Velkommen til felles kommune- og bystyremøte for medlemskommuner i Østre Agder 12.Mars 2012 På Hove

Medlemmer i Østre Agder Kommune Innbyggertall Andel i prosent 0901 Risør 6 897 10,3% 0906 Arendal 42 697 63,7% 0911 Gjerstad 2 486 3,7% 0912 Vegårshei 1 940 2,9% 0914 Tvedestrand 5 974 8,9% 0919 Froland 5 237 7,8% 0929 Åmli 1 799 2,7% Medlemskontingenten er kr.10 pr. innbygger I 2012 totalt kr. 664.440

Medlemmer i styret for Østre Agder Leder Ordfører Jan Dukene - Tvedestrand Nestleder Ordfører Per Kristian Lunden - Risør Styremedlem Ordfører Einar Halvorsen - Arendal Styremedlem Opposisjonsleder Robert C. Nordli - Arendal Styremedlem Ordfører Sigmund Pedersen - Froland Styremedlem Ordfører Kjell Trygve Grunnsvoll - Gjerstad Styremedlem Ordfører Kjetil Torp - Vegårshei Styremedlam Ordfører Reidar Saga - Åmli

Ved sekretariatsleder Ole Jørgen Etholm Vedtekter for virksomheten og arbeidsform i styret. Regionrådenes rolle. Ved sekretariatsleder Ole Jørgen Etholm

Vedtekter for Østre Agder(vedtatt 2009) §1 Deltakelse Østre Agder er et interkommunalt samarbeidsforum for kommuner i regionen. Samarbeidet er organisert med hjemmel i §27 i kommuneloven. §2 Formål Østre Agder er et samarbeidsforum for kommunene i regionen. Det skal bidra til å samordne regionens og kommunenes interesser . Samarbeidet skal arbeide for å styrke regionens infrastruktur og systematisk arbeide for at regionen velges som lokaliseringssted. Østre Agder kan bidra til etablering av samarbeidsløsninger der kommunene finner det formålstjenelig og gjennomfører prosjekter for å øke kompetansen i regionens kommuner og utvikle løsninger knyttet til levering av kommunale tjenester. Østre Agder kan bare fatte vedtak knyttet til den løpende drift innenfor rammen av innbetalt deltakeravgift. Samarbeidet kan ikke forplikte den enkelte kommune utover dette uten etter særskilt avtale. §3 Organisering Hver kommune velger sitt medlem til styre. Vedtektene angir at dette skal være ordfører. Arendal har i henhold til vedtektene to medlemmer i styret. Leder er ansvarlig for å innkalle til minimum 4 møter pr kalenderår. Fylkesordfører med. fylkesvaraordfører som stedfortreder gis møte og talerett i styremøtene. Styret har anledning til å innkalle referansegruppen (rådmennene) til sine møter med tale og forslagsrett.

§4 Sekretariat Styret sørger for tilfredsstillende sekretariatsløsning §4 Sekretariat Styret sørger for tilfredsstillende sekretariatsløsning. (For tiden 50% stilling.) §5 Finansiering Virksomheten i Østre Agder finansieres gjennom kontingent fra de deltakende kommunene basert på innbyggertallet pr.31.12 året før. Styret fastsetter senest i juni kommende års kontingent. I tillegg kan styret søke om eksterne bidrag til enkeltprosjekt på vegne av de deltakende kommuner. Prosjekt i regi av Østre Agder der kostnadene delvis forutsettes dekt av kommunene (ut over kontingent) som deltar krever at det foreligger gyldig vedtak i den enkelte kommune. I slike tilfeller er vedtak om igangsetting fra styret i Østre Agder først gyldig når det foreligger skriftlige vedtak fra de kommuner som skal delta. §6 Innmelding, oppløsning og utmelding Utvidelse av Østre Agder krever enighet mellom kommunene. Dersom en kommune ønsker å gå ut av Østre Agder må kommunestyret/ bystyrets vedtak være sekretariatet i hende innen 31.mai før årsskiftet oppsigelsen gjelder fra. §7 Stadfesting av vedtektene og endring i disse Forslaget til vedtekter for Østre Agder er gyldig når samtlige bystyrer/kommunestyrer har fattet vedtak. Styret for Østre Agder fremmer forslag til endringer i vedtektene. Endringsforslag sendes kommunene. Minimum 3/4 av de deltakende kommuner må godkjenne vedtektsendringen før forslaget er gyldig.

Hvilke utfordringer står vi overfor? Tidligere statsråd, stortingsrepresentant og fylkesmann i Sør-Trøndelag Kåre Gjønnes pekte på følgende utfordringer for regionrådene på landskonferansen august2011 i Stjørdal: • Tunge utfordringer i kø (helse, omsorg, skole, sosial, transport og miljø, plan) som krever samarbeid • «Behov for at det etableres omfattende interkommunalt samarbeid» (Prop. 91L om helse- og omsorgs- tjenesteloven s. 319) • Krav/forventninger til kommunal tjenesteyting øker • Økonomi og kompetanse/kapasitet/fagmiljø begrenser mulighetene for at alle kan ha alt • Likeverdige og gode tjenester til innbyggerne forutsetter et utvidet og mer forpliktende samarbeid . Mange små kommuner.

Han ble etterfulgt av direktør Alf-Petter Tenfjord hos fylkesmannen i Sør-Trøndelag som pekte på Kartlegginger og erfaringer tyder på store muligheter for høyere kompetanse, bedre tjenester og bedre ressursbruk ved utvidet og mer forpliktende samarbeid mellom kommunene Voksende reformtrykk tilsier samarbeid på lovpålagte kjerneområder, helse, sosial, skole, plan, miljø, teknisk Ytterligere desentralisering og gjennomføring av nasjonale reformer er ikke mulig uten mer forpliktende samarbeid mellom kommunene Nasjonale myndigheter forutsetter at kommunene skal være forandringsledere Han peker på følgende utfordringer Forpliktende samarbeid er umulig uten faste langsiktige partnere Lovpålagte tjenester kan ikke flyte i prosjekter, nettverk og partnerskap Felles investeringer og produksjon krever avklarte strukturer for beslutninger og styring

Innhold Bakgrunn Samarbeid i Østre Agder – status, utfordringer og veien videre Strategi - bevisst jobbing ut fra formålet Oppsummering av videre strategi for utvikling av Østre Agder

Bakgrunn Mye praktisk samarbeid i Østre Agder- regionen er utviklet over tid. Lite samordning. Økende samarbeidsbehov knyttet til nye oppgaver og kommunestrukturen Balansegangen mellom det lokale selvstyret og det interkommunale samarbeidet . Utfordring å få til bred involvering politisk/administrativt. Bekymring for forankringen av fellestiltak i kommunestyret og bystyrer. Strategiplanen behandlet i alle kommunestyrer/bystyrer. Krav til åpenhet og informasjon. Interkommunalt samarbeid iverksettes for å skape gode tjenestetilbud til befolkningen

Samarbeidsrelasjoner Et godt samarbeid mellom rådmennene er avgjørende for en god utvikling av det videre samarbeid mellom kommunene. Tilsvarende er det viktig at både ordførere og kommunestyrer også bygger gode relasjoner og samhandler på tvers av kommunegrensene. Erkjennelse - Felles utfordringer? Felles løsninger?

Økonomi Østre Agder finansieres gjennom kontingent fra de deltakende kommunene basert på innbyggertallet pr.31.12 året før. Kontingenten utgjør nå kr. 10.- per innbygger. Styret kan søke om eksterne bidrag til enkeltprosjekt på vegne av de deltakende kommuner. Skjønnsmidler 2012 – 4 søknader - samfunnsmedisiner - barnevernssamarbeid - forstudie av framtidige muligheter knyttet til skogbruksnæringen - Kompetansemiljø for opplevelsesnæringer i Østre Agder Søknader om prosjektmidler til iverksetting av Samhandlingsreformen 2011 totalt mottatt 1.060.000 + 800.000 i Risørprosjekt. Felles bruk av midler fram samhandlingsreformen 50% av tildelt ramme i 2011 videreføres i 2012 (kr.1.456.000).

Ekstern vurdering av Østre Agder en fornuftig samarbeidsregion problematisk at Grimstad ikke er med (Agderbyen vokser naturlig frem langs kysten) samarbeid som hittil har vært preget av en rekke praktiske samarbeidsløsninger ikke et forpliktende og strategisk overordnet samarbeid, med en klar politisk målsetting

Behov for: sterkere fokus på overordna mål uttrykt vilje og intensjon om å utvikle Østre Agder som en sterk samarbeidsregion med enighet om strategiske fellessatsinger å etablere tydeligere prinsipper for organisering og styring å tilrettelegge slik at alle kommunene får en opplevelse av ”å få” når det gjelder lokalisering at kommunenes beste kompetanse må settes på arbeidet med samarbeid Konklusjon: Mangler konkrete felles overordna mål og visjon for regionen. Dette er en utfordring som ordførerne (styret) som må ta ansvar for å ta tak i.

Strategi Gjennomføres en opprydding i dagens ulike samarbeidsordninger, i den hensikt å etablere tilnærmet like styringsorganer og administrativ organisering. Rapporteringen til kommunestyrene skal systematiseres og styrkes. Samarbeidet i Østre Agder skal bygges videre på systemet med vertskommuner og samarbeidsavtaler mellom kommunene. Alle kommunene får ta del i oppgaveløsningen på vegne av øvrige kommuner i regionen. Grunnlaget for fordeling må bygges på den enkelte kommunes styrker og spesielle forutsetninger, samt hensiktsmessighet for den tjenesten som skal leveres. Samarbeide systematisk om budsjettarbeid innenfor alle vertskommuneløsninger. Kjøpe tjenester av de andre kommunene for klart avgrensede oppgaver, gjerne tidsbegrenset. Etablere samarbeid med Grimstad der det er naturlig.

Strategisk tiltak: Større bevissthet – og styrka fokus – på felles visjoner for regionen og formålet for samarbeidet   Formålet for Østre Agder samarbeidet tydeliggjøres og styrkes. I formålet må det fremgå at regionen vil ta et regionalt ansvar og ta konkrete posisjoner vi ønsker å bli gode på, gjennom planmessig og langsiktig arbeid. Styret tar ansvar for at det utarbeides en felles visjon for Østre Agder-samarbeidet. De nye kommunestyrene skal aktivt involveres i dette arbeidet.

Styrets rolle Forholde seg til vedtatt budsjett for Østre Agder. Kan forberede høringsuttalelser fra kommunene. Disse er ofte omfattende og krevende å saksbehandle, og det vil være arbeidsbesparende for alle om saksbehandlingen gjøres felles. Det enkelte kommunestyre avgir høringsuttalelsen dersom ikke annet er bestemt. Trolig vil vi oppnå større gjennomslag hvis vi samler oss om felles standpunkt. Særskilt ansvar for å sette dagsorden for viktige regionale saker for eksempel utdanning og transport. Den viktigste politiske samordningsarenaen for kommunene. Samle kommunestyrene minst en gang i året til et felles møte. Følge opp arbeidet med Regionplan Agder. Samarbeide med øvrige regionråd på Agder. Arbeide for å tiltrekke ny offentlig og privat virksomhet til regionen. Det skal utarbeides en felles overordnet næringsplan for regionen. Ikke fullmakt til å fatte vedtak på vegne av kommunene.

De folkevalgtes rolle og oppgaver i samarbeidet.   stille krav (definere og sette mål) gi armslag (tildele rammer og ressurser, gi ansvar) spørre etter resultater underveis markere støtte når det er behov for dette evaluere resultatene grundig og redlig ivareta medbestemmelse og medinnflytelse Skal man lykkes i å utvikle det interkommunale samarbeidet er det viktig at alle kommunestyrerepresentantene føler fellesskap med de andre kommunene, og at viktige saker har en god politisk forankring. Felles møter for alle kommunestyrene kan bidra til å styrke fellesskapsfølelsen.