Arbeidsgruppe 1. Beredskap 2020 og ROS analyse for sammenslåingsprosessen

Sorte svaner ? T. Aven Universitetet i Stavanger

Utrykke noe… TilliT

1. oppdrag - Etablere ulike fare- og uønskede hendelser frem mot 2020.

Valg av system og metode Krav til risikovurderinger NS 5814:2008 Veileder til helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse i kommunen DSB 2016 Valg av system og metode

Liste og nummerering av 11. fare- og uønskede hendelser. Nr.1 Mangelfull kommunikasjon, informasjon og negativt omdømme. Nr. 2 Fare for mistillit mellom organisasjonene. Nr. 3 Sviktende samarbeid mellom organisasjonene. Nr. 4 Manglende eierskap til prosess og mandat. Nr. 5 Manglende kvalitet og fremdrift. Nr. 6 Juridiske problemstillinger og eierskap i interkommunale og private selskaper. Nr. 7 Eiendomsforhold og ny matrikkel. Nr. 8 Manglende ressurser i prosessen. Nr. 9 Utfordringer med arbeidsrettslige spørsmål. Nr.10 IKT- utfordringer Nr. 11 Sikre dokumentasjon og arkivtjenester.

2. oppdrag- Utarbeide en analyserapport og gjennomføre tverrfaglige analysemøter

Ferdig ROS analyserapport april 2018 1. Analysemøte Forsand 2. Analysemøte Sandnes 3. Avsluttende møte Forsand 4. Utkast til analyserapport 5. Høring Ferdig ROS analyserapport april 2018

Analyseresultat

Forslag til tiltak Tiltak anbefales for nr.1 «Mangelfull kommunikasjon, informasjon og negativt omdømme.» Fokus på god kommunikasjon i Fellesnemd. Viktig å få frem nyheter om hvordan enkelte utfordringene løses på en god måte underveis i prosessen.

Forslag til tiltak Tiltak anbefales for nr.4 «Manglende eierskap til prosess og mandat» Sette av tid/ressurser, særlig gjeldende for Forsand. Stimulere til politisk involvering Stimulere til administrativ involvering Likeverdighet Legge møteaktivitet til Forsand i størst mulig grad

Forslag til tiltak Tiltak anbefales for nr.8   Tiltak anbefales for nr.8 «Manglende ressurser i prosessen.» Styrke prosjektorganisasjonen Sikre samspill mellom linje – og prosjektorganisasjon Involvere toppledergruppe Fellesnemd må tydeliggjøre sine forventninger

Forslag til tiltak Tiltak anbefales for nr.10 «IKT – utfordringer»   Tiltak anbefales for nr.10 «IKT – utfordringer» Skaffe bistand i gjennomføringsprosessen, ressurser er nødvendig Opplæring Allerede nå samkjøre ev nye tiltak/systemer som skal gjelde felles fra 01.01.2020. Lage egen ROS – analyse for teknisk sammenslåing Involvere systemeiere Informere ansatte om omlegginger, hvordan vil disse påvirke ansatte.

Forslag til tiltak Tiltak anbefales for nr.11 «Sikre dokumentasjon og arkivtjenester» Sikre god og dokumentert historikk Kontroll over avhending av arkiver. Samkjøring mellom IT og arkivtjenester

Konklusjon Man har identifisert de ulike fare- og uønskede hendelsene med bakgrunn i tverrfaglig kompetanse og erfaring med kommunal administrasjon. Disse er analysert med fokus på sannsynlighet og konsekvens i en tverrfaglig analysegruppe. Arbeidet som er gjort er verdifullt i seg selv, hvor det i samtale og refleksjon er løftet frem individuelle og kollektive problemstillinger. Selv om det er gjort anbefalinger om å iverksette ytterligere tiltak med forebyggende og konsekvensreduserende effekt, er dette ikke en garanti for at prosessen vil forløpe uten utfordringer og at fare- og uønskede hendelser likevel kan inntreffe. Samtidig er Fellesnemd, styringsgrupper og administrative arbeidsgrupper bedre forberedt og klar over den risikoen man står overfor i kommunesammenslåingsprosessen.

Takk for oppmerksomheten! Beredskapssjef Torbjørn Corneliussen mob. 941 43 022 torbjorn.corneliussen@sandnes.kommune.no