Internt handlingsrom (IHR) Presentasjon på møte med Parat 5. april 2011

Bakgrunn for IHR: Strategisk plan: “Universitetet i Oslo skal forvalte sine samlede ressurser offensivt, slik at de bidrar til å understøtte kjerneaktiviteten” Styrevedtak fra juni 2010:ber oss å utarbeide en plan som beskriver utvikling og dimensjonering av administrasjonen ved hele UiO Etterfølger faglige prioriteringer Handlingsromsutvalget ber oss se på hvordan vi selv kan skape internt handlingsrom

Hva skal vi oppnå? (1) Målet er å komme frem til systemer, rutiner og organisasjonsformer som gir oss en effektiv og profesjonell administrasjon. Administrasjonen skal på best mulig måte støtte primærvirksomheten og bidra til å øke det interne økonomiske handlingsrommet for forskning og utdanning.

Hva skal vi oppnå? (2) UiO skal utnytte sin samlede administrative kompetanse bedre gjennom å jobbe smartere og skal skape en mer tilfredsstillende arbeidshverdag for den enkelte.

Premisser: Alle stemmer i organisasjonen skal bli hørt - det er de som jobber her som vet hvor skoen trykker – disse møtene er en viktig del av dette Bortfall av arbeidsoppgaver som følge av IHR-prosessen skal løses ved omplassering internt ved UiO, ikke gjennom oppsigelser. Prosessen skal bygge på pågående aktiviteter.

Vi skal fokusere på syv hovedområder Forskningsadministrasjon Studieadministrasjon Formidling Økonomiområdet Personal- og organisasjons- området Bygningsforvaltning IT-området

Grunnprinsipper Mer standardisering og spesialisering av de administrative funksjonene. Dette kan innebære at funksjoner samles slik at en spesialistgruppe betjener flere grunnenheter. Vi skal utnytte IT-systemene bedre.

Grunnprinsipper 2. Dobbeltarbeid skal unngås. Dette krever en omfattende analyse av våre administrative prosesser, med sikte på å fjerne steg som ikke gir merverdi. 3 administrative nivåer er krevende – er det noen oppgaver som gjøres på alle nivåer? Må vi det?

Elektronisk fakturahåndtering - eksempel på prosesseffektivisering Be- stiller Hand- läggare Grupp- sjef Sektions- Intern- post Innkjøps- avd Økonomi- Post- giro Leve- randør Data- Tar imot vare Post Exp. best Exp. order Send vare Bestilling Post 2 kr Faktura Tar emot faktura 42 kr Ankomst- hantering 60 kr Post 1 kr Attest 40 kr Sak- granskar 79 kr Kopierar Arkiverar 28 kr Attest 54 kr Efterbeh. faktura 60 kr Post 1kr Bet. kontr. 37 kr Betaling 14 kr Datafil Dette er et eksempel fra fakturahåndering i en svensk bedrift før og etter prosessforbedring Vi starter med en bestilling Som utløser en faktureringsprosess Hos oss er håndteringskostnadene for fakturaer 15-20% høyere enn dette eksemplet, og vi har ca 110.000 fakturaer i året. Men mange av disse trinnene kan kuttes …. 435 kr Betaler Mottar betaling Konto- utdrag 71 kr Post 2 kr Koll utdrag 15 kr Arkivering

Organisasjonskart

IHR-prosessen Plangrupper: Mål for arbeidet: Forskningsadministrasjon Studieadministrasjon Formidling Økonomiområdet Personal- og organisasjons- området Bygningsforvaltning IT-området Mål for arbeidet: Kartlegge nåsituasjonen Beskrive overordnede mål Prioritere prosesser for videre analyse Iverksette Kompetanse: Metodekompetanse

Representasjon fra organisasjonene og vernelinjen Ressursgruppen Organisasjonene har to representanter, vernelinjen har en Plangruppene Organisasjonenes er representert i plangruppenes koordineringsgrupper der slike er opprettet

Hovedfokus våren 2011 er kartlegging, prioritering og planlegging

Grunnlag for planlegging og prioritering 1. Overordnet kartlegging I hovedsak basert på å sammenstille informasjon som allerede fins i informasjonssystemene våre I tillegg bes enhetene svar på sin administrative ressursbruk 2. Kartlegging i plangruppene Kartlegging i større detalj, prosessorientert, men bare to til tre fakulteter vil bli behandlet i hver plangruppe 3. Innspill fra virksomheten Innspill til kontaktadressen ihr-kontakt@admin.uio.no Systematiske møter mellom universitetsdirektøren og enhetene

Hva fungerer godt? Sammenfallende tilbakemelding så langt: Samarbeid mellom vitenskapelig- og administrativt ansatte

Hva må IHR ta tak i ? Sammenfallende tilbakemeldinger så langt: IT-systemer Nyansettelsesprossen Rapportering og kontrollrutiner rundt økonomi, lønn og regnskap Arbeidsdeling lokalt og sentralt f. eks innenfor personalrutiner Hvem gjør hva internt Gjennomgang av generelle rutiner og lovpålagte oppgaver Samhandling mellom nivåene

Informasjon og tilbakemeldinger Besøk prosjektets nettsider: www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/prosjekter/internt-handlingsrom/ Kontakt oss gjerne på e-post: Ihr-kontakt@admin.uio.no