Etablering av ny stab og støtte organisasjon i Bærum kommune Gunvor Erdal HR direktør

Målbildet Stab/støtte Profesjonalisere stab og støtte tjenester på tvers av organisasjonen Brukervennlige – Kostnadseffektive – Tidseffektive - Kompetansegivende Tiltak har vært varslet i Handlingsprogram 2014-2017 og ble forsterket i Handlingsprogram 2015-2018, og ytterligere i 1016-2019 med et innsparingskrav på 25 mill. nok.

Hovedgrep i ny modell Barn&Unge Helse&Sosial Pleie&Omsorg Sentralisering og standardisering av oppgaver «En dør inn» til alle støttetjenester – Nytt Servicesenter – ett nummer Digitalisering av prosesser Innføring av prosesseierskap Barn&Unge Helse&Sosial Pleie&Omsorg Prosesseier rekruttering og HR støtte Prosesseier Anskaffelse Prosesseier Regnskap, kostnad og inntekt Stab/støtte, rolle som tilretteleggere, både på styring og service Prosesseierrollen – tydeligere ansvar og økt myndighet til å forbedre måten vi jobber på Prosesseieransvaret skal ligge hos linjeleder og være plassert hos de som har hovedansvaret for prosessen (ser på større prosesser enn i dag, fra ende til ende) Prosesseier får ansvar for å tenke og jobbe på tvers av kommunen , samhandle for eksempel med IT. Et kontaktpunkt som kan se fellestrekk på tvers av kommunen og som kan forbedre prosessen med en gang og sikre kontinuerlig forbedring og digitalisering. Prosesseieren er ansvarlig for en målorientert, strategisk styring av en hovedprosess fra begynnelse til slutt. Hovedoppgaven er strategisk samkjøring av prosessen med andre prosesser i virksomheten, og valg av indikatorer for å måle hvordan prosessen yter. Prosesseier koordinerer alle ressurser som trengs for å kjøre og styre prosessen. Prosesseier økonomi og rapportering Prosesseier lønn, fravær, reise og utlegg

Milepæler - stab/støtte prosjektet 2016 2017 Beslut-ning Beslut-ning Beslut-ning Konsept Planlegging Gjennomføring 2013 Tiltak i HP 2014-2018 2015 Forprosjekt Januar Oppstart prosjekt stab & støtte Feb/Mar Kartlegging av arbeids-prosesser Apr/Mai Design av nye arbeids-prosesser Oktober Beslutning - ny overordnet organisering og gjennomføringsplan Fase 1. Vinter Beslutning – ny organisasjon og innplassering Fase 2 Vår Fase 2: Forberede etablering endelig organisasjon 1.sept. Ny organisasjon iverksettes Løpende oppfølging i prosjektet og rapportering i styringsgruppen og prosjekteiergruppen

SENTRALE STØTTEENHETER Ny driftsmodellen forutsetter flyt mellom enhetene - flest mulig henvendelser skal løses i Servicesenteret DIGITALE TJENESTER SERVICESENTER SENTRALE STØTTEENHETER SERVICEPORTALEN Selvbetjening for ledere og ansatte Bruker-kontakt Brukerrelatert Produksjon Spiss-kompetanse Bruker-behov Produksjon Spiss- kompetanse Rådgivning

Tre formaliserte samarbeidsformer Servicesenter Sentrale støtteenheter Samspillsroller som skal sikre at det samarbeides på tvers Møteplasser for kompetanseutvikling og problemløsning Teknologiske hjelpemidler som skal sørge for hensiktsmessig kommunikasjon på tvers Håndtering av daglige henvendelser Håndtering av uforutsette hendelser Forbedringsarbeid Håndtering av endringer Kompetansedeling ”Alle er ansvarlige for at kommunen yter god service! ”

Hvilke erfaringer har vi? Modellen gir godt grunnlag for å videreutvikle brukerfokus og servicekultur Nye roller i organisasjonen tar tid Kulturendring er krevende! Enkelte oppgaver var ikke grundig nok kartlagt – bemanning underdimensjoner ift å lage arbeidsavtaler Utfordring: Kompetanse i nye roller Viktig å ta høyde for omstillingskostnader Godt samarbeid med organisasjonene og vernetjenesten viktig!

Gevinster? Like saker løses likt Mindre sårbare tjenester Lettere å identifisere behov for forenkling Bruker mindre ressurser på administrative tjenester (redusert med 25 mill per år fremover)

Sammen skaper vi fremtiden! Raushet – tålmodighet – endringsvilje - tillit