Gevinstrealisering i et porteføljestyringsperspektiv Porteføljestyring som strategisk virkemiddel i realisering av grunnmuren i vårt omstillingsprogram: Pasientenes behov skal være førende for struktur, organisering og innhold i tjenestene DIFI 2. juni 2010 Kristin Weidemann Wieland Viseadministrerende Helse Sør Øst RHF 1

Om Helse Sør-Øst og utfordringsbildet IKT i helse Omstillinger Helse Sør-Øst Strategisk styring - PPM i HSØ Gevinstrealiseringskonseptet Hva er porteføljestyring – (begrepsavklaringer – prosjektet som arbeidsform – flerprosjekt ledelse – styring av prosjekt porteføljen)

Helse Sør-Øst - gode og likeverdige helsetjenester til alle 11 helseforetak 65.000 medarbeidere Befolkning ca. 2,7 millioner Omsetning 2009: 52 mrd kroner Akershus universitetssykehus HF Oslo universitetssykehus HF Psykiatrien i Vestfold HF Sunnaas sykehus HF Sykehuset i Vestfold HF Sykehuset i Innlandet HF Sykehuset Telemark HF Sykehuset Østfold HF Sørlandet sykehus HF Vestre Viken HF Sykehusapotekene HF

Utfordringsbildet Mange aktører og mange interessenter Politiske føringer (og slik skal det være!) Lovverk og regler (og mange tilsynsorgan!) Økende gap mellom behov/etterspørsel og finansiering Svak tradisjon for gjennomgående virksomhetsstyring Behov for sterk prioritering av knappe midler må si nei til prosjekter som er samfunnsnyttige fordi vi mangler realiseringskapital

Ledelse i helse – balansering av det løpende trilemma Medsin og helsefaglige vurderinger ….. Og være klok nok til å vite i hvilket hjørne av trekanten du bør befinne deg til enhver tid…. Politikk Økonomi

Resultater og utfordringer Vidar Oma Steine: ”God pasientbehandling dreier seg i det store og hele om god informasjonsforvaltning” Realisering av et integrert helsevesen, hvor de ulike aktørene samhandler basert på elektronisk informasjonsgrunnlag, slik at pasienten opplever behandlingen fra A til Å som et ”helhetlig forløp” tar lengre tid, koster mer, stiller større krav til organisasjonsutvikling og ledelse og viser så langt svakere resultater enn forventet Utfordringene ligger på flere nivå: lite strategisk fokus i sektoren på IKT som virkemiddel for endring fragmentert organisering og styring manglende finansiering lovmessige utfordringer manglende standardisering  kostbar omlegging til felles løsninger….. varierende kvalitet på leverandører og løsninger endringsmotstand og ”profesjonskamp”

Om Helse Sør-Øst og utfordringsbildet IKT i helse Omstillinger Helse Sør-Øst Strategisk styring - PPM i HSØ Gevinstrealiseringskonseptet Hva er porteføljestyring – (begrepsavklaringer – prosjektet som arbeidsform – flerprosjekt ledelse – styring av prosjekt porteføljen)

Omstilling i Helse Sør-Øst Vi må omprioritere ressursene for å skape et bærekraftig helsevesen Et økende gap mellom behov og finansiering Et omfattende program med fem innsatsområder Sykdomsgrupper i vekst Forskning Medisinsk teknologi IKT Moderne nybygg Kompetanseutvikling Hovedstadsprosessen Forskning IKT, stab og støtte Kunnskapshåndtering Mobilisering Vi har en del kunnskap om utfordringer i helsetjenesten fraover: Vi får flere eldre – sterk økning fra 2015 Store sykdomsgrupper, blant annet diabetes, overvekt og lungesykdommer, vil øke i omfang og kompleksitet Forskning og faglig utvikling vil føre til at nytt utstyr, nye medisiner og nye behandlingsmetoder vil være tilgjengelig. Mye av dette vil være kostnadskrevende og sette nye krav til våre medarbeidere Pasientene og deres pårørende vil stille høyere krav til dokumentert kvalitet i behandling og omsorg Samfunnet vil kreve bedre samspill og samarbeid mellom de forskjellige nivåene og aktørene i helsevesenet Omstillingsarbeidet skal være preget av åpenhet, ærlighet og god kommunikasjon med de involverte Helse Sør-Øst ønsker å være en positiv aktør i samfunnet og være åpne for omverdenen. Vi har gjennomført en omfattende høringsprosesser for å sikre kommunikasjonen med de involverte og interesserte. De berørte og interesserte har fått god anledning til å komme med sine innspill og synspunkter. Om lag 1000 fagfolk, brukere og medarbeidere har deltatt i arbeidet. Vi er stolte av den prosessen som er gjennomført. Det mange har vært inne og gitt sine bidrag, og det er den aller beste forsikringen om at saken er et godt beslutningsgrunnlag for styret den 20. nov – slik at de kan fatte et vedtak som er til beste for pasientene 8

Utvikling av fellestjenester Fire områder Eiendom Innkjøp og logistikk Administrative støttefunksjoner IKT Ett mål: Støttefunksjoner - både til medisinsk og administrativt arbeid i helseforetaksgruppen - skal Standardiseres. Dette gjelder både teknologi, organisering og prosess for å frigjøre ressurser til pasientbehandling Styresak 108-2008 pkt 9

1. september 2009 ble Sykehuspartner IKT en av Nordens største IKT tjenesteleverandører Ansatte Budsjett Antall brukere Pcer Applikasjoner Servere 650 ~1,5 MRD 70.000 47.000 3.500 3.000 10

Om Helse Sør-Øst og utfordringsbildet IKT i helse Omstillinger Helse Sør-Øst Strategisk styring - PPM i HSØ Gevinstrealiseringskonseptet Hva er porteføljestyring – (begrepsavklaringer – prosjektet som arbeidsform – flerprosjekt ledelse – styring av prosjekt porteføljen)

Porteføljestyring vedtak i styret juni 2008 Styrets vedtak: Det etableres metoder, verktøy og rutiner for porteføljestyring av prosjekter på områder som er viktige for å realisere nasjonale og regionale mål og strategier. Porteføljestyringen skal sikre standardisering, felles prioritering og god styring av investeringsmidler på IKT- området. Det etableres en regional samordning av hele den samlede prosjektporteføljen.

Modell for organisering og styring av IKT- området Nasjonale fora Nasj. IKT HOD/ Hdir Andre Premissgiver Adm. Dir. Helse Sør-Øst RHF Direktørmøtet Strategisk IKT-forum Strategi, prioritering, felles styring og organisering Regionale nettverk (HF repr.) Regionale prosjekter Klinisk IKT Adm IKT Forsknings-IKT Arkitektur Portefølje-nettverk IKT- ledere Utvikling Leverandør Bestiller Drift og forvaltning Brukernære oppgaver Driftsstyre for SP Reserver Styre HF Sykehuspartner HF Informasjons- sikkerhet Produksjon av etablerte IKT- tjenester Forvaltning av løsninger, infrastruktur og felles Bestillekompetanse Virksomhets-utvikling Funksjonelle krav Innovasjon Gevinstrealisering 13

IKT-prinsipper for Helse Sør-Øst, vedtatt mai 2009 IKT er et verktøy for å støtte virksomheten og medarbeiderne i utøvelse og utvikling av pasientbehandling, forskning, undervisning og pasientopplæring, og skal i tillegg bidra til god styring og ressursutnyttelse IKT skal sikre tilgjengelighet, integritet, konfidensialitet og kvalitet i informasjonen for pasient, pårørende og behandler IKT skal understøtte kunnskapsbaserte behandlingsforløp, og legge til rette for brukermedvirkning og samhandling i helsevesenet IKT-utviklingen skal sikre fleksibilitet for fremtidige endringer, og søke harmonisering på tvers av løsninger. Utviklingen skal bygges på nasjonale og internasjonale standarder og gjøres mest mulig leverandøruavhengig. All IKT-utvikling forutsetter utvikling av organisasjon, kompetanse og arbeidsprosesser for gevinstrealisering til styrking av pasientbehandlingen

Porteføljeadministrasjonens bidrag til virksomheten Hovedspørsmål for styring og måling 1) Optimal bruk av ressurser Er organisering og styring av prosjektet tilrettelagt for sikring av resultatene man ønsker å oppnå? Hvordan er økonomien i pågående prosjekter? Hvordan er prosjektene i forhold til planlagt fremdrift? Hvordan er den samlede risikoprofilen for prosjektporteføljen? Hvordan påvirker prosjektenes status avhengighetene mellom prosjektene? Har vi tilstrekkelig ressursutnyttelse og kommunikasjon på tvers av prosjektene? Ivaretar prosjektene våre målsettinger i forhold til kvalitet? Har vi riktig kompetanse i organisasjonen til å ivareta overgang fra prosjekt til operasjonell drift? Tilrettelegger prosjektene for god innføring fra projsekt til drift, og dermed for gevinstrealisering? Ivaretar vi gevinstrealiseringen fra ferdigstilte prosjekter? Effektiv prosjektgjennomføring Effektiv ressursallokering Effektiv kommunikasjon 2) Strategisk retning I henhold til nasjonale strategier og føringer I henhold til strategi i Helse Sør-Øst RHF 3) Effektiv risikohåndtering Denne sliden viser en nedbrytning av hvilke bidrag PA gir virksomheten i Helse Sør Øst. Tids og kostnadsoverskridelser Kompetanse og ressurstilgjengelighet Sikkerhet Strategisk retning Kvalitet Lover og regler

Styring av Prosjektportefølje i Helse Sør Øst rosjektforslag P P Måloppnåelse Prioritering Balansering Risikominimalisering Gevinstrealisering P PORTEFØLJE Portefølje- styre Prioritering ut i fra kriterier og vekting av disse Hva er IKT prosjektporteføljen i Helse Sør Øst ? Prosjektportefølje er en samling innbyrdes uavhengige programmer og/eller prosjekter. Hva betyr å styre av prosjektporteføljen i HSØ? ”Porteføljestyring er styringen av et antall prosjekter og program som ikke nødvendigvis har felles mål”. (Andersen og Jessen 2003) Igjennom bruk av porteføljestyring kan virksomheten beslutte hvilke prosjekter som skal iverksettes ut fra bestemte kriterier, prioritere prosjektene og fatte beslutninger underveis om å endre prioritering eller stoppe/sette på vent pågående prosjekter. Prosjektstyring : Do things right (Sørge for riktig styring av prosjekter) Porteføljestyring :Do the right things (Sørge for at de porteføljen blir styrt riktig) P P Program Helhetlig pasientløp PROSJEKT PROSJEKT PROSJEKT P Program B PROSJEKT P Program C PROSJEKT PROSJEKT 2009 2010 2020

Prosjektbehov og omfang, tilgjengelige midler IKT Vi bruker årlig i overkant av omkring 1 mrd til reinvesteringer , reanskaffelser og utvikling IKT, eller 2% av kostnadsbase/omsetning. 625 mnok regionale investeringsmidler, hvorav omkring 270 til driftsinvesteringer/reanskaffelser drift 300 mnok driftsmidler til prosjektutvikling I tillegg kommer lokal medfinansiering til investeringer i regionalt prioriterte prosjekter (inntil 25%), rent lokalt prioriterte og finansierte prosjekter, samt lokale kostnader til innføring Antall prosjekter/programmer/tiltak innmeldt for regional prioritering 2010 var 120 (hvorav 20 videreført fra 2009) 44 prosjekter/tiltak av disse er vedtatt i av styret i HSØ i den prioriterte prosjektporteføljen 2010-2012 Regionalt: prosjekter som skal prioteres over felles regionale rammer. Felles strategisk betydning osv.

HSØ og utfordringsbildet IKT Helse Omstillinger IKT Helse Sør-Øst Strategisk styring - PPM i HSØ Gevinstrealiseringskonseptet

Styremøte Helse Sør-Øst RHF 10. desember 2009 Sak 094-2009 Regionale prioriteringer innen IKT-investeringer 2010 ”.. Styret forutsetter at det i alle nye IKT-prosjekter sikres gevinstuttak gjennom systematiske planer for og oppfølging av lønnsomhet og gevinstrealisering gjennom sikring av tilstrekkelig opplæring, organisasjonsutvikling og endring av arbeidsprosesser..” Arbeidet med gevinstrealisering er formalisert og erkjent av styret i Helse Sør-Øst. Spesielt viktig er erkjennelsen av at det er: Viktig med tilstrekkelig opplæring (ifm nye IKT systemer) Organisasjonsutvikling (og herunder kompetanse i endringsledelse) Endring av arbeidsprosesser (må derfor beskrive ”nå” og ”fremtidig situasjon” for arbeidsprosessene

Gevinstrealisering i 5 dimensjoner According to (Bakos, 1987), most relevant literature focus on the following five-level, hierarchal, view of organizations: An individual performing a task A work group including many individuals An organization consisting of several groups (Firm level) An industry with a number of firms (Industry level) The entire economy, or society, as whole (Bakos, 1987) argues that based on the organizational view taken the impact from IT will differ. Gevinstene kan komme i forskjellige nivåer. Det er viktig å ta hensyn til hvilke nivåer som får hvilke gevinster. Det må planlegges og måles innenfor de nivåer det forventes gevinster. Det er et stort sprik mellom gevinster som vil opptre for for enkeltpersoner eller en gruppe, - og f.eks samfunnsøkonomiske gevinster. Kilde: Perspectives on Business Value from IT. Defining and Driving Business Value from Information Technology in Norwegian Organizations. Master’s Thesis Norwegian University of Science and Technology, NTNU, Bjerkestrand, Brecke og Hauan, 2010

Oversikt over konseptet Metodeverk Risikovurdering Endringsledelse Hva kan forhindre oss i å oppnå ønskede gevinster? Gevinstrealisering står og faller med oppslutning og motivasjon hos de som skal gjøre jobben Gevinsthierarki Tilstandsbeskrivelser Interessentanalyse Metodeverket: Gevinsthiearki= ”trekanten” (ref senere plansje) Tilstandsbeskrivelser= arbeidsprosessbeskivelser av nå-situasjonen og fremtidig situasjon (Årsak: ”99%” av gevinstene ligger i endring av arbeidsprosesser) Interessentanalyse ”hvor treffer gevinsten (for hvem/hvilket nivå), ref de 5 nivåene Risikovurdering IKKE av prosjektgjennomføring, men risikovurdering av å ta ut de forventede gevinster ETTER at prosjektet er gjennomført Endringsledelse= I og med at storparten av gevinster finnes i endrede arbeidsprosesser, er det vesentlig og endre disse. Her må kunnskap om endringsledelse inn. Kommunikasjon Forankring Medvirkning Mobilisering

Hvordan gjør vi det? Et prosjekts Resultatmål •Handler om de konkrete resultatene prosjektet skal oppnå. •Prosjektet har ansvar for å realisere resultatmålene (og måles på det) Men…. Et prosjekts Effektmål -forretningsmål •Er en beskrivelse og en kvantifisering av de gevinster virksomheten har som mål å oppnå, på grunnlag av det resultatet prosjektet skal levere. •Effektmål skal vise prosjektets forretningsmessige begrunnelse: hva som er prosjektets motivasjon og hensikt. •Effektmål skal være konkrete og i størst grad målbare/kvantifiserbare. Det er vanlig at effektmål måles på planlagte tidspunkter (del-leveransereller etter prosjektet er avsluttet). •Forretningssiden er ansvarlig for effektmålene (definere, utarbeide, følge opp, vurdere og forvalte). Definisjon se referanse: http://forum.dataforeningen.no/attachment.php?attachmentid=3010 HSØ Konklusjon: Alt handler (ifm gevinstrealisering) om prosjektets effektmål, dvs utledning av gevinster fra et prosjektmål->effektmål>Gevinstområder(og kategorisering av disse) ->Målebare enheter->målinger Gevinstområder: Individuelt fra prosjekt til prosjekt. Gevinstomåder er en samling av et antall målbare mål innefor et ”tema” (f.eks, tid, kvalitet, økonomi, ”Strukturert dokumentasjon av sykepleie/økt kvalitet på sykepleiedokumentasjonen”, se plansje 41 etc) Når alle målbare mål er oppnådd innen et gevinstområde kan vi si at vi har dokumentert innenfor området.

Gevinstkategorier Eksempel på hvordan vi har kategorisert gevinstene.

Bakgrunn for metodikk Målsetninger Gevinstområder Målbare gevinster Målinger Målsetning uteledes av effektmålet i prosjektet Gevinstområdene utledes av dette (effekt-)målet Ut fra gevinstmålene identifiseres målbare gevinster (MÅ være målbare) Deretter utføres målinger

Styringsnivå Søknad Oppfølging prosjekter i porteføljen Virksomhetsstrategi Nåsituasjon Virksomhetsmål Årlige rammer IKT langtidsplan SIKT – har ansvaret for å utarbeide langtidsplan med strategiske føringer for IKT IKT Strategiske og langsiktige mål Nåsituasjon Porteføljestyre SIKT har som porteføljestyre ansvaret for å sikre en optimal sammensetning av prosjekter og at disse henger sammen med mål og gitte rammer. Søknad Oppfølging prosjekter i porteføljen Gevinstrealisering Tildele evt midler for gjennomføring av foranalyse. Tildele midler for gjennomføring av prosjektet. Behandle avvik til rammer Gi økt bevilgning, utsett eller stopp. Følge opp at gevinster hentes ut Prosjekt Styringsgruppen har ansvaret for å sikre at prosjektet når sine mål innenfor gitte rammer. Mandat B3-B7 Forvaltning Mandat B1 B2 B3 B4 B5 B6 B7 B8 Direktiv pr fase Direktiv pr fase Behovs-/ idéfase Foranalyse-/ konseptfase Planleggings-/ forprosjektfase Gjennomføringsfase Drifts / gevinst- realiseringsfase Pilotfase Ibruk-takelsefase Fagområde med spesielle krav til prosjekterr Arkitektur Opplæring Test m fl. Tilrettelegge for at aktiviteter blir utført til riktig tidspunkt i prosjektene Tilrettelegge for standardiserte maler underveis i prosjekter

Overordnet prosjektmodell med gevinstrealisering B3 B2 Behovs-/ idéfase B4 B5 Foranalyse-/ konseptfase Planleggings-/ forprosjektfase Gjennomføringsfase Drift / gevinst- realiseringsfase B7 B6 Ibruk-takelsefase B8 Pilotfase B1 Overordnet prosjektmodell med gevinstrealisering B1 B2 B3 B4 B5 B6 B7 B8 Behovs-/ idéfase Foranalyse-/ konseptfase Planleggings-/ forprosjektfase Gjennomføringsfase Drifts / gevinst- realiseringsfase Pilotfase Ibruk-takelsefase Første identifisering av gevinster i prosjektforslaget Oppdatere gevinster i prosjektforslaget Utarbeide gevinstrealiserings- plan Utarbeide gevinstrealiserings- plan Linjen måler og følger opp definerte gevinster HSØ har gjennomgående fokusert på gevinstrealisering i prosjektmodellen (og ifm porteføljestyring) Det stilles konkrete krav til dokumentasjon av forhold rundt gevinster alle faser av prosjektet Etablere gevinstavtaler Utarbeide risikoanalyse for gevinstrealisering Utarbeide risikoanalyse for gevinstrealisering Følge opp gevinstporteføljen Prioritere bl.a. på bakgrunn av gevinster Rapportere på gevinstrealiserings- potensial Rapportere på gevinstrealiserings- potensial Prosjekteier utarbeider sluttrapport gevinstrealisering

Verktøystøtte – gevinstrealisering pr. prosjekt Helse Sør-Øst RHF har inngått en rammeavtale med EDBs datterselskap Avenir om levering av løsninger for prosjekt- og porteføljestyring. Helse Sør-Øst er den første helseregionen i Norge som tar i bruk slike løsninger. (se: http://www.helse-sorost.no/modules/module_123/proxy.asp?D=2&C=170&I=1747 ) Vektøyet skreddersys i disse dager, for HSØ’s behov for oppfølging av gevinstrealisering. (les: profesjonalisering av den tidligere excel-modellen) Plan: Pilotering av verktøy 2 halvår 2010, utrulling i fortaksgruppen 2011 EDB 2010 Page 27

PTO- modellen Teknologi Organisasjon (arbeids-) Prosesser ”Alt henger sammen med alt” – og det er ikke mulig å hente ut gevinster hvis man ikke ser helheten Innføring av teknologi påvirker arbeidsprosesser og organisasjon Endring av arbeidsprosesser (eks: felles behandlingslinjer) påvirker teknologi og organisasjon Ved organisasjonsendringer (eks: fusjon av avdelinger) vil både arbeidsprosesser og teknologi påvirkes

(arbeids-) Teknologi Prosesser Organisasjon For å kunne ta ut gevinster ved f.eks innføring av et IT-system må vi se på hvilken måte dette påvirker arbeidsprosessene (prosessmodellering nå og fremtidig) og videre hensynta hvilke endringer som dette medfører for organisasjonen og hvilke gevinster som kommer på hvilket nivå (i organiasjonen) Direktører i helseforetak Ledergrupper i helseforetak Avdeling/enhet i helseforetak

Mer om gevinstrealiseringskonseptet… Gjennomarbeidet modell (1. utg Excel/2.utg. CA Clarity) Masterstudenter Delvis samordnet med SSØ (“Veileder i gevinstrealisering”) Modell bra Verktøyunderstøttelse Opplæring/strukturert innføring (underveis) Videre: organisering, ansvar roller støtteapparat endringsledelse/prosess Omfattende kartlegging og analyse av 30 IKT prosjekter i HSØ ligger tilgrunn for konseptet. Ut fra kartleggingen ble en Excelbasert-verktøyunderstøttelse laget. 3 mastergradstudenter har anlysert konseptet (Perspectives on Business Value from IT. Defining and Driving Business Value from Information Technology in Norwegian Organizations. Master’s Thesis Norwegian University of Science and Technology, NTNU.) HSØ har deltatt i referansegruppen for Senter for statlig økonomistyring (SSØ) sin “Veileder i gevinstrealisering” Konseptet er pt. i varierende grad tatt i bruk i HSØ Verktøyunderstøttelse (CA Clarity) pilot høst 2010, utrulling foretaksgruppen 2011 Det vil iverksettes opplæring/strukturert innføring Man er i ferd med å avkare organisering for bl.a roller for støtteapparat (drift/forvaltning av konseptet), også for de elementer som berører endringsledelse og arbeidsprosessmodellering

Spørsmål