gått med til å informere: Ulike ledermøter ved begge institusjoner, verneombud (UMB), AMU (UMB), allmøte (UMB). Felles IDF-møte. Nettside for OPAD. Vil gjerne har forslag til kulturbyggende tiltak!

Milepæler 2012 – Fase I September K: Første møte i referansegruppen S: Ansvarskart med fremdriftsplan og ressursestimat foreligger per arbeidsgruppe S: Rapport fra ekspertgruppe for finansieringssystem for NMBU, herunder budsjettfordelingsmodell (15.09) S: Arbeidet med pilotgruppene er startet opp Oktober S: Budsjettbehov fra delprosjektene for 2013 meldt inn Oversikt over driftskritiske oppgaver foreligger og evt. prioriteringer er foretatt. O: Organisering av tilsettingsfullmakt foreligger til behandling i FS 17.10. S: Statusrapport fra arbeidsgruppene med forslag til systemer og arbeidsmåter. (25.10) K: Felles allmøte

Milepæler 2012 – Fase I November S: Innspill fra arbeidsgruppene til ansvars- og oppgavefordeling på det administrative området (15.11) Desember K: Andre møte i referansegruppen (5.12) Januar O: Omstillingshåndbok ferdig

Milepæler 2013 – Fase I Febr-april O: Organisering av administrasjonen. Mars? S: Finansieringssystem for NMBU og årshjul April O: Forslag til valg- og oppnevningsreglement og opplegg for valg, samt rekrutteringsplan for rektoratet, valg og oppnevning div organ foreligger for godkjenning Mai O: Organisasjonskart og bemanningsplan O: Endelig forslag til organisering av administrasjonen S: Planer for gjennomføring/implementering Juni O: Rekrutteringsplan for ledere foreligger SKO: Statusrapport fra OPAD for fase I, plan for fase II Delleveranse 3 – Planer for gjennomføring (frist: Mai 2013) Utarbeide planer for gjennomføring (implementering) av forslag til systemer, arbeidsprosesser og rutiner fra 2014 og for eventuell avvikling av utgående systemer og arbeidsprosesser før 2014.

Milepæler 2013 – Fase II Høst 2013 S: Implementering O: Innplassering i stillinger O: Rekruttering av ledere Delleveranse 3 – Planer for gjennomføring (frist: Mai 2013) Utarbeide planer for gjennomføring (implementering) av forslag til systemer, arbeidsprosesser og rutiner fra 2014 og for eventuell avvikling av utgående systemer og arbeidsprosesser før 2014.

Elvane møtest Elvane møtest, frå kvar sitt fjell. Grip kvarandre i hendene. Blandar sin song og sitt blod. Held fram einige, sterkare, snåvar ikkje so lett i steinane: Turrskodd skal ingen vassa oss no! Olav H. Haug

Arbeidsgrupper 31

S1 PERSONAL S 1.1-PE Valg av verktøy/systemer S 1.2-PE   S 1.1-PE Valg av verktøy/systemer S 1.2-PE Omstillingshåndbok S 1.3-PE Felles personalhåndbok S 1.4-PE Personalreglement S 1.5 -PE Samkjøring avtaleverk S 1.6-PE Håndtering av personalmapper S 1.7-PE Felles HMS-system inkl IA, avtale med BHT, organisering av AMU, medarbeiderundersøkelser, medarbeidersamtaler, varsling ØKONOMI S 1.8-ØK Gjennomgående sentralt regelverk, instrukser mv S 1.9-ØK Økonomistyring/virksomhetsstyring S 1.10-ØK Regnskap S 1.11-ØK Innkjøp S 1.12-ØK Bidrags- og oppdragsfinansierte aktiviteter (BOA) S 1.13-ØK Lønn ARKIV S 1.14-AR Arkiv og saksbehandlersystem: S 1.14a-AR Delgruppe Arkivplan S 1.14b-AR Delgruppe Arkiv – og saksbehandlersystem SERVICETORG OG SENTRALBORD S 1.15-SS Servicetorg og sentralbord

S 2 STUDIE   S 2.1-ST Studieadministrative system/IT støttesystemer/Rapportering S 2.2-ST Forskrift om opptak, studier og eksamen med tilhørende retningslinjer S 2.3-ST Internasjonalisering S 2.4-ST Opptak S 2.5-ST Førstelinjetjeneste, studieinformasjon og studieveiledning S 2.6-ST Kvalitetssikring FORSKNING S 2.7-FO Effektivt støtteapparat for eksternfinansiert forskning S 2.8-FO Innovasjon på DnU S 2.9-FO Interne forskningsstrategiske virkemidler S 2.10-FO Doktorgrad ved DnU S 2.11-FO Forskningsdokumentasjon SEVU S 2.12-SEVU Etter og videreutdanning - SEVU BIBLIOTEK S2.13-BI Bibliotek

S 3 BYGG og EIENDOMSDRIFT IKT S 3.1-IKT IKT strategi S 3.2-IKT   IKT S 3.1-IKT IKT strategi S 3.2-IKT IKT reglement S 3.3-IKT Informasjonssikkerhetspolicy S 3.4-IKT Internkontroll S 3.5-IKT Utredning og valg av BAS-løsning S 3.6-IKT Fysiske fasiliteter S 3.7-IKT Sikker kommunikasjon 2012-2014 S 3.8-IKT Samarbeidsplattformer S 3.9-IKT Felles telefoniløsning og støttesystem for sentralbord S 3.10-IKT Etablere AD-katalogstruktur S 3.11-IKT Felles systemer og kliendrift S 3.12-IKT Samkjøring av IT-plattformer og administrative verktøy KOMMUNIKASJON S 3.13-KO Visuell profil av Det nye Universitetet (plassert hos fellesstyret) S 3.14-KO Kommunikasjonsstrategi for Det nye Universitetet S 3.15-KO Profilering/omdømmebygging – overordnet profilering og posisjonering av DnU, studiemarkedsføring, forskningskommunikasjon og formidling/samfunnskontakt S 3.16-KO Digitale medier(internett, intranett og sosiale medier) S 3

O 4 O 4.1 Konkretisering av modell inkl stillingsbeskrivelse for sentrale lederstillinger og funksjonsbeskrivelser sentrale organ og org. Av tilsettingsfullmakten og medbestemmelse O 4.2 Organisering av det administrative apparatet O 4.3 Organisasjonskart for det nye universitetet, inkl stillingsoversikt og – struktur, bemanningsplan og rekrutteringsplan for DnU O 4.4 Rekruttering av rektoratet, valg og oppnevning div. organ O 4.5 Rekruttering av lederne på ulike nivå (Ikke rektoratet) O 4.6 Personalpolitikk for DnU