Program for administrativ forbedring og digitalisering

Gevinstrealisering og risikostyring Felles metode for å skape felles forståelse og eierskap med konkrete verktøy: Dreiebok Opplæring Verktøy Utviklet for å inngå som en del av UiOs rammeverk for administrative prosjekter

Sikrer koordinering og oppfølging av avhengigheter mellom prosjektene Forslag til aktiviteter:

Stedkoder – på tide å ta livet av begrepet? Innført på 1990-tallet for identifikasjon av kostnadssteder Til bruk i økonomi og lønnssystemene BR og LT (egenutviklet) Innebygget logikk i 6 sifret kode (2+2+2) Etter hvert utvidet til bruk i nye systemer og ble: En felles kodestruktur som skulle i vare ta mange forhold: organisasjonssted, arkivsted, studiested, svarsted, sted for lønnsslipp m.m. Består av 6 siffer, men innebygd siffer logikk, som skal avspeile: Nivå i organisasjon (fakultet, institutt og gruppe) Hvor i organisasjonen Bruksområder (kostnadssted, organisasjonssted, arkivsted m.f.) En rekke kommunikasjonsfelter knyttet til kodene

Stedkoder Omorganisering av Medfak i 2013, behov for rapportering på nivå fire. Medfak tre institutter fikk siffer 5xxxxx nivå. Brudd på sifferlogikk. I den forbindelse var det enighet om at: Ved «det store systemskifte» må «stedkode» vurderes med følgende antakelser: Nye behov skaper behov for større fleksibilitet Dagens 6 siffer struktur med innbygget logikk, er ikke fremtidsrettet. Antall siffer økes, og logikk fjernes fra sifferstruktur, men legges i attributter. Tydeliggjøring av intensjon bak kodebruk Det store systemskifte er her nå!

Nye behov krever nye tenkning Mål: Tilrettelegge for fleksibilitet, sikre en tekning som kan i vareta behov vi i dag ikke ser tydelig. Behov vi ser i dag: Tyngde fortsatt i klassisk hierarkisk fakultetstenkning Flerfaglig og tverrfaglig forskning Flerfaglig og tverrfaglig utdanningsvirksomhet Administrative tjenester som ikke følger klassisk hierarkisk fakultetstenkning Behov som kan komme: EVU i stor skala Internasjonal utdanning … MÅL: Ikke gjøre alle endringer nå, men endre tenkning. Bli enige om felles tenkning.

Prosess »Mottak av nyansatte» UiO har tidligere arbeidet mye med å forbedre prosessen med mottak av nyansatte ved UiO UiO vil motta flere prosjekter som leverer deltjenester som inngår i «mottak av nyansatte» Det er avhengigheter mellom disse deltjenestene  De enkelte prosjektene vil fokusere på sin leveranse Programmet foreslår at vi starter en aktivitet som skal sikre en helhetlig UiO-tilnærming: Vurdere tidligere arbeid og forslag fra disse som ikke er iverksatt Kartlegge dagens prosess og se hvordan nye løsninger passer inn Ha er særskilt fokus på den nyansattes opplevelse av løsningen (brukerreise)

Avhengigheter Prosjektet BOTT: Økonomi og lønn BOTT: Saksbehandling og arkiv UNIT-IAM DFØ-HR Eksempler på tidligere arbeid Revisjonsrapport IT-tilgangsstyring 2013 Forprosjekt IT-tilgangsstyring 2015 TRADS fase 1 våren 2018 Prosessforbedring systemtilgang for ledere våren 2018 Prosjekt tilgangsstyringsdata

Tiltak Programmet tar initiativ med prosjekt SA og HR-ressurser for å gå opp: Vurdere tidligere arbeid og forslag fra disse som ikke er iverksatt Kartlegge dagens og se hvordan nye løsninger passer Brukerreiser for: Fastlønnede personer Timelønnede personer Bilagslønnede personer Eksterne brukere (gjester)